“全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)現(xiàn)狀研究

摘 要：自2002年11月國家檔案局在《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中首次提出“在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館”的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和任務(wù)以來，已有20年。目前我國示范性數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)情況如何？本文從2015年—2022年各年“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的認(rèn)定數(shù)量、級別和類別以及國內(nèi)分布情況三個方面開展研究。同時(shí)，探索、剖析國內(nèi)第一家建成投運(yùn)的數(shù)字檔案館和首家“全國示范數(shù)字檔案館”──青島市數(shù)字檔案館建設(shè)的特色經(jīng)驗(yàn)，以期更好地實(shí)現(xiàn)“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的示范引領(lǐng)作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；數(shù)字檔案室；建設(shè)現(xiàn)狀；青島模式；共享平臺；文檔一體化；館室一體化

Abstract： It has been 20 years since the National Archives Administration of China first proposed the goal and task"to set up certain demonstration digital archives in some central cities“ in the Implementation Outline of NationalArchives Informatization Construction in November 2002.） How is the construction of the demonstration digitalarchives（rooms） in China now？ This paper studies the number， level and category of the "national demonstrationdigital archives （rooms）" from 2015 to 2022， as well as their domestic distribution. At the same time， this paper exploresand analyzes the characteristic construction experience of the first digital archives which were built and put intooperation in China， and also the first 'national demonstration digital archives' -- Qingdao Digital Archives， in order tobetter realize the demonstration leading role.

Keywords： Digital archives; Digital archive room; Construction status; Qingdao mode; Shared platforms; Documentintegration; Integration of archives and offices

目前，各級各類檔案部門已進(jìn)入建設(shè)數(shù)字檔案館（室）快車道的關(guān)鍵時(shí)期，梳理、統(tǒng)計(jì)、研究“全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)現(xiàn)狀，宣傳推廣成功經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮示范引領(lǐng)作用，對于加快推進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)具有重要意義。

1 我國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的背景

建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是各級各類檔案部門推進(jìn)檔案信息化的重要舉措，國家檔案局對此項(xiàng)工作高度重視。2002年11 月，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，提出“‘十五’期間在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館”的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和任務(wù)。[1]2006年12月，國家檔案局發(fā)布《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，提出“要建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享”[2]；2010年6月，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，用來指導(dǎo)全國數(shù)字檔案館建設(shè)工作[3]；2011 年1月，國家檔案局發(fā)布《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，提出“各級國家檔案館加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，有條件的要完成數(shù)字檔案館建設(shè)，并提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)”的檔案信息化工作任務(wù)[4]；2014年，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，明確了數(shù)字檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)[5]；2014年11 月，國家檔案局印發(fā)了《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，明確了數(shù)字檔案館建設(shè)要求和評價(jià)指標(biāo)，為數(shù)字檔案館的規(guī)范建設(shè)、安全運(yùn)維提供保障[6]；2016年4月，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出“加快檔案管理信息化進(jìn)程，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)”[7]；2016年10月，國家檔案局印發(fā)了《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)辦法》，明確了數(shù)字檔案室建設(shè)要求和評價(jià)指標(biāo)，為數(shù)字檔案室的科學(xué)建設(shè)與管理提供了保障[8]；2017年9月，國家檔案局印發(fā) 《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》；2021年6月，中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，其中有11 處提到“數(shù)字檔案館（室）”，明確了“十四五”期間國家數(shù)字檔案館（室）建設(shè)發(fā)展任務(wù)：一是完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，重點(diǎn)推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等方面的標(biāo)準(zhǔn)供給；二是加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，新增150家高水平的數(shù)字檔案館；三是加強(qiáng)新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級。[9]2022年5月23日和2023年1月3日，國家檔案局公布了第一批61家企業(yè)集團(tuán)、第二批19家企業(yè)集團(tuán)為企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)單位。目前，我國各級各類數(shù)字檔案館（室）建設(shè)已加速邁入“快車道”。

2 “全國示范數(shù)字檔案館”“全國示范數(shù)字檔案室”的認(rèn)定

“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的評測是國家檔案局應(yīng)用的以測促建的方法，以此來推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作的開展。以測促建的方法受到了各級檔案部門的廣泛認(rèn)可和高度重視，有效帶動了區(qū)域檔案信息化建設(shè)水平。

2.1 “全國示范數(shù)字檔案館”認(rèn)定。2014年11 月，國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》中規(guī)定：國家檔案局成立數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組建測試專家隊(duì)伍，負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作。數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試依據(jù)是《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試指標(biāo)表》（共有5個一級指標(biāo)、18個二級指標(biāo)），測試采用百分制，測試結(jié)果達(dá)到80分以上認(rèn)定為“通過國家級數(shù)字檔案館測試”，達(dá)到90分以上認(rèn)定為“全國示范數(shù)字檔案館”。[10]

2.2 “全國示范數(shù)字檔案室”的認(rèn)定。2016年10月，國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)辦法》中規(guī)定：機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的評價(jià)依據(jù)為《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)指標(biāo)》（共有5個一級指標(biāo)、35個二級指標(biāo)、5個加分項(xiàng)），評價(jià)采用百分制，評價(jià)結(jié)果達(dá)到80分以上為通過數(shù)字檔案室評價(jià)，達(dá)到90分以上認(rèn)定為“全國示范數(shù)字檔案室”。[11 ]

3 “全國示范數(shù)字檔案館（室）”的建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 數(shù)據(jù)來源。筆者2023年1月12日至2023年1月23日利用互聯(lián)網(wǎng)檢索，在“知網(wǎng)”和“中華人民共和國國家檔案局”“中國檔案資訊網(wǎng)”“360搜索”網(wǎng)站，以“數(shù)字檔案館”“數(shù)字檔案室”“數(shù)字檔案館建設(shè)”“數(shù)字檔案室建設(shè)”“全國示范數(shù)字檔案館”“全國示范數(shù)字檔案室”為檢索詞，查看了有關(guān)“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的文獻(xiàn)、信息和新聞報(bào)道，收集、整理有價(jià)值信息，再到有關(guān)單位的網(wǎng)站主頁進(jìn)行核對確認(rèn)，經(jīng)匯總、統(tǒng)計(jì)、歸納后得出最終數(shù)據(jù)。從檢索到的內(nèi)容來看，日前國內(nèi)對于“全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)研究的文獻(xiàn)尚為空白，檢索到的文章絕大多數(shù)為通過“全國示范數(shù)字檔案館（室）”測評或被認(rèn)定為“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的新聞報(bào)道，少有幾篇創(chuàng)建成功的經(jīng)驗(yàn)介紹。

3.2“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的認(rèn)定數(shù)量。2014年11 月，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》后，2015年開始開展數(shù)字檔案館測評工作。2015年6月，數(shù)字檔案館建設(shè)工作走在前列的山東青島市檔案館以96.98分的好成績通過國家檔案局組織的數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試，達(dá)到了“全國示范數(shù)字檔案館”標(biāo)準(zhǔn)，成為首家“全國示范數(shù)字檔案館”。隨后江蘇太倉市檔案館、浙江紹興市檔案館、廣東珠海市檔案館、湖北十堰市檔案館相繼通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試，達(dá)到“全國示范數(shù)字檔案館”認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，這些檔案館成為首批“全國示范數(shù)字檔案館”。

2016年10月，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)辦法》，同年年底海關(guān)總署數(shù)字檔案室和中山市檔案局?jǐn)?shù)字檔案室通過國家檔案局組織的測試。2017年1月，兩家檔案室被國家檔案局正式批準(zhǔn)為“全國示范數(shù)字檔案室”，成為全國首批獲此稱號的機(jī)關(guān)檔案室。2015年—2022年期間，獲批的“全國示范數(shù)字檔案館（室）”共有70家，“全國示范數(shù)字檔案館”53家、“全國示范數(shù)字檔案室”17家。其中，中山市檔案館、杭州市檔案館、南京建鄴區(qū)數(shù)字檔案館既被國家檔案局批準(zhǔn)為“全國示范數(shù)字檔案館”，又被批準(zhǔn)為“全國示范數(shù)字檔案室”，3家檔案館成為“全國雙示范”檔案館。從統(tǒng)計(jì)信息中可以看出2019年（11 家）、2020年（12家）為“全國示范數(shù)字檔案館（室）”認(rèn)定的高峰年。2015年—2022年各年“全國示范數(shù)字檔案館（室）”具體認(rèn)定數(shù)量見圖1。

3.3“全國示范數(shù)字檔案館”建設(shè)現(xiàn)狀分析

3.3.1 “全國示范數(shù)字檔案館”級別、類別分析。53家（3家雙示范館分別按“示范館”和“示范室”計(jì)入）“全國示范數(shù)字檔案館”中：省級檔案館共有6家，分別是浙江省檔案館、山東省檔案館、云南省檔案館、河南省檔案館、江西省檔案館、寧夏回族自治區(qū)檔案館；副省級市檔案館共有9家，分別是青島市檔案館、濟(jì)南市檔案館、寧波市數(shù)字檔案館、杭州市檔案館、成都市檔案館、西安市檔案館、深圳市檔案館、濱海新區(qū)檔案館、浦東新區(qū)檔案館；共有地（市、州、盟）級檔案館22家；共有縣（區(qū)、旗、市）級檔案館13家；共有專業(yè)檔案館3家。

3.3.2 “全國示范數(shù)字檔案室”建設(shè)現(xiàn)狀。數(shù)字檔案室建設(shè)是當(dāng)下機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求，也是實(shí)現(xiàn)電子文件前端控制的重要手段和落實(shí)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的最佳途徑。近年來，在國家檔案局的推動下，全國各地積極推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，2016年—2022年，已經(jīng)有17家（3家雙示范館分別按“示范館”和“示范室”計(jì)入）檔案室達(dá)到“全國示范數(shù)字檔案室”標(biāo)準(zhǔn)。

3.3.3“全國示范數(shù)字檔案館（室）”分布情況。中國有34個省級行政區(qū)，包括23個省、5個自治區(qū)、4個直轄市、2個特別行政區(qū)，70家“全國示范數(shù)字檔案館（室）”分布在13個省、4個直轄市和1個自治區(qū)。截至2023年1月中旬，10個省、4個自治區(qū)尚沒有“全國示范數(shù)字檔案館（室）”。江蘇省（14家）、浙江省（12家）、山東省（9家）為獲批“全國示范數(shù)字檔案館（室）”數(shù)量前三名的省份，成為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作走在前列的第一梯隊(duì)。

4 “全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)實(shí)踐研究──以青島市數(shù)字檔案館為例

青島市檔案局緊跟時(shí)代發(fā)展，積極推進(jìn)檔案信息化工作，走在我國數(shù)字檔案館建設(shè)的前列，2000年年底提出數(shù)字檔案館的建設(shè)設(shè)想，2001年下半年啟動建設(shè)，2003年8月20日正式向社會開通。青島市數(shù)字檔案館成為國內(nèi)第一家建成投入運(yùn)行的數(shù)字檔案館，建設(shè)了完善的數(shù)字檔案管理體系即“三網(wǎng)（互聯(lián)網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)）四庫（檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫、音視頻檔案數(shù)據(jù)庫）一中心（電子檔案中心）四工程（館際共享工程、館室共享工程、室際共享工程和社會共享工程）”，實(shí)現(xiàn)了全市檔案信息資源共享。青島市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目不僅投資少、見效快，而且在電子文件歸檔、檔案數(shù)字化、在線服務(wù)以及遠(yuǎn)程查閱方面成效顯著。[12]國家檔案局充分肯定了青島市數(shù)字檔案館的建設(shè)成果和經(jīng)驗(yàn)，2015年6月，該館以96.98分的優(yōu)異成績通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試，成為首家“全國示范數(shù)字檔案館”。青島市數(shù)字檔案館信息化建設(shè)已經(jīng)達(dá)到了較高水平，建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)、理論、方法等為今后數(shù)字檔案館的建設(shè)起到了很好的示范引領(lǐng)作用。筆者通過對青島市數(shù)字檔案館建設(shè)模式進(jìn)行梳理、剖析和提煉，認(rèn)為數(shù)字檔案館建設(shè)中“青島模式”比較有特色的主要有以下幾個方面。

4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，搭建全市統(tǒng)一平臺，為信息資源共享奠定基礎(chǔ)。青島市檔案館注重統(tǒng)籌規(guī)劃，頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一開發(fā)了青島市市區(qū)以及區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，統(tǒng)一搭建全市數(shù)字檔案館平臺，統(tǒng)一全市檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)和要求，青島市11 個國家綜合檔案館共同建設(shè)，以數(shù)字檔案館為核心開發(fā)了電子文件歸檔和電子檔案管理平臺、局域網(wǎng)數(shù)字檔案館核心業(yè)務(wù)平臺、“全域共享在線查檔”平臺。統(tǒng)一平臺的搭建為數(shù)字信息資源共享夯實(shí)基礎(chǔ)。[13]

4.2 依托電子政務(wù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化。青島市數(shù)字檔案館模塊、機(jī)關(guān)電子文件歸檔、電子文件中心與青島市電子政務(wù)“金宏辦公系統(tǒng)”完全融為一體，依托“金宏OA系統(tǒng)”向各級電子政務(wù)用戶提供服務(wù)。電子政務(wù)用戶可以在“金宏辦公系統(tǒng)”進(jìn)行機(jī)關(guān)文件歸檔，也可以直接查閱青島市檔案館的電子文件、電子檔案，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)歸檔和文檔一體化、館室一體化。[14]

4.3 規(guī)范歸檔流程，確保數(shù)字檔案信息的安全和可控。制定從機(jī)關(guān)到數(shù)字檔案館的在線歸檔流程、數(shù)字檔案館館內(nèi)歸檔流程、非開放電子文件離線歸檔流程、數(shù)字檔案操作審批流程等各項(xiàng)電子文件和電子檔案業(yè)務(wù)管理流程，規(guī)范管理，確保數(shù)字檔案信息的安全和可控。

4.4 以服務(wù)為導(dǎo)向，推進(jìn)利用服務(wù)平臺建設(shè)。一是面向黨委、政府開展主動服務(wù)，提高檔案信息服務(wù)的針對性和及時(shí)性；二是簡化查詢軟件操作流程，提高檔案信息服務(wù)的普及性；三是拓寬信息資源的全面性、查詢渠道的多樣性，提高檔案信息服務(wù)的覆蓋面和可用性。[15]

5 總結(jié)和展望

5.1 “全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)速度還需持續(xù)加快。“十四五”時(shí)期即將過半，“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的建成數(shù)量距“新增150家高水平數(shù)字檔案館”的“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)尚有差距。各級檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，加大資金和人力支持，加快推進(jìn)“全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)進(jìn)程。

5.2 “全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)水平不均衡。從上文“全國示范數(shù)字檔案館（室）”在省級行政區(qū)的分布數(shù)據(jù)來看，我國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中各地區(qū)各部門發(fā)展不平衡不充分的問題還比較突出，東部地區(qū)最強(qiáng)、中部地區(qū)次之、西部地區(qū)和東北地區(qū)較弱。江蘇、浙江兩省的“全國示范數(shù)字檔案館（室）”分別達(dá)到14家和12家，有3個省級行政區(qū)“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的數(shù)量為“1”，有的省級行政區(qū)甚至還是空白。所以現(xiàn)階段要加強(qiáng)“全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)成功經(jīng)驗(yàn)的宣傳和推廣，切實(shí)實(shí)現(xiàn)示范引領(lǐng)作用。

5.3 “建”“管”“用”并重，全面提升數(shù)字檔案館（室）運(yùn)行品質(zhì)。筆者認(rèn)為，通過“全國示范數(shù)字檔案館（室）”測試和認(rèn)定不是檔案信息化建設(shè)的最終目的，獲批的“全國示范數(shù)字檔案館（室）”還應(yīng)繼續(xù)在加強(qiáng)檔案館的數(shù)字資源建設(shè)、強(qiáng)化信息安全保障、提升檔案管理現(xiàn)代化水平和服務(wù)能力方面下功夫。要樹立“建”“管”“用”并重的理念，全面提升數(shù)字檔案館（室）運(yùn)行品質(zhì)，做到進(jìn)一步規(guī)范電子檔案移交與接收，持續(xù)關(guān)注和追蹤信息化技術(shù)的更新，注重復(fù)合型人才和信息化人才的引入和培養(yǎng)，促進(jìn)檔案開放利用，充分發(fā)揮檔案在黨和國家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的作用，提高檔案的影響力和美譽(yù)度。

5.4 “全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)理論和應(yīng)用實(shí)踐仍有巨大潛力有待挖掘。“全國示范數(shù)字檔案館”作為高水平數(shù)字檔案館，每個館在建設(shè)歷程中都各具特色、各有亮點(diǎn)，加強(qiáng)對“全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)理論和應(yīng)用實(shí)踐的研究，汲取經(jīng)驗(yàn)、提取精華、探索優(yōu)化建設(shè)模式和方式方法，對于充分發(fā)揮“全國示范數(shù)字檔案館（室）”的示范引領(lǐng)作用有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。期待本文能夠拋磚引玉，引起檔案學(xué)者對于“全國示范數(shù)字檔案館（室）”建設(shè)研究的關(guān)注，期待更多的研究成果助推國家數(shù)字檔案館的建設(shè)，提升檔案信息化建設(shè)水平。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》背景下的數(shù)據(jù)歸檔研究（項(xiàng)目編號：2022-R-018）的階段性成果。

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[6][10]國家檔案局.數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法.[2023-1-13].https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/201807/6d6180ef50e246e9b552f6c289e96eb2.shtml.

[7]國家檔案局.印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》.[2023-1-13].https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd3646411 29d7c878a80d0f800.shtml.

[8][11 ]國家檔案局辦公室.《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)辦法》（檔辦發(fā)〔2016〕3號）.[2023-1-15].http：//www.360doc.com /content/22/11 24/04/8102575_1057295033.shtml.

[9]中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳.《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》.[2023-1-13].https：//www.saac.gov.cn/daj /toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[12]經(jīng)驗(yàn)交流.青島市數(shù)字檔案館首家通過“全國示范數(shù)字檔案館”測試.[2023-1-16]http：//www.jxdag.gov.cn/id_2c90819852207261015220832ae60066/news.shtml.

[13]展玉婷.青島市數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)研究[D].濟(jì)南：山東大學(xué)，2018.

[14][15]孫立徽，何畏，郭懿峰.青島市檔案局?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)情況考察報(bào)告.[2023-1-17].https：//wenku.so.com/d/f8dc9b545f4d9d63b70945e2640e35bf？src=360wktest.

（作者單位：鶴壁職業(yè)技術(shù)學(xué)院 鞏淑芳，文學(xué)學(xué)士，副研究館員，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與資產(chǎn)管理處副處長 來稿日期：2023-06-15）