淺談視頻會議系統(tǒng)設計和運維保障

摘要：在各類通信網(wǎng)絡技術與多媒體設備的輔助下，視頻會議系統(tǒng)能夠及時傳遞聲音與影像等信息，以滿足實時溝通與互動的目的，同時還具備軟件共享與白板共享等功能。該系統(tǒng)的研發(fā)目的是為分布在不同地區(qū)的用戶營造良好的交流環(huán)境，打破傳統(tǒng)溝通存在的時間和地域限制。隨著視頻會議系統(tǒng)的不斷推廣，如何做好會議過程中系統(tǒng)的運行維護也至關重要。基于此，本文結合視頻會議系統(tǒng)的結構組成和運行維護的關鍵環(huán)節(jié)，提出了有效的運維保障措施。

關鍵詞：視頻會議系統(tǒng)；設計；運維保障

在信息化時代，隨著通信技術、網(wǎng)絡技術和計算機技術的發(fā)展與進步，人們了解事件和交換信息的需求從最初的通過書本、語音和口頭等方式不斷拓展，進而到應用網(wǎng)絡通信來準確、迅速地傳達信息。為了滿足這些需求，各種技術被有機地結合起來，從而誕生了多媒體通信這類新的技術。計算機的普及、網(wǎng)絡通信技術和微電子技術的快速發(fā)展、寬帶綜合業(yè)務數(shù)字網(wǎng)的不斷建立，極大地推動了多媒體通信的發(fā)展。作為將這些先進技術融合的成果，視頻會議系統(tǒng)提供了諸多便利，但要保障其正常運行，需要高度重視在使用過程中的運維工作。

一、視頻會議系統(tǒng)簡介

在數(shù)字通信技術的推動下，全球不同國家的交流日益頻繁，這種情況下，遠程辦公成為一種常見的工作形式。目前大家主要使用視頻會議來進行遠程辦公，視頻會議基于互聯(lián)網(wǎng)技術，能夠支持復雜的辦公交流活動，體現(xiàn)了其優(yōu)勢。例如，在視頻會議中，雙方不僅可以及時溝通，還可以參與兩個或多個會場的多方交流。在多方交流模式下，涉及的主體越多，對該系統(tǒng)的技術要求也越高。一個完善的視頻會議系統(tǒng)主要包括五個部分：視頻會議終端、傳輸網(wǎng)絡、多方控制單元MCU、系統(tǒng)工作軟件和連接的各類附屬設備。在視頻會議系統(tǒng)運行時，多方會議交流模式使用最為頻繁，因此在維護工作中需要重點關注該模式。選擇多方會議交流模式進行維護工作主要涉及兩個方面：一是保障視頻會議設備完好，二是保障視頻會議過程順利進行。

二、視頻會議系統(tǒng)設計原則

為滿足視頻會議使用需求，實現(xiàn)主會場、分會場和連線的所有參會人員“同會場”的效果，規(guī)劃設計視頻會議系統(tǒng)時一般應滿足以下幾方面的需求。

（一）畫面及顯示

畫面內容：會議畫面應包括會場整體景象、局部場景、發(fā)言人的圖像等靜態(tài)或動態(tài)畫面，還可以包括播放的視頻、圖片和 PPT 等畫面。發(fā)言人的畫面要保持正面，畫面內應包括發(fā)言人的身體座位簽名，座位簽名不應反光。

畫面質量：會議畫面的清晰度應達到 1080P（或更高），有條件的情況下可以考慮使用4K高清設備。畫面應保持穩(wěn)定，避免出現(xiàn)晃動、側置、倒置、反光、陰暗等影響觀感的現(xiàn)象。

會場顯示：各會場應使用高清顯示設備，支持同時分屏顯示主會場和分會場的畫面。

（二）拾音及對外輸出

為確保會場聲音質量良好，建議采用會場擴錄音設備（中控調音臺）來控制對外音頻輸出的音量。調音臺可以確保音色音質良好，并且使參會人員可以清晰、準確地聽到發(fā)言人的內容，避免回聲、嘯叫、噪聲、干擾等聲音問題。此外，為提供良好的聲源和設備吸聲效果，可以在室內鋪設地毯，并在墻壁和天花板上使用隔音毯進行處理，門窗也可以使用相應的隔音材料來減少外界噪音的干擾。對于連線個人拾音和輸出，建議通過辦公電腦、手機等移動設備接入視頻會議系統(tǒng)的聲音輸出，為獲得更好的聲音質量，可以配備有線或藍牙耳麥作為音頻采集和播放設備，并盡量避免使用設備自帶的揚聲器進行聲音外放，從而提高個人聲音的清晰度和準確度。

（三）會場要求

室內燈光照度應使用人工冷光源，以避免自然光的影響。光源可以選擇三基色燈（色溫4000K），以確保攝像范圍光色溫一致，光強均勻且柔和。安裝位置要注意避免可能造成刺眼等不良影響的情況，并且會場的門窗應使用深色窗簾遮擋光線。視頻會議室的規(guī)模應能夠滿足所有參會嘉賓和部分工作人員的參會需求，具體的布置模式可以根據(jù)實際情況參考下列示例。此外，需要控制會議室的溫度與濕度控制在適宜的范圍內，室內溫度應控制在15～25℃，室內濕度應保持在60%～80%之間。同時，會議室的環(huán)境噪聲級別應控制在40dB（A），以提供最佳的開會環(huán)境。

（四）設備布局

顯示設備通常放置在與會者中心位置，距離地面控制在大約1m左右，與會者與顯示器設備之間的距離通常為屏幕高度的4～6倍，與會者和顯示設備之間的水平視角應≤60°。根據(jù)視頻會議的數(shù)據(jù)速率、參與會議的人數(shù)和會議室的面積等因素確定顯示設備的屏幕大小。由于主會場的視頻會議控制設備較多，為保證各設備的正常運行，還應考慮配置機房空調，降低設備的溫度，避免高溫導致的設備異常。

（五）整體色調

會場整體色調也是影響畫面質量的重要因素。墻壁四周和桌椅宜選擇淺色色調，避免選擇“白色”“黑色”等色調，以免會在人物攝像時產(chǎn)生“反光”和“奪光”等不良效果。

（六）電力保障

電力供應必須保證正常，避免浪涌、斷電、跳閘等特殊情況的發(fā)生。 如果已經(jīng)部署了UPS電源，需確保其正常運作；如果還未部署UPS電源，可以考慮部署或者臨時租借以備不時之需。兩臺視頻終端約需400W的電功率，其他多媒體設備的電功率應根據(jù)實際情況單獨計算，以確保UPS電源能夠提供2小時以上的持續(xù)供電。

三、會議保障要求

會議主辦單位依據(jù)會議議程，負責編制會議測試和演練腳本，并成立保障組來負責分會場的工作，并指定一個負責人。在會議演練過程中，各分會場按腳本要求進行系統(tǒng)各項測試。

各分會場技術保障人員應負責配置、 調試和測試視頻終端、測試和保障網(wǎng)絡質量、切換和管理視頻信號、調試和管理音頻信號以及其他相關技術工作。對于重要會議，應邀請當?shù)卦瓘S技術人員協(xié)助聯(lián)調并確保會議的順利進行。每次會議前，會議主辦單位編制各分會場的技術人員通訊錄，并建立技術人員溝通群。

各分會場必須參加聯(lián)調，規(guī)范聯(lián)系用語，并指定唯一負責人。如遇特殊情況需提前請假，事后再進行聯(lián)調。

在聯(lián)調前，各會場需搭建好系統(tǒng)，并確認本會場的系統(tǒng)正常運作，包括通過會議終端與多媒體設備連接、確定音視頻工作正常、圖像清晰無偏色、聲音適中（通過終端音頻測試播放音樂，調整會場音量大小至 75dB～80dB）、確保網(wǎng)絡質量穩(wěn)定等。

在聯(lián)調過程中，各會場應盡力配合調試工作，發(fā)言會場應重點關注聲音效果，并進行反復測試，如有問題及時解決。在聯(lián)調結束后，各會場應保持所有設備參數(shù)不再更改，關機等待會議正式開始。

在會議正式開始前的1～2小時，進行上線點名，最終確認所有分會場設備工作正常，并進入保持狀態(tài)。會議開始前播放中央電視臺新聞頻道直至會前打鈴。

主會場負責取消發(fā)言終端的靜音，分會場負責打開麥克風。

會議結束后，對現(xiàn)場多媒體設備工作狀態(tài)進行復查和復位，確保下一次的應用正常。對會議中發(fā)生的問題進行必要的總結，并確保今后不會發(fā)生類似情況，同時，配合會議主辦單位做好會議統(tǒng)計工作。

四、視頻會議系統(tǒng)常見故障分析

在運行過程中，視頻會議系統(tǒng)可能出現(xiàn)各類故障，若不及時處理，將影響會議的順利進行，歸納起來主要有以下故障：

（一）遠端無圖像與音頻輸出

視頻會議系統(tǒng)使用EI和IP網(wǎng)絡方式與SDH傳輸設備連接，但在轉換過程中，可能由于環(huán)境影響而發(fā)生故障，尤其是在電纜通過樓層間的豎井布放時，經(jīng)常被挪動或移動，導致故障發(fā)生。

（二）信號圖像被干擾

外界信號也會對視頻內容的質量產(chǎn)生影響，導致視頻劣化和音頻失真，常見問題還包括信號不間斷滾動、橫紋重影等。除了外界干擾，信號衰減和阻抗不匹配也可能導致電源線與信號線無法同時使用，并在接頭處松動。

（三）視頻會議系統(tǒng)畫面卡頓、遲緩

在視頻會議過程中，如果網(wǎng)絡線路傳輸存在問題或IP局域網(wǎng)通信的流量過大，就容易發(fā)生畫面卡頓和遲緩現(xiàn)象。

（四）視頻電話無法正常使用

當視頻電話發(fā)生故障時，會直接導致視頻電話無法正常使用，常見原因包括視頻會議系統(tǒng)的網(wǎng)頁設置存在問題或者未安裝防火墻。

（五）屏幕顯示未獲取IP地址圖標

這種故障的發(fā)生通常發(fā)生在視頻會議系統(tǒng)運行過程中，表現(xiàn)為屏幕上不斷地顯示未獲取IP地址圖標。該故障往往與ADSL登錄失敗、登錄口令或密碼出現(xiàn)錯誤等有關。

五、視頻會議工作中設備的運維分析

在使用視頻會議系統(tǒng)時，如果設備發(fā)生故障，可能會導致會議無法順利進行或中斷，從而帶來無法預估的損失。因此，在對視頻會議系統(tǒng)進行運維時，首要任務是確保相關設備正常運行并保證通信線路無故障。

網(wǎng)絡傳輸質量是影響視頻會議正常運行的重要因素之一。如果網(wǎng)絡傳輸質量不佳，可能會出現(xiàn)視頻馬賽克或視頻與音頻不同步的問題。因此，在對視頻會議系統(tǒng)設備進行運維時，確保網(wǎng)絡傳輸質量良好至關重要。在使用視頻會議系統(tǒng)之前，需要重視準備工作，例如組織和協(xié)調各個會場之間的網(wǎng)絡線路，并檢查各個視頻設備的工作狀態(tài)，以確保它們都處于正常狀態(tài)。

視頻會議設備的運維工作重點包括通信線路、網(wǎng)絡設備和會議設備三個方面。其中，通信線路的運維保障工作主要由線路運營商負責，而網(wǎng)絡設備的運維保障則主要由通信網(wǎng)絡運營商負責。在會議準備過程中，從事相關運維工作的人員應當及時與線路運營商協(xié)調配合，指定專人負責不同地區(qū)會議現(xiàn)場線路的維護。網(wǎng)絡設備的運維主要由會議保障人員負責，包括檢查相關網(wǎng)絡設備的運行狀態(tài)、會場各個線纜的連接情況以及不同會場之間的網(wǎng)絡連通性等。若條件許可，會議保障人員還可以使用專業(yè)的檢測工具如Ping It來評估網(wǎng)絡質量。會議相關設備的運維主要由設備供應商的工程師負責，或者交給會議承辦單位的信息技術部門檢查會議核心設備MCU以及視頻的運行狀態(tài)。

六、視頻會議進行中的運維保障工作

在視頻會議的整個過程中，從會議的開始到結束，都需要重視運維工作。因此，在此期間需要指定一名負責人，負責統(tǒng)籌和安排相關運維工作，以確保視頻會議順利進行，并在發(fā)生突發(fā)情況時能夠迅速安排相應負責人員進行處理，避免會議中斷。視頻會議系統(tǒng)具有一定的復雜性，這要求從事運維工作的人員具備專業(yè)技能與職業(yè)精神。在視頻會議進行的過程中，運維工作可以分為三個階段，具體內容如下：

（一）會前階段

在視頻會議召開之前，需要檢查會議室中的燈光、音頻設備、視頻設備以及現(xiàn)場其他設備等，確保所有設備處于正常運行狀態(tài)。針對分會場存在發(fā)言任務的情況，需要重點組織全流程演練測試。

①燈光設備直接關系著會議畫面質量。因此，在視頻會議開始前，需要調節(jié)好燈光，確保畫面質量，選擇不反光的會議桌桌簽，并調整攝像設備的角度，以確保能夠清楚地看到桌簽內容。

②話筒、音響等設備是影響會議發(fā)言人發(fā)言效果的重要因素。因此，在視頻會議開始前，運維人員需要檢查音頻設備的運行狀態(tài)，包括查看話筒是否被壓線，是否處于開啟狀態(tài)，以及話筒的高度是否適合等。

③投影儀、攝像機等視頻設備直接關系著會議的效果。因此，在視頻會議開始前，運維人員需要檢查相關視頻設備，包括攝像機、電視機、攝像頭、LED顯示屏等均處于開啟狀態(tài)、擺放位置最佳、會場中所需的計算機設備連接良好且無黑屏的情況。對于需要人工操作的設備，必須確保相應負責人到位。

在視頻會議開始前的1～2小時，需要確保所有主會場和分會場中的設備都處于開機上線狀態(tài)。主會場需要逐個點名測試各個分會場，確保設備的聲音和畫面無任何異常。測試結果正常后，分會場的設備才能切換到在線狀態(tài)。主會場統(tǒng)計進行倒計時并打鈴，然后主席臺領導落座，會場畫面回到主會場。

在視頻會議開展前，還需要運維錄音、會標、錄像、對講機等設備，確保這些設備在會議開始之前處于良好的準備狀態(tài)，在獲得最終的會議主持詞后，還要對不同攝像機的位置進行核對。

（二）會中階段

在視頻會議進行階段，也稱為會中階段，由專業(yè)的信息技術人員負責檢查音頻與視頻信號、攝像機鏡頭、音響設備、會場燈光以及MCU等。

①控制音響：負責控制會議現(xiàn)場的音樂和音量，確保音響效果良好。

②攝像機鏡頭運維：由專業(yè)的技術人員負責在會議過程中進行攝像鏡頭的切換，根據(jù)規(guī)定的操作流程，例如在會議開始時使用大全景鏡頭，切換到發(fā)言者鏡頭時先使用小全景，確保會議畫面質量。

③信號切換：在視頻會議中，存在大量信號源，因此需要結合會議實際情況，通過控制視頻矩陣和中控進行信號切換，包括本地和遠程信號。

④燈光與MUC的運維：在遠程會議中，需要根據(jù)會議進程控制燈光和MCU。這項工作對運維人員的專業(yè)技能要求較高。除了確保會議過程中的燈光效果，還需要及時切換攝像機鏡頭。

（三）會后階段

在視頻會議結束后，也被稱為會后階段。在這個階段，運維的重點是對會議進行整理和存放。相關的運維工作人員需要關閉相關設備的信號源，確保音響設備、LED顯示屏、電視等音頻設備在充分散熱之后關閉電源，還需要對設備和儀器進行分類整理，并入庫存放，以便下次使用。同時，根據(jù)運維實際情況填寫運維保障記錄，并為后期查看提供重要的參考依據(jù)。

七、結束語

隨著信息技術的發(fā)展，信息系統(tǒng)運維保障應運而生。視頻會議系統(tǒng)的運維工作也必將隨著信息系統(tǒng)的專業(yè)化而專業(yè)化。作為技術人員，需要密切關注時代的發(fā)展趨勢，進一步提升視頻會議系統(tǒng)運維技術水平，同時注重培養(yǎng)專業(yè)技術人才，這樣才能有效推廣遠程視頻會議系統(tǒng)的應用，并為我國現(xiàn)代化建設提供支持。

作者單位：吳戈平 中國人民政治協(xié)商會議新疆維吾爾自治區(qū)委員會辦公廳

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