大數據時代高校檔案部門參與學校治理初探

謝俊英/重慶工商職業學院檔案館

關鍵字：大數據；高校檔案部門；學校治理；檔案數據；數據治理

1 引言

大數據時代數據資源的價值日益凸顯，逐漸成為國家建設重要的支撐性戰略資源，數據成為國家治理和公共管理的重要手段，推動了各個行業治理理念的革新。有學者提出數據治理理念也應運用到高校治理，數據治理有利于教育質量的提升，還能使高校的決策和管理更加科學高效[1]。高校檔案部門作為學校的數據庫、思想庫、知識庫，在大數據時代怎樣利用數據資源參與學校治理，促進學校治理決策的科學性和精準性，推進學校治理方式的變革，這是高校檔案人應思考的時代命題。

目前學者們相關研究主要集中在大數據時代高校檔案數據治理路徑[2]、治理策略[3]、治理體系構建[4]等，局限于高校檔案數據治理本身，缺乏對高校檔案部門參與學校治理的路徑探討。由于各級各類檔案部門擁有“博大精深”的數據資源，大數據時代希求其參與各主體治理的愿望不斷增強[5]，所以探討高校檔案部門參與學校治理順應了時代呼聲，將促進高校檔案部門加快檔案數據治理，發揮檔案資源在學校治理中的作用，構建高校檔案部門參與學校治理的新格局，促進學校實現善治目標。

2 大數據時代高校治理的特征

2.1 治理主體多元化

2010年《高等學校信息公開辦法》[6]實施，促進了學校依法治校以及公眾對學校事務的監督，但是高校對外與政府、社會，對內與師生的溝通、互動與合作還不夠深入。隨著社會的發展，大數據技術為高校治理多元化提供了支撐，各類先進技術為高校治理提供信息交互平臺，改變了原來信息不對稱情況，使政府、社會團體、教師、學生等有機會全面了解和掌握學校各類事務發展狀況，治理權力的行使更加有效及時[7]，推動了學校治理的深層次發展，使治理主體可以較為平等地參與交流與協商，合作治理局面逐步呈現。

2.2 治理程序前置化

由于傳統的數據分散、無序，很難探尋各事物間的有機聯系，高校在治理的過程中只能事后知曉和應對問題。大數據時代，在大量的、多維的數據基礎之上，通過數據挖掘和人工智能等技術手段，用數據關聯構建萬物互聯，可追根溯源、層層推導，使高校治理更具預見性，治理的主動性隨之增強。例如，在面對新冠疫情時，高校積極推行驗證“通行碼”“健康碼”，助力學校從時間、空間等開展疫情防控，通過多維度數據匯聚，測算風險狀態，為學校疫情防控提供決策依據。

2.3 治理方法精準化

隨著招生規模的擴大，現代高校的組織結構變得更為復雜，其辦學功能不斷拓展，社會責任增強，需要采集、處理、集成更多數據才能對其進行高效管理。所以，首要任務是對產教學研等各類數據進行記錄、傳輸、存儲及共享，實現數據在各院系部門的縱橫貫通。其次，再通過挖掘分析數據以支撐精細化管理策略的實施，更好地滿足師生多樣化、個性化的服務需求，從而構建精準服務體系。如用大數據方法，對學生學習過程數據的全面記錄，為老師評價分析學生、制定個性化的精準的教學策略和教學方法提供支撐[8]。

2.4 治理模式開放化

開放性是大數據時代的重要特征，由于信息的產生、傳播、利用的環境具有開放性和透明性，使多元治理主體參與互動、交流、決策的機會增加。因此，高校以信息公開化、程序透明化、參與主體多元化的方式，實現了治理的開放式發展。一方面高校信息的開放化，積極打造共享網絡平臺，提高高校治理的透明度，推動依法治校。另一方面高校決策程序的開放化，以更加民主科學的方式，使高校決策程序逐漸規范，落實責任主體，治理效能不斷提升。因此，高校治理體系建設進程已從原來相對集權的管理模式，逐漸轉化為開放自主的治理模式[9]。

3 大數據時代高校檔案部門參與學校治理的作用機理

高校檔案信息資源來源于學校各業務部門，是各部門活動的重要記錄，也是學校綜合治理的重要信息支撐。同時，檔案部門以服務學校中心工作為目標，將大數據、互聯網、云計算等各類信息技術手段與檔案資源相結合，對學校治理中的重大問題進行聚焦分析，為學校治理提供更加有效全面的檔案信息服務，使學校治理更精準高效。另外，高校檔案部門融入學校治理，既可彰顯學校治理能力，還可助推學校治理目標的實現。

3.1 為學校治理提供基本的信息資源

科學技術的迅速發展催生了大數據時代的到來，大數據成為管理科學領域被廣泛運用的一種社會資源[10]。但是，急劇增加的數據，其結構和類型呈現出多樣化特征，加上迅速的傳播速度，數據的真偽難以辨識，虛假的、殘缺的信息會給學校決策帶來負面干擾，使決策缺乏科學性，影響決策的準確性，反而增加了學校治理的困擾和難度。但是學校檔案部門的存在，相關問題迎刃而解，因為學校信息資源基本上聚集在檔案部門，資源全面真實詳盡，可為學校決策制定、職能運行等提供充足可信的數據源。具體表現為，首先檔案信息真實，具有原始記錄性和權威性，使學校決策更加科學。其次檔案信息量大，給學校治理的信息參考全面豐富。再次檔案縱貫學校發展始末，有些學校跨百年歷史，其資源類型多樣，可為學校的科學治理提供多樣化的信息資源。

3.2 提高學校治理的精準度和效率

“精準思維”是學校治理的基本要求。要獲得更有效的信息或知識，就必須確保數據精準，才能達到治理的高效精準。在各類先進技術的支持下，高校檔案部門數據管理的手段和能力不斷提升，可以較全面地收集學校師生和社會的各類訴求，力求精準到位，再通過識別整理大量數據，深入挖掘核心關鍵點，探究發現深層次問題，為學校決策層提供針對性更強、精準度更高的數據信息，是學校精準治理和高效治理的保障。另外，高校檔案部門緊跟學校治理變革的思路和方向，與各業務部門銜接，打破信息壁壘，促進各部門之間的協作，使信息交流和傳輸更通暢，提升了學校內部的運轉速度，提高了學校行政和服務師生的效率，使學校治理效率得到相應提升。

3.3 推動學校治理目標實現

隨著高等教育國際化進程的加速，高校治理成為教育改革的重要任務之一，對此，高校管理者更注重提升自我治理意識，不斷反思和強化治理能力，逐漸構建和完善高校治理體系[11]。學校治理進程史就是學校的發展史，對其完整地留存，成為高校檔案部門肩負的重要職責，這些檔案所承載的歷史，是學校的思想寶庫也是校園文化的源泉，這種文化資源對校園文化的傳承弘揚、師生價值觀的培養及人格的塑造等有著極其重要的作用，具有“傳道訓誡教化”的力量，這將內化為全體師生的精神動力，共同致力于人才培養，達到學校治理目的。所以，學校檔案部門對學校治理中各類檔案資源的收集存儲與利用，既繁榮校園文化、彰顯學校治理能力，還能推動學校治理目標的實現。

4 大數據時代高校檔案部門參與學校治理的實現路徑

在現代信息技術和大數據理念的推動下，高校檔案部門參與學校治理主要通過構建信息平臺、開展數據資源管理、深挖資源價值、拓展數據管理和服務方式等途徑實施。

4.1 搭建資源管理與利用平臺，暢通信息傳輸渠道

檔案部門作為高校信息資源中心，應主動與其他業務部門對接，針對各類電子資源的傳輸和利用情況，搭建對應的互動平臺，打破“信息孤島”，實現資源共享，疏通與學校各業務部門的信息通道，參與學校的各項治理任務。以各類平臺為橋梁，檔案部門與學校之間信息存儲與利用暢通無阻，各類檔案信息及時捕獲、快捷利用，不僅提升了檔案部門的存在價值，還提升其在學校治理過程中的參與度，解決檔案部門長期處于被邊緣化、參與度低、信息獲得不對稱等問題。

第一，搭建電子文件管理平臺，加快各類文件的電子化歸檔。隨著辦公自動化和電子政務的迅速發展，各高校檔案部門急需搭建電子文件管理平臺，該平臺使檔案部門與各業務部門緊密相連，在對接各類業務活動過程中，把握電子文件運行規律和電子文件歸檔要素，實現及時有效歸檔。如重慶大學就針對OA系統、新聞網以及研究生管理系統形成的電子文件，構建了歸檔和管理平臺系統，實現了對前端形成的電子文件的可信歸檔和安全管理[12]。第二，搭建資源利用平臺，提供全方位的信息查閱服務。面對高校治理對信息資訊服務需求的多樣化，以及學校積累多年的庫存資源和海量產生的電子資源，高校檔案部門必須構建檔案信息資源利用系統，方便師生查詢檢索。還可運用數據技術對資源進行加工處理，滿足學校精細化的治理需求，從資源利用層面推動學校治理的發展。

4.2 開展檔案數據化管理，對接學校數據轉型

從單向的數據管理到多維度的數據管控，大數據時代數據資源的時空結構發生了巨變。為了使數據長期可用，全面呈現數據價值，高校檔案部門需嘗試應用數據管理思維和手段，全面對接學校數據轉型，助力智慧校園建設。

第一，實施電子文件歸檔和數據化管理。高校檔案部門首先應實施電子文件歸檔和電子檔案管理，逐步將檔案管理對象從模擬態向數據態延伸[13]，開啟檔案數據化管理模式，并銜接學校各業務部門，形成業務數據鏈，全方位推進檔案數據化管理，以對接學校數字化轉型。例如，2007年重慶大學便對接集成OA 系統與檔案管理系統，隨后對校辦OA系統中4類電子公文實施可信歸檔，解決了電子文件單軌歸檔過渡期的“雙套制”歸檔問題，接著又對接教務處新增以學生個體為對象的電子學籍歸檔，大量電子文件和元數據的及時可信歸檔為學校數據挖掘和有效利用提供了充足的數據基礎[14]，既提升了學校運行效率，還推進了數字校園網絡體系的構建，使學校逐步形成數據決策和數據服務的現代化治理模式。第二，規范檔案數據的管理。為對接學校數字化轉型，高校檔案部門需對檔案數據制定相應的管理標準，規范管理各業務系統產生的結構多樣化數據，并對檔案數據實施全生命周期管理，確保檔案數據歸檔要素齊全，同時開展多套備份，保證數據存儲安全，促進學校數據體系的安全構建，多角度推動學校治理方法的完善和治理現代化發展進程。

4.3 挖掘檔案資源價值，彰顯學校治理能力

高校檔案具有深厚的歷史價值和文化內涵，是學校重要的文化資源，是體現學校綜合實力和校園文化的重要媒介。所以，深挖檔案資源，探究資源價值，呈現學校治理能力和教化能力，是檔案部門參與學校治理的重要方式。

第一，提供檔案憑據，顯現依法治校能力。隨著社會的發展和進步，檔案在提升治理能力過程中的基礎性和支撐性作用日益突顯。在學校實施依法治校過程中，發揮檔案的憑證和參考作用是檔案部門的重要職責，特別在保障師生權益、維護學校利益等方面，最能發揮檔案的憑據作用。如CGZ學院在與社會團體合作過程中，出現矛盾糾紛與不合理訴求，學校檔案部門通過查詢原始合同和關鍵資料，用檔案印證事實真相，維護學校利益，強化了依法治校行動。第二，整合傳播檔案資源，宣傳學校治理能力。在互聯網信息技術的推動下，媒體傳播能力不斷提升，信息傳播更加迅速。面對學校教學、科研、管理等豐富的存量數字化資源以及與日俱增的電子檔案資源，高校檔案部門應改變資源利用方式，利用融媒體平臺打造校園資訊傳播陣地，宣傳學校辦學特色和人才培養的核心競爭力等，讓師生了解學校辦學成果和育人成效，增強校園文化自信，全方位彰顯學校治理能力。第三，開發專題資源，凸顯學校文治教化能力。學校檔案部門應充分利用資源優勢，將學校檔案作為愛國主義教育最生動有力的教材呈現于師生和公眾視野，開展校史檔案、紅色檔案等的利用和宣傳，塑造“三觀”端正的新時代大學生，堅定教育初心，潛移默化地實現思想規訓和行為指引，與學校共同培育既愛校又愛國的時代英才和大國工匠，展現學校文治教化能力，促進學校治理目標的實現。

4.4 創新檔案數據管理和服務方式，提高服務效能，適應學校治理需求

隨著數據時代的擴張以及數據利用的迫切性，檔案部門坐等上門的信息利用方式已經無法滿足便捷、高效的利用需求。所以檔案部門需改變傳統的檔案管理和服務方式，創新服務手段，運用信息管理技術和數據管理思維，挖掘、分析、整合館藏數據資源，將“故紙堆”變成檔案數據庫和知識庫，為學校治理提供知識服務，全面提升服務效能，滿足學校治理需求。

第一，拓寬資源收集渠道，構建學校專題檔案數據庫。首先，學校檔案部門應通過多種渠道收集多種類型的資源，既豐富館藏，又優化資源結構，擺脫以文書檔案為主的館藏狀況，重視多元的、基層的、邊緣的數據收集，做到應收盡收，為學校治理提供多維度的信息。其次，注重分析數據特性，對數據進行整合，構建專題數據庫、特色數據庫等多類別的檔案數據倉庫，對各類資源實行集中管理和利用，為學校治理奠定數據基礎。第二，提供專業化的知識服務。知識服務是通過搜索、組織信息知識，對用戶的問題及其相關因素進行分析，為用戶提供知識應用和知識創新的支持服務，它需要具備一定的信息駕馭能力[15]。所以，高校檔案部門應不斷提升工作人員知識管理和服務的素養，運用現代技術對檔案文本資源進行數據挖掘提煉，再對信息進行關聯和推理，對原始文本中包含的信息進行多角度呈現，形成系統化知識圖譜，并構建檔案知識網絡化服務系統，為學校決策提供參考，為學校治理提供依據。

第三，推進大數據和人工智能相融合，提升服務效能。人類社會從智能化到智慧化的逐步躍升，是大數據系統和人工智能技術融合的結果?；诖?，智慧城市為大眾提供了各類便捷服務，社會效益迅速提升，而智慧校園有效治理同樣需要運用該類技術。如中南大學檔案部門利用大數據等先進的信息技術，全面實施智能化檔案管理，破除各業務部門間的“信息孤島”，實現檔案數據集成化管理和檔案資源跨部門利用，使學校政務管理和服務師生更加方便、集約、高效[16]。

本文為2021 年重慶市教育委員會人文社會科學研究項目“單套制與高校檔案管理研究”（項目批準號21SKGH369）階段性研究成果。