信息化發展趨勢下民生檔案查詢利用探索
——以南京市棲霞區檔案館為例

付 茹 何 島

（南京市棲霞區檔案館，江蘇南京， 210046）

為民服務，事關民生。民生檔案在化解社會矛盾、保障和改善民生、維護人民群眾合法權益等方面發揮著重要作用。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求“到2025 年檔案利用服務達到新水平”“到2035 年我國檔案服務水平躋身世界前列”。傳統檔案利用模式過于依靠人工，存在利用效率低下的問題。區（縣）級檔案館面向廣大群眾，具有服務面廣、服務需求多、服務量大的特點，如果過度依賴傳統利用模式，容易陷入檔案查詢利用服務方式滯后、服務效能低、服務面窄等窘境。如何善用新一代信息技術，在保障檔案安全的情況下，讓民生檔案服務邁上新臺階，改變傳統檔案管理服務面貌，從單一、緩慢、封閉的服務向優質、快速、開放式服務模式轉變，是新時代檔案管理工作者需要思考研究的新課題。對此，本文以棲霞區檔案館為例，深入研究如何以民生檔案便民服務為抓手，走出一條基層檔案館檔案信息化之路，提升為民服務效能。

一、加強民生檔案工作的重要性

1. 民生檔案工作是維護社會穩定的重要基礎

在全面建設社會主義現代化國家的新階段，民生檔案工作不僅內涵在不斷豐富，其構成要素也在不斷變化。民生檔案工作事關構建和諧社會大局，是關注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環節，做好民生檔案工作，服務人民群眾，是檔案部門在新時期貫徹落實黨的偉大精神的必然要求，是推動檔案事業又好又快發展的有力保障。

棲霞區檔案館查檔接待服務大廳

2. 民生檔案工作是檔案部門惠民的重要途徑

國家檔案局《關于加強民生檔案工作的意見》（檔發〔2008〕12 號）提出，民生檔案包括各類與民生有關的專門檔案，是黨和政府保障民生、改善民生的“好幫手”。檔案部門服務民生，有利于維護黨和政府的威信，有利于維護公民權益，有利于維護社會穩定。公民通過查閱與自身直接相關的民生檔案，可以解決工作、生活中遇到的一些實際困難和問題，維護自身的合法權益。通過建立各類民生檔案，可以使有關部門在處理經濟糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調解、提供社會保障等工作中得心應手，把矛盾和糾紛化解在基層，為改革發展和社會穩定創造條件。

3. 民生檔案便民化初步探索成效顯著

2009年，南京市在全國率先把民生檔案由“秘密”變為公開，提供滿足群眾各種需求的檔案查詢，檔案成為解決市民日常生活難題的重要工具。2012 年，南京市民生檔案和開放檔案信息共享平臺正式開通，全市居民可以憑身份證到市以及各區綜合檔案館，街道、社區檔案信息查閱點查詢，實現百姓在家門口查檔。為更好地滿足人民群眾利用民生檔案的需求，助推長三角地區一體化發展，2018 年，江蘇省檔案局和上海市、浙江省、安徽省檔案局簽訂了《開展民生檔案“異地查檔、便民服務”工作合作協議》，建成了全省民生檔案便民服務平臺并平穩運行，率先在全省統一使用電子簽章出具檔案證明，幫助異地群眾就地解決就業、買房、入學等問題，服務民生效益明顯。

二、“互聯網+檔案”實現民生檔案查詢跨越式發展

棲霞區檔案館帶著人民群眾的殷切期盼，秉持“大檔案”“大資源”“大服務”理念，積極探索“大數據+檔案”服務利用新方式，依托數字檔案館建設，先后開發運行“小棲e站通”遠程查檔終端、“小棲e檔通”手機查檔系統，打造全區域、全天候、全覆蓋的全方位便民查檔示范區和長三角一體化民生檔案異地查詢先行示范區，推動了民生檔案查詢利用跨越式發展。

1. 檔案資源由“分散式”向“集成式”跨越

南京市棲霞區檔案館緊跟互聯網科技發展步伐，大踏步推進數字檔案館建設。2014 年始，全面推進“全區電子檔案和傳統載體檔案雙建設、雙歸檔”工作，做到“應收盡收，應歸盡歸”。目前館藏檔案已達48.5 萬卷（件），目錄數據195 萬條，重要民生檔案超過館藏總量的50%以上，館藏數字化率達100%；2015 年在全市率先通過“國家級數字檔案館測試”，100%在線接收全區各立檔單位電子檔案進館。棲霞區檔案館按照江蘇省《數字檔案館建設規程》要求，建成了分別面向局域網、政務網、互聯網的數字檔案館系統，涵蓋“區檔案館—部門（街道）檔案室”，可向基層站所（社區、村）檔案室延伸的三級檔案信息聯動機制與交流通道。

為實現檔案集中整合，方便群眾事項辦理，依托“互聯網+檔案”，積極創新拓展檔案信息化服務，開發運行“小棲e站通”遠程查檔終端系統，借助“政務一張網”“查檔一平臺”即可“一窗辦理”。2014 年8 月，“小棲e站通”遠程查檔終端首次在區政務大廳使用，2015 年逐步延伸到有條件的街道、社區便民中心開通試點，2017年覆蓋到全區9 個街道91 個社區（村）便民服務中心，實現全區覆蓋，成功搭建“老百姓家門口的檔案館”。查檔范圍涉及計生檔案、婚姻檔案、招工檔案、退伍軍人檔案、知青檔案、殘疾人評定檔案等共8 大類13 項，居民只需持有效身份證件到家門口社區便民服務中心，即可查閱與個人相關的民生檔案信息，整個過程僅需3 分鐘。各街道、部門和園區平臺也可通過區數字檔案綜合管理平臺查閱相關檔案。自投入使用以來，“小棲e站通”共接待查檔9950 人次，成功出證5541 余件，幫助群眾解決了需要檔案的“急事”“難事”，大幅提升了檔案便民服務效能，查檔模式得到省內外十余家兄弟單位學習借鑒。

群眾在長三角一體化平臺查檔

2. 群眾辦事由“窗口辦”向“指尖辦”跨越

2018年4月，區政務“不見面”審批系統2.0版上線運行，區檔案館緊密對接，加大投入，運用信息化手段，攻關系統入口對接、安全保障等難題，同年6月“小棲e站通”的升級版——“小棲e檔通”手機移動查檔終端上線運行，2019年3月納入“我的南京”APP，完成了民生檔案異地查詢服務功能的“線上辦”“指尖辦”。2020年9月，“小棲e檔通”2.0版上線，新增群眾利用率比較高的“拆遷檔案”門類，并優化15項功能，查閱的受理窗口也融入區政務“不見面”審批系統，與“我的南京”APP無縫對接，查檔流程更簡便、查檔面廣、受理時間靈活。實現了查檔群眾全天24小時隨時隨地可通過手機提交查檔申請，檔案結果領取可通過政務網發送到遠程查檔終端打印機自助打印、全區101個便民服務中心領取、免費快遞寄送。技術有保障，查檔更安全。通過身份證和人臉識別可驗證查檔者身份信息，實現實名制查詢本人相關信息，同時系統采用CA認證+用戶密碼方式對檔案館工作人員進行雙重身份驗證，可有效地防止信息系統被非法訪問。

新冠疫情期間，“小棲e檔通”發揮了重要作用，成為群眾查檔的主要方式，實現了群眾異地查檔“零跑路”“零收費”“零距離”，為北京、天津、河南等地市民出具了查檔證明217 件，并免費郵寄到家，滿足了分散在全國各地的“棲霞人”查閱利用檔案的需求。“異地查檔、便民服務”系列工作被納入全區綜合性改革的重要內容，在2018 年的全省檔案局館長會議上，“小棲e檔通”作為現場會重要視察內容，受到了列席領導的高度贊揚。

3. 工作覆蓋由“屬地化”向“區域化”跨越

2018年，江蘇、上海、浙江、安徽三省一市的檔案局共同簽署了民生檔案“異地查詢、便民服務”工作合作協議，實施民生檔案跨區查檔服務項目。棲霞區檔案館搶抓機遇，積極主動融入長三角一體化發展戰略，被江蘇省檔案館確定為全省“長三角一體化民生檔案異地查詢”首批試點單位，同時也是南京市唯一一家。在檔案信息化建設方面持續發力，深化長三角區域民生檔案共享利用，向區域延伸，織就智慧網。全面推進線上線下服務流程再造，為群眾異地查檔減環節、減時間、減次數。將“小棲e站通”終端與長三角三省一市異地查詢平臺相接，積極打通技術瓶頸，進一步延伸到基層網絡，徹底打破查檔時空限制，實現全區所有村（社區）與區館數據實時共享、實時傳遞。長三角地區群眾只需憑有效證件，便可在棲霞區的101個遠程查檔服務窗口，申請查詢“滬蘇浙皖”地區300多家國家綜合檔案館的相關民生檔案，“異地查檔”邁上新臺階，實現了“一地認證、一次認證、全網通辦”。2019年6月4日，第一張在社區辦理的線上跨省民生查檔證明在棲霞區金堯花園社區“誕生”，突破性地實現了試點社區跨省查檔，在全省開創了檔案跨省域利用的先河，標志著棲霞長三角地區民生檔案異地查詢示范區打造成功。2022年7月，區檔案館正式開通全國在線檔案查詢，成為全國檔案查詢利用服務平臺試點之一。截至2022年10月，已受理5批次來自黑龍江、湖南等地提交的學籍、工作履歷等檔案查詢業務，真正做到全國檔案信息共享利用“一網通辦”。

隨著全國在線檔案查詢試點的開通、“長三角一體化民生檔案異地查詢示范區”建設持續深化，查詢人次不斷增加。通過“小棲e站通”查檔9950人次，“小棲e檔通”查檔申請361人次，異地查檔283人次；全國檔案查詢利用服務平臺出證24件；江蘇省民生檔案共享平臺出證9件；長三角民生檔案異地查詢平臺出證25件；留言簿中受到贊譽50余人次，服務滿意率達100%，收到錦旗2面，感謝信6封；出具有關拆違建房回復函120份，涉及拆違房屋面積達3.3萬平方米。棲霞區檔案館用信息化創新服務方式，有力回答了“時代新命題”。

三、創新民生檔案查詢利用服務的思考

1. 樹立便民服務導向

新時代的檔案工作，必須牢固樹立以人民為中心的價值理念，不斷提高檔案服務人民的能力和水平。檔案部門可以通過電話訪談、調查問卷、數據分析等方式，主動對查檔人員的需求進行深入了解和調查，以確保服務的全面性、精準性和時效性。提供定制化檔案服務，根據不同用戶的需求，分類提供服務。如在南京市啟動退役軍人優待證申領工作之際，棲霞區檔案館積極響應，及時增加查檔接待人員，科學安排，明確分工，形成查找目錄、信息調檔、復印蓋章出具證明、完成歸檔等一體化工作流程。派專人值守不見面審批系統，在線上完成檔案的檢索、瀏覽和打印等程序，提高查檔效率，減少群眾等待時間。同時，通過“線上遠程辦”“掌上快遞辦”“預約送件辦”等查檔方式，提供優質便捷精準的查檔服務。

2. 推進檔案信息化建設

習近平總書記指出，沒有信息化就沒有現代化。隨著移動互聯網技術的快速發展，以“互聯網+”為傳統工作“賦能”，推動業務創新、提質增效已成為趨勢。棲霞區檔案館按照4 網（局域網、政務網、互聯網、長三角便民查檔省網）清晰布局，建成功能完備、安全可靠的檔案館B級機房，確保館藏數據存儲安全，實現數據共享。加快檔案數字化轉型，特別是民生檔案資源數字化，是當前檔案部門必須破解的一道難題。檔案部門應繼續加快檔案數字化戰略轉型，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。棲霞檔案館將文書檔案、專門檔案、實物檔案同步數字化，實現館藏實物檔案、照片檔案、視頻檔案、音頻檔案的數字化率均達100%。

3. 積極融入中心工作

檔案部門要始終牢記“檔案姓黨”，聚焦“四個好”“兩個服務”目標任務，堅持圍繞中心、服務大局，充分履行為黨管檔、為國守史、為民服務的神圣職責使命。棲霞區檔案館著眼于黨委所需、群眾所盼、檔案所能、未來所向，在黨史教育、社會建設、人文交流等領域靠前服務，提供了大量檔案資料。舉辦“貫徹二十大·檔案頌輝煌”城市建設圖片檔案展，生動展現棲霞區新時期在黨的領導下光輝建設歷程。堅守初心使命，在服務現代化建設中助力先行、記錄先行、展示先行。緊緊圍繞中心工作和人民群眾日益增長的檔案服務需求，挖掘館藏檔案資源，拓展檔案服務領域，積極主動融入長三角一體化發展戰略。依托全區政務服務“一張網”，做好外網和內網有機銜接，提供民生檔案“一網化”“一站式”服務新模式，讓群眾隨時隨地辦理查檔業務，全面提高檔案信息服務社會、服務民生水平。