工程項目合同管理研究

文／袁友慶 中國電建市政建設集團有限公司 天津 300384

1.工程項目合同管理的作用和特點

1.1 作用

1.1.1 合同是建設項目管理的核心

通過制訂和履行合同條款，可以對建設項目的運行狀態進行調控。合同中規定了項目的目標、工期、質量要求、費用等關鍵信息，承包人和發包人可以根據合同要求進行項目組織、資源配置、進度控制等管理活動。合同的履行過程中，雙方可以借助合同條款對項目進展進行監督和評估，確保項目按照既定計劃進行，并且及時應對可能的風險和變更。

1.1.2 合同是建設項目當事人雙方的最高行為準則

合同具有法律上的最高優先地位，雙方必須遵守合同約定，互相尊重合同權益。發包人可以依據合同要求要求承包人完成工程的設計、施工、交付等工作，并支付約定的報酬。而承包人則要按照合同規定完成工作，并提供符合質量要求的成果。合同能夠規范和約束雙方的行為，確保雙方的合法權益得到保障，同時也促進了建設項目各方之間的合作和信任關系的建立[1]。

1.1.3 合同是處理建設項目中爭議和糾紛的法律依據

在建設項目的實施中，由于各種原因可能會發生爭議和糾紛。而合同在這些爭議和糾紛的處理中起著重要的作用。合同中約定了項目各方的權利和義務，以及爭議解決的方式和程序。當發生爭議時，可以根據合同中的約定來解釋和處理糾紛，避免爭議的擴大和升級。合同作為法律依據，為爭端的解決提供了明確的尺度和依據，有助于維護各方的合法權益，并促進項目的順利進行。

1.2 特點

1.2.1 合同多變性較強

在工程項目實施期間，由于各種主觀因素的影響，往往會出現需要對合同進行變更或修改的情況。這可能是因為設計需求的調整、技術方案的變動、材料的替換等原因造成的。這種多變性使得工程項目合同管理變得更加復雜和挑戰性。

1.2.2 經濟法律關系多元化

工程項目的實施通常牽涉到多方面和各種經濟法律關系。例如，建設單位需要委托監理單位實行施工監理，與承包方簽訂合同；承包方可能需要進行專業分包，與不同的分包商簽訂合同，還可能牽涉到建材供應、銀行等多個單位。這些經濟法律關系的復雜性要求項目管理者具備良好的協調和管理能力[2]。

1.2.3 合同內容條款多且較為龐雜

工程項目合同的內容往往非常龐雜和復雜，涵蓋了眾多方面的規定和約束。除了一般的合同條款，還需要按照具體項目的特殊性和其他因素的限制，在合同中添加特殊條款。例如，如果項目涉及到知識產權或專利技術，合同中可能需要明確相關的權益和義務；如果項目存在一些特殊風險，可能需要在合同中進行相應的風險分擔和責任約定；如果項目需要購買保險，可能需要在合同中規定相關的保險要求和索賠程序等。

2.目前我國工程項目合同管理中存在的問題

2.1 工程項目合同簽訂前存在的風險

首先，建筑市場的競爭激烈和管理不規范，使得發包方往往利用其優勢地位，制定嚴苛的條件或不平等的條約，將風險轉嫁給承包商。這種不平等的合同條件使得承包商面臨著巨大的經濟風險。其次，合同缺乏明確的約定和有效的處罰機制，增加了非正常風險的發生概率。由于缺乏明確的約定，雙方對于合同的理解和解釋可能存在分歧，進而導致糾紛的產生。同時，缺乏有效的處罰機制也使得違約成本相對較低，承包商可能會故意違約或者不按合同要求履行義務。

2.2 不重視工程項目合同管理體系和制度建設

在工程項目合同管理中，不注重合同管理體系和制度建設是一個普遍存在的問題。施工企業往往只注重工程的施工，而忽視了合同管理體系的建設。由于缺乏合同管理體系，工程項目的進度和質量往往受到嚴重影響。合同管理體系應該涵蓋從合同簽訂、履行到結算的全過程，明確各個環節的責任和權限，使得合同管理工作有章可循、有序高效[3]。

2.3 工程項目合同的履約情況差，索賠難度大

在工程項目合同管理中，部分企業存在著只注重合同簽訂，而無法按照合同內容履行的現象。這種情況導致工程項目的合同履約情況差，給工程建設帶來一系列的問題。首先，一些企業可能只關注合同的簽訂，卻缺乏對合同內容的充分理解和執行力度。有時候，企業會任意變更合同條款或者不按照合同要求履行義務，導致合同無法得到有效執行。其次，建筑市場的競爭激烈和不平等合同條款等情況增加了索賠工作的難度。在發生違約或者其他問題時，由于缺乏明確的索賠機制和合同條款的保護，承包商往往面臨巨大的困難，難以維護自身的權益。

3.工程項目合同管理要點

3.1 合同準備

合同準備階段的首要任務是對合同主體的背景資料仔細審查，了解其身份、資格和相關證件。如果有合同代理人，則需驗證代理人的身份和證件的法律效力。通過審核，可以確保合同主體的可靠性和合法性。在審核合同主體之后，需要進行合同文本的擬定。合同文本的擬定應遵循合法合規的原則，以保證條款的有效性。合同條款應表達清晰，邏輯嚴謹，避免歧義。其中，需要明確約定合同的簽訂與生效時間、有效期限，詳細說明合同雙方的業務內容和責任。在合同文本的編制過程中，應遵循法律的標準和規定。在談判過程中，雙方應保持冷靜、理性，權衡利弊，有效避免合同風險的發生。遵循合同談判的原則，有助于達成互利共贏的結果[4]。一旦合同文本經過審核和談判，可以根據合同主體的建議對其進行修改和完善。當然，修改過程中需要確保不損害各方的利益和原則，并且不觸及法律禁止的“紅線”。如果出現意見不一致，需要再次進行協商談判，以最大程度地滿足雙方的需求和利益。通過這一階段的修改和完善，可以進一步確保合同的完整性和可執行性。

3.2 合同簽署

在合同簽署之前，雙方應當再一次仔細審查合同條款的具體內容，并與之前的談判內容進行比對。這是為了確保合同條款與談判確定的內容完全一致，以避免出現任何不符合協議的情況。特別需要重點關注的是約束條款，即合同中規定的對主體的約束性條款。在審查過程中，需要特別留意有否存在可能逃避責任或規避義務的條款，以確保雙方的權益都能得到充分的保護。

在準備簽署合同之前，對于建設工程項目來說，必須進行對項目背景的全面審核，掌握項目建設當地的風土人情、社會經濟現狀等方面的情況。特別是對于位于少數民族地區的項目，還需要進行政策分析，掌握當地的相關政策對項目可能帶來的影響。這樣的審核工作有利于避免潛在的風險隱患，在合同簽署前就有所準備。

為了確保合同的可靠性和完整性，在簽署之前，應該協同企業各部門的力量，利用各部門的專業知識和經驗，從不同的角度對合同文本進行評審。重點評估的內容包括法律法規風險、經營風險和履約風險等方面。通過評審，可以發現可能存在的風險問題，并提出相應的管控措施，以最大程度地降低風險的發生概率，并確保合同的順利履行。

在進行合同簽署時，有兩個關鍵的要點需要注意。首先，雙方必須確保同時簽字和蓋章，表示雙方對合同條款的認可和接受。這樣可以避免出現任何一方在未獲得另一方認可的情況下單方面修改合同的問題。其次，如果有代理人進行簽署，那么代理人必須提供具有合法有效性的代理授權書，以證明其有權代表委托人簽署合同。這樣做主要是為了確保代理行為的合法性和有效性，維護合同簽署的法律效力。

3.3 合同履行

3.3.1 合同責任履行

在合同履行過程中，雙方必須以忠實履行合同責任為基礎，確保合同條款的執行和義務的履行，各方需按照約定支付相關款項、提供必要的證明文件和憑證，并且確保相關內容無誤。舉例來說，對于支付責任，乙方需要按照合同約定提供符合規定的增值稅發票，而甲方則需要按期限審核并進行工程款的支付。在進行工程結算時，需要對扣款、稅費憑證等進行驗收檢查，以確保按照合同條款進行結算管控，避免混亂問題的發生[5]。

3.3.2 結算管理

結算作為合同履行過程中容易產生糾紛的環節，需要嚴格按照合同條款進行管理。合同條款應明確規定結算的時間節點和方式，并且明確可以作為結算依據的憑證類型。只有符合合同條款的憑證才能滿足結算驗收的條件，確保結算的公正性和準確性。為了避免結算管理混亂，可以規定集中結算的時間，并在固定時間展開工程結算工作，以確保結算過程的有序進行。

3.3.3 合同終止或變更

在合同履行過程中，可能會出現需要終止、變更合同的情況。項目管理人員需安排合同管理人員建立合同管理臺帳，在合同期限快要到期之前對雙方繼續合作與否進行明確溝通。如果需要進行合同變更，雙方需及時簽下補充協議，詳細說明合同前后的差別和變更內容，并確定補充協議和原合同之間的優先性，以防止合同糾紛的發生。

3.3.4 合同歸檔

為了保證合同管理的規范性和標準化，合同歸檔工作至關重要。相關管理人員需按照規定進行合同歸檔，收集全面的合同資料，并對合同文件、補充協議、支付單據等進行規范化保存。這些文件應保留原件，并在履約結束后移交給相應部門進行妥善保管。通過對管理問題進行總結，可以為后續合同管理提供一定的指導和規范依據。

4.工程項目的合同管理對策分析

4.1 建立和健全企業的合同管理體系

合同管理需要遵守國家和行業相關的法律法規，以確保在合同管理過程中不會發生違規行為。同時，企業還應根據自身的特點和實際情況進行評估，制定適合企業的管理細則。例如，對于涉及大型工程項目的企業，可能需要制定更為復雜的管理細則，以滿足項目的需求和風險控制的要求。企業應確保合同管理工作具有規范性和一致性。為此，可以制定詳細的工作流程和操作規范，并確定每個環節的職責和要求。這樣可以保證合同管理工作按照一定的流程進行，從而提高工作效率和減少管理失誤。根據企業的規模和需求，可以設立專門的合同管理部門或指派某一綜合部門負責合同管理工作。同時，合同管理人員的職責分工也需要清晰明確，以便保證合同管理工作得到專業和及時的處理。在合同管理體制上，可以將統一歸口管理和分類專項管理進行結合。一方面，將合同管理進行統一歸口管理可以提高管理效率和信息流通，同時降低分散管理導致的風險。另一方面，對于某些特殊合同或項目，可以采取分類專項管理的方式，針對性地制定管理措施，以更好地滿足其特定需求。最后，還需創建完善的合同管理制度，以確保合同管理體系有效運行。基于健全的合同管理制度，企業能夠規范合同的管理流程，提高合同管理的透明度和可控性。

4.2 控制合同違約行為

首先，合同簽訂之前，應該對合同主體進行嚴格審核，強化監管力度。需要對承包商、供應商等參與合同的各方進行資質核查，確保其具備相應的專業能力和信譽度。只有當合同主體的資質達到標準要求時，才能予以簽訂合同，以源頭控制合同質量。同時，監管部門要加強對合同簽訂的審查，確保程序合法、合規，防范潛在的風險。

其次，當地主管部門需建立健全的誠信管理機制，對合同雙方加以約束和監督。通過互聯網技術，可以打造一個信用平臺，實現信息的互通和互信。在該平臺上，可以公示合同失信行為，加大懲處力度，通過罰款、曝光等方式懲治違約行為，降低失信方的資質。這樣的舉措有助于規范市場環境，促進建設行業的健康發展。

再者，通過推行擔保制度，可以轉移工程合同風險，減少違約帶來的不良影響。在工程項目合同管理中，可以要求合同雙方提供相應的履約擔保，確保各方按照合同約定履行責任。可以采用保函的形式替代傳統的保證金，更加靈活高效。在工程項目完成后，履約擔保也可以相應更換，當合同的所有條款都得到履行后，履約擔保隨即失效。通過這樣的擔保制度，可以有效控制合同雙方的行為，降低合同違約的幾率，確保建設工程項目的穩定推進。

4.3 監督合同實施情況

業主作為合同的委托方，需要與工程師、項目管理人員、工程小組以及分包商密切配合，確保他們理解并遵守合同條款。項目管理人員起到了溝通橋梁的作用，需要協調各方的利益，并提供必要的指導和解釋，以確保所有參與方在實施過程中保持一致的理解和共同目標。此外，對于工程小組與分包商，合同項目管理人員應該定期地向他們提供工作指導，解答問題，并在需要時做出合同解釋，以確保他們能夠按照合同要求進行工作。

合同實施過程中，由于各種原因，可能會出現合同實施與預期目標偏離的情況。因此，跟蹤合同實施是非常重要的。合同項目管理人員應該每天對合同實施情況實行監督和檢查，確保工作進展按照合同約定的時間表進行，并及時處理工程變更。監督的重點包括材料采購、施工進度、質量控制、安全管理等方面。通過及時跟蹤合同實施狀況，可以發現問題并及時進行調整和糾正，以確保工程按照合同要求實施，并達到預期的目標。

4.4 建立健全工程項目合同管理部門，加強相關管理人員的培訓

（1）制定詳細的合同管理操作手冊，明確各項任務的具體責任人和時間節點，可確保每個環節都得到有效執行，建立標準的合同文件模板，確保合同文件的格式和內容符合法律法規要求，并便于后期管理和審查。

（2）借助現代信息技術的發展，可以引入合同管理軟件或系統，實現合同管理的信息化和自動化。通過使用這些系統，可以實現合同信息的集中管理、合同履約情況的監控和績效評估的自動生成等功能，提高工作效率和準確性。此外，信息化技術還能夠提供數據分析和風險預警的功能，幫助管理人員及時識別和應對潛在的問題和風險。

（3）在工程項目合同管理中，存在著各種潛在的風險和挑戰，如合同漏洞、索賠糾紛、供應鏈中斷等。為了有效管理這些風險，可以建立健全的風險管理機制。例如，定期進行風險評估和預警，及時采取相應的風險應對措施；建立合同履約風險的監控和控制機制，確保各方遵守合同義務；建立風險備案和事故應急預案，以便在發生問題時能夠迅速應對和解決。

4.5 加強工程項目合同索賠管理工作

建立科學的工程索賠管理制度，確定索賠管理流程和程序，規范索賠申請、審批和執行的各個環節，在制度中要包括索賠申請的時間、條件、材料要求等詳細規定，以確保索賠過程的公平、透明和高效。同時，加強合同索賠管理需要合同管理人員具備多方面的意識。首先，要加強對市場的了解，把握行業動態和市場價格變化，以做出合理的索賠要求。其次，要熟悉相關法律法規，了解索賠的法律依據和程序，并注意遵守合同約定和法律要求。同時，合同管理人員還應具備良好的合同意識，充分了解合同條款，避免因合同漏洞而導致索賠難以實現。管理意識的提升可以幫助合同管理人員合理安排工程進度、控制成本，減少索賠的可能性。最后，要注重經濟效益意識，在索賠過程中權衡利弊，追求最大化的經濟效益。合同索賠是解決雙方合同糾紛的一種特殊方法，在合同管理過程中，要將索賠作為合同管理的延續，及時發現索賠情況，妥善處理索賠事宜，以維護項目的合法權益。

結語：

工程項目的合同管理屬于一項系統性、綜合性任務，為全過程、全方面、科學性的管理，更是工程項目管理的重要內容，具有一定特殊的地位，必須要在工程項目的各個流程的全部活動進行可靠的合同管理，如此方可順利完成工程項目，方可達成工程建設目標。