應(yīng)用E xcel函數(shù)優(yōu)化藥房盤點實踐

溫正旺，劉維峰，董佳寧，陶日鑫，梁 鵬，王天珩

（河北省邯鄲市第一醫(yī)院藥劑科，河北 邯鄲 056002）

應(yīng)用E xcel函數(shù)優(yōu)化藥房盤點實踐

溫正旺，劉維峰，董佳寧，陶日鑫，梁 鵬，王天珩

（河北省邯鄲市第一醫(yī)院藥劑科，河北 邯鄲 056002）

目的 優(yōu)化藥房藥品盤點流程和數(shù)據(jù)的處理，提高盤點效率和準(zhǔn)確率。方法 利用Excel函數(shù)自動運算盤點數(shù)據(jù)，對盤點表進行優(yōu)化。結(jié)果 可縮短盤點所需時間和提高盤點結(jié)果的準(zhǔn)確性。結(jié)論 該方法提高了盤點的效率，完善了盤點制度，可在藥房盤點中推廣使用。

藥房盤點；Excel；優(yōu)化；效率；準(zhǔn)確率

隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）在醫(yī)院藥品管理的普及和廣泛應(yīng)用，藥房的盤點工作、賬目管理更加智能化、簡潔化[1]。我院應(yīng)用的 HIS系統(tǒng)是“創(chuàng)業(yè)醫(yī)院管理平臺”（BSHRP V2.7），由于版本較低，無法自動導(dǎo)出盤點表，每次盤點前要花費大量人力、物力做前期準(zhǔn)備工作。盤點表是整個盤點工作的核心工作，盤點表藥品目錄能否做到和庫存藥品目錄一致和不遺漏最為關(guān)鍵。以前盤點表上沒有HIS系統(tǒng)上的庫存為參考，即使漏盤錯盤也不易及時發(fā)現(xiàn)，如果盤點表能提前顯示實時庫存（包括零包裝銷售換算成整盒的數(shù)目），以提示盤點是否準(zhǔn)確，及時復(fù)盤，將會大大降低錯盤率和漏盤率。為了優(yōu)化藥房藥品盤點流程和盤點數(shù)據(jù)的處理，提高盤點效率和準(zhǔn)確率，筆者結(jié)合我院HIS系統(tǒng)，并應(yīng)用Excel函數(shù)就盤點表實時庫存引出，“粒”“片”自動換算成盒和藥品目錄校對兩方面進行優(yōu)化。現(xiàn)報道如下。

1 資料與方法

采用創(chuàng)業(yè)醫(yī)院管理平臺(BSHRP V2.7)和 Excel 2007軟件，并選擇Index和Match函數(shù)。將HIS系統(tǒng)的藥品庫存以Excel形式導(dǎo)出，應(yīng)用Excel軟件計算公式化零為整，應(yīng)用Index和Match組合函數(shù)把藥品的實時庫存導(dǎo)入到盤點表的相應(yīng)列，最后對盤點藥品目錄進行自動校對，查漏補缺。

2 結(jié)果與分析

2.1 盤點表模型的建立

1）以Excel表格形式引出藥品庫存數(shù)據(jù)，保留藥品名稱、規(guī)格、單位、生產(chǎn)企業(yè)等內(nèi)容，并按藥位順序排列。2）在“盤點表”工作表的E1－J1之列分別添加“周轉(zhuǎn)庫數(shù)量”“藥位數(shù)量”“實數(shù)總數(shù)”“實時庫存”“換算成盒”“備注”內(nèi)容并對藥品名稱以藥位順序進行排序。3）初步建立盤點表模型，然后新建“片劑換算”“實時庫存”“盤點表校對”3個工作表。盤點表見圖1。模型建立后，在下次盤點時可對藥品目錄校對后直接應(yīng)用，可節(jié)約大量的盤點前準(zhǔn)備工作。

2.2 盤點中引入電腦實時庫存數(shù)

使用同樣方法導(dǎo)出藥品的實時庫存，只需保留藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量，并粘貼到“實時庫存”的表單中以備引用。

數(shù)據(jù)引用的關(guān)鍵和核心在于靈活應(yīng)用INDEX和MATCH函數(shù)[2]。在盤點表藥品目錄首行“維生素B12注射液”和“實時庫存”所對應(yīng)的位置H2輸入公式:＝INDEX（實時庫存！$C$2:$C$1000，MATCH(A2＆B2，實時庫存！$A$2:$A$1000＆實時庫存！$B$2:$B$1000，0))，同時輸入“Ctrl＋Shift＋Enter”鍵，下拉自動填充，見圖2。

圖1 盤點表模型的建立

圖2 引入實時庫存

公式解釋：“實時庫存！$C$2:$C$1000”表示在數(shù)據(jù)引用源為“實時庫存”的表單中C2至C1000這個范圍的庫存數(shù)據(jù)。“A2＆B2，實時庫存！$A$2:$A$1000＆實時庫存！$B$2:$B$1000，0”表示在“盤點表”表單中A2＆B2藥品名稱和規(guī)格和“實時庫存”表單中的 A2＆B2至A1000＆B1000這個范圍的藥品名稱和規(guī)格精確匹配和絕對引用，2個信息同時符合就會引出相應(yīng)的庫存，否則返回錯誤值“＃N／A”。

2.3 分包裝藥品轉(zhuǎn)化成整包裝

在很多醫(yī)院都配有自動包藥機，盤點時筆者以盒為計數(shù)單位，盤點錄入時還需要換算成以“粒”“片”為單位，容易盤錯或算錯。筆者將庫存數(shù)量換算成以盒為單位，以方便核對盤點是否準(zhǔn)確。門診藥房有90余種口服制劑以“片”“粒”為單位，對2015年前3季度的因片劑換算導(dǎo)致的盤點差錯數(shù)據(jù)進行回顧性分析，結(jié)果見表1。

可見，第3季度把片劑分包裝自動轉(zhuǎn)換成“盒”為單位，與第1，2季度相比大大降低了差錯率，其中1例差錯是因為公式錄入錯誤。具體方法如下：在“換算成盒”的工作表中建立分包裝藥品目錄。在“實時庫存”列，從“實時庫存”表單中把庫存數(shù)引用過來，隨后再將片劑換算成盒。換算方法：如阿法骨化醇軟膠囊20粒／盒，在C3輸入公式＝C3／20，并逐一輸入其他各分包裝換算公式，零包裝銷售的庫存數(shù)量就可以換算成以“盒”為單位的數(shù)量，再利用函數(shù)把C列換算好的庫存數(shù)量引到“盤點表”表單的I列，也就是“換算成盒”列，可直接參考換算成盒的數(shù)量，發(fā)現(xiàn)錯誤及時復(fù)盤。結(jié)果見圖3。

表1 片劑換算導(dǎo)致的盤點差錯數(shù)據(jù)

圖3 片劑換算成盒

2.4 盤點表藥品目錄的校對

核對盤點表中藥品目錄是否全面是避免漏盤的必要手段，以往通過人工檢查貨架的方法特別容易遺漏，借以函數(shù)自動核對就可以完全避免這一問題。對2015年前3季度漏盤的情況數(shù)據(jù)進行回顧性分析，在應(yīng)用盤點校對表后，漏盤率降低為零，結(jié)果見表2。

表2 2015年前3季度漏盤率比較

具體方法：在臨近盤點前，導(dǎo)出實時庫存，只保留藥品名稱和規(guī)格，保存到“盤點校對”的表單中，再以“盤點表”中的藥品庫存為數(shù)據(jù)源，反向把藥品庫存導(dǎo)入“盤點校對”表單。如有漏盤藥品將不顯示數(shù)據(jù)，可以通過自動篩選工具選出“＃N／A”（實際有庫存需要盤點，但“盤點表”中沒有藥品）。數(shù)據(jù)引用邏輯示意圖見圖4。

圖4 數(shù)據(jù)引用邏輯

2.5 周轉(zhuǎn)庫的盤點與錄入

在盤點前劃分好周轉(zhuǎn)庫存和藥位庫存的范圍，以免漏盤和重盤，周轉(zhuǎn)庫的藥品數(shù)量盤點完畢后，應(yīng)用“Ctrl＋F”查找工具，在“盤點表”工作表的E列（周轉(zhuǎn)庫存列）錄入相應(yīng)藥品庫存數(shù)量，安排專人負責(zé)周轉(zhuǎn)庫調(diào)動情況并及時登記，在盤點前把周轉(zhuǎn)庫的變動情況及時更新。

2.6 調(diào)試并導(dǎo)入實時庫存后開始盤點

為了確保數(shù)據(jù)引用無誤，在盤點開始前需要對整個數(shù)據(jù)鏈條做以下調(diào)試。在“實時庫存”的工作表中隨意找3～5個品種，并改變庫存數(shù)據(jù)，確認“片劑換算”“盤點表”工作表相應(yīng)藥品的庫存是否相應(yīng)變化。如無問題，就可把HIS系統(tǒng)中的藥品庫存數(shù)據(jù)作為最后的有效數(shù)據(jù)復(fù)制到“實時庫存”工作表中，“盤點表”工作表中的庫存就會自動更新。把盤點表表單的頁眉頁腳加上頁碼及盤點人、核對人、錄入人等相應(yīng)信息，打印盤點表，開始盤點藥位數(shù)量，其中實數(shù)總數(shù)＝周轉(zhuǎn)庫庫存＋藥位庫存。在盤點時如有盈虧參照即時庫存和換算好的盒數(shù)及時復(fù)盤。盈虧情況備注在盤點表，以備后續(xù)數(shù)據(jù)分析，并把“實數(shù)總數(shù)”的數(shù)據(jù)錄入HIS系統(tǒng)，結(jié)束盤點。

3 討論

由于藥位順序，藥品目錄相對固定，這種盤點方法建立了一個標(biāo)準(zhǔn)模板，下次盤點時只需要檢查下分包裝藥品目錄是否有變動，并利用自動校對功能對盤點藥品目錄查漏補缺，形成新的盤點表，在盤點前導(dǎo)入藥品庫存就可以啟動盤點，簡化盤點前的準(zhǔn)備工作。由于盤點時已經(jīng)有“正確”的藥品庫存作參考，可以及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高了盤點準(zhǔn)確率。對于分包裝藥品盤點的換算環(huán)節(jié)作出改進，利用公式提前換算好，只核對盒數(shù)是否一致即可，避免了由于換算引起的差錯。

第1季度的盤點表藥品排序不作處理（字母順序）；第2季度的盤點表藥品目錄以藥位排序并引入庫存參照；第3季度在2季度基礎(chǔ)上引入片劑換算和盤點表目錄自動校對。通過對前3季度的盤點耗時和差錯率的回顧性分析，盤點耗時從打印完盤點開始計時，盤點完藥品計時結(jié)束，差錯率＝盤點數(shù)量與實際數(shù)量不符的品規(guī)數(shù)量／藥品總數(shù)量。盤點時間和差錯率前3個季度盤點耗時分別為160，120，100 min；差錯率分別為2.10%，2.00%，0.43%。

通過前3個季度盤點方法的比較，第3季度的效率和準(zhǔn)確率明顯高于前2個季度。其實盤點前準(zhǔn)備工作的耗時要遠遠大于盤點藥品本身，在第3季度已經(jīng)作好了盤點模板，第4季度盤點前準(zhǔn)備耗時從原來5 h降低到1 h，時間優(yōu)勢特別明顯。

藥房藥品的盤點是醫(yī)院藥房藥品管理的一個重要環(huán)節(jié)，從側(cè)面反映了藥房藥品管理的質(zhì)量[3－4]。省會城市的三甲醫(yī)院80%以上可在操作系統(tǒng)上自動導(dǎo)出盤點表而且和藥位順序相對應(yīng)，小部分地級城市以下的醫(yī)院，尤其是二甲以下醫(yī)院受政策、財政、技術(shù)、管理等因素影響，90%以上的HIS系統(tǒng)需要后期制作盤點表，而此盤點方法軟件要求低，只需導(dǎo)出藥品的庫存即可，明顯提高了盤點效率和準(zhǔn)確率，實用性和操作性強，可在醫(yī)院藥房推廣使用。

[1]周 彬.醫(yī)院醫(yī)藥管理中HIS系統(tǒng)的應(yīng)用探析[J].藥事管理，2015（3）:82－83.

[2]王寶玉.應(yīng)用Excel與Access解決信息匹配問題[J].醫(yī)學(xué)信息，2005，18(4):296.

[3]何彩婷，廖麗文 .某院住院藥房盤點模式的改變與成效探討[J].中國處方藥，2016，14(1)：32－33.

[4]李文斌.醫(yī)院門診藥房藥品盤點存在的問題及改進措施[J].中國實用醫(yī)藥，2012，36(7):272－273.

Using Excel to Optimize Pharmacy Inventory

Wen Zhengwang,Liu Weifeng,Dong Jianing,Tao Rixin,Liang Peng,Wang Tianheng
(Department of Pharmacy,Handan First Hospital,Handan,Hebei,China 056002)

Objective To optimize the inventory process and the processing of inventory data,to increase the efficiency and accuracy of pharmacy inventory.Methods The automatic calculation function of Excel was used to process the inventory data and optimize the inventory list.Results The inventory time was shortened and the accuracy of inventory results was improved.Conclusion The method can improve the inventory efficiency and inventory system,which is worthy of promotion in pharmacy inventory.

pharmacy inventory processing;Excel;optimization;efficiency;accuracy

R952

A

1006－4931(2016)21－0065－04

溫正旺，大學(xué)本科，藥師，研究方向為醫(yī)院藥學(xué)，（電話）0310－8635283（電子信箱）wenzhengwang888＠163.com。

2016－06－13)