公共圖書館財務(wù)管理入局新經(jīng)濟

公共圖書館作為公共文化服務(wù)體系的重要組成部分，為了更好地在當下市場經(jīng)濟變革環(huán)境下贏得一席之地，需要嚴格落實財務(wù)管理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財務(wù)管理方式，順應(yīng)時代變遷，確保財務(wù)管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用。現(xiàn)結(jié)合實際工作經(jīng)驗，對當前公共圖書館財務(wù)管理工作面臨的幾個問題進行分析，并提出加強公共圖書館財務(wù)管理的工作措施，希望該研究對廣大同行有所幫助。

公共圖書館在高質(zhì)量發(fā)展背景下進行創(chuàng)新、改革，與時俱進做好內(nèi)部財務(wù)管理工作，對提升管理效率和管理水平以及保障各項資源得到高效配置和使用有很大幫助。當前，隨著市場經(jīng)濟改革進程的不斷加快，公共圖書館的財務(wù)管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，原有管理方式已經(jīng)不能滿足當前的需求。尤其是隨著以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的進一步推廣和應(yīng)用，公共圖書館需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財務(wù)管理理念和管理方式，加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效應(yīng)用，以此切實提升財務(wù)管理效率和管理水平。

新市場經(jīng)濟背景下公共圖書館財務(wù)管理工作的重要性

當前，我國經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)。如何更好地解決經(jīng)濟發(fā)展面臨的問題，是當前國家各個領(lǐng)域需要重點解決的問題。國家倡導(dǎo)建設(shè)資源節(jié)約與環(huán)境友好型社會，同時社會大眾也樹立了良好的節(jié)約意識。公共圖書館作為公共文化服務(wù)體系的重要組成部分，應(yīng)起到表率作用。為了切實提升圖書館的服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量，保證各項資源得到高效配置，避免出現(xiàn)資源浪費的現(xiàn)象，需要嚴格落實公共文化服務(wù)投入資金的財務(wù)管理工作。公共圖書館財務(wù)管理的根本任務(wù)是建立健全財務(wù)管理制度，并將內(nèi)部控制制度落到實處，加強財務(wù)分析與財務(wù)監(jiān)督，確保圖書館的各項服務(wù)活動使用資金科學(xué)合理，有效提高資金使用效益。因此，公共圖書館的各項工作都應(yīng)該由內(nèi)部財務(wù)管理系統(tǒng)調(diào)節(jié)，積極做好財產(chǎn)的有效管理，提高公共圖書館的資金使用效果，在體現(xiàn)財務(wù)管理工作價值和作用的同時，為公共圖書館的健康發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。通常情況下，財務(wù)管理是企業(yè)管理體系的重要組成部分，同時也是公共圖書館管理工作的重要組成部分。圖書館除了要提高服務(wù)水平之外，還需要做好財務(wù)管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，依托財務(wù)管理系統(tǒng)更好地支撐自身的高效運行。公共圖書館的財務(wù)管理工作人員應(yīng)該充分認識到自身肩負的職責(zé)，做好財務(wù)管理工作，制定財務(wù)管理工作措施，節(jié)約開支，利用有限的資金提高公共圖書館的服務(wù)水平，加強對數(shù)字化資源的建設(shè)和使用，更好地滿足讀者的多樣化需求，切實提高公共圖書館的讀者滿意度，為公共圖書館的良好發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

當前公共圖書館財務(wù)管理工作中面臨的幾個問題

財務(wù)管理方式落后

由于受傳統(tǒng)的運行模式和對內(nèi)部控制管理使用的限制，公共圖書館一直采取“旱澇保收”的財務(wù)管理方式，缺乏主體性、靈活性和參與性的市場觀念和風(fēng)險防范觀念。很多公共圖書館的管理層對財務(wù)管理的重視程度較低，采用的財務(wù)管理方法比較單一，思想比較保守。由于對公共圖書館的財務(wù)管理認知不足，公共圖書館財務(wù)管理部門的職能并沒有得到全面發(fā)揮，還局限在財務(wù)會計核算階段。公共圖書館的財務(wù)管理手段相對簡單，管理職能較為單一，并沒有全面發(fā)揮出應(yīng)有的作用，工作重點仍然停留在記賬、算賬、報賬等方面，沒有對財務(wù)報表的各種數(shù)據(jù)進行有針對性的分析，同時在協(xié)調(diào)和處理公共圖書館的重大項目以及重大經(jīng)濟活動過程中，也很少進行有針對性的財務(wù)分析。公共圖書館的財務(wù)管理工作重視核算，輕視財務(wù)管理，過多強調(diào)服務(wù)職能，而忽視了公共圖書館的管理職能。公共圖書館的財務(wù)管理職能沒有得到全面發(fā)揮，導(dǎo)致財務(wù)管理在公共圖書館管理中的地位也沒有全面凸顯出來，進而使得財務(wù)管理工作沒有與公共圖書館的日常管理有機結(jié)合，給公共圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展造成了負面影響。

預(yù)算管理存在的問題

一般情況下，公共圖書館的預(yù)算管理工作包括編制、執(zhí)行、分析與評價等方面。從內(nèi)部控制角度對上述幾個方面進行分析，可以看出其中存在諸多問題。

1.公共圖書館的財務(wù)預(yù)算案缺乏科學(xué)性

由于內(nèi)部控制系統(tǒng)的信息交流不暢，公共圖書館財務(wù)部門無法全面掌握圖書的運作情況，導(dǎo)致財務(wù)報表中的財務(wù)核算過于簡單，無法真實、科學(xué)地體現(xiàn)公共圖書館工作的運行細節(jié)。一方面，公共圖書館的預(yù)算管理理念比較薄弱。大多數(shù)公共圖書館認為預(yù)算編制和執(zhí)行是財務(wù)部門的職責(zé)，因此財務(wù)預(yù)算編制和執(zhí)行都交由財務(wù)部門獨立完成。在這種模式下，預(yù)算案的規(guī)劃和編制便存在較大主觀性，極易偏離實際，這大大削減了財務(wù)預(yù)算管理的職能。另一方面，預(yù)算編制方法缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致預(yù)算編制結(jié)果缺乏真實性，無法及時反映公共圖書館的實際情況。由于各項規(guī)章制度執(zhí)行不到位，再加上預(yù)算管理人員的圖書資料專業(yè)知識相對薄弱，無法滿足市場經(jīng)濟改革背景下公共圖書館預(yù)算管理的實際需求，導(dǎo)致預(yù)算管理落實不到位，無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.公共圖書館預(yù)算案在執(zhí)行過程中內(nèi)部控制不到位

公共圖書館的預(yù)算執(zhí)行工作實質(zhì)上體現(xiàn)了各個部門的具體工作職能。長期以來，公共圖書館墨守成規(guī)，不愿意主動改變，缺乏創(chuàng)造性。在具體項目執(zhí)行過程中，公共圖書館不注重成本核算和成本控制，只是按照計劃進行，沒有對各個方面進行有效溝通。因此，公共圖書館在內(nèi)部控制活動中，缺乏有效的信息交流，監(jiān)管工作也很不完善。比如，公共圖書館每年資源的采購費用是各項經(jīng)費支出的重要組成部分，采購過程中的各項開支嚴格按照國家公共圖書館采購程序：招投標、簽訂合同、采購和驗收。只有完成整個流程，才能滿足公共圖書館的賬目申報需求，順利進行報賬處理。從內(nèi)部控制角度來看，公共圖書館還存在諸多問題：在圖書、期刊以及電子文獻的采購過程中，相關(guān)制度不完善；各個部門出臺的相應(yīng)文件不夠規(guī)范；所購買的圖書、期刊和電子文獻不能很好地滿足讀者的需求，且與本單位的發(fā)展方向及重點學(xué)科的規(guī)劃不相適應(yīng)。另外，在各個項目的具體執(zhí)行中，公共圖書館能夠根據(jù)財務(wù)管理的基本需求，實現(xiàn)資金的專款專用，但由于對潛在的風(fēng)險并不了解，因此會在一定程度上導(dǎo)致公共圖書館預(yù)算資金的使用受到一定影響。

3.公共圖書館財務(wù)預(yù)算案缺乏科學(xué)的分析與評價

公共圖書館的財務(wù)管理工作以報賬核算為主，不重視增項管理，對績效評價的重視程度不高。隨著社會大眾的精神文化需求不斷增加，公共圖書館的讀者服務(wù)壓力越來越大，再加上公共圖書館在日常運營和圖書采購過程中所面臨的財務(wù)風(fēng)險越來越大，因此公共圖書館必須建立一套系統(tǒng)化的評估體系，進行財務(wù)分析和決策。雖然財務(wù)部門已經(jīng)為公共圖書館制定了相應(yīng)的評估指標，但是僅依靠這些指標無法構(gòu)建一個科學(xué)、完整的評估體系。這將直接影響公共圖書館的財務(wù)管理工作效率。

公共圖書館財務(wù)管理的最佳策略

明確內(nèi)部控制觀念，提高財務(wù)管理職能

在內(nèi)部控制背景下，公共圖書館的工作人員都要加強對內(nèi)部控制的認識，意識到內(nèi)部控制體系的重要性，把所有的制度和條例統(tǒng)一起來，并嚴格、高效地執(zhí)行，以確保財務(wù)管理的規(guī)范性。本文認為，公共圖書館充分發(fā)揮財務(wù)管理職能能夠進一步實現(xiàn)增收節(jié)支，提升公共圖書館資金的利用率，實現(xiàn)國家資產(chǎn)的保值和升值，進而提高公共圖書館的業(yè)績。公共圖書館應(yīng)結(jié)合具體運營活動對關(guān)鍵的內(nèi)部管理工作進行規(guī)范化的剖析、整理，明確相關(guān)工作人員的職責(zé)，將績效考核與獎懲機制掛鉤；同時，還應(yīng)以其日常管理活動為中心，對公共圖書館的經(jīng)濟活動進行預(yù)測、組織、協(xié)調(diào)、分析與控制。

改善信息溝通與監(jiān)督機制，加強風(fēng)險防范

1.明確預(yù)算編制要求

公共圖書館財務(wù)管理工作人員在圖書館財務(wù)處提出預(yù)算編制時，不能單純地采用“上年基數(shù)+本年調(diào)整”的方法，而應(yīng)采用“零基預(yù)算法”，向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，主動與館內(nèi)各個部門聯(lián)系，并根據(jù)各個部門的實際工作，對各個部門進行深層次的調(diào)研，密切關(guān)注公共圖書館領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，并運用會計學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等相關(guān)核算方法進行分析、比對，對項目資金的需求進行全面分析，對項目的實施進行風(fēng)險評價，制訂項目預(yù)報案。上述工作的開展需要依托公共圖書館良好的內(nèi)部控制環(huán)境，以確保權(quán)責(zé)分明，完善組織機構(gòu)。

2.監(jiān)督預(yù)算進行有效的項目驗收

預(yù)算撥款一旦下達，就需要將預(yù)算案的實施和驗收貫穿于整個項目運作和管理的全流程。公共圖書館要有完善的管理體系，包括審核計劃執(zhí)行、預(yù)算執(zhí)行進度。財務(wù)部門要將財務(wù)收支與人力、物力、先進技術(shù)等進行綜合比較，對項目的關(guān)鍵資料進行審核，并定期審查項目的關(guān)鍵資料，包括可行性研究報告、合同審批單、項目審批報告等，及時降低、分擔(dān)和規(guī)避潛在的風(fēng)險，提升工作效能。在申報時，要對原始單據(jù)進行嚴格審核，保證其能真正反映出資金流向趨勢，確保費用計算的精確度，做到資料具有真實性、賬目清楚、有關(guān)憑證保存合理。在預(yù)算執(zhí)行和考核中，相關(guān)部門應(yīng)協(xié)同配合，相互監(jiān)督。例如，圖書資源建設(shè)部門的采編人員負責(zé)文獻資料的選購，編目人員負責(zé)驗收，并對圖書文獻清單進行核對；文獻流通部門負責(zé)對圖書館出借資料的數(shù)據(jù)進行審查；各部門負責(zé)人聯(lián)合對項目執(zhí)行情況進行監(jiān)督；財務(wù)管理人員負責(zé)原始單據(jù)的核對；資產(chǎn)管理人員負責(zé)錄入。公共圖書館應(yīng)綜合、協(xié)調(diào)財務(wù)管理工作，及時核對賬目，統(tǒng)計和核實館內(nèi)的檔案和固定資產(chǎn)，保證公共圖書館財務(wù)資金的有效使用，為廣大讀者提供更好的圖書館服務(wù)，提升公共圖書館的服務(wù)效能。

3.制定公共圖書館財務(wù)評估指標系統(tǒng)

根據(jù)我國公共圖書館的財務(wù)管理活動開展現(xiàn)狀，公共圖書館內(nèi)部控制工作應(yīng)堅持整體動態(tài)完善等基本理念，制定一套能夠體現(xiàn)公共圖書館整體財務(wù)能力和業(yè)績水平的評估標準。財務(wù)綜合能力指標能夠體現(xiàn)財務(wù)資金的來源和規(guī)模。財務(wù)業(yè)績評價是圖書外借率、電子資源使用率、館藏圖書擁有量、固定資產(chǎn)比例等方面的綜合評價。公共圖書館應(yīng)合理應(yīng)用財務(wù)分析技術(shù)手段，并與評估指數(shù)相結(jié)合，以提高公共圖書館的資金利用率。

引入經(jīng)費監(jiān)督和評價制度

要想有效地解決公共圖書館資金不足的問題，公共圖書館要積極向外部爭取，并在內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督評價制度，確保正確使用資金，實現(xiàn)開源節(jié)支。第一，建立健全監(jiān)督與評價的制度，構(gòu)建標準體系，進行評估定級，強化分類管理。這要求監(jiān)管機構(gòu)明確自身責(zé)任，定期進行監(jiān)督和考評。第二，制訂科學(xué)、合理的公共圖書館經(jīng)費預(yù)算案。第三，明確資金的用途，清晰地了解各個項目或活動的資金需求。第四，對公共圖書館各項業(yè)務(wù)獲得的經(jīng)濟效益和社會效益進行統(tǒng)計與評價，通過對其成果的研究，可以看出公共圖書館的閱讀推廣活動或者服務(wù)開展情況對圖書館運行管理的影響。

綜上所述，現(xiàn)階段的公共圖書館還存在諸多管理問題，主要表現(xiàn)為財務(wù)管理不到位和管理能力不強，故而無法解決目前存在的財務(wù)管理問題。因此，公共圖書館應(yīng)立足于實際，歸納梳理新的財務(wù)管理工作規(guī)范，制訂全新的管理方案。在實際管理工作開展過程中，財務(wù)管理工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變自身對公共圖書館財務(wù)管理的傳統(tǒng)認知，引進現(xiàn)代化管理理念，將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分應(yīng)用于財務(wù)管理，加快構(gòu)建監(jiān)督管理體系，堅持財務(wù)管理的公開透明原則，切實提高公共圖書館的財務(wù)管理獨立性，以便更好地解決當前財務(wù)管理中存在的諸多問題，推動公共圖書館的持續(xù)健康發(fā)展。

（作者單位：昆明市圖書館）