信息技術應用于企業物資采購管理的研究

摘 要：信息化背景下，企業物資采購管理水平不斷提高，通過在采購管理過程運用信息技術，不僅能保證采購工作效率，也利于提高采購管理水平。基于此，為了全面地開展企業物資采購管理，需要相關工作人員加強對信息技術的運用，全面有效地助力企業發展。通過具體分析，總結了企業物資采購管理過程應用信息技術的優勢，總結了有效的應用措施，希望分析能提高實踐研究水平。

關鍵詞：信息技術；企業；物資采購；管理

引言

現階段，在企業開展物資采購管理工作過程中，有效地運用信息技術手段是必要的，此階段要結合企業物資采購管理工作開展實際，有針對性地提出更加完善的管理機制，建立信息化物資采購管理平臺，提高電子商務采購水平，借助有效的技術構建更加完善的企業物資采購體系，從而促進企業全面發展。

一、信息化技術的應用優勢

網絡技術在社會的發展下日益取得進步，提高了信息傳遞的速度，網絡能夠讓人們向遠方傳送消息，對企業采購工作而言價值非常大。采購經理可以從網絡上搜集資料信息，實施全面分析和詳細比較物料的操作，進而選出與企業相適應的一些物料，對企業資源物資管理效率的提高很有利。采購的基本特點是產品類型多，生產流程復雜化，不僅工藝復雜，而且還有比較大的需求量。供貨方、采購方、人員等信息很難透過人工計算法開展以往的統計和分析工作。全球范圍目前競爭很大，國內企業在采購、生產、運輸和銷售時，都要讓采購、生產、運輸和銷售的時間能夠縮短，當然也要讓供給、生產、運輸和銷售的距離能夠縮短，因此在企業物料采購管理中，運用信息技術是發展的大趨勢，也是非常重要的環節。

（一）簡化企業物資采購流程

傳統意義上，工業品在采購交易鏈路方面，屬于比較復雜的情況，價格也是不統一的，需要進行詢價、比價、審核等操作，而通過信息化技術的實施，電商平臺的采購可以通過多端來實現，不僅操作相對簡便，費用可以控制，而且可以將上游供應鏈整合進來，讓商品流通渠道能夠減少。采購企業可利用線上將流程操作與管理全部完成，在采購與管理效率提高的同時讓降本增效能夠真正實現。另一個層面來講，傳統工業品采購的貨源相對分散化，難以把握控制品質，供應商組織的流程也很復雜，產生問題比較麻煩，需要層層進行審批，讓售后的服務時長有所增加。在企業物資采購中，運用信息技術可以提供標準服務，由專業團隊來處理售后問題，采購商可以享受一對一的咨詢，還可以讓客戶問題得到迅速而有效的解決。

（二）提升企業的核心競爭力

企業在實施采購信息化管理過程中，要重視全面地進行管理優化，包括人員素質綜合、管理過程標準化、業務過程自動化等。在以后的發展中可讓傳統信息傳輸方式得以改進，建立統一完整的網絡系統，進而全面實現多系統業務數據的整合。也可以參與市場經濟競爭，讓企業改革加速，進一步完成體制的現代化。

（三）有助于強化供應鏈管理

企業在信息化環境中，需要對市場供求信息的變動性有準確的把握，以此實施生產任務的調整，這當然也增加了采購管理的不確定性，所以現代化企業最重要的就是供應鏈，要實施彈性化管理，更好地應用市場信息的變動。對于采購管理信息化建設而言，本質上有利于供應鏈彈性管理的強化，為工作人員采購工作的靈活開展提供支持，促使采購數量得到優化。市場如果是在波動的時期就不樂觀，工作人員必須讓采購數量降低，采用保守管理的采購方式。但未來生產環境如果是良好發展態勢，就可以嘗試采用積極采購的方式，適當讓采購數量不斷增多，為生產線的良好運行供給足夠的原材料。

二、信息技術應用于企業物資采購管理的措施

（一）建立信息化物資采購管理平臺

實施采購的過程中企業先要建立采購管理的系統，各個部門要把需要的物資數量和質量都記錄好，并且還要記錄好物資的消耗，有利于在以后物資采購時進行有效分析與統計，進而讓工作質量能夠增強。第一，和一線人員保持良好的聯系，對生產一線和后勤部的需要及時掌握，建立反饋的科學化、合理化系統，預防出現物資短缺的一些情況，也要避免有資源過剩的危機存在。第二，采購管理系統的搭建，讓企業內部資源的需求能夠得到了解，在資料采集與組織完成以后，要采集并整理供應商的數據信息。物資采購中可以運用網絡信息，采集不同供貨商的數據信息，在交流中記錄好各種物資的價格、物資的質量以及物資成交數量等，進而完善訂購系統，讓采購管理的信息化進程能夠加快。第三，采購人員可依據詳細資料分析調查選擇質量好、價格適當的供貨商，進而讓采購時間能夠縮短，讓人力資源和物力資源都能得到減少，運用信息化技術，可以全面提高企業管理能力。第四，定期運用網絡平臺，分析記錄各種商品信息，確保企業采購工作的科學性與合理性，以此為企業創造良好的收益。通過有效的平臺建設，不僅能加強企業物資采購管理水平，也利于提高工作人員工作效率，從而助力企業全面發展。

（二）提高企業物資采購管理質量

采購工作充分體現了采購工作人員的專業水平，需要對業務的基本流程熟悉，也要有良好的工作素養。與企業當前發展狀態相結合，合理規劃物資采購，確保順利實施生產流程，還要讓成本得到有效節約。計劃制定的過程中要多考慮物資供應需求與實際庫存狀態，詳細分析后制定采購計劃，讓采購計劃的有效性增強。企業在正常生產中，要確保不受到負面影響，避免出現采購時浪費的情況，把控制工作落實好。如果有計劃變更要及時對工作策略加以改變，也要將應急方案提出來，避免因盲目采購帶來損失。

簽訂合同當中的談判能力是工作人員必須掌握的，當然也要對談判方式和具體流程明確化，熟悉采購政策的基本要求，從而在工作時將內容落實好。作為工作人員，應該將客戶與供應商、生產商的需求明確化，運用較為先進的信息技術分析數據信息，讓有效聯系能夠實現。綜合分析采購的相關成本，從多方面入手考慮采購物品類型的選擇。工作人員也要有扎實的知識基礎和采購經驗，才能準確判斷出質量情況，以此助力實施科學化的選擇。

采購工作人員在工作質量水平和管理水平的提高方面，需要在業務培訓上繼續加強，讓物資采購管理質量提高，不僅要讓思想意識培訓能夠完成，而且還要讓業務能力培訓實現。在具體培訓當中，將質量問題和工作中產生的工作案例融入進來，讓物資管理人員能夠考慮問題解決的方式，學習問題解決的技巧。另外，需要引導物資管理人員對目標采購產品質量標準和采購流程加以熟悉，也讓管理人員可以對工作的開展明確化。實際工作中要依據專業化標準，展開招標采購工作，規范管理采購行為，選擇資質合格的供應商，注意必須通過國家機構質量認證，要求供應商呈現出自身產品質量和制造體系，以此在采購決策時提供支持，淘汰掉可能有質量問題的供應商。關于合同談判工作不是簡單的工作，需要讓工作職責、雙方責任都能夠明確，還要在合同中標明采購物資的相關信息，這樣有利于實施對照管理。

（三）重視企業物資電子商務采購

電子商務采購的強化，是利用電子商務專業平臺，選擇適合的供應商將采購工作完成，而且在溝通上不需要線下進行。第一，運用網絡平臺實施線上交易，在平臺及時進行交流，采購人員和供應商可以開展信息交流，也可以運用搜索尋找和要求匹配的供應商，以此讓成功交易能夠實現。第二，電子商務采購的科學應用，可以讓傳統采購局面得到相應轉變，讓采購的成本有效被降低，避免有庫存積壓情況，推動資源的有效性利用，讓資金的高效運轉得到實現。第三，電子商務采購給采購管理創造了全新機遇，跨越傳統模式的制約和限制，讓采購流程的公開與明確最大化實現。該方式讓市場規模擴大，讓很多手續得到簡化，還讓工作效率得到增強，進一步奠定了企業的發展基礎。第四，電子商務在采購質量、采購效率方面的不斷提高，需要運用信息技術，建設電子商務采購專業平臺。運用信息化管理的方式采購物資，還要讓不同物資采購環節能夠銜接起來，有效避免物資浪費的問題。第五，信息技術的應用可以讓內部網絡向外部網絡銜接，讓采購平臺建設更為專業化，讓平臺運用作用有充分體現。第六，電子商務采購要注意訂購單，審核訂單的正確填寫。在供應商與選擇供應商方面要進行相關對比，實施多種方式的調研。第七，運用網絡與計算機軟件讓工作效率得到提高，推動工作水平的提高，為工作人員減少壓力，讓人工出錯的問題避免，同時讓采購質量和采購效率不斷得到提高。

（四）加強對企業物資采購的監管

監管工作是非常重要的環節，在工作當中不能被忽略，尤其是在平時工作的過程當中，最為重要的監管工作就是物資采購，需要制定較為完善的監管體系，讓采購管理制度化真正得到實現。第一，負責采購的工作人員的工作是要把監管控制做好。依據工作標準制定管理的制度，如此違規行為才能得到相應避免。第二，比價采購制度的合理化設置。采購成本對象是采購的具體價格，比價采購是對價格調整的方式。采購時可以利用比價方式動態監管采購，充分了解全過程，讓符合企業發展需求下可以采用的低成本策略能夠明確化。第三，在企業監管環節，把私密采購環節采用的公開方式合理納入進來，避免對采購工作的進程不了解。第四，分散化集中權力，讓權力過度集中的問題得到解決，也要平均化生產權益。第五，制定比價招標采購制度，嚴格依據相關法律實施監督管理，讓招投標工作在公平、透明環境下得到最大程度上的保證。

費用審批制度的科學化實現，涉及的主要成本費用有兩個，分別是采購經費和倉庫管理經費，與采購成本總支出密切相關，在確保價格和質量統一的基礎上，要在距離近的地方采購需要的物資，讓運輸費用過高的問題得到避免。采購權力全過程監督工作要落實好，讓信息化管理能夠實現，可以運用監控技術讓操作流程監控實現。這里有效監督最重要，不僅要讓管理人員和采購工作人員的相互監督實現，對職責嚴謹的工作考核明確，而且還要對采購人員個人責任意識進行培養，還要根據采購中的工作制度與工作環節實施全面管理，針對成本節約多、采購質量高的人員要獎勵。對違規操作的人員要追究責任，也要給予相應的懲罰。采購成本的有效管理要鼓勵，讓采購質量能夠提高。還需要讓監督部門和員工的相互監管能夠實現，推動監管部門與員工監督的作用能夠有效發揮，避免意外風險的出現。員工參與監督管理工作要積極主動，確保監管中的民主性，也促使監督舉報作用能夠有效發揮出來。

（五）優化企業物資采購數據分析

企業需求計劃有不同會讓工作人員的工作量，在一定程度上加大。因此年度采購計劃工作，可以讓企業物資采購管理工作效率有效提高。年度采購計劃，是規劃全年需求對當前銷售需求信息進行科學分解，依據企業庫存量制定合理化的計劃。采購計劃的模板在編制時，不僅要固定材料的相應類別，而且還要有固定的格式和固定的計算機公式。因此，需要應用計算函數公式的相關運算。

年度采購計劃編制不同于其他編制，主要應該遵循五個有效性的原則：第一，物資采購計劃制定需要結合市場實際需要，依據變化和供給的情況，讓以銷訂購的目標真正實現，進而也讓企業運行過程中的庫存壓力能夠有效減少，這個原則本質上就是市場導向。第二，遵循年度采購計劃的系統化原則，在計劃中有比較強的全局觀，而且有效性也要重視起來。第三，物資采購必須充分滿足質量適宜的專業原則，只有保證產品質量，才能讓交付工作完成。第四，采購的全部物資，需要選用比第三方報價高的方案，還要依據其他信息將成本核算完成，進而讓銷售價格得到合理化制定。第五，物資采購，企業需要嚴格控制好核算的成本，從物資成本入手，選購時注意實施擇優的原則。

結束語

綜上所述，隨著現代化技術的不斷發展，在企業物資采購與管理工作開展過程中，全面地運用信息技術必然能提高物資采購管理質量，從而提高企業整體管理效率。通過以上分析，從多方面探索了借助信息技術開展企業物資管理的措施，希望分析能進一步為企業開展物資采購管理工作提供有效建議。

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