協同費控系統在勘察設計企業中的應用

[摘 要]針對企業費用報銷與費用控制工作繁瑣、重復和存在數據處理風險的情況，廣州市市政工程設計研究總院有限公司與上海泛微網絡科技股份有限公司合作構建費控系統，開發了多維度的預算編制與費用統計、發票信息采集與自動查驗、憑證付款信息推送、實時審批、全員報銷等功能，真正將財務報銷制度細化到流程中，實現了業財深度融合與一體化系統集成，助推企業精細化管理水平大幅提升。

[關鍵詞]勘察設計企業；協同費控；財務報銷；精細化管理

一、實施背景

廣州市市政工程設計研究總院有限公司（簡稱“總院”）創建于1949年11月，現隸屬于廣州市水務投資集團，是以咨詢設計為主業、為工程建設項目全過程提供綜合性服務的科技創新型企業，具有市政公用甲級資質。

近十年來，隨著總院人數、部門數量和業務數量的激增，總院財務工作壓力越來越大。突出體現在費用報銷和費用控制方面。

一方面，在總院財務集中管控的模式下，財務部人員嚴重不足，以致被報銷和費控審核占用過多精力，如無法借助費控信息系統輔助，可能導致總院在財務管理中其他核心業務的提升后勁不足，無法對企業后續的組織架構發展、業務模式發展提供財務業務上的有力支撐。

另一方面，總院目前的借款、付款、報銷三方面的財務數據與業務流程，分散在三個獨立的系統中，還無法做到整體的鏈條管理，也還不能被系統的抽取以做后期的多維度統計分析。

因此，亟需利用信息化、數字化技術，建立一套鏈條完整的費控系統以整合報銷與費控業務，同時為將來的財務大數據分析提供數據基礎。

二、實施過程

（一）明晰需求

1.目前，總院的借款、付款、報銷三方面財務數據與業務流程分散在三個獨立的系統中，分別是理正系統、用友U8系統和網銀系統，既無法做到整體的鏈條管理，也不能被系統的抽取以做后期的多維度統計分析。

2.目前，總院僅按“部門+費用”二維口徑編制預算，無法對應到項目信息，且各部門的預算編制人員無法實時獲得預算執行情況信息。

3.當前，總院采用紙質報銷，由每個部門的指定文員收集各自部門的票據，先簡單篩查一遍發票的合規性，然后根據業務內容和費用類型的不同整理好，將發票粘貼好并填寫報銷單，最后傳遞給部門領導審核簽字。財務人員收到審批手續齊全的報銷單后，需由審核人工校驗發票真偽、檢查電子發票的重復報銷、判別費用標準等一系列繁瑣的工序，才能制單并支付款項。

（二）明確目標

通過開發建設協同費控系統，來實現多維度的預算編制與費用統計、發票信息采集與自動查驗、憑證付款信息推送、實時審批、全員報銷等功能，將財務報銷制度細化到流程中，由系統判定代替人工識別，提高審核效率的同時還降低了誤差的發生率。通過上線協同費控系統，可將每一筆費用按項目歸集，有利于總院項目核算管理工作的深入推進。

協同費控系統上線后擬達到以下效果：

1.報銷人員不再局限于部門文員，可實現全員報銷。報銷人員將發票錄入到系統后，即可由系統自動校驗并返回結果，判定發票是否可以報銷。報銷人員無須翻閱報銷制度，而是由系統指引填寫報銷單據，做到不漏報、不錯報。報銷流程提交以后，還可隨時查看流程進度，跟蹤報銷款的支付信息。

2.部門領導可通過電腦端或移動端處理報銷單據，利用碎片時間做到實時審批，同時可以調閱本部門的費用數據，快速掌握項目整體支出，合理控制預算的使用。

3.報銷人員與審批人員可借助系統快速識別財務合規風險，從多維度識別節假日發票、判斷人員級別與費用標準、判斷預算剩余額度等操作，使報銷流程與報銷內容符合財經紀律要求。另外，通過系統輔助來減少肉眼識別和手工匹配導致的誤差，有助于財務人員高效完成基礎核算工作，從而有更多時間和精力來服務于財務分析工作。

4.將預算、借支、報銷與支付等多種財務相關信息做集成，僅在一個系統上即可完成整個流程的工作，大大提高了信息的處理速度。而且通過提高報銷效率還能達到減少費用借款的效果，提高企業的運轉效率。

（三）搭建系統

基于以上項目背景，財務部與信息中心通過前期調研，論證了費控管理電子化、智能化的可行性。在與多家軟件公司溝通對比后，決定與上海泛微網絡科技股份有限公司（簡稱“泛微”）合作開發建設費控系統，來實現多維度的預算編制與費用統計、發票信息采集與自動查驗、憑證付款信息推送、實時審批、全員報銷等功能。將財務報銷制度細化到流程中（如圖1所示），由系統判定代替人工識別，提高審核效率的同時還降低了誤差的發生率。

實現的系統功能指標如下：

1.協同管理

一個涵蓋預算管理、成本控制、發票智能識別與管理、商旅平臺、借款報銷支付一體化的企業費用控制系統。通過該費控系統，可實現多維度的預算編制與費用統計、發票信息采集、自動識別與查驗、憑證付款信息推送、實時審批、全員報銷等功能，將財務報銷制度精細化到流程中，由系統判定代替人工識別，提高審核效率的同時還降低誤差的發生率。通過OCR圖像識別的方式，智能識別、校驗發票，并根據企業財務管理制度進行標準化的違規判定，強化財務報銷業務的事前與事中控制。通過上線費控系統，將每一筆費控按項目歸集，將項目核算數據和生產經營數據進一步打通，以加強在業財融合、報銷流程制度、預算績效考核制度、資金管理、決策支持等方面應用，從而支撐各方面的協同發展，促進新時期的戰略變革，實現數字化管理轉型。

2.財務自動化歸口管理

系統將報銷、借款數據自動規整，待財務審核確認后根據單據申請人，部門同步數據至對應的用友賬套形成相應的憑證，包含總院、17家分院以及7家子公司共計25個賬套。按照企業財務管理要求自動合并計算匯總包括：以項目核算為基礎的費用數據、預算執行情況表、項目當期毛利表數據，從而滿足業務逐漸向以項目為導向、精細化管理要求，滿足《企業會計準則》中對成本確認和計量的要求，滿足同行業上市公司核算慣例及證監會審核要求，滿足監管機構關于上市后信息披露的要求（如圖2、圖3、圖4所示）。

三、實施效果

費控系統自2020年11月上線以來，成效顯著。具體體現在以下幾個方面：

（一）全員報銷。報銷人員不再局限于部門文員，可實現全員報銷。報銷人員將發票錄入到系統后，即可由系統自動校驗并返回結果，判定發票是否可以報銷。報銷人員無須翻閱報銷制度而是由系統指引填寫報銷單據，做到不漏報、不錯報。報銷流程提交以后，還可隨時查看流程進度，跟蹤報銷款的支付信息。

（二）線上審批。部門領導可通過電腦端或移動端，利用碎片時間實時審批、處理報銷單據，同時可以調閱本部門的費用數據，快速掌握項目整體支出，合理控制預算的使用。

（三）智能識別。報銷人員與審批人員可借助系統快速識別財務合規風險，從多維度識別節假日發票，判斷人員級別與費用標準，判斷預算剩余額度等操作，使報銷流程與報銷內容符合財經紀律要求。另外，通過系統輔助可以減少肉眼識別和手工匹配導致的誤差，有助于財務人員高效完成基礎核算工作，從繁重的重復型工作中解脫出來。由交易處理型財務轉為決策支持型財務，上線費控系統相當于新增1名財務機器人，更是節省了總院的人力成本。

（四）圖像識別技術與管理制度智能化結合。采取發票智能識別技術、校驗根據企業財務管理制度進行標準化的違規判定，更多地將企業的財務控制前移至業務前端，強化財務報銷業務的預算、事前與事中控制，提升財務質量。

（五）信息集成。將預算、借支、報銷與支付等多種財務相關信息做集成，僅在一個系統上即可完成整個流程的工作，大大提高了信息的處理速度。而且通過提高報銷效率還能達到減少費用借款的效果，提高企業的運轉效率。

（六）業務標準化。為企業打造了統一的預算費控信息系統平臺，助力企業實現操作模式標準化、業務流程標準化、財務標準統一化。

（七）加強決策支持。所有財務基礎數據得到完整存儲，決策層通過系統可查詢各種數據信息，為企業全面的數據分析奠定基礎，為管理決策提供強有力支撐，提升企業管理水平。

四、主要創新點

（一）業財深度融合與一體化集成

目前國內外大部分勘察設計院尚達不到深度融合。業務與財務的“一體化運營”重點在于企業業務、財務活動的相互深度融合交叉。通過上線協同費控系統，將每一筆費用按項目歸集，將項目核算數據和生產經營數據進一步打通，以加強在業財融合、報賬流程制度、預算績效考核制度、資金管理、決策支持等方便應用，從而支撐各方面的協同發展。

（二）全鏈條業務與財務的一體化融合

協同費控系統全面梳理了企業經營業務管理流程，清理及優化原有的業務數據，解決原來業務系統數據邏輯關系脫節、沖突的問題；通過智能的工作流模式，由系統在流程審批過程中自動生成基礎數據，減少人工重復輸入，加強信息溝通的及時性、數據臺賬的準確性。實現管理一體化、規范化，使企業規章制度有效地貫徹落實。

（三）加強成本控制、推動精細化管理水平，降本增效

建立費控系統，有助于業務部門重視成本開支，將項目管理往精細化方向發展，提高企業經營效率和效益；開發了圖像識別技術與管理制度智能化結合的管理技術；采取發票智能識別、校驗并根據企業財務管理制度進行標準化的違規判定，強化財務報銷業務的事前與事中控制。

五、結語

截至2022年5月，費控系統現有版本已運行19個月，系統已實現多維度的費用統計、發票信息采集與自動查驗、憑證付款信息推送、實時審批、全員報銷等功能。

目前，總院各管理辦法的內控要求已細化到流程中，由費控系統判定代替人工識別，每一筆費用實現按項目歸集，在提高審核效率、保障交易合規性的同時，降低了誤差的發生率，進一步推動了總院項目核算管理工作高效開展。

下一步，總院將通過“業財一體化”平臺的建設，升華管理理念，提升管理水平，調動全員積極性，有計劃分階段的進行實施，不斷調整與修正、完善方案，最終實現平臺的搭建目標，為實施混合所有制改革和未來IPO上市打下堅實的基礎。。

編輯/王盈 統籌/李蘇