提升城市建設(shè)檔案利用服務(wù)能力淺論

摘要：“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中提出要提升檔案利用服務(wù)水平，要切實(shí)提升檔案館公共服務(wù)能力，持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境，簡化檔案利用程序，滿足人民群眾的檔案信息和檔案文化需求。介紹城市建設(shè)檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀、存在的問題，分析城市建設(shè)檔案利用服務(wù)新要求，提出新形勢下提升城市建設(shè)檔案利用服務(wù)能力建議。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè); 檔案利用; 服務(wù)水平; 信息化

中國分類號：G273A

［定稿日期］2023-02-21

［作者簡介］蒙艷姿（1984—），女，碩士，高級工程師，研究方向?yàn)闄n案館建設(shè)和管理、城市建設(shè)和自然資源類檔案的管理與利用。

1 城市建設(shè)檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀分析

城市建設(shè)檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等有關(guān)活動中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件資料。是城市自然面貌和城市建筑物、構(gòu)筑物、地上和地下管線等各項(xiàng)建設(shè)的真實(shí)記錄。隨著近年來城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，城市建設(shè)檔案入館率逐年提升，相關(guān)單位和公眾對檔案查詢利用的需求也進(jìn)一步增強(qiáng)。

1.1 常用城建檔案的單位

目前，利用城建檔案的單位主要包括：政府相關(guān)職能部門、建設(shè)工程設(shè)計監(jiān)理施工相關(guān)單位、建設(shè)工程管理運(yùn)營單位、科研機(jī)構(gòu)高校院所等，查詢的社會團(tuán)體、組織和公眾主要包括：小區(qū)業(yè)委會或物業(yè)公司、產(chǎn)權(quán)人、律師等。

1.2 主要查詢內(nèi)容

在查詢內(nèi)容上，主要包括3類：

（1）建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案，包括綜合性文字材料，土建、給排水、電氣、消防相關(guān)材料，地勘報告、釬探記錄，竣工圖等。

（2）管理類檔案，包括規(guī)劃許可證及總平面圖、用地許可證及用地紅線圖、施工許可證、規(guī)劃設(shè)計條件通知書、規(guī)劃驗(yàn)收合格證等。

（3）竣工備案檔案，包括竣工驗(yàn)收備案表、聯(lián)合驗(yàn)收意見、消防驗(yàn)收報告等。

1.3 主要用途

利用用途主要包括：安裝燃?xì)狻⑺芨墓堋⒌罔F設(shè)計、房屋裝修、安裝電梯、單位存檔、單位結(jié)算評獎、產(chǎn)權(quán)分割交易、糾紛訴訟、驗(yàn)收核實(shí)、辦理案件等。

1.4 存在的問題

在提供檔案利用服務(wù)的過程中，因重視程度不夠、政策宣傳不到位、先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用不廣泛、信息化程度不高等原因影響，往往在城市建設(shè)檔案利用服務(wù)過程中出現(xiàn)問題：

（1）檔案利用主體問題。隨著城建檔案作用的進(jìn)一步發(fā)揮以及相關(guān)單位個人對獲取信息的需求，檔案利用主體進(jìn)一步擴(kuò)大，出現(xiàn)與已有規(guī)則不匹配而無法查詢利用檔案的情況。

（2）程序利用問題。一方面在優(yōu)化營商環(huán)境的大背景下，相關(guān)證明材料已逐步精簡，需同步對查詢程序和要件進(jìn)行簡化；另一方面隨著科技信息的發(fā)展，需進(jìn)一步提升查詢自助化水平。

（3）檔案利用內(nèi)容問題。目前，檔案利用主要圍繞結(jié)論性文件，但公眾對過程性文件的查詢需求進(jìn)一步增強(qiáng)，矛盾進(jìn)一步凸顯。

2 城市建設(shè)檔案利用服務(wù)新要求

2.1 新形勢下檔案利用工作有了新要求

2021年，習(xí)近平總書記在慶祝中國共產(chǎn)黨成立100周年重大歷史時刻對檔案工作作出了重要批示，要求“加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實(shí)施好新修訂的檔案法，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，特別是要把蘊(yùn)含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進(jìn)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和關(guān)機(jī)工作大局、服務(wù)好人民群眾”。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也對檔案利用服務(wù)提出了“檔案利用服務(wù)達(dá)到新水平。以人民為中心的檔案服務(wù)理念深入人心，檔案開放力度明顯加大、共享程度顯著提高、利用手段更加便捷，檔案資政服務(wù)、公共服務(wù)、文化教育能力明顯提升”的新要求，要求要深入推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)，提升檔案利用服務(wù)能力，持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境，簡化檔案利用程序，滿足人民群眾的檔案信息和檔案文化需求。國家檔案局、省市及基層檔案管理部門也將檔案利用工作納入了年度工作計劃，積極推進(jìn)。

2.2 新時期人民群眾對檔案利用有了新需求

隨著城市建設(shè)及百姓維權(quán)意識的增強(qiáng)，更多的單位或個人因工作或涉及個人利益，需要利用檔案，新增了大量檔案查詢需求人群。如相關(guān)行政部門因公需要利用檔案、院委會需要利用自身管理的院落檔案、科研機(jī)構(gòu)（院校）或?qū)W生因?qū)W術(shù)研究需要利用檔案、房屋租賃方需要利用檔案等。單位或個人查詢檔案需提交要件并根據(jù)程序?qū)徟蠓娇衫茫趯?shí)際工作中，部分查詢主體無法按要求提供要件，又因各種原因欲查詢利用過程性文件，且在審批流程和審批時限上都提出了更高的要求。特別是在當(dāng)前“放管服”改革背景下，要優(yōu)化營商環(huán)境，增強(qiáng)群眾獲得感，需要進(jìn)一步精簡要件、簡化流程，提供人性化服務(wù)。此外，現(xiàn)代社會節(jié)奏加快，社會公眾在利用方式上也提出了新需求，如網(wǎng)上查閱、遠(yuǎn)程查看、在線下載、拷貝電子數(shù)據(jù)等。

2.3 科技信息進(jìn)步對提高檔案利用水平提出新要求

近年來，科技信息進(jìn)步特別是信息化和自動化領(lǐng)域的長足發(fā)展，對檔案利用水平提出了新的要求。

（1）城建檔案數(shù)字化程度需進(jìn)一步提高。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)全過程的記錄，其種類不斷增加，并在各個領(lǐng)域不斷發(fā)揮作用，利用頻率和利用場景不斷擴(kuò)大，檔案價值進(jìn)一步提高。為了滿足利用要求，同時保護(hù)檔案，應(yīng)不斷加大檔案的數(shù)字化程度，應(yīng)用高速掃描儀等輔助設(shè)備，快速、準(zhǔn)確、及時地開展檔案掃描，提高檔案的數(shù)字化率，為檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。

（2）城建檔案智慧化管理需加強(qiáng)。目前，檔案管理依然以人工管理為主，檔案的入庫、上架、盤點(diǎn)主要靠人工進(jìn)行，存在檔案存放順序易被打亂、檔案查找耗時長、檔案盤點(diǎn)操作不科學(xué)、信息更新滯后等問題。需應(yīng)用先進(jìn)科技手段，實(shí)現(xiàn)檔案基本信息管理、檔案盤點(diǎn)和檔案利用多環(huán)節(jié)管理智能化［10-12］。

（3）城建檔案自助化查詢手段必須拓展。推動檔案利用便捷化、智能化、人性化是城建檔案信息化的重要趨勢。當(dāng)前，受硬件設(shè)施和辦公場地等資源配置因素制約，檔案利用窗口服務(wù)數(shù)量有限、服務(wù)方式單一，均導(dǎo)致窗口服務(wù)效率無法滿足日益增多的利用需求，排隊等候人數(shù)較多、時間較長，也在一定程度上影響了利用者的查檔體驗(yàn)。創(chuàng)新應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)服務(wù)轉(zhuǎn)型升級，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)城建檔案窗口服務(wù)模式現(xiàn)實(shí)意義顯著。

3 新形勢下提升城市建設(shè)檔案利用服務(wù)能力建議

在城市建設(shè)社會化程度越來越高、城建檔案與城市工程建設(shè)聯(lián)系日益緊密、城市建設(shè)檔案利用需求不斷增加的新形勢下，只有進(jìn)一步增強(qiáng)城建檔案意識、加快推進(jìn)智慧化檔案管理體系建設(shè)、建立完善優(yōu)質(zhì)服務(wù)機(jī)制，才能使城建檔案更好地服務(wù)黨和關(guān)機(jī)工作大局、服務(wù)好人民群眾。

3.1 進(jìn)一步增強(qiáng)城建檔案意識

3.1.1 加強(qiáng)城建檔案社會公眾宣傳

城建檔案的作用日益顯著，但在非查詢需要的情況下，群眾對其了解甚微。因此，可采取多種形式、利用多渠道廣泛開展城建檔案宣傳工作，宣傳城建檔案的重要性，提高知曉度。可通過公共交通如地鐵視頻循環(huán)播放、展板實(shí)時展示，下沉社區(qū)開展宣傳，并可借助“6·9”國際檔案日開展系列宣傳，向社會公眾普及城建檔案的意義和作用，普及城建檔案相關(guān)知識，引導(dǎo)群眾加深城建檔案工作的認(rèn)知。

3.1.2 加強(qiáng)城建檔案移交規(guī)范化宣講

可進(jìn)一步深入移交單位、建設(shè)單位開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。深入項(xiàng)目現(xiàn)場，對歸檔內(nèi)容和移交流程進(jìn)行詳細(xì)講解，了解項(xiàng)目的進(jìn)展和資料收集情況，對已形成的部分檔案進(jìn)行檢查，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。加強(qiáng)事中業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范建設(shè)工程檔案管理，確保工程竣工后檔案齊全、完整、規(guī)范，及時歸檔。

3.1.3 做好檔案利用的跟蹤回訪工作

檔案館工作人員可定期對檔案利用這進(jìn)行回訪，了解城建檔案利用的效果和問題，進(jìn)一步分析梳理群眾訴求，并可反向促進(jìn)完善檔案收集、檔案整理、檔案著錄等環(huán)節(jié)內(nèi)容，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。同時，選取整理典型利用案例，展示城建檔案的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值，更好地服務(wù)于社會。

經(jīng)營與管理蒙艷姿， 賴麗娟： 提升城市建設(shè)檔案利用服務(wù)能力淺論

3.2 加快推進(jìn)智慧化檔案管理體系

3.2.1 提升實(shí)體檔案數(shù)字化水平

實(shí)體檔案的數(shù)字化率是檔案信息化的基本數(shù)據(jù)支撐，直接影響著數(shù)字化檔案的可利用率。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，可應(yīng)用高速掃描儀對圖像進(jìn)行采集，形成專有格式的數(shù)字化檔案；可應(yīng)用OCR等設(shè)備對內(nèi)容進(jìn)行識別，輔助開展檔案著錄，豐富檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)屬性項(xiàng)，便于對各類檔案進(jìn)行模糊和精確查找。在城建檔案領(lǐng)域，掃描、著錄重點(diǎn)和難點(diǎn)的A0及超大圖幅A0+圖紙，可使用工程掃描設(shè)備或特種掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，確保圖紙及時、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換為數(shù)字化影像。對于聲像檔案，可借助照相機(jī)、攝像機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，及時錄入管理系統(tǒng)，按時完成數(shù)據(jù)光盤刻錄。已形成的數(shù)字化成果，要定期開展異地備份，確保數(shù)據(jù)遇到重大災(zāi)害時可恢復(fù)。

3.2.2 推進(jìn)信息系統(tǒng)建設(shè)

管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用是檔案信息化的基本保障。要開發(fā)建設(shè)符合新形勢下檔案管理要求的綜合管理、應(yīng)用平臺。平臺應(yīng)貫穿檔案收集、整理、質(zhì)檢、管理、利用全過程，功能上應(yīng)具備紙質(zhì)檔案、數(shù)字化檔案、電子檔案的檔案收集、成果接收、檔案移交、庫存管理、入庫記錄、出庫記錄、查閱記錄等業(yè)務(wù)辦理需要，和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、全宗管理、權(quán)限管理、日志記錄、用戶記錄等基本功能，以及數(shù)據(jù)報表、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)挖掘等應(yīng)用分析功能，以實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案、數(shù)字化檔案、電子檔案一體化管理。

3.2.3 應(yīng)用RFID技術(shù)建立智慧庫房管理系統(tǒng)

RFID（Radio Frequency Identification）是一種利用無線射頻方式實(shí)現(xiàn)雙向數(shù)據(jù)交換的非接觸通信技術(shù)，其通過對射頻卡或電子標(biāo)簽記錄媒體進(jìn)行讀寫，能夠快速完成信息傳輸和目標(biāo)識別。可在信息技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合無線射頻識別（RFID）技術(shù)，設(shè)計智能檔案庫房管理系統(tǒng)，通過使用標(biāo)簽（檔案標(biāo)簽和層架標(biāo)簽）、手持盤點(diǎn)設(shè)備、檔案智能盤點(diǎn)車、館員工作站、門禁系統(tǒng)、標(biāo)簽打印機(jī)等設(shè)備，設(shè)置集基本信息管理、數(shù)據(jù)同步、權(quán)限管理和系統(tǒng)管理、上下架、盤點(diǎn)、利用核卷、抽查核卷、順架、檔案查詢、檔案出入庫管理、檔案借閱管理等功能于一體的智慧庫房管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)基本信息存檔、檔案盤點(diǎn)以及檔案利用等多個檔案管理環(huán)節(jié)的自動化、高效化管理。

3.2.4 探索檔案自助查詢、遠(yuǎn)程查詢新機(jī)制

傳統(tǒng)的檔案窗口服務(wù)不同程度存在排隊等候人數(shù)多、等待時間長的問題，影響了利用者的查檔體驗(yàn)。因此，可創(chuàng)新應(yīng)用信息技術(shù)，開發(fā)構(gòu)建城建檔案自助查詢一體化系統(tǒng)，促進(jìn)服務(wù)轉(zhuǎn)型升級，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)城建檔案窗口服務(wù)模式。自助系統(tǒng)應(yīng)具備字段檢索查檔、點(diǎn)選或框選地圖查檔、查檔結(jié)果打印、與搭載平臺無縫銜接、系統(tǒng)管理和信息統(tǒng)計等功能，實(shí)現(xiàn)群眾不排隊、全自助、智慧化開展檔案查詢。此外，可借助線上身份校驗(yàn)等手段，利用電子郵件、官方網(wǎng)站、第三方政務(wù)平臺等載體提供遠(yuǎn)程查詢服務(wù)，讓群眾不必到達(dá)窗口即可獲得查檔服務(wù)。

3.3 建立完善優(yōu)質(zhì)服務(wù)機(jī)制

3.3.1 進(jìn)一步完善檔案查詢利用規(guī)則

明確機(jī)關(guān)文書、專業(yè)、科技、會計、聲像、實(shí)物檔案、建設(shè)工程等檔案提供利用的對象，利用的流程、要件以及程序。在可利用主體上，對于相關(guān)法律法規(guī)未明確檔案利用主體范圍的，可結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，通過檔案主管部門或業(yè)務(wù)主管部門出臺規(guī)定明確檔案利用主體。在設(shè)置中，綜合考慮與查詢內(nèi)容權(quán)益相關(guān)性，同時明確利用時所需的證明要件。在利用流程上，可進(jìn)一步簡化流程和要件，可在檔案館層面審批的不再報業(yè)務(wù)主管部門審批，可報業(yè)務(wù)主管部門審批的不再報檔案主管部門審批，可使用介紹信的不再開具證明，可使用身份證明的不再開具介紹信。針對查詢利用中需求量比較大的過程性文件，可在規(guī)定中進(jìn)一步明確對外利用內(nèi)容范圍，同時明確其利用審批流程，化解社會矛盾。

3.3.2 進(jìn)一步優(yōu)化窗口服務(wù)規(guī)范

研究制定檔案窗口服務(wù)指南，對社會公眾明確服務(wù)事項(xiàng)、設(shè)定依據(jù)、辦事流程、要件明細(xì)、辦理時限等內(nèi)容；對工作人員明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)責(zé)任制以及窗口文明服務(wù)用語等，指導(dǎo)窗口開展檔案服務(wù)工作。

3.3.3 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理水平

進(jìn)一步梳理未掃描的歷史檔案，提高檔案數(shù)字化率。開展檔案整理、數(shù)字化常態(tài)化學(xué)習(xí)，購置檔案領(lǐng)域先進(jìn)設(shè)施設(shè)備，以技術(shù)手段促進(jìn)檔案制作環(huán)節(jié)的水平，提高檔案的可利用率。在提供窗口服務(wù)過程中，注意收集整理群眾遇到的問題，特別是當(dāng)前政策文件尚未解決的群眾關(guān)心的問題，做好記錄，及時研究解決方案。

3.3.4 進(jìn)一步加強(qiáng)隊伍建設(shè)

事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)是人才，因此要不斷加強(qiáng)檔案隊伍人才建設(shè)。可進(jìn)一步加強(qiáng)人才資源開發(fā)工作，鼓勵和支持在檔案領(lǐng)域評定職稱、發(fā)表文章、線上線下繼續(xù)教育相結(jié)合、開展科研課題研究，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。

4 結(jié)束語

城建檔案利用服務(wù)是一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性的工作，在新時代背景下，呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn)、新的要求，因此，要不斷提高意識，加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)、檔案管理、規(guī)范化建設(shè)，使城建檔案利用服務(wù)從被動接收到主動服務(wù)、從信息系統(tǒng)到綜合信息平臺、從傳統(tǒng)人工方式到智慧化管理方式、從窗口隨意服務(wù)到規(guī)范化系統(tǒng)化方式轉(zhuǎn)變，促進(jìn)城建檔案服務(wù)融入國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展全局，更好服務(wù)工作大局和人民群眾，切實(shí)提升群眾獲得感、提高群眾滿意度。

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