提升城市建設檔案利用服務能力淺論

摘要：“十四五”檔案事業發展規劃中提出要提升檔案利用服務水平，要切實提升檔案館公共服務能力，持續優化檔案利用環境，簡化檔案利用程序，滿足人民群眾的檔案信息和檔案文化需求。介紹城市建設檔案利用服務現狀、存在的問題，分析城市建設檔案利用服務新要求，提出新形勢下提升城市建設檔案利用服務能力建議。

關鍵詞：城市建設; 檔案利用; 服務水平; 信息化

中國分類號：G273A

［定稿日期］2023-02-21

［作者簡介］蒙艷姿（1984—），女，碩士，高級工程師，研究方向為檔案館建設和管理、城市建設和自然資源類檔案的管理與利用。

1 城市建設檔案利用服務現狀分析

城市建設檔案是城市規劃、建設、管理等有關活動中形成并歸檔的科學技術文件資料。是城市自然面貌和城市建筑物、構筑物、地上和地下管線等各項建設的真實記錄。隨著近年來城市建設的迅猛發展，城市建設檔案入館率逐年提升，相關單位和公眾對檔案查詢利用的需求也進一步增強。

1.1 常用城建檔案的單位

目前，利用城建檔案的單位主要包括：政府相關職能部門、建設工程設計監理施工相關單位、建設工程管理運營單位、科研機構高校院所等，查詢的社會團體、組織和公眾主要包括：小區業委會或物業公司、產權人、律師等。

1.2 主要查詢內容

在查詢內容上，主要包括3類：

（1）建設項目竣工檔案，包括綜合性文字材料，土建、給排水、電氣、消防相關材料，地勘報告、釬探記錄，竣工圖等。

（2）管理類檔案，包括規劃許可證及總平面圖、用地許可證及用地紅線圖、施工許可證、規劃設計條件通知書、規劃驗收合格證等。

（3）竣工備案檔案，包括竣工驗收備案表、聯合驗收意見、消防驗收報告等。

1.3 主要用途

利用用途主要包括：安裝燃氣、水管改管、地鐵設計、房屋裝修、安裝電梯、單位存檔、單位結算評獎、產權分割交易、糾紛訴訟、驗收核實、辦理案件等。

1.4 存在的問題

在提供檔案利用服務的過程中，因重視程度不夠、政策宣傳不到位、先進技術應用不廣泛、信息化程度不高等原因影響，往往在城市建設檔案利用服務過程中出現問題：

（1）檔案利用主體問題。隨著城建檔案作用的進一步發揮以及相關單位個人對獲取信息的需求，檔案利用主體進一步擴大，出現與已有規則不匹配而無法查詢利用檔案的情況。

（2）程序利用問題。一方面在優化營商環境的大背景下，相關證明材料已逐步精簡，需同步對查詢程序和要件進行簡化；另一方面隨著科技信息的發展，需進一步提升查詢自助化水平。

（3）檔案利用內容問題。目前，檔案利用主要圍繞結論性文件，但公眾對過程性文件的查詢需求進一步增強，矛盾進一步凸顯。

2 城市建設檔案利用服務新要求

2.1 新形勢下檔案利用工作有了新要求

2021年，習近平總書記在慶祝中國共產黨成立100周年重大歷史時刻對檔案工作作出了重要批示，要求“加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業創新發展，特別是要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務黨和關機工作大局、服務好人民群眾”。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》也對檔案利用服務提出了“檔案利用服務達到新水平。以人民為中心的檔案服務理念深入人心，檔案開放力度明顯加大、共享程度顯著提高、利用手段更加便捷，檔案資政服務、公共服務、文化教育能力明顯提升”的新要求，要求要深入推進檔案利用體系建設，提升檔案利用服務能力，持續優化檔案利用環境，簡化檔案利用程序，滿足人民群眾的檔案信息和檔案文化需求。國家檔案局、省市及基層檔案管理部門也將檔案利用工作納入了年度工作計劃，積極推進。

2.2 新時期人民群眾對檔案利用有了新需求

隨著城市建設及百姓維權意識的增強，更多的單位或個人因工作或涉及個人利益，需要利用檔案，新增了大量檔案查詢需求人群。如相關行政部門因公需要利用檔案、院委會需要利用自身管理的院落檔案、科研機構（院校）或學生因學術研究需要利用檔案、房屋租賃方需要利用檔案等。單位或個人查詢檔案需提交要件并根據程序審批后方可利用，但在實際工作中，部分查詢主體無法按要求提供要件，又因各種原因欲查詢利用過程性文件，且在審批流程和審批時限上都提出了更高的要求。特別是在當前“放管服”改革背景下，要優化營商環境，增強群眾獲得感，需要進一步精簡要件、簡化流程，提供人性化服務。此外，現代社會節奏加快，社會公眾在利用方式上也提出了新需求，如網上查閱、遠程查看、在線下載、拷貝電子數據等。

2.3 科技信息進步對提高檔案利用水平提出新要求

近年來，科技信息進步特別是信息化和自動化領域的長足發展，對檔案利用水平提出了新的要求。

（1）城建檔案數字化程度需進一步提高。城市建設檔案是城市建設全過程的記錄，其種類不斷增加，并在各個領域不斷發揮作用，利用頻率和利用場景不斷擴大，檔案價值進一步提高。為了滿足利用要求，同時保護檔案，應不斷加大檔案的數字化程度，應用高速掃描儀等輔助設備，快速、準確、及時地開展檔案掃描，提高檔案的數字化率，為檔案數字化管理奠定基礎。

（2）城建檔案智慧化管理需加強。目前，檔案管理依然以人工管理為主，檔案的入庫、上架、盤點主要靠人工進行，存在檔案存放順序易被打亂、檔案查找耗時長、檔案盤點操作不科學、信息更新滯后等問題。需應用先進科技手段，實現檔案基本信息管理、檔案盤點和檔案利用多環節管理智能化［10-12］。

（3）城建檔案自助化查詢手段必須拓展。推動檔案利用便捷化、智能化、人性化是城建檔案信息化的重要趨勢。當前，受硬件設施和辦公場地等資源配置因素制約，檔案利用窗口服務數量有限、服務方式單一，均導致窗口服務效率無法滿足日益增多的利用需求，排隊等候人數較多、時間較長，也在一定程度上影響了利用者的查檔體驗。創新應用信息技術，促進服務轉型升級，轉變傳統城建檔案窗口服務模式現實意義顯著。

3 新形勢下提升城市建設檔案利用服務能力建議

在城市建設社會化程度越來越高、城建檔案與城市工程建設聯系日益緊密、城市建設檔案利用需求不斷增加的新形勢下，只有進一步增強城建檔案意識、加快推進智慧化檔案管理體系建設、建立完善優質服務機制，才能使城建檔案更好地服務黨和關機工作大局、服務好人民群眾。

3.1 進一步增強城建檔案意識

3.1.1 加強城建檔案社會公眾宣傳

城建檔案的作用日益顯著，但在非查詢需要的情況下，群眾對其了解甚微。因此，可采取多種形式、利用多渠道廣泛開展城建檔案宣傳工作，宣傳城建檔案的重要性，提高知曉度。可通過公共交通如地鐵視頻循環播放、展板實時展示，下沉社區開展宣傳，并可借助“6·9”國際檔案日開展系列宣傳，向社會公眾普及城建檔案的意義和作用，普及城建檔案相關知識，引導群眾加深城建檔案工作的認知。

3.1.2 加強城建檔案移交規范化宣講

可進一步深入移交單位、建設單位開展檔案業務指導。深入項目現場，對歸檔內容和移交流程進行詳細講解，了解項目的進展和資料收集情況，對已形成的部分檔案進行檢查，針對發現的問題提出整改意見。加強事中業務指導，規范建設工程檔案管理，確保工程竣工后檔案齊全、完整、規范，及時歸檔。

3.1.3 做好檔案利用的跟蹤回訪工作

檔案館工作人員可定期對檔案利用這進行回訪，了解城建檔案利用的效果和問題，進一步分析梳理群眾訴求，并可反向促進完善檔案收集、檔案整理、檔案著錄等環節內容，進一步規范檔案管理。同時，選取整理典型利用案例，展示城建檔案的社會價值和經濟價值，更好地服務于社會。

經營與管理蒙艷姿， 賴麗娟： 提升城市建設檔案利用服務能力淺論

3.2 加快推進智慧化檔案管理體系

3.2.1 提升實體檔案數字化水平

實體檔案的數字化率是檔案信息化的基本數據支撐，直接影響著數字化檔案的可利用率。對于傳統紙質檔案，可應用高速掃描儀對圖像進行采集，形成專有格式的數字化檔案；可應用OCR等設備對內容進行識別，輔助開展檔案著錄，豐富檔案數據庫系統屬性項，便于對各類檔案進行模糊和精確查找。在城建檔案領域，掃描、著錄重點和難點的A0及超大圖幅A0+圖紙，可使用工程掃描設備或特種掃描設備進行數字化，確保圖紙及時、準確地轉換為數字化影像。對于聲像檔案，可借助照相機、攝像機進行數據采集，及時錄入管理系統，按時完成數據光盤刻錄。已形成的數字化成果，要定期開展異地備份，確保數據遇到重大災害時可恢復。

3.2.2 推進信息系統建設

管理系統的開發和應用是檔案信息化的基本保障。要開發建設符合新形勢下檔案管理要求的綜合管理、應用平臺。平臺應貫穿檔案收集、整理、質檢、管理、利用全過程，功能上應具備紙質檔案、數字化檔案、電子檔案的檔案收集、成果接收、檔案移交、庫存管理、入庫記錄、出庫記錄、查閱記錄等業務辦理需要，和基礎數據管理、全宗管理、權限管理、日志記錄、用戶記錄等基本功能，以及數據報表、數據分析、數據統計、數據挖掘等應用分析功能，以實現實體檔案、數字化檔案、電子檔案一體化管理。

3.2.3 應用RFID技術建立智慧庫房管理系統

RFID（Radio Frequency Identification）是一種利用無線射頻方式實現雙向數據交換的非接觸通信技術，其通過對射頻卡或電子標簽記錄媒體進行讀寫，能夠快速完成信息傳輸和目標識別。可在信息技術和物聯網技術的基礎上，結合無線射頻識別（RFID）技術，設計智能檔案庫房管理系統，通過使用標簽（檔案標簽和層架標簽）、手持盤點設備、檔案智能盤點車、館員工作站、門禁系統、標簽打印機等設備，設置集基本信息管理、數據同步、權限管理和系統管理、上下架、盤點、利用核卷、抽查核卷、順架、檔案查詢、檔案出入庫管理、檔案借閱管理等功能于一體的智慧庫房管理系統，以實現基本信息存檔、檔案盤點以及檔案利用等多個檔案管理環節的自動化、高效化管理。

3.2.4 探索檔案自助查詢、遠程查詢新機制

傳統的檔案窗口服務不同程度存在排隊等候人數多、等待時間長的問題，影響了利用者的查檔體驗。因此，可創新應用信息技術，開發構建城建檔案自助查詢一體化系統，促進服務轉型升級，轉變傳統城建檔案窗口服務模式。自助系統應具備字段檢索查檔、點選或框選地圖查檔、查檔結果打印、與搭載平臺無縫銜接、系統管理和信息統計等功能，實現群眾不排隊、全自助、智慧化開展檔案查詢。此外，可借助線上身份校驗等手段，利用電子郵件、官方網站、第三方政務平臺等載體提供遠程查詢服務，讓群眾不必到達窗口即可獲得查檔服務。

3.3 建立完善優質服務機制

3.3.1 進一步完善檔案查詢利用規則

明確機關文書、專業、科技、會計、聲像、實物檔案、建設工程等檔案提供利用的對象，利用的流程、要件以及程序。在可利用主體上，對于相關法律法規未明確檔案利用主體范圍的，可結合當地實際情況，通過檔案主管部門或業務主管部門出臺規定明確檔案利用主體。在設置中，綜合考慮與查詢內容權益相關性，同時明確利用時所需的證明要件。在利用流程上，可進一步簡化流程和要件，可在檔案館層面審批的不再報業務主管部門審批，可報業務主管部門審批的不再報檔案主管部門審批，可使用介紹信的不再開具證明，可使用身份證明的不再開具介紹信。針對查詢利用中需求量比較大的過程性文件，可在規定中進一步明確對外利用內容范圍，同時明確其利用審批流程，化解社會矛盾。

3.3.2 進一步優化窗口服務規范

研究制定檔案窗口服務指南，對社會公眾明確服務事項、設定依據、辦事流程、要件明細、辦理時限等內容；對工作人員明確服務標準、服務責任制以及窗口文明服務用語等，指導窗口開展檔案服務工作。

3.3.3 進一步加強檔案管理水平

進一步梳理未掃描的歷史檔案，提高檔案數字化率。開展檔案整理、數字化常態化學習，購置檔案領域先進設施設備，以技術手段促進檔案制作環節的水平，提高檔案的可利用率。在提供窗口服務過程中，注意收集整理群眾遇到的問題，特別是當前政策文件尚未解決的群眾關心的問題，做好記錄，及時研究解決方案。

3.3.4 進一步加強隊伍建設

事業發展的基礎是人才，因此要不斷加強檔案隊伍人才建設。可進一步加強人才資源開發工作，鼓勵和支持在檔案領域評定職稱、發表文章、線上線下繼續教育相結合、開展科研課題研究，培養檔案專業人才。

4 結束語

城建檔案利用服務是一項長期性、基礎性的工作，在新時代背景下，呈現出了新的特點、新的要求，因此，要不斷提高意識，加強系統建設、檔案管理、規范化建設，使城建檔案利用服務從被動接收到主動服務、從信息系統到綜合信息平臺、從傳統人工方式到智慧化管理方式、從窗口隨意服務到規范化系統化方式轉變，促進城建檔案服務融入國民經濟建設發展全局，更好服務工作大局和人民群眾，切實提升群眾獲得感、提高群眾滿意度。

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