現代企業采購管理信息化建設研究

摘 要：信息化技術帶動了現代企業采購管理工作理念、工作模式的變革，信息技術拉近了供需雙方的時空距離，各種采購信息平臺的搭建、采購管理系統軟件的使用，有助于大幅度降低交易成本。現代企業采購工作人員就應有效應用信息化采購技術平臺，有序操作采購管理信息系統，提升采購工作效率，強化對采購環節的流程管理，讓質優價廉的原材料準時配送到本企業倉庫之中，為生產任務的完成、經營目標的實現提供基礎性物資供應保障。

關鍵詞：采購管理；信息化；管理信息系統

自全面進入信息化時代以來，基于互聯網平臺的信息技術在我國各行各業得以廣泛運用，帶動了工作理念、工作模式的變革，也大幅度提升了工作效率，故此，幾乎每家現代企業都重視現代化建設工作，持續提升各項工作的信息化程度。作為現代企業生產管理中極為重要的一環采購管理，也面臨著信息化建設的挑戰，信息技術拉近了供需雙方的時空距離，但是隨著各種采購信息平臺的搭建、采購管理系統軟件的使用，這項工作的難度也不斷加大，給采購管理人員帶來了嚴峻考驗。故此，面對信息采購技術的沖擊，我國現代企業就應集中人力物力、加大資金投入力度，不斷提升采購管理信息化程度，滿足各條生產線順利運轉對大宗原材料的需求，為現代企業各項戰略目標的順利實現做好基礎性保障。

一、現代企業采購管理信息化的相關概念

（一）信息化采購管理

作為電子商務的一種，信息化采購管理只要是供需雙方通過互聯網平臺開展物資采購的一種交易方式，需求方通過網絡平臺發布需求信息，開展網絡招投標，確定供貨方后，雙方簽訂采購合同。在這種模式中，供需雙方不需要見面就能開展洽談業務，后續的招投標、合同簽訂環節通過網絡平臺監控就行，從而有效提升談判效率、減低交易成本，從而有效降低采購成本。隨著信息技術的不斷升級，供需雙方的合作平臺由互聯網升級為物聯網，這是一種更為先進的信息化平臺，可以有效整合供需信息、開展強有力的實時監控，確保交易雙方的信息安全，構建出龐大的供需網絡平臺，便于需求方挑選、甄別與抉擇。

（二）數字化采購管理

對于現代企業來說，數字化采購是一種更加精確、更為具體、更為高效、更加透明的電子商務交易模式。供需雙方通過遠程終端設備計算機的使用，連接互聯網，通過云平臺來實現各種數據分析、信用等級測評、供貨方遴選等操作，有助于需求方精確掌握各家供貨方的多種信息資料，遴選最優供貨方，不斷優化原材料的采購管理。與信息化采購管理相比，數字化采購更加側重于資金結算管理，這就關系到現代企業的生命線。現代企業原材料采購的終極目標莫過于大幅度降低采購成本，工作人員借助于RFID 技術，可以對種類繁多、數據復雜的供貨方信息進行有效管理，將各類供貨商的綜合信息，如誠信等級、原材料質量、資金構成等，錄入到各類數據庫中，為決策人員提供精確的各類數據，遴選出最佳供貨方，嚴控采購質量管理，為本企業源源不斷地輸入質優價廉的原材料。

二、現代企業采購財務管理信息化建設的現實意義

（一）有助于大幅度降低采購成本

傳統采購模式流通環節過多，造成了采購成本居高不下，嚴重影響了現代企業的整體利潤，采購管理信息化則有助于降低采購成本。從淺顯層面來看，采購管理信息化建設可以有效提升交易雙方的工作效率，降低不必要中間環節費用的支出，直接降低采購成本。從深度層面來看，工作人員借助于信息化管理系統，準確把握市場中供需信息的實時變動情況，提升采購工作的針對性與實效性，結合實際生產情況，實施按需采購，從而避免原材料采購與現實生產需求不相符情況的發生，拒絕不必要的采購成本支出；此外，這種不必要的采購工作一旦發生，大批量原材料的購置，勢必加大倉儲負擔，增加倉儲成本，嚴重影響了本企業的資金周轉效率，因此，只有嚴格執行信息化管理流程，才能避免無效采購、重復采購行為的發生，實現精確采購。

（二）有助于強化供應鏈管理

信息化環境中，現代企業應準確把握市場供需信息的變動情況，來實施調整生產任務，這就給采購管理增加了眾多的不確定性因素，因此，供應鏈對于現代企業來說至關重要，工作人員應實施彈性管理，來應對市場變動信息的沖擊。采購管理信息化建設就有助于強化供應鏈彈性管理，為工作人員靈活開展采購工作提供技術支撐，實施優化采購數量。如果市場進入波動期，未來需求情況不樂觀，工作人員就可以立即降低采購數量，實施保守采購管理；但是，假如未來生產環境呈現欣欣向榮態勢，工作人員就可以試試積極性采購管理，適度擴大采購數量，為生產線的有效運行保證原材料供給。

（三）有助于提升市場競爭力

現代企業市場競爭力的提升有多種影響因素，比如企業文化建設、生產流程管理、質量監控體系建設等，除此之外，采購管理信息化也是一項積極要素，信息化采購可以優化采購工作流程，提升采購管理水平，始終確保在供需環境多變的采購市場中占據采購主動，通過質優價廉的原材料的供給來應對產品生產的需求，確保采購管理處于行業領先地位。

三、現代企業采購管理信息化建設工作中應改進的環節

（一）信息化采購管理工作機制有待完善

從實施過程來看，現代企業采購管理信息化建設是一項系統化工程，不單單需要批量資金投入，購置必備的軟件系統與硬件設備，還需要強化機制建設、人才隊伍建設，從而充分享受采購管理信息化的技術紅利。作為一項系統化工程，現代企業采購管理信息化建設不單單是工作人員的職責，更需要完善的管理機制來作為支撐，面對這種新型管理模式的沖擊，部分企業沒有制定出完善的信息化采購管理工作機制，也沒有及時更新《采購管理實施條例》，對于信息化流程中的一些必備環節，如供應商評估、遴選、不同供應商網絡報價評比、交易管理、驗收管理等，都缺乏必要的管理條款來實施硬性約束，這就會出現監控力度不夠的情況，在信息化環境中就會增加信息化采購風險。采購管理信息化工作機制，不單單是一項項管理條文，更為重要的是提供一種嚴格遵守各項信息化流程規定的約束措施，對信息化采購工作實施科學管理，完整監控，在源頭上杜絕采購風險的發生。

（二）采購流程有待進一步優化

從通常采購過程來看，標準化流程管理包括制定采購計劃、前期采購準備、采購過程監控與采購管理結束評價等幾個環節，其中每一環節都包括若干子環節，采購流程運轉通暢與否直接影響到采購管理信息化系統功能的有效發揮。從運行情況來看，部分企業采購流程管理有待進一步優化，部分企業采購流程設置出現問題，一些重要環節存在顛倒情況，尤其是合同簽訂后再開始查詢供貨方征信等級，這就不利于對供貨方進行系統評估；另外，還有的企業采購工作過程中，各個環節之間的有效銜接出現了問題，工作交接等待時間較長，嚴重影響了采購工作的有序進展，不利于采購效率的提升。同時，還有的企業存在采購流程設計過于煩瑣、采購決策制定程序較為復雜等問題，這也不利于采購管理信息化建設的有序推進。

（三）采購信息化管理系統性能沒能有效發揮

現代企業采購管理信息化建設關鍵在于管理系統的引入與采用，但是，部分企業并沒有考慮到本企業的實際情況，盲目追求先進，購置了功能齊全的信息化管理系統，但是，由于本企業硬件設備的問題，導致了新上馬的系統軟件運行不通暢、不夠穩定，各個模塊之間難以實現有效銜接，無形中增加了技術人員的操作難度。由于硬件配置的制約，部分企業難以激發出管理信息系統的采購評價功能，難以自動生成系統完整的評價報告；采購計劃的制定、供應商資質與征信查詢、原材料進貨價格談判、原材料配送與驗收等環節之間的有效銜接受到影響，不利于管理信息系統整體功能的發揮，降低了工作效率。此外，由于管理信息系統的功能過于復雜，技術人員的消化、吸收也需要一個時間段，難以激發出全部使用功能；在工作人員并沒有熟練操作的情況下，影響了系統的穩定運行，這就出現了系統運行風險，一旦出現死機、重啟等情況，很多工作又得從頭開始，也影響了采購管理的工作效率。

（四）專業技術人員數量不足

現代企業采購管理信息化建設、信息化管理系統操作，需要專業技術人員來具體負責，但是，一些企業在信息化專業技術人員隊伍建設工作中存在明顯短板，由于都是采購管理專業的從業人員，相對而言，信息化知識儲備相對不足，難以操作相對較為復雜的管理系統，影響了系統的有效運轉，一些過于復雜的功能反而加大了采購人員的工作負擔與心理壓力。這就跟人力資源發展規劃相關，工作人員的引進一般都傾向于專業化，難以引進復合型人員，同時，一些長期開展采購管理的工作人員，日常面臨嚴重的采購任務，長期處于超負荷運轉狀態，難以抽出時間來接受信息化培訓，這就不利于自身信息化操作能力的提升。因此，現代企業應重視復合型人才引進力度，建設出一支能具備采購管理專業素養、有熟練操作常見管理信息系統的復合型人才隊伍，便于有效操控采購管理信息系統，提升工作效率。

四、現代企業采購管理信息化建設實施策略

（一）強化采購管理信息化管理機制

作為一項復雜、涉及大批量資金、對生產線順利運轉發揮出關鍵作用的采購工作，千頭萬緒，這就需要有完善的工作機制來確保各個環節的有序運轉，信息化時代也更加需要相應的工作機制來作為內在支撐。管理階層應做好頂層設計，對跟采購管理工作相關的各項決策、機制與規定等，進行整合、匯總，分析出這些機制在運轉過程中存在的問題，進行修正與完善，以應對信息化時代新型采購管理模式的挑戰。采購管理信息化建設只有起點、沒有終點，是一項持續性工作，管理階層就應結合當前、瞄向未來，制定出具有前瞻性的《現代企業采購管理實施辦法》，作為采購管理有序推進、信息化建設的工作指南。采購部門工作人員結合這項工作機制，制定出完善的工作細則、采購規定、實施指南等，為采購管理每一個環節的有序運轉、各個環節的有效結合提供機制保障。為了應對信息化建設、新興采購模式的挑戰，工作人員還應加大對通過互聯網采購平臺開展的各項網絡采購行為的監控力度，完善監控、內審與監督工作機制，避免出現監控漏洞，讓每一個環節都處于嚴格的監管狀態之中，防范與化解互聯網采購風險，確保互聯網采購實現零事故管理。

（二）強化采購流程管理，確保各個環節的有效銜接

采購管理信息化建設就是要根除中間環節，實現供需雙方的直接溝通，交易雙方按照信息化采購流程的規定來嚴格操作，確保各個環節的有序銜接，從而提升采購工作效率。信息化建設過程中，現代企業就應對傳統采購工作流程進行認真分析，仔細梳理各個環節的運行情況，看看各個環節之間的銜接是否存在問題，然后按照信息化管理流程，來強化流程管理，避免出現耽擱、延誤與推諉情況，提升整體運行效率。現代企業還應嚴格執行信息化采購管理的各項規定，工作人員在管理信息系統中及時共享各類信息，各個部門實行網絡查詢、查閱、審批與監督，確保各個環節的有序運轉、運行通暢。采購管理信息化建設是一個持續過程，隨著現代企業的發展壯大、生產經營任務的持續增加，采購工作量也會不斷增加，加之市場環境變動的影響，采購工作人員就應緊盯供需市場信息，充分利用管理信息系統平臺發布的各類信息、形勢判斷等，準確把握供需變動信息，搶占采購主動，合理分配采購資金，降低采購成本，為企業經營利潤的增加做出積極貢獻。

（三）確保采購管理信息化系統的有序運轉

現代企業在采購管理信息化體系建設中，一定要注意完善信息化系統，在有條件的情況下，企業可以定制開發采購管理信息化系統，以便按需設置信息化系統，確保信息化系統功能完善、運行穩定、操作簡單。如果企業不具備條件定制采購管理信息化系統，那么在選擇市面上的信息化系統時，一定要慎之又慎，盡量選擇與企業自身情況較為匹配的采購管理信息化系統。同時，企業采購管理信息化系統功能模塊需要盡可能完善，應囊括采購管理各個環節，不應遺漏、缺失采購管理評價等重要模塊；信息化系統各個模塊之間的銜接應有序規范，協同聯動，這樣更有利于提升采購管理效率，實現各個環節數據信息的充分共享，提升采購管理決策的準確性。

總之，對于現代企業而言，強化采購管理信息化建設有助于確保這項工作中各個環節的有序運轉、有效銜接，不斷提升本企業的采購管理水平，有效降低采購交易成本，提升采購工作效率，強化對采購環節的流程管理，讓質優價廉的原材料準時配送到本企業倉庫之中，為生產任務的完成、經營目標的實現提供基礎性物資供應保障。

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