RPA在財務共享中心的應用研究

摘 要：隨著大數據、云計算等技術高速發展，信息技術在企業的應用越來越頻繁。財務共享中心建設受到越來越多企業的重視，但很多企業在采用財務共享中心進行財務管理的過程中遇到了很多瓶頸。本文對這些瓶頸進行了基本分析，在此基礎上從應收管理、應付管理、費用管理和總賬管理四個方面提出了RPA技術在財務共享中心的具體應用方案。

關鍵詞：RPA；財務共享中心；建設瓶頸；RPA技術應用

在集團高速發展的背景下，各分支機構都要配備充足的財務人員，導致在財務工作中存在大量同質性強的工作。借助財務共享這一模式有助于完善對財務工作的管理，優化管理流程，對于易標準化的業務實現統一處理，提高業務處理效率和服務水平。通過RPA技術的使用，能夠大幅提高財務共享中心的管理效率，讓各項流程實現標準化與自動化，最終實現智能化的目標。

一、相關概念

財務共享中心是20世紀80年代推行的一種財務管理模式，通過對財務工作進行集中處理的方式能夠大幅提高財務管理效率，降低資源浪費的問題，幫助企業創造價值。借助RPA開展財務共享中心的應用能夠通過自動化技術對于各項工作進行自動化處理，在這一過程中幾乎沒有人員的參與，把人員從繁重的體力勞動以及腦力勞動中解放出來，實現對人器官和功能的模擬。本文研究的RPA技術能夠根據預先設定的規則執行重復的任務，完成特定工作，大幅提高財務共享中心的工作效率。

二、財務共享中心建設的瓶頸

（一）應收賬款流程低效

在財務共享中心模式下，業務部門人員要收集客戶的各類信息，由財務共享中心人員對信息進行分析，在判斷客戶各類指標的權重基礎上，分析是否對客戶進行授信。但是由于財務人員開展分析會產生一定的偏差，容易受到主觀因素影響。同時在開票流程中要求人員細致核對各類數據，確認開票的真實性、準確性，開票的效率低下。若到運輸旺季可能會出現工作堆積而影響開票及對賬時效的問題。

（二）應付賬款流程低效

在應付賬款管理流程中，企業采購部門要手工錄入供應商的各類數據，并要由財務人員對供應商的發票真偽進行查驗，之后結合供應商信用條件明確付款期限的基礎上開展對不同供應商的付款管理，這樣的方式耗時耗力。

（三）費用報銷流程低效

在傳統財務共享中心的費用報銷流程中，財務人員對憑證進行審核，投入大量人力對憑證進行分析，財務共享中心沒有擺脫沉重的人力工作，僅實現傳統費用報銷的集中管理，未徹底解決人工成本高的問題。

（四）總賬管理流程低效

在總賬管理中，部分企業還要大量人工操作，包括對各類憑證信息獲取，之后由人員進一步對發票進行識別以及對憑證進行處理。在這一過程不能借助RPA技術實現對賬務處理流程的自動化，耗費大量人力物力。

三、RPA在財務共享中心的應用方案

（一）RPA在應收管理的應用

在財務共享中心的應收賬款管理流程中，借助RPA能夠促使財務共享的各環節形成一體化管控，從客戶管理、合同管理、訂單結算等全環節形成自動化處理機制，有利于集團對業務流程實現動態管理。

1.建立客戶信用體系

賒銷的目的是提高企業的銷量和市場份額，但是賒銷授信不當將產生壞賬風險。建立客戶信用管理體系對客戶的相關數據進行全面評估，分析客戶信用風險。在RPA系統下，通過客戶關系管理系統完成客戶數據的管理與整理，RPA通過統一管理客戶的名稱、賬號、開戶行等方面數據，按照關聯規則算法對客戶的各項指標進行評價和分析，由機器人自動篩選出不符合企業授信要求的客戶。同時RPA系統能夠完成催款管理工作，在RPA系統中設置客戶的付款期限之后，在付款期限即將到期時由系統自動提示催收。

2.跨系統自動采集數據

在業務部門簽訂合同之后生成了應收賬款流程，企業在與客戶簽訂合同之前，客戶關系管理系統中先采集客戶的采購信息，并針對客戶信用的評價進行審核，判斷是否對該訂單授信。借助RPA技術能夠完成對客戶關系管理系統中相關數據的更新，降低了人工的工作量。

3.實現自動開票對賬

在公司的人員提交了合同訂單之后，合同管理系統通過影像掃描技術錄入合同，在確定開票信息真實性、準確性之后，在RPA系統中導出開票數據實現自動開票，并對合同管理系統和客戶關系管理系統的數據進行對比，之后將對比的結果進行復核，復核完成后自動生成憑證并進行對賬。

（二）RPA在應付管理的應用

在應付賬款管理流程中，借助RPA技術能夠促使應付賬款流程實現優化。通過嵌入RPA技術，能夠優化采購管理、發票管理、支付管理三個模塊。

1.采購管理實現自動化

在應付賬款流程中，在發生交易事項之前，采購管理系統能夠對供應商數據進行自動錄入。企業人員在系統預先編入相對應的爬蟲程序，采購部門與供應商招標、談判過程中產生的各類數據通過爬蟲程序進行采集，采集完成之后RPA系統對不同供應商形成唯一的編號數據。RPA系統能夠完成對供應商數據的實時更新，減少了傳統手工錄入供應商數據的環節。在采集供應商數據基礎上，財務共享中心設置關聯規則算法，通過分析對供應商的評價指標，若供應商的資質不符合要求就由RPA系統自動預警，由人工進行審核，通過RPA系統幫助企業選擇最佳的供應商，減輕了采購部門工作量。當公司收到供應商發出的商品之后，企業要進行驗收入庫操作，財務共享中心根據倉儲人員的驗收入庫情況通知供應商開展對賬。在財務管理流程中對賬環節產生大量數據，處理效率直接影響到對賬的及時性以及后續結算是否存在風險。在財務共享中心收到供應商的電子對賬單之后，借助RPA對賬程序，在程序中預設相應的邏輯判斷函數逐一核對訂單、入庫單等相關數據。在對賬過程中RPA系統發現不匹配項目，則對不匹配項目進行顯示并予以提示。RPA對賬程序對整個項目中的數據進行核對，能夠避免人工輸入數據和更新數據帶來的誤差，同時提高工作效率。RPA系統的介入能夠確保財務數據準確，有效避免了應付賬款對賬環節的風險。

2.發票管理流程應用RPA技術

發票管理流程是傳統模式下企業工作量較大的環節，企業接受供應商的發票數據審核之后掃描為電子影像，隨后對相關數據進行管理。借助RPA技術，通過OCR技術對發票的各項數據進行快速掃描定位，抽取發票中的發票號、發票代碼、開票日期、金額等方面的信息。RPA自動從ERP系統中導出抽取的發票信息，由RPA自動對發票中的各項數據進行分析，判斷是否符合勾稽關系。對于不符合要求的發票由RPA向財務初審崗反饋，財務初審崗要重新掃描發票。同時RPA能夠將供應商所開具的各類發票進行批量導出，并對發票代碼和發票信息實現自動上傳，將信息提交至驗證平臺中查驗發票真偽，完成數據查驗工作之后由RPA系統根據系統中內置的邏輯判斷函數對訂單信息、入庫信息、發票信息進行自動匹配，若匹配失敗則反饋供應商，要求其對相關對賬信息進行修改。若匹配完成則進入下一個環節，對增值稅發票開展進項稅的抵扣認證。在這一過程中，通過RPA系統的應用能夠登錄增值稅發票認證平臺，完成認證的發票自動標記勾選，之后上傳至發票確認平臺，借助RPA技術應用能夠大幅提高發票管理效率。同時RPA系統還能夠監控發票處理過程中的各類信息，財務共享中心的人員能夠對各類信息進行動態查詢。

3.支付管理流程應用RPA技術

在應付賬款的支付管理環節中，財務共享中心在發票管理流程結束之后，要根據發票信息進行核算。RPA系統可以根據會計規則開展賬務處理，自動編寫憑證。在RPA系統的應用之下，RPA技術能夠不間斷采集發票中的信用數據，包括現金折扣、賬期等相關數據。借助RPA技術對供應商現金折扣、賬期等數據進行獲取，并結合不同供應商的情況自動生成支付指令。對應的支付指令生成之后，對憑證信息等信息進行核對，并自動查驗支付金額是否超過賬上列入金額，如超過給予警示，以確保付款賬戶和付款金額與憑證中的數據一致，之后RPA系統根據支付指令中的付款信息，由網銀直聯系統完成付款操作。供應商在收到資金之后要向財務共享中心反饋已收款的信息，收到信息反饋之后支付業務完成。

（三）RPA在費用管理的應用

借助RPA系統開展發票管理，能夠大幅提高費用報銷效率，解決傳統模式下人工審核導致票據滯壓等問題。

1.在費用報銷流程中引入電子發票等技術

隨著信息技術高速發展，電子發票也被大量應用。電子發票使用除了節能降耗，還能夠有效提高報銷數據準確性。電子發票的管理降低了大量紙質發票掃描、保存成本，同時在RPA的管理模式下，能夠讓系統自動識別出語音信息，并儲存語音錄入者對應的電子信號模板，在人員登錄報銷系統時，通過錄入語音由系統對于相關信息進行分析與判斷，以此對信息使用者的權限進行分析，并開展后續操作。通過這一方式有效避免了權責不清的問題。發票管理流程中第一步是要求企業員工認證身份之后登錄系統選擇符合要求的報銷部分，之后報銷模板中提前提供了標準化的填寫內容，員工僅需要逐項填寫。員工可以通過語音錄入設備，通過語音信息進行登錄，登錄系統之后根據不同報銷人員的職務等級情況、人員歷史報銷準確率等明確審核的層級，對于職務等級較高且錯誤率較低的人員，可以跳過財務部門低級別人員的審核，并且相關報銷事項被優先處理，鼓勵人員提高費用報銷準確率。同時費用報銷的申請經過處理之后，借助RPA系統對報銷申請與預算額度進行自動匹配，分析相關費用事項是否在預算范圍內，在預算范圍內則對相關信息進行審核。

2.借助OCR掃描技術獲取發票信息

對于紙質類發票可以借助OCR掃描技術對各類紙質發票中特定的模塊進行掃描，并由RPA系統對各類發票進行分類，將發票的數據進行核驗之后開展相應的處理并生成報銷憑證。在這一過程中RPA技術代替手工處理，提高工作效率。

3.借助RPA技術實現對資金結算的批量化操作

在報銷的過程中可能會由于工作量高產生工作效率下降問題。通過采用信用分級機制，能夠對各類報銷人員報銷過程所提供的單據準確率等方面自動判斷，根據人員歷史報銷準確率等情況形成對報銷人員的信用分級，對于信用等級高的人員可以減少人員審核步驟，大幅縮短費用報銷時間。對于信用等級低的人員要重點予以管理。RPA系統通過自動收集各類員工在費用報銷環節的歷史數據情況，形成對員工評級，從而提高報銷的效率。

（四）RPA在總賬管理的應用

在總賬管理流程中，要由RPA系統提高管理效率，保障管理質量，基于RPA技術優化財務共享中心管理流程。針對總賬管理中的關鍵點實現對數據的自動采集、自動識別、自動錄入，實現對各原始數據的分類與處理，有效提高總賬流程的管理效率。

1.對單據實現影像傳遞

各單位通過整理紙質憑證之后，將紙質憑證通過影像掃描技術儲存到相應的數據庫中，由各單位領導通過RPA系統對數據庫中的票據進行初步審核，以保障票據的真實性。經過審核之后票據提交至RPA系統，RPA系統對發票進行查驗，并對發票類型進行劃分。通過識別相關信息，從各類信息中提取有價值的數據，并判斷票據的真偽，實現對票據處理的自動化。

2.憑證自動錄入

在采集憑證之后，能夠從原始憑證中提取有價值數據信息并進行賬務處理。借助RPA技術能夠將各憑證中的摘要信息、單價、金額等相關信息自動生成憑證，若原始憑證的相關數據較為復雜或RPA系統無法識別，則由人員手工進行錄入。

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