加強企業(yè)檔案管理刻不容緩

檔案作為維護(hù)國家、企事業(yè)單位、社會組織、個人權(quán)益的重要法律信證，歷來被視為國家戰(zhàn)略資源的核心構(gòu)成部分。同時，企業(yè)檔案管理是其行政管理的重要組成部分，是提升管理水平的重要平臺。其包含的各種業(yè)務(wù)記錄能為企業(yè)的運營決策提供參考，提升營利水平；各種證照、批復(fù)、合同等，能為企業(yè)維護(hù)權(quán)益、規(guī)避風(fēng)險提供直接的法律依據(jù)。

對石油石化等國有企業(yè)來說，尤其是近年來企業(yè)改革全面深入，管理體制不斷優(yōu)化，經(jīng)營業(yè)態(tài)持續(xù)創(chuàng)新，資產(chǎn)性質(zhì)日趨多元，優(yōu)化用工快速推進(jìn)。在此過程中，產(chǎn)生了大量極富歷史價值、司法價值、管理價值的，應(yīng)當(dāng)納入檔案管理的基礎(chǔ)資料和歷史記錄。這些資料、檔案真實全面地記錄了企業(yè)人財物的變化，能夠為員工和企業(yè)的利益提供法律證據(jù)、明確責(zé)任、減少糾紛、促進(jìn)和諧。站在全面建設(shè)中國式現(xiàn)代化的歷史新起點，加強企業(yè)檔案管理意義重大、刻不容緩。

檔案管理的三大問題

通過檢查調(diào)研發(fā)現(xiàn)，個別基層企業(yè)的檔案管理存在不同程度的問題。

首先，檔案意識不強，各級管理者重視程度待提高。客觀上，作為傳統(tǒng)國企體量龐大，業(yè)務(wù)線條、管理部門眾多，且分散在各地，系統(tǒng)內(nèi)上下之間、橫向之間和系統(tǒng)內(nèi)外之間，因管理體制合并、業(yè)務(wù)拆分頻繁等原因，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理難度大。

主觀上受重效益、輕管理的錯誤思想影響，檔案管理弱化、邊緣化情況嚴(yán)重。雖然有制度、有要求，但無培訓(xùn)、無考核的現(xiàn)象在個別單位長期存在。很多企業(yè)不重視檔案管理、不注重解決檔案管理中存在的問題，一度造成企業(yè)維權(quán)難度增大、維穩(wěn)訴訟敗訴風(fēng)險增加。

不少企業(yè)對檔案主體觀念存在偏差，把企業(yè)的人員、人事檔案當(dāng)成企業(yè)檔案的主體或全部，忽略企業(yè)自身發(fā)展形成的真正確定企業(yè)命運的、頗有價值的“主體”檔案，直接影響企業(yè)檔案的開發(fā)利用甚至是企業(yè)的發(fā)展。

其次，責(zé)任心不強，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)急需提升。檔案管理崗位多為兼職、人員不穩(wěn)定、管理人員長期沒有得到培訓(xùn)，客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠。其素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)檔案工作的需要。

個別人對“干什么、怎么干、怎么干好”等基本業(yè)務(wù)不甚了解，導(dǎo)致檔案管理人員自身的檔案意識缺失、工作責(zé)任心和主動性降低，對文件收集、利用、歸檔工作漫不經(jīng)心。

有的重要資料應(yīng)收未收、檔案卷宗應(yīng)歸未歸，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重差錯；有的該交接未交接，重要檔案無從查找、管理責(zé)任難以厘清。

再次，管理條件差，硬件設(shè)施亟待改善，存在檔案遺失、毀損甚至人為（惡意）流失風(fēng)險大。個別單位不重視檔案管理硬件設(shè)備配備。共用的檔案室布局雜亂，無獨立可關(guān)鎖的檔案櫥、柜，檔案分散保存，甚至任意堆放，無防盜措施。

有的雖然設(shè)立了獨立的檔案室但無專人管理，達(dá)不到防火、防潮、防蛀、避光等基本管理條件；檔案頻繁借出，無借出、收回手續(xù)；設(shè)備檔案、基建檔案在施工時不注重留存，或后期被人為帶走；職工調(diào)出（開除、辭退）移交的人事檔案無移交手續(xù)等，都會給企業(yè)造成不可挽回的損失。

急需改進(jìn)的四點建議

為了適應(yīng)新的管理要求必須正視問題、盡快改進(jìn)。

提高思想認(rèn)識，增強依法管理理念。企業(yè)應(yīng)大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，落實各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作責(zé)任制，組織各級管理團(tuán)隊、檔案管理人員，開展檔案管理正反典型案例警示教育，清醒認(rèn)識檔案管理在資產(chǎn)管理、維權(quán)維穩(wěn)中的重大作用，消除檔案管理無關(guān)經(jīng)營指標(biāo)、可有可無的錯誤認(rèn)識，學(xué)習(xí)檔案管理制度，了解管理要求，明確管理職責(zé)，提高檔案意識，增強管理自覺。

健全管理制度，優(yōu)化管理流程。以完善的檔案管理制度為支撐，做到制度完整、責(zé)任具體、管理有效、考核有力，要覆蓋收集工作全線條、全環(huán)節(jié)，還要包括分類、使用等工作內(nèi)容，環(huán)環(huán)相扣，確保檔案收集準(zhǔn)確完整，分類清晰便于使用，借閱歸還流程規(guī)范，硬件設(shè)備配置科學(xué)，日常管理責(zé)任明確，發(fā)生問題懲處到位。

加強人才培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。從選擇檔案管理人員做起，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，而且必須懂得具有本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點的一些工程技術(shù)知識。有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應(yīng)對自如。要選擇素質(zhì)高、責(zé)任心強、熱心檔案管理、有一定檔案知識，具有學(xué)習(xí)能力、具有較強風(fēng)險防范意識的員工，并組織培訓(xùn)，關(guān)心、調(diào)度檔案管理工作，促進(jìn)其能力提升，滿足業(yè)務(wù)需要。

重視檔案管理硬件的改善，提升檔案保管的設(shè)備質(zhì)量和環(huán)境水平。引進(jìn)檔案管理軟件和硬件設(shè)備，對接國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，改進(jìn)檔案管理，確保檔案管理提水平、上臺階。

責(zé)任編輯：曲紹楠