范圍管理在汽車項目中的現狀與應用

阮焰斌

摘 要：汽車新項目的項目范圍蔓延、范圍變更評估不充分、審批流程不嚴謹往往導致項目資源浪費，嚴重影響項目目標的達成。本文介紹了項目范圍管理的定義，闡述了項目范圍管理在目前的汽車新產品項目中的應用現狀及存在的問題，結合某公司汽車新產品項目管理經驗，對汽車新產品項目中的范圍管理存在的問題從制定范圍管理計劃、定義范圍基準及變更管理的實施方法等3個方面提出解決方案。

關鍵詞：汽車新項目 項目范圍管理 控制范圍管理 范圍管理計劃 范圍基準 變更管理

1 引言

隨著國內外汽車市場競爭的加劇，為了讓自身的汽車產品能在市場中取得優秀的銷量成績，各個汽車生產企業都希望通過提升新產品項目管理能力來壓縮新產品開發周期、降低新產品投資費用、提升新產品質量、拓展新產品功能。項目范圍管理是項目管理十大知識領域的重要組成部分，控制范圍管理是范圍管理當中的重中之重。

2 范圍管理的定義

在項目環境中，范圍有兩種含義：產品范圍是指各個組織所開發的實物產品、某種形式的服務或成果所具備的功能和特征[1]。項目范圍是指為產出并交付上述產品范圍而必須完成的所有工作內容。以某公司項目管理為例，產品范圍是指經過批準的車型功能配備、性能指標、質量目標等。項目范圍是指經過批準的項目目標和具體工作內容，如：項目總投、計劃工期、目標經濟效益、圖紙發布清單及實際發布工作、零件及整車試驗項目清單及實際試驗工作、軟件標定清單及實際標定工作等。另外，工作過程中的各項交付物，如：車型功能配備表、開發性能指標清單、開發里程碑節點等都屬于項目范圍。

產品范圍和項目范圍構成了范圍基準，需特別注意的是范圍基準需經項目批準。在項目開發階段，范圍基準將作為識別及判斷變更的依據。

項目范圍管理的關鍵在于確保項目人員按項目需求完成項目工作，不屬于項目需求的工作不應包含在項目中[1]。同時需關注范圍基準的狀態，在范圍基準發生變化時積極介入管理[2]，確保所有的變更請求都通過項目制定并評審通過的整體變更管理程序進行處理。

3 范圍管理在汽車新產品項目中的應用現狀

受到項目日程被不斷壓縮、管理體系不健全等因素的影響，項目實際管理過程中常常會發現產品范圍定義不清晰，產品范圍頻繁變更，未及時提出變更或變更評估不充分、審批不嚴謹進而影響項目目標達成。

產品范圍定義不清晰。以發動機噪聲分貝值目標為例，若僅限定噪聲分貝值，而沒有對噪聲分貝值檢測方案進行細化，常常會出現設計部門拿著分貝檢測儀數據證明自己已達成開發目標，而主觀評價單位認為噪聲刺耳無法接受，導致相關性能無法驗收的問題點。

產品范圍頻繁變更或未及時提出變更。商品企劃部門在產品設定時，僅考慮市場需求而未考慮變更對項目質量、日程、成本的影響范圍，隨意提出變更。或僅關注部門內部需求，未及時向項目相關方說明產品設定，當項目相關方隨著項目推進接收到足夠信息意識到需要進行產品變更時，項目往往已進入圖紙發布甚至模具開發階段，若在此時展開變更，評估、設計甚至模具開發工作需重新開始，這對項目資源的調配、整體工期、項目成本都會造成很大的壓力，甚至導致整個項目的失敗。

變更評估不充分、審批不嚴謹。未對變更識別進行明確定義，變更的評估、審批流程不明確。導致變更評估不適用、不充分，甚至可能出現不符合產品戰略、產品線需求的變更被審批通過，浪費項目資源，影響項目目標的達成[2]。

4 優化范圍管理在汽車新項目中的應用

本文將從制定范圍管理計劃、范圍基準的設定和實施變更管理3個方面對優化控制范圍管理在汽車新項目中的應用進行說明。

4.1 制定范圍管理計劃

制定一份詳盡的范圍管理計劃是展開項目管理的第一步。范圍管理計劃作為范圍管理的工作指南和依據，需要明確以下幾點：1、制定項目范圍的責任人；2、制定項目范圍的工作方法及工作流程；3、項目范圍的評審、簽批流程等；范圍管理計劃經項目總監簽批后生效。在項目執行過程中，各相關方均必須學習、熟悉范圍管理計劃，依照管理計劃展開工作，確保項目范圍處于受控狀態。

4.2 范圍基準的設定

范圍基準的設定是通過匯總客戶及項目相關方的需求，完善產品及項目范圍的內容，同時結合項目組織形態及作業流程將項目成果及工作內容分解為工作分解結構的過程，分解出的工作分解結構需有明確的邊界[3]，且滿足項目組織需求的顆粒度并便于管理。整個過程主要在項目前期進行。為了使項目相關方清楚地理解范圍基準便于后續的變更識別，需將整個范圍基準所包含的交付物匯總為一份交付物清單，并對每份交付物設定交付節點。

以某公司項目管理作業規范為例，某公司按各階段主要工作內容的不同將整個項目管理過程分為7個階段，詳如表1項目管理階段表。范圍基準設定的大部分工作在前2個階段，即前期規劃（GATE F）、造型設計（GATE E）進行。后續5個階段的主要工作內容是在范圍基準基本固化之后展開工程設計、設計驗證、工程驗證、生產準備及正式投產，過程中主要進行變更管理的執行。

在收集項目需求的過程中，要識別項目相關方，即能夠影響項目或會受項目影響的單位和人員，分析項目相關方對項目的期望和影響，并結合相關方對項目的影響力引導各個項目相關方在項目初期對本項目的產品需求及項目需求進行討論、梳理并形成共識，最終經核準通過后正式輸出范圍基準。在討論、梳理過程中，同需求者之間的面談、項目成員間的頭腦風暴、請具備相關專業知識或接受過相關培訓的專家或小組提出意見等都是推薦的方式[3]。

以某公司項目管理作業規范為例。在前期規劃（GATE F）階段，由項目管理辦公室收集產出整個項目各階段的交付物清單，為項目的范圍基準設定最初的邊界。與此同時，各單位在前期規劃（GATE F）、造型設計（GATE E）階段，對各項交付物的具體內容進行描述和細化，完善并固化范圍基準。例如在前期規劃（GATE F）階段，產出的交付物有：項目運行機制、商品企劃書等。在造型設計（GATE E）階段，需要產出的交付物，如：、外觀固化評審報告、設計/評審/驗證細部計劃等。交付物清單范例參考表2 階段交付物清單表。

除了關注范圍基準在各階段的交付物完整性及時效性，各項交付物在正式發布之前必須依項目制定的流程完成審批工作。未經過審批的交付物不被認可。交付物核準人范例參考表2 階段交付物清單表。

此外，針對交付物的交付標準，必須采用量化的方式，給每個交付物設定完整的交付達成判斷標準。如目標值、允許偏差量、試驗方法等。

4.3 實施變更管理

范圍基準經審批后，控制范圍管理的重心在于實施變更管理。項目相關方是否都意識到變更的發生、變更的需求是否必要、變更的影響是否充分評估、變更的程序是否完整都將影響項目的最終交付成果。為保證變更的評估完整性及可追溯性，所有的變更都要嚴格按照經核準的變更流程執行[5]。

以某公司項目管理作業規范為例，變更作業流程通常可以分為：識別變更、初步評估變更、正式提出《變更申請單》、正式評估變更、變更審批、變更執行、變更總結。變更流程參考表3 變更流程圖表。

識別變更是變更管理的第一步。和經審批的范圍基準不一致的情況都屬于變更。按變更導致的最終結果，變更可分為：工作內容變更、工作時間變更、人員變更、配備需求變更、質量目標變更、關鍵工藝變更、關鍵設計方案變更、項目暫停、項目終止等[4]。

按變更導致的最終結果影響范圍及緊急程度，可將變更劃分為3類，重大變更、緊急變更、一般變更。重大變更是指超出總投范圍、惡化目標經濟效益、調整量產日程等可能會嚴重影響項目目標的變更。緊急變更是指變更工作屬于關鍵路徑上的工作項目，若未按時完成評估或實施，可能影響項目按計劃完成的變更項。不屬于重大變更和緊急變更的變更項統一歸屬于一般變更。

按時間軸判斷，范圍基準所包含的各項交付物在審批之前的變化不屬于變更，審批之后發生的變化才屬于變更。

以某公司項目管理作業規范為例，《配置說明書》在前期規劃（GATE F）階段編制并核準，故在前期規劃（GATE F）階段發生的《配置說明書》變化不屬于變更。《配置說明書》一旦核準，之后若項目相關方提出配置變化就屬于變更，需實施變更管理。

變更的提出在識別變更之后展開。變更通常由變更需求單位提出。為保證變更的評估必要性，在展開正式評估前，需由變更需求單位召集項目相關方，即相關單位從從成本、質量、工期、技術可行性等各方面進行初步可行性評估。為保證變更的評估完整性及可追溯性，當初步評估變更具備可行性之后，需由變更需求單位提交《變更申請單》進行正式可行性評估，以確保變更記錄的可追溯性。

在正式評估階段，各單位結合《變更申請單》中的變更信息。從成本、質量、工期、技術可行性等各方面進行正式可行性評估，項目管理辦公室收集各單位評估結果并形成正式評估結論。

在變更審批環節，項目總監接收正式評估結論，從戰略目標、資源總體配置等角度核準變更的合理性，并判斷是否同意變更。因重大變更涉及總投、目標經濟效益、量產日程的變化，為確保審批的合理性，重大變更的審批權需提升至總經理。

針對緊急變更，正常的變更作業流程時長無法滿足變更需求，由變更需求單位進行初步評估確認變更可行后，可依據項目例行會議報告結論或總經理、項目總監的指示等書面記錄展開變更實施。為確保變更的可追溯性，需比照一般變更的作業流程提交《變更申請單》。

通過審批的變更項目，項目管理辦公室及變更需求單位需對變更完成情況進行跟蹤和檢查，核準相關文件是否歸檔，一旦按要求歸檔完成，則變更完成。項目過程中或項目結束后，需對項目過程中的變更評估、執行情況進行總結，并形成組織過程資產，如：經驗教訓文檔等，以記錄控制范圍的有效技術，以及造成偏差的原因和選擇的糾正措施[6]。

5 結語

控制范圍管理是項目管理工作當中的重中之重，優秀的控制范圍管理是提高項目管理水平的關鍵。優化控制范圍管理的重點在于制定范圍管理計劃、范圍基準的設定和優化變更管理的流程。

制定項目范圍管理計劃，給項目范圍管理提供作業指南。

強化范圍基準的設定，讓項目描述更加精確，讓項目邊界范圍可以盡早清晰、明確，讓項目相關方可以盡早意識到變更需求，盡早提出變更項，給變更項的實施提供足夠的評審時間和實施時間。

優化變更管理的流程，保證變更的評估完整性及可追溯性，確保審批通過的變更項都符合戰略目標、資源總體配置。

參考文獻：

[1]項目管理協會（PMI）.項目管理知識體系指南（PMBOK? 指南）第 6 版[M].北京 ：電子工業出版社 .2018年.

[2]撒金海，曾鵬滔，劉嘉.信息系統項目范圍管理[J].中國新通信， 2023，25 （14）：48-50.

[3]王雷.石油企業信息化建設項目的范圍管理探究[J].中國管理信息化，2022，25（10）：89-91.

[4]李康.論電子商務系統項目的范圍管理[J].內江科技，2021，42（06）：11+57.

[5]李晨煬.東南亞S項目范圍管理實踐探討[J].項目管理技術，2020，18（12）：127-131.

[6]王蕾.項目管理中范圍管理在實踐項目中的應用[J].河北企業，2021（05）：86-87.