審計視角下基于金蝶ERP采購業務的內部控制

朱敏威

采購業務是企業經營中至關重要的一環。審計視角下，由于采購計劃的不當安排，企業可能面臨庫存不足或過剩的問題，這種情況可能導致生產活動的中斷或資源的無效利用。因供應商選擇不當及采購方式不合理或者招投標及定價機制不科學而可能會引發購買劣質或過高成本物資的風險，出現舞弊行為或遭受到欺詐；因采購驗收不規范和付款審核不嚴而有可能造成物資和資金投入的損耗或浪費，是企業采購業務的主要風險點。金蝶ERP可以作為企業應對審計、完善企業內部控制制度、降低風險的強力輔助工具。

對于絕大多數企業來說，尤其是制造業企業，采購操作在企業運營中扮演著核心角色，涵蓋了獲取物資以及進行相關付款等一系列活動。企業為了滿足自身的生產、運營、研究等需求，購買外部的物資（如原材料、零部件、設備等）或接受勞務，并支付相應款項。采購業務要與供應商進行協商、談判，還需要進行訂單管理、物流跟蹤、質量控制等，以確保物資或服務能夠按時、保質、保量地到達企業。進行科學的采購管理，構建健全的內部控制體系以優化采購流程。以下對審計視角下的采購業務風險及基于金蝶ERP采購業務內部控制機制的構建進行探討。

一、審計視角下的采購業務風險

會計師事務所和注冊會計師作為獨立的第三方機構和專業的審計人員，需要以中立和公平的視角對公司的采購流程及其內部管理進行評估。從這一角度看，需特別注意的采購相關風險包括：可能導致生產暫?；蛸Y源浪費的情況；采購過程中存在購入劣質或高價物資的可能性，以及面臨舞弊和欺詐的風險；涉及物資和資金流失的潛在風險。

（一）采購計劃不當，對市場趨勢的誤判

不當的采購計劃安排和對市場趨勢的誤判可能引起庫存不足或過剩，這種情況有可能造成企業生產的中斷或資源的無效利用。

合理制定采購計劃并準確把握市場變化的趨勢，是確保企業生產順利進行和資源高效利用的關鍵。當采購計劃安排失誤或對市場趨勢的預測出現偏差時，可能會出現庫存不足或過剩的情況，從而觸發一連串的問題。庫存不足可能會導致生產暫停，進而影響企業按計劃完成產品交付，從而影響銷售和客戶滿意度；庫存積壓則會造成資源浪費，使企業承受財務壓力和運營成本增加的困擾。

（二）錯誤選擇供應商，采購方法不當

若選擇錯誤的供應商，采用不恰當的采購方法，進行不合理的招標或采用不合理的定價制度，或者審批程序不規范，企業可能會購買低質高價的物資，甚至可能遭遇舞弊或欺詐行為。

選擇不適合的供應商，可能會引發一系列問題。首先，制定的采購策略不當，可能會導致采購的物資質量不佳或者價格過高。其次，當招標流程或定價體系缺乏合理性，可能會給供應商提供不公平的競爭環境，進而影響到物資的質量和價格。此外，授權流程未遵循標準規程，可能會給供應商留下漏洞，讓他們有了欺詐的機會。因此，一旦在供應商的挑選和采購方法選擇上存在問題時，這些因素都有可能導致購入的物資品質不佳且價格過高，甚至可能面臨舞弊或欺詐的風險。這些問題不僅會影響企業的經濟效益，還可能對企業的聲譽和信譽造成嚴重損害。

（三）采購驗收流程不規范，付款審查不嚴格

當采購驗收流程不夠規范，付款審查不嚴格時，可能會導致物資和資金的損耗，對企業信譽造成不利影響。

在企業的采購業務中，采購驗收是一個非常重要的環節。如果這個環節不規范，缺乏嚴格的流程和標準，就可能導致一系列問題，可能導致企業采購的物資質量不符合要求，并對公司的生產效率和產品品質造成負面影響；可能導致實際采購數量與驗收數量不一致，造成庫存管理混亂，甚至可能影響到企業的正常生產。

付款審核是企業財務部門的一項重要職責，其主要目的是確保企業資金的安全和合規性。如果付款審核不嚴格，就可能存在資金損失的風險，例如：在未經授權人員許可獲取企業支付信息并嘗試欺詐支付的情況下，如果付款審核不嚴謹，不能有效進行阻止，將可能導致企業資金損失。此外，付款審核的不嚴謹還可能引發企業違反合同條款或相關法規，進而導致企業信用受損。

二、基于金蝶ERP的采購業務內部控制

采購業務在企業運營的過程中地位至關重要，伴隨著生產中斷或資源浪費和購買質劣價高物資的風險，也面臨著舞弊或欺詐，以及物資和資金損失等多重風險。因此，公司在采購業務中建立健全內部控制系統尤為重要。金蝶ERP的應付模塊為企業完善內部控制提供了極大的幫助。該模塊從采購訂單-收料-入庫-發票-應付單-付款單-付款-賬務處理的業財流程對采購業務進行內部控制。

（一）需求和采購計劃的編制

制定采購計劃編制制度，以規范公司的采購行為，確保采購計劃的合理性與科學性。這一制度規定了采購計劃編制的詳細流程，明確了責任人、時間節點等要素，從而確保了采購計劃的準確性和及時性。通過這一制度的實施，可以更加規范地管理公司的采購業務，避免不必要的浪費和損失。公司依據具體發展目標，考慮現有庫存和在途物資情況，科學地安排采購計劃。通過合理配置資源，可以防止采購過量或不足，確保企業的生產經營計劃得到有效執行。采購計劃應被整合進年度經營預算管理中，并在獲得批準后，作為公司的嚴格指令執行。

生產部根據年度經營預算和公司現有庫存結構、數量、資金周轉能力等，對主要物資擬定全年（或階段性）采購及供應計劃，精確而迅速地制定需求計劃。在制定需求計劃的過程中，需要遵循公平公正的原則，不得明示或暗示地指派特定的供應商。這一規定確保了采購計劃的公正性和透明度，避免產生不正當的利益關系。采購部門通過細致的管理，確保庫存維持在最佳狀態，避免過多的積壓和浪費。進口配套件、國內緊缺配套件等因供貨周期長，通常按年編制計劃，物資每半年訂購一次，每兩月進行一次補充或調整。對于具有獨家代理權、專有技術或專利的特殊產品，必須提供相關的獨家或專利證明文件，這些文件在經過專業技術團隊的深入討論之后，應提交至相應的授權審批機構或個人進行正式的審核批準，以確保特殊產品的采購符合相關法律法規和企業內部規定，保證該采購行為的合法性和合規性。

（二）請購和采購

建立健全的采購申請制度，根據需要采購物資或所需勞務的種類，指定負責管理的部門，并授權它們進行請購操作，同時明確規定相關部門或個人的職責和權限以及請購流程的具體細節。

生產部、質量部、運營部或研發部等部門依據采購需求，結合實際庫存量、安全庫存量原材料采購周期等數據在系統中編制采購申請單。

采購申請單中寫明采購物料名稱、規格型號、數量、單價、交貨日期等信息，由部門負責人審批。在處理預算內的采購項目時，應嚴格遵循預算安排并按計劃進行請購，同時依據市場狀況提出恰當的采購申請。這些部門需根據市場動態及時提出合理的采購要求，同時密切關注預算內項目的實施情況。對于超出預算或非預算內的采購項目，首先應執行預算調整流程，經授權部門或個人審批之后，方可辦理請購手續。

在審查采購申請過程中，部門負責人應特別檢查申請的準確性和完整性，確保其符合生產和經營需求和采購計劃，以及是否處于預算之內，對每個細節都進行嚴格審查，以確保采購申請的合理性和必要性。對于不遵循規定的采購請求，部門負責人應指示請購部門修改其請求內容或直接駁回申請。

（三）供應商的選擇

設立細致的供應商評價和入圍機制。通過審核供應商的資質和信譽，比如通過對供應商考察，確定符合條件的供應商名錄。對于增加新的供應商、擴展現有供應商提供的服務或更改供應物資目錄，采購部門應根據需求提出申請，經過規定的審批環節和程序批準之后，納入供應商清單和管理信息系統。采購部門按照公平競爭、擇優錄取的原則，有效預防欺詐風險，確認供應商，并與其簽署質量保障協議。在確定的供應商、采購模式和采購價格的基礎上，制定采購合同，對合同的條款進行詳細的說明。根據授權，確定雙方的權利義務及違約責任。對供應商供應的物資的質量、價格、交貨時間，以及他們的信用、運營情況等，進行實時管理和評估。

在最終評估結果的基礎上，制定出一份供應商的淘汰與替換清單，建立合格供應商目錄，經過核準之后，合理地挑選并調整供應商，并將相關的信息錄入到供應商的管理系統中。在金蝶ERP中，可以借助供應商列表快速地新增和維護對應供應商的各種基本信息，如財務信息、組織信息等。

（四）采購價格定價

設立有效的采購價格體系，運用多樣化的策略如議價采購、投標程序、比較定價等，合理設定購買成本。針對那些標準化水平較高、需求規劃明確、價格比較穩定的物資，通過公開且具有競爭性的方式，如投標和集體協商，來簽訂統一合同。構建一個采購數據系統，持續進行關鍵物資的市場供應和需求情況以及價格動態的行情分析，確保這些信息的有效應用。在金蝶ERP中，可以通過采購價目表來維護物料的采購價格，并對采購訂單進行控制。當采購訂單的采購物料單價超過或低于價目表單價上限或下限時，生成不了采購訂單，需要經過有權限的人員審批后才能繼續進行后續的步驟。

（五）采購框架協議和采購合同

在簽定統一合同之前，對潛在供應商的企業資質和信譽度進行徹底的風險評價。采用競爭機制來執行統一合同，確保供應商擁有足夠的合同履行能力。購銷協議的簽訂應通過恰當的授權和必要的審核流程，保證合同條件的準確性、明確性和完整性，確認對方擁有簽署資格和履約能力。協議中對于重要物資驗收量與協議規定量之間的允許差異作出一致性規定。

（六）驗收入庫

遵循《倉庫管理制度》，并嚴格執行入庫檢驗手續，經檢驗不合格（或數量、型號、規格不相符）的物資不得入庫；對個別檢驗指標不合要求，但不影響產品質量的，需讓步接收的，必須走“不合格品處置”相關程序，嚴把入庫質量關。當采購物資驗收不合格時，由質檢部直接在檢驗報告上寫出處置結論，采購經辦人員在退換貨處理的同時，通知供應商進行整改，供應商需要給出產品不合格的原因分析、改進措施以及糾正預防的辦法等書面報告。當出現較嚴重質量問題時，由質檢部組織相關部門編寫質量異常評審單，填寫處理意見并簽字。對不合格品的處理意見可為三種：拒收，由采購部處理退貨；換貨，由供應商重新提供一批生產物資；挑貨，由倉庫或供應商挑出合格商品進行接收。對于需進行索賠的，由質檢部填寫索賠通知單，寫明不合格物料名稱、批號、供貨單位、不合格原因以及索賠明細等信息，由運營部負責處理。對于檢驗合格的物資，倉儲人員應填寫入庫單據，蓋上物資接收章，登記物資賬目，并及時將入庫單據輸入金蝶ERP系統。

（七）付款

采購付款分批結、月結或按合同（協議）約定付款三類，原則上由經辦人填寫付款通知單，并附采購合同（協議）、送貨清單、入庫驗收單和稅務發票等憑據。付款通知單由經辦人發起申請，經部門經理審批、分管副總審批、財務審核和董事長（或總經理）審批后，出納根據付款通知單付款。單筆付款金額超過5萬元的，必須由董事長（或總經理）審批付款。開票前，需與供應商對賬，賬目一致，才可開票。付款審批權限清晰、明確，在款項支付之前，確保已完成必要的審核流程，經辦人員和審批人員在辦理付款過程中，只有在采購預算、購銷合同及相關單據和審批流程經過嚴格核查且無誤后，才能辦理付款事宜。支付過程中，應嚴格檢驗采購發票及其他票據的真實性、合規性和有效性，以決定是否支付該筆采購款項。若企業在采購過程的控制和追蹤中發現任何異常情況，應拒絕向供應商付款，并采取措施避免資金損失和信譽受損。財務部按合同規定的付款方式進行支付，并謹防因支付方式的不當而產生法律風險。

采購部定期與供應商核對往來款項，加強預付賬款和定金的管理，定期追蹤核查，發現疑問及時采取措施。財務部及時維護好采購流程中的所有記錄，保證財務記賬、采購文檔及倉庫記錄之間的一致性。公司指定專人通過函證等方式，定期向供應商發送對賬請求，以核實應付賬款、應付票據、預付賬款等財務往來，對于供應商提出的任何異議，需要及時調查原委，并在獲得授權管理部門或人員的同意之后，進行必要的調整。

三、采購業務內部控制關鍵控制點的思考

采購業務內部控制關鍵控制點為：是否已明確請購，對于審查、采購、接收、支付和采購后的評估等各個環節的責任和審批權力的確定，建立價格監控體系；采購業務應當集中，避免多頭采購或分散采購，降低采購成本；采購業務人員是否定期進行崗位輪換；重要和技術性較強的采購業務，是否組織相關專家進行論證，同時進行集體決策和審批。

（作者單位：浙江力聚熱能裝備股份有限公司）