■林 靜
近日,云南省人民政府辦公廳印發(fā)《云南省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)施辦法》(云政辦發(fā)〔2023〕60 號(hào),以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施辦法》)。為做好《實(shí)施辦法》貫徹實(shí)施工作,現(xiàn)就有關(guān)內(nèi)容解讀如下。
政務(wù)服務(wù)電子文件齊全完整歸檔和電子檔案規(guī)范管理,是推進(jìn)政務(wù)服務(wù)信息共享利用、保障人民群眾合法權(quán)益的重要工作。2019 年,國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》(國(guó)務(wù)院令第716 號(hào)),對(duì)政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域電子文件歸檔提出了要求。2020 年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定,“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”,以法律形式明確了電子檔案的法律地位。2020 年至2022 年,省政務(wù)服務(wù)管理局會(huì)同省檔案局開(kāi)展云南省政務(wù)服務(wù)有關(guān)系統(tǒng)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn),并通過(guò)了國(guó)家檔案局、國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室、國(guó)務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室組織的驗(yàn)收,建成了能覆蓋全省各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)、綜合檔案館的政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子檔案管理系統(tǒng),有效探索了適應(yīng)我省的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的機(jī)制與工作方法。2023 年7 月,國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》(國(guó)辦發(fā)〔2023〕26 號(hào),以下簡(jiǎn)稱《管理辦法》),對(duì)規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作作出了全面規(guī)定。為貫徹落實(shí)好《管理辦法》,加快推進(jìn)我省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范管理,根據(jù)有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合試點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn),我省制定了《實(shí)施辦法》,并于2023 年11 月20 日印發(fā)實(shí)施。
《實(shí)施辦法》共5 章21 條。第一章為總則,主要說(shuō)明《實(shí)施辦法》制定的目的意義、依據(jù)、適用范圍,涉及的基本概念,明確管理工作原則、基本要求和相關(guān)部門(mén)的職責(zé)、任務(wù),電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用要求等;第二章、第三章和第四章圍繞政務(wù)服務(wù)電子文件收集與歸檔、電子檔案移交與接收、安全保管、共享利用和監(jiān)督檢查等關(guān)鍵環(huán)節(jié),提出具體的管理規(guī)定和業(yè)務(wù)要求,進(jìn)一步全過(guò)程規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理;第五章為附則,主要規(guī)定了參照?qǐng)?zhí)行有關(guān)要求、解釋權(quán)和施行時(shí)間。
《實(shí)施辦法》強(qiáng)調(diào)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用、安全可控的基本原則,并按照《檔案法》規(guī)定,把確保政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)作為全流程管理要求。
結(jié)合我省實(shí)際情況,《實(shí)施辦法》明確“省級(jí)檔案主管部門(mén)會(huì)同省級(jí)政務(wù)服務(wù)管理部門(mén),負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)全省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作,研究制定相關(guān)政策、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范”“各級(jí)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”;將《管理辦法》中的“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)”進(jìn)一步細(xì)分為“政務(wù)服務(wù)管理部門(mén)”和“政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)”,明確了各自工作職責(zé)。為優(yōu)化流程、便于管理,《實(shí)施辦法》規(guī)定“各級(jí)政務(wù)服務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本級(jí)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作,依規(guī)向同級(jí)綜合檔案館移交本級(jí)政務(wù)服務(wù)電子檔案”。
全省政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子檔案管理系統(tǒng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求統(tǒng)一建設(shè),為各級(jí)政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)提供政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理公共支撐服務(wù)。為推進(jìn)政務(wù)服務(wù)信息共享,《實(shí)施辦法》要求各級(jí)政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)統(tǒng)一使用全省政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子檔案管理系統(tǒng),進(jìn)行政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理。已自行建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的,應(yīng)當(dāng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理,滿足電子文件和電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全要求,并與全省政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通。

省檔案局舉辦機(jī)關(guān)電子公文歸檔管理培訓(xùn)
《實(shí)施辦法》明確我省政務(wù)服務(wù)電子文件收集和歸檔業(yè)務(wù)、技術(shù)要求參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行,移交接收工作流程、操作要求參照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案移交接收操作規(guī)程》執(zhí)行;規(guī)定政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔時(shí)間分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔,定期歸檔應(yīng)當(dāng)在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理完畢后的第二年6 月底前完成;各級(jí)政務(wù)服務(wù)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌本級(jí)政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu),于每年6 月底前將上年形成的保管期限為永久或30 年的本級(jí)政務(wù)服務(wù)電子檔案統(tǒng)一向同級(jí)綜合檔案館移交。
《實(shí)施辦法》要求各級(jí)政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案高效、便捷利用;各級(jí)有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在符合國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等有關(guān)法律法規(guī)要求的前提下,通過(guò)全省政務(wù)服務(wù)平臺(tái)、綜合檔案館等渠道,推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案共享利用,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。