《云南省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法》解讀

■林 靜

近日，云南省人民政府辦公廳印發《云南省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法》（云政辦發〔2023〕60 號，以下簡稱《實施辦法》）。為做好《實施辦法》貫徹實施工作，現就有關內容解讀如下。

一、制定背景

政務服務電子文件齊全完整歸檔和電子檔案規范管理，是推進政務服務信息共享利用、保障人民群眾合法權益的重要工作。2019 年，國務院發布《關于在線政務服務的若干規定》（國務院令第716 號），對政務服務領域電子文件歸檔提出了要求。2020 年新修訂的《中華人民共和國檔案法》規定，“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”，以法律形式明確了電子檔案的法律地位。2020 年至2022 年，省政務服務管理局會同省檔案局開展云南省政務服務有關系統電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點，并通過了國家檔案局、國家電子文件管理部際聯席會議辦公室、國務院辦公廳電子政務辦公室組織的驗收，建成了能覆蓋全省各級政務服務機構、綜合檔案館的政務服務平臺電子檔案管理系統，有效探索了適應我省的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理的機制與工作方法。2023 年7 月，國務院辦公廳印發《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（國辦發〔2023〕26 號，以下簡稱《管理辦法》），對規范政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作作出了全面規定。為貫徹落實好《管理辦法》，加快推進我省政務服務電子文件歸檔和電子檔案規范管理，根據有關法律法規，結合試點工作經驗，我省制定了《實施辦法》，并于2023 年11 月20 日印發實施。

二、基本內容

《實施辦法》共5 章21 條。第一章為總則，主要說明《實施辦法》制定的目的意義、依據、適用范圍，涉及的基本概念，明確管理工作原則、基本要求和相關部門的職責、任務，電子檔案管理系統的建設和應用要求等；第二章、第三章和第四章圍繞政務服務電子文件收集與歸檔、電子檔案移交與接收、安全保管、共享利用和監督檢查等關鍵環節，提出具體的管理規定和業務要求，進一步全過程規范政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理；第五章為附則，主要規定了參照執行有關要求、解釋權和施行時間。

三、主要舉措

（一）關于基本管理原則

《實施辦法》強調政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作應當遵循統一規劃、全程管理、規范標準、高效利用、安全可控的基本原則，并按照《檔案法》規定，把確保政務服務電子文件和電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規作為全流程管理要求。

（二）關于職責任務

結合我省實際情況，《實施辦法》明確“省級檔案主管部門會同省級政務服務管理部門，負責統籌規劃和組織協調全省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關政策、規章制度和業務規范”“各級檔案主管部門負責對本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作實行監督和指導”；將《管理辦法》中的“政務服務機構”進一步細分為“政務服務管理部門”和“政務服務實施機構”，明確了各自工作職責。為優化流程、便于管理，《實施辦法》規定“各級政務服務管理部門負責統籌協調本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，依規向同級綜合檔案館移交本級政務服務電子檔案”。

（三）關于系統建設和應用

全省政務服務平臺電子檔案管理系統按照國家有關標準規范要求統一建設，為各級政務服務實施機構提供政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理公共支撐服務。為推進政務服務信息共享，《實施辦法》要求各級政務服務實施機構統一使用全省政務服務平臺電子檔案管理系統，進行政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理。已自行建設電子檔案管理系統開展政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理的，應當遵循國家有關標準規范，實現政務服務電子文件和電子檔案全流程管理，滿足電子文件和電子檔案真實、完整、可用和安全要求，并與全省政務服務平臺電子檔案管理系統互聯互通。

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（四）關于業務規范

《實施辦法》明確我省政務服務電子文件收集和歸檔業務、技術要求參照國家標準《政務服務事項電子文件歸檔規范》執行，移交接收工作流程、操作要求參照檔案行業標準《電子檔案移交接收操作規程》執行；規定政務服務電子文件歸檔時間分為實時歸檔和定期歸檔，定期歸檔應當在政務服務事項辦理完畢后的第二年6 月底前完成；各級政務服務管理部門應當統籌本級政務服務實施機構，于每年6 月底前將上年形成的保管期限為永久或30 年的本級政務服務電子檔案統一向同級綜合檔案館移交。

（五）關于利用服務

《實施辦法》要求各級政務服務實施機構應當積極推進政務服務電子文件和電子檔案高效、便捷利用；各級有關部門應當在符合國家網絡安全、數據安全等有關法律法規要求的前提下，通過全省政務服務平臺、綜合檔案館等渠道，推進政務服務電子文件和電子檔案共享利用，提供優質服務。