基層退役軍人事務局檔案工作的內涵提升策略研究

文/通化縣退役軍人事務局退役軍人服務中心 王扉

隨著社會的進步和信息技術的發展，退役軍人對檔案信息的需求和要求越來越高。做好檔案管理工作需要從內涵下功夫，由內因決定外因，最終促進具體工作的形式和內容都得到進一步的優化和改善。內涵提升需要從“管理制度、職業道德以及專業素養”等幾個方面入手，循序漸進，逐步改良[1]。

一、管理制度與機制建設研究

科學合理的規章制度是一切工作的基礎，沒有規章制度作為指引和約束，檔案管理工作只能處于盲目狀態，因此，加強管理制度建設是做好檔案管理的前提。

（一）建立健全規章制度。建章立制，而后綱舉目張。新時代下，檔案管理工作需要立足于新形勢、新背景，分析新的崗位要求和服務標準。建立健全新時代規章制度，對于檔案管理工作來講就是明確工作方向，規范工作流程，優化工作內容與形式的基本保障。1.建立規范化的信息存儲標準信息化時代，檔案信息的存儲方式和類型不同于傳統模式。海量的信息以文字、圖片、音頻、視頻等各種方式呈現給工作人員和信息需求者。面對紛繁復雜的檔案信息，管理者和工作人員必須根據上級領導部門的工作要求，結合本單位的實際情況，明確不同類型的檔案信息需要以合作方式、合作標準、合作保密級別等規范化標準進行存儲和管理。2.建立規范化的信息管理標準。由于當前的檔案信息越來越豐富完善，在給相關人員帶來便捷服務的同時，也給基層檔案工作者帶來了明顯的工作壓力，尤其是有關退役軍人系統的工作人員，需要仔細甄別、篩選各種證明材料和所須信息，確保服務對象的權益得到全面保障，同時保證檔案信息的真實準確。這就要求在信息收集渠道和路徑層面進行嚴格的規范化操作，確保來源真實準確、詳細客觀。建立健全相關的規章制度是必不可少的外部保障條件，是退役軍人系統檔案工作人員依托的標準和指南。3.建立規范化的檔案信息服務標準。隨著社會經濟的迅速發展，越來越多的人需要檔案信息服務，這就要求民政系統工作人員熟練掌握信息服務流程，規范操作，優化對外服務的質量和效率。以前，部分退役軍人系統工作人員在審核相關材料時存在“人情意識”“關系意識”等錯誤思想，缺少“服務意識”和“公平意識”，這種情況需要嚴格規范的工作流程和服務標準，加強監督管理，確保服務質量和效率[2]。

（二）優化監督實施措施。1.制定科學可行的監督考核細則。退役軍人的事務性工作關系到千家萬戶，涉及獎勵、優撫、婚姻、就業、創業等眾多領域，需要切實可行的監督考核細則，確保服務質量，打造良好的口碑，才能夠維護社會的良好風氣和輿論導向。部分檔案工作人員往往由“老弱病殘孕”等群體負責，這種情況容易導致工作人員的考核和監督難以執行，客觀上也就造成了考核管理缺乏實效。追其根源，是缺乏系統連貫的考核細則和管理制度，沒有定性和定量相結合的管理方法。因此，必須組織完成針對民政檔案工作人員的考核細則，實現考核評價有據可依，以理服人[3]。2.定期開展專項培訓，提升業務能力。業精于勤，荒于嬉；行于思，毀于隨。為了提升工作人員的業務能力和服務意識，除了嚴格的監督管理外，還需要開展多種形式的培訓和學習活動，通過定期與不定期相結合的方式，對工作人員展開多種形式的考核，提升和優化工作人員素養和專業技能。

二、提升工作人員專業素養的方法研究

基層退役軍人系統的檔案工作人員應具備良好的專業素養，才能勝任日益復雜的檔案工作。因此，工作人員需要從理論知識、應用技能以及職業道德等方面開展多種形式的學習和培訓。

（一）加強專業理論學習。理論知識學習是提升專業素養的主要路徑和方法，其學習方式按照規模劃分主要包括三種。1.自主學習。自主學習是一種非常有效的學習方法，具有主動性、獨立性、針對性和創造性。這種方法比較適合年輕人，民政單位應給予相應的支持和鼓勵，如定期開展自主學習先進個人的獎勵活動，或者對于表現突出的個人提供成果匯報和經驗分享活動，在精神和物質方面給予肯定和幫助。自主學習的內容可以由檔案工作人員根據自身的實際發展需求和興趣專長來確定，在提升自身綜合業務素養的同時，爭取形成某一個領域的專才，甚至是專家。2.小組學習。小組學習是一種基于自發性和組織性共同特點的學習方式，通常由單位內部的幾個相同或相近崗位的工作人員一同開展，有時也可以在小范圍內組織退役軍人系統單位之間檔案管理員等一起進行某項專題內容的學習活動。這種做法的優點是集思廣益，自由靈活。比如，優質高效地完成鄉鎮低收入退役軍人群體系列檔案的信息錄入與整合工作經驗分享和工作方法介紹，就是一種具體可行的組織方式，將一些具有代表性和實操性的問題，在小群體內通過研討交流的方式得以解決。這種學習活動一般以單位聯誼或者走訪觀摩等方式進行。3.集中學習。集中學習退役軍人相關的檔案管理工作，主要是上級領導部門組織開展的全員性培訓活動。這種學習具有強制性，同時也是就業的保障條件，學習內容主要是各種政策文件精神和具體內容，以及各種制度條例的新變革和調整。如定期組織全員范圍內的保密條例學習活動，就是一種代表形式。這種培訓學習需要退役軍人事務局和相關部門自行組織，定期開展，并建立一定的考核管理制度，確保學習活動取得實效[4]。

（二）加強信息技術鍛煉。信息技術對民政系統檔案管理工作具有重要價值，每位工作人員都必須掌握相關技術和方法。1.基本信息技術的應用。對于退役軍人系統檔案工作人員來講，學習和掌握office 辦公軟件是一項基本要求，部分工作人員認為office 辦公軟件只是簡單的文字編輯和數據統計工具，沒有太多的實用價值，這其實是一種誤解。實際上，工作人員如能熟練應用office 辦公軟件，基本上可以應對大部分的信息處理工作。此外，諸如美篇、視頻號等宣傳工具也應當成為工作人員掌握的基本技能，在開展工作時，有利于人民群眾及時了解相關信息，提高服務質量和效率。2.專業信息技術學習。退役軍人系統擁有自己的操作系統和各類程序軟件，這些網絡應用平臺和工具是每位工作人員都需要掌握的必備技能。民政部門應當定期開展各種檢查和考核，通過外部強制性的壓力，加快工作人員專業素養的提升和能力結構的優化，必要時還可以組織“行業大練兵”活動，或者開展各種技能競賽，鼓勵各個崗位檔案工作人員進行信息技術應用的經驗分享和研討，通過競賽促進個人能力的發展，提高單位服務水平。

（三）加強職業道德培訓。加強職業道德培訓是提升檔案工作人員綜合水平的重要舉措。1.加強文化底蘊的培養。某些退役軍人系統的檔案工作人員對于本職工作存在誤區，沒有領悟檔案對于個人和單位的價值與意義。檔案是一種記錄，也是一種軌跡，更是一種證明，對于檔案服務對象而言，檔案包含的信息不可替代，無法復制，是一種寶貴的精神財富。所以，要培養和加強工作人員的文化底蘊，優化檔案工作人員對本職工作的思想認識和認知。2.加深服務奉獻意識。退役軍人系統的檔案工作主要的服務對象包括普通軍人、殘疾、低保、軍烈屬等需要更多關愛和支持的特殊群體。所以，相關從業者須具備更多的服務奉獻意識，積極主動地為這些群體提供更加溫馨便捷的服務。這是社會發展和進步的表現，也是工作崗位的基本要求。部分民政系統的檔案工作人員認為工作瑣碎重復，缺乏創造性和技術含量，沒有耀眼的“光環”，這種觀點的“病根”就在于對服務對象沒有情感，對于職業認可程度低，沒有自我實現的價值追求。

三、工作資源發掘與保障研究

從信息資源管理的角度來講，退役軍人系統的檔案管理工作需要做好兩個方面的工作。

（一）拓展檔案信息存儲方式。豐富和拓展檔案信息的存儲方式是一項基礎而重要的工作，需要秉持“工欲善其事，必先利其器”的工作理念，利用適宜的工具和方法，將海量信息以科學的方式進行選擇、錄入和儲存。1.做好當前檔案信息的存儲工作。無論是紙質或電子版檔案信息，工作人員都需要努力探索科學合理的歸類和編碼方式，利用信息技術的便捷優勢，構建兼容并行的綜合化資源管理平臺。具體做法可以是利用行業專屬系統和軟件，按照“因地制宜”和“因人而異”的原則，細化和完善檔案信息的存儲標準與規格，嘗試建立涵蓋“文字”“聲音”“圖片”“影像”等多種類型的資料，根據工作需要，隨時提供對應的信息形式和內容。基層工作因為多種客觀條件的制約，可能會遇到各種困難和問題，工作人員只要能夠充分發揮主觀能動性，可以在很大程度上彌補不足，優化信息存儲的方式、路徑和內容，達到規范化、統一化、便捷化、多元化的標準要求。2.做好歷史遺留檔案信息的存儲工作。退役軍人系統的檔案信息保留時間久，涉及服務對象的切身利益，所以需要積極發掘整理歷史檔案信息，優化存儲方式，延長保存時限。尤其是一些具有歷史價值和文化價值的材料，一定要做好保護工作，具體來說，需要做到以下幾個方面：首先，需要工作人員積極發掘和整理以往的檔案信息，將時間久遠、保存簡易、面臨損毀的檔案進行數字化處理，將其轉化為電子信息，保存時間更長，且檢索和利用也更加方便。其次，對于這些信息要進行系統化的編碼和歸類，建立科學的信息輸入和輸出渠道，便于群眾查詢和利用[5]。

（二）優化檔案信息服務方式。對于部分退役軍人而言，查詢和利用相關檔案信息是一件非常煩瑣而復雜的事情，尤其是年齡較大、居住偏僻、文化程度較低、身體不便的人員。為了做好服務工作，提供優質檔案信息服務，檔案管理工作人員需要在信息輸出與服務等方面進行優化和調整。1.努力提升在線服務質量。遠程合作和線上服務已經成為一種發展趨勢和崗位要求。退役軍人系統檔案管理工作亦是如此，為了更好地服務群眾，基層工作人員應主動拓展線上服務內容，優化服務方式，如通過信息技術綜合服務平臺，開展包括“收集信息”“發布信息”“輸出信息”等多項服務，這樣操作可以達到“節省時間，簡便操作，提升效率，豐富形式”的工作目標。部分基層工作人員可以通過各種小程序和App來開展線上服務活動，將原本需現場操作的流程和活動變成一鍵式服務，提高工作質量和效率。2.提供優質溫馨窗口服務。基層工作人員的服務對象多是軍人和軍烈屬，以及部分條件較為困難的弱勢群體，所以要做好窗口服務工作，提升服務質量。對于弱勢群體的服務必須體現職業素養和道德，用良好的態度和耐心地服務為群眾做好信息反饋和幫助。內涵建設和提升不是單純的技術和方法改進，同樣需要服務意識和工作情感的升華。作為對外展示的重要窗口，民生工作不容小視，做好窗口服務就是塑造口碑，就是踐行群眾路線，就是兌現“軍愛民，民擁軍，軍民魚水情，永遠一條心”的宗旨。3.主動探索開展現場服務。基層退役軍人系統的檔案工作人員還可以嘗試開展現場服務，主動走入退役軍人家庭，提供上門服務。許多工作人員面臨著工作檔案信息不完善、不準確，甚至是完全缺失的情況，為了確保檔案信息的真實、完整、及時、有效，就需要真正了解一線的實際情況。近期，從中央到地方都開始提倡開展深入調查研究活動，走到基層，走入社區，走進家庭，是開展調查研究的必由之路。

四、結語

基層退役軍人檔案管理工作紛繁復雜、瑣碎棘手，為了提升基層退役軍人檔案管理工作內涵，優化工作效率，提高工作質量，工作人員須積極探索未來檔案信息存儲工作的方法，學習國內外先進的檔案信息存儲技術和方法，增強網絡完全技術和思想，努力做好退役軍人檔案管理工作。