新形勢下醫院檔案管理現代化面臨的問題及對策

文/廣州市花都區人民醫院 畢惠惠 蘇春香 張冀平

隨著我國社會主義市場經濟體制的不斷完善，醫院的事業性質還將進一步地深化，這也就對醫院的管理提出了更高的要求。檔案是原始、忠實的歷史記載，而醫院檔案則是對該院所有業務的全面記錄，為發展臨床醫學、教育和科研研究的事業提供重要依據。醫院檔案管理是醫院發展的重要支柱，它為醫院的發展戰略提供了有力的支撐，同時還有助于提高醫療質量和服務水平。然而，由于醫院內部結構復雜，檔案管理的復雜性也在不斷增加，因此，必須對其進行全面的改革和完善，以確保醫院的長期發展。

一、醫院檔案管理現代化的價值與意義分析

（一）有效推動醫院管理發展。在現階段的醫院資產管理之中，檔案管理是其中極為重要的組成部分。對醫院而言，檔案在醫院技術水平、管理水平以及建設發展等多個方面都發揮著極為重要的作用。醫院檔案內容包含了醫院運作的方方面面，具體包括了臨床、技術、運營、管理人員等。因此，醫院檔案內容可以真實、詳盡、可靠地反映醫院的運作狀態，可以全面、可靠地記載各個環節的信息，將直接影響檔案管理的質量，并最終體現在醫院建設和發展的過程中。醫院檔案的內涵十分豐富，長期積累的檔案資源是對過去活動的總結和再現，具有較高的醫學價值。加強醫院檔案管理的標準，使其能夠達到現代化的管理水平，并深化凸顯檔案資源的作用和價值，為臨床和科研提供準確的依據，為醫療衛生事業的發展和醫院管理的科學發展提供支持。

（二）提供高質量信息支撐。醫療衛生資料可以實時、完整地記載醫療各崗位、各機構間的數據互動流程。這種珍貴的數據資料將被長期保留，并作為醫療各項工作過程的主要證據。醫療人員能夠通過這種信息來源，認識病癥的根源，探求醫學工作的基本規律，進而建立對醫學工作與醫療活動的整體了解，采取積極有效的途徑，提高當前醫院的醫療水平和管理水平。醫院管理者也可以利用這些檔案信息資源，及時發現醫院發展過程中存在的問題和不足，從而不斷提高管理水平，為醫療水平、工作效率和服務水平的整體提升提供更有效的管理支持，這對于制定醫院長遠發展戰略，落實醫院重要工作部署具有重要的積極意義。

二、影響醫院檔案管理質量的因素

（一）檔案管理意識匱乏。隨著社會的發展，檔案管理的重要性日益凸顯，但仍存在著諸多挑戰。其中，檔案管理意識的欠缺是最為突出的一個問題，即醫務人員以及檔案管理的工作人員未能對檔案管理形成重視態度的認知。檔案管理意識的缺失將會直接影響對其管理的水平。在過去，醫院的管理人員就未能意識到檔案管理工作的重要性，但是醫務人員和檔案管理人員未能形成良好的檔案管理意識，直接導致檔案管理水平低下。在過去醫院發展過程中，醫院管理層嚴重對檔案管理工作缺乏重視，甚至認為檔案管理是對醫療資料的簡要記載，并未予以太多的關注。因此，檔案管理部門在較長一段時間里并未構成一個單獨的部門，具體職責直接由其他機構承擔。在這種環境下，檔案管理員的檔案管理能力就比較弱。員工在日常管理工作中常常顯示出隨心所欲的做事方式，嚴重干擾了檔案管理能力的培養。

（二）制度不健全。醫院檔案管理中使得其管理制度不完善的原因相對較多，例如管理人員未對檔案管理有正確的認識，或檔案管理部門沒有制定完善的管理機制，致使管理方式、措施相對落后，對檔案的管理效率相對低下。現階段，雖然互聯網技術得到廣泛應用，但醫院在檔案管理過程中，缺乏具備嫻熟操作能力的工作人員，使得線上的檔案管理水平相對低下。部分醫院對檔案信息進行管理時，仍采用傳統的人工管理方式，如人工采集數據、人工儲存等，導致醫院檔案管理的制度不健全、不科學，從而使其不能實現信息化管理。

（三）缺乏優秀的檔案管理人才。人才是構成高質量醫院檔案管理中極為重要的因素。但就目前而言，部分醫院不僅在人才上極度缺乏，同時還面臨著部分檔案管理人員的職業素養低下的問題。具體而言，就是大部分的檔案管理人員習慣了原始的紙質文件管理，無法快速適應現代化的管理方式，使得檔案管理不能實現及時、便利。此外，一些醫院的檔案管理者片面地將檔案管理界定為檔案的收集和整理，檔案管理人員的管理水平長期處于較低狀態。由于缺乏應有的重視，檔案管理人員的工作態度相對消極，人員流動性大。難以形成一支固定的、專業化的檔案管理隊伍，極大地影響了檔案管理質量的提高。

三、新形勢下醫院檔案管理的發展方向

（一）檔案庫的管理模式。檔案數據庫的管理模式始于互聯網。這種管理模式成功地將各種信息整合到一個龐大的數字化集合中，使人們能夠更加方便地找到所有想要的內容。例如谷歌的搜索引擎，隨著谷歌推動的分布式數據庫、分布式計算及其他前沿科學的應用，一個全面的、可持續的、可擴展的數字化環境應運而生，這也促使現代化檔案更具高效性與便捷性。目前，數據庫沒有形成具體的管理模式，但數據庫系統的含義已基本包含了該數據庫系統可以實現檔案管理全新的在線數據處理模型，具備了決策性強、過程化合理的特性，可以實現在文檔存儲處理過程中包容性海量信息管理；檔案庫系統不僅是對相關數據的收集與整合，并且其數據的處理速度還遠遠高于傳統的數據處理系統。

（二）檔案管理數據庫的前景與方向。數據庫的誕生為我國各行各業的發展帶來了機遇。企業利用大數據能夠將具有價值信息的內容進行有效整合，同時再對其展開精準營銷，為消費者提供更合理的信息內容。現今，大數據成為一種珍貴的社會資源。它能夠對數據進行全面的挖掘與分析，能夠為各行各業的發展提供機會。互聯網技術與大數據技術的融合，能夠使生產力得到全面地提升，同時還能促進產業的發展。

（三）數據庫醫院檔案管理的特點。隨著數據庫的深度研究與發展，其特性愈發明顯，其特性主要包含了規模大、速度快、多元化，價值高。第一，規模大。隨著我國信息技術以及5G 通信技術的高速發展，互聯網信息數據也隨之增加。第二，速度快。由于檔案管理數據庫會產生不同的內容且信息量龐大，數據庫的結構組成相對復雜，但通過云計算與5G 技術手段來處理信息，使數據傳輸更加穩定。同時，信息的傳輸速度也得到了提高。每一條信息與數據的傳遞都在一秒之內就實現了高速傳遞速度。第三，多元化。醫院檔案數據庫會儲存多種多樣的病患檔案，每個檔案的屬性各不相同。所有各種疾病的資料數據庫構成一個完整的資料數據庫，這種多元化的檔案內容是醫院資料管理的特色。第四，高價值。醫院的檔案管理信息包括了所有患者的個人隱私信息。通過對數據庫內信息的甄別與查詢，便于病人就診，更好地為病人服務。這些病人的個人隱私有很大的數據意義，必須予以保存。

（四）數據庫在醫院檔案管理中的應用。傳統的醫院檔案管理方式與新形勢下的數據庫檔案管理有著共同之處。通過數據庫技術，醫院檔案管理可以更加高效地收集、整理和存儲患者的個人文件信息，這種技術不僅可以提高管理水平，而且可以更加便捷地調用，從而更好地滿足患者的需求。此外，數據庫醫院檔案管理還可以更好地與傳統醫院檔案管理相結合，從而更好地滿足患者的需求。該文件包含了患者的詳細信息，如個人資料、病史等。這些數據信息具有真實的特點。無論采用何種存儲方式，都要保證數據信息的準確性和真實性。此外，醫院檔案數據庫管理方式實現了檔案存儲容量的擴展。傳統的檔案管理工作的存儲能力相對有限，同時還具備相對復雜的信息檢索過程。醫院的檔案管理方式，主要針對信息存儲空間進行拓展。如果信息存儲能力不足，則會通過添加硬件來增加其容量，使得檔案信息數據能夠得到有效儲存。

四、新形勢下推進醫院檔案管理現代化的策略

（一）高度重視檔案管理現代化。由于過去的檔案管理存在著諸多問題，導致其無法得到足夠的關注。為了解決這些問題，需要加強對檔案管理的關注，并結合實際情況，改進管理工具。檔案管理者還須借鑒國際上檔案管理工作的成功經驗，并結合實際情況，創造出更加科學合理的檔案管理方法。這樣，檔案信息才能更好地為患者服務，為社會作出更大貢獻。醫院應重視檔案管理工作，努力推動其通過優化轉型，實現檔案管理的現代化，提升檔案信息服務效率。同時，加強對員工的培訓，激勵他們不斷提升自身管理水平，不斷探索檔案管理工作的方式方法，以期達到更好的服務效果。

（二）提升檔案管理人員素質。醫院檔案管理的現代化對管理者提出了更嚴格的要求。檔案管理人員須全面了解醫院的相關知識，提高個人檔案現代化管理能力和技術水平，高質量地完成檔案的收集、整理、保管、利用。傳統的檔案管理模式已成為制約醫院檔案管理的主要因素，檔案管理者必須與時俱進，適應現代檔案管理模式，提高自身的現代化綜合能力和業務能力。一方面，醫院已組織相關人員來進行學習與培訓檔案管理內容。另一方面，應安排相關工作人員到同行業先進醫院參觀學習，通過交流學習提高檔案管理人員的能力和素質，及時發現醫院檔案管理工作過程中可能存在的問題，不斷強化相關工作管理人員的個人能力，加快檔案管理現代化進程，實現醫院的快速發展。

（三）完善檔案管理現代化體系。當前，由于醫院檔案管理體系尚未完善，檔案管理人員在日常工作中面臨著諸多挑戰，這些挑戰不僅削弱了醫院檔案管理的現代化水平，而且降低了其效率。為此，醫院應積極完善現代檔案管理制度，制定明確的管理目標和有針對性的工作制度，從檔案管理的關鍵問題入手，重點關注信息來源、收集方式、管理方式、存儲方式、檢索方式等，通過完善檔案管理制度，為員工提供更加清晰、規范的工作流程，使檔案管理人員在日常工作中嚴格按照科學的管理流程開展高效工作。

（四）加強檔案法治建設。為了更好地推進醫院的檔案管理，不僅僅需要完善醫院內部檔案管理機構的設置，而且必須增強檔案管理者對法律規章的熟識程度與執行能力。此外，必須確保醫院檔案信息的完整性、系統性，在不同的領域之間能夠通過檔案信息進行有效協調和溝通。為確保檔案信息的安全，推動法治建設顯得尤為必要。近年來，我國政府把信息安全放到了一個突出的位置，并且大力推動和實施各項法律措施，以確保醫療機構的檔案管理能夠符合最新的技術標準和質量要求。因此，必須采取積極的措施，構筑信息安全保護機制，以確保檔案信息的安全性和可靠性。

（五）加強各部門的溝通。針對現代化管理工作當中存在的各方面問題，部門間應進行緊密地溝通，確保形成健全的信息傳遞與共享機制，達到檔案信息的使用價值。首先，醫院需要構建專門的檔案管理平臺，以便各部門之間能夠進行有效的數據共享。憑借5G 技術高速運轉醫院檔案管理的信息管理、裝填，使管理平臺能夠達到基礎管理，以確保檔案管理工作極具高效性與針對性。其次，以局域網的方式構建檔案管理平臺，或者是在廣域網的狀態下創建資料查詢與信息共享的信息管理平臺，以此種方式降低檔案管理工作過程中可能存在的風險，再結合各部門的現狀來強化檔案管理能力。再次，由檔案管理機構針對各方面內容來進行協調聯絡，以便于有效提升檔案管理能力，從而實現高質量、高水平的檔案管理目標。最后，檔案管理工作的交流在于各部門之間的輔助工作，依靠醫院各個部門之間的多次協調溝通機制，來實現檔案信息的收集與整理工作。

五、結語

隨著社會的不斷變遷，醫院的檔案管理必須跟上時代的步伐，以滿足社會的需求。因此，必須加大對檔案管理人員的培訓力度，不斷優化管理流程，加大對軟硬件的投入，充分利用檔案的優勢，有效地解決存在的各種挑戰，以期實現醫院的可持續發展，滿足社會對高水平服務的期望。