公共圖書館年報:回眸、反思與展望
——以廣州圖書館年報為例

高美云

(廣州圖書館,廣東 廣州 510623)

1 引 言

黨的十八屆三中全會審議通過的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》提出,“全面深化改革的總目標是完善和發展中國特色社會主義制度,推進國家治理體系和治理能力現代化”。圖書館是社會的有機組成部分,承擔著培育社會文明新風、傳承中華優秀文化、構建現代公共文化服務體系等時代使命,其治理能力現代化無疑是國家治理體系和治理能力現代化的重要課題。年報作為定期梳理公共圖書館管理及服務工作、接受主管部門指導和社會監督、宣傳推廣事業發展及記錄業務資料等的重要手段,它不僅是《中華人民共和國公共文化服務保障法》(以下簡稱《公共文化服務保障法》)和《中華人民共和國公共圖書館法》(以下簡稱《公共圖書館法》)規定的公共圖書館法定責任,也是公共圖書館在保障公眾知情權、維護社會監督權等基礎上實現良性互動,進而構建圖書館治理體系現代化的基本路徑之一。隨著公共圖書館行業年報編制實踐的持續開展,年報成果日益規范化和專業化,但也應該清醒地認識到,公共圖書館年報還存在著編制意識不足、質量參差不齊、傳播渠道匱乏等諸多短板。鑒于此,文章以廣州圖書館年度報告為例,梳理其發展歷程,總結其編制特點,針對年報普遍存在的問題提出編制建議,以期為圖書館行業年報編制提供實踐樣本參考、經驗理念借鑒。

2 廣州圖書館年報發展歷程

2.1 年報萌芽期(1997—2012年):內部統計檔案

20世紀90年代,隨著信息化浪潮的興起,圖書館網絡化建設和數字圖書館建設剛剛起步,廣州圖書館也開通了自動化集成管理系統。1996年,原文化部頒布執行《全國文化、文物統計報表制度》,要求縣級以上公共圖書館每年填報《公共圖書館基本情況年報》。廣州圖書館在此基礎上開始編制單館年報,主要為各種業務報表的匯編。根據年報內容及裝訂特征,該階段又可分為3個小階段:1997—1999年的年報以綜合業務檔案三孔一線的形式裝訂,大約有16項條目,均為《公共圖書館基本情況年報》《接受贈書情況表》《購書經費使用》等統計報表;2000—2003年的年報以打印裝訂的形式存檔,缺少目錄,需要通覽全文后才有整體認識,增加了計劃與總結、對比分析等敘述性內容,篇幅有較大提升;2004—2012年的年報以簡裝印制方式裝幀,增加了封面與目錄,內容沒有大變化,條目從18—22項不等,有時被作為學術會議的基礎材料用于行業交流。

廣州圖書館本階段的年報編制責任主體為檔案室,一般在第一季度完成編制,以每年一報的形式編制上一自然年的業務資料,是計劃與總結、機構設置、人員名單、大事記、統計數據、獲獎情況、學術成果等資料的全面匯編。年報編制目的主要為業務存檔,目標閱讀對象是館內員工,旨在全面準確地記錄廣州圖書館事業發展狀況,在廣州圖書館網站開通后即選擇若干數據對外公布。其體例結構采用列舉條目式,層級不夠清晰,勝在一目了然,起到了良好的存檔查閱作用。為了客觀展現廣州圖書館的運營情況,該階段的年報中關于資產、服務、管理等在內的統計數據占比較大,總體偏重于統計型年報,偶有穿插分析總結性的內容。裝幀形式較為簡單,內容較為簡潔,篇幅較為短小,最長不超過60頁。

2.2 年報專業化探索期(2013—2017年):常態化編印發布

黨的十八大以來,文化系統在穩步推進國家治理體系和治理能力現代化的大環境下,深入貫徹落實中央關于構建現代公共文化服務體系的決策部署,大力推進公共文化機構法人治理結構改革、縣級文化館和圖書館總分館制建設等重大改革。2012年,廣州圖書館被確定為中央及省、市法人治理結構試點單位,成立理事會。信息公開成為理事會的基本制度之一,編制發布年報成為法人治理結構改革的內在要求。隨著新館的全面開放,廣州圖書館以規劃管理為抓手,推動由傳統圖書館功能向社會公共空間功能轉型,建立了由文獻信息服務、公共交流活動、數字化服務、體系化服務構成的多樣化服務架構,實現了服務效益跨越式提升。廣州圖書館迫切需要向政府報告投入產出情況,向社會各界報告服務效益和最新服務進展,進而樹立良好的圖書館形象。廣州圖書館館長方家忠曾作為交流館員在美國多個圖書館訪問學習,認識到年報已經作為一項信息公開基本工作制度在美國公共圖書館普遍施行。廣州圖書館決定將年報打造成為展示圖書館服務理念、服務結構和特色服務的平臺,將年報當作服務與管理專業化、規范化的工具之一[1]。作為一項專業性工作而非檔案工作,廣州圖書館年報轉由辦公室統籌組織,一般在每年的5月前完成編制發布,順應圖書館轉型發展增加了讀者活動數據、媒體報道及社會力量參與圖書館建設等業務資料,其中,最為顯著的特征是逐年增加了專項統計分析報告的比重,至此,廣州圖書館年報成為一份綜合性的統計分析型報告。

2015年,《廣州市公共圖書館條例》的實施標志著廣州市“圖書館之城”建設正式啟動。廣州圖書館作為全市公共圖書館的中心館,承擔業務指導和統籌協調等法定職責。為了系統記錄和梳理業務數據以備立法效果和評估之需,廣州圖書館從2016年開始編制發布廣州市“圖書館之城”年報(簡稱“體系年報”),旨在通過信息公開形成社會監督,倒逼廣州全市公共圖書館提高管理服務水平。體系年報由承擔總分館服務體系協調職責的廣州圖書館辦公室負責編制[2],在每年“世界讀書日”期間以媒體發布會的形式向社會公開,其中最為基礎的部分是反映政府保障與服務效能的13項統計數據,這也成為媒體宣傳廣州市公共圖書館的重要基礎性素材。2016年,廣州圖書館成為中國圖書館學會公共圖書館分會城市圖書館工作委員會掛靠單位,基本職責確定為推動城市圖書館在中國公共圖書館事業發展中更好發揮引領作用,尤其是服務效能提升等領域。同年,該委員會主任,廣州圖書館館長方家忠在中國圖書館年會作學術報告,提出城市圖書館的引領機制可以概況為以服務效能引領為核心,以信息公開為手段,發揮整體引領作用,建立社會良性互動。2017年,廣州圖書館與城市圖書館工作委員會聯合舉辦第一屆“城市圖書館學術論壇”,聚焦“城市圖書館信息公開規范與年報制度研究”,在行業內掀起了年報制度的研究熱潮。

本階段是廣州圖書館年報進入常態化編印的新階段,編制目標從“檔案記錄”發展為“信息公開”“宣傳營銷”,從單館年報擴展為單館年報與體系年報并行編制。年報體例結構尚處于發展過渡期,根據編制目標不斷動態調整,篇幅逐年增加,專業化統計分析內容比重不斷加大,并一改以往條目式體例,在歸納、合并的基礎上設置一、二級目錄,形成層級化體例結構。版面委托專業機構設計,增加了條形圖、柱狀圖、曲線圖等多種形式表格和契合年度發展的特色服務圖片,此后,廣州圖書館年報有了統一、系統的風格。年報運用場景更為多元化,除了業務存檔,還被用于呈報主管部門、理事會,被作為來訪交流、專題會議、人大調研等專業材料,并通過郵寄紙質版、網站公布全文電子版、媒體發布會等方式對外公布。

2.3 專業化穩定期(2018—2023年):規范化專業出版

黨的十九屆五中全會明確提出2035年建成文化強國遠景目標,這是國家在新時代的文化發展愿景。公共圖書館領域要實現文化強國這一遠景目標,法治化、體系化、專業化發展轉型是必由之路。《公共文化服務保障法》《公共圖書館法》相繼頒布實施,標志著公共圖書館全面開啟了法治化進程,對公眾的基本文化權益起到了很好的保障作用,也對公共圖書館服務與管理的專業化、規范化和社會化提出了更高的要求。兩法均明確提出建立年報制度、定期公開服務情況、保障公民文化權益等相關條款,至此,年報制度已經上升為公共圖書館的法定責任。第六次全國縣級以上公共圖書館評估定級首次將年報納入評估指標,考查年報在圖書館網站的發布情況,年報制度又成為公共圖書館的行業規范之一。為了凸顯年報的專業化管理作用,廣州圖書館在“十三五”規劃中將年度報告、信息披露、公眾監督等基本制度納入管理機制。為了推動年報編制工作科學、有序地開展,廣州圖書館制訂實施《〈廣州圖書館年度報告〉編制工作制度》。2018年,廣州圖書館季報創刊,設置“工作動態”“業務研究”“組織文化”3個欄目,旨在搭建館內工作研究及業界交流平臺,更重要的是成為年報編制出版的強有力支撐。2019年11月,廣州圖書館單館年報經過連續6年編印后正式出版。

《廣州市公共圖書館條例》開宗明義,在第一條立法宗旨就明確提出:“實現和保障公眾的基本文化權益”。為全面貫徹落實法律法規對信息公開、主動接受社會監督、保障公眾權益等規定,2018年由廣州市文化廣電旅游局印發的《關于全面推進我市公共圖書館總分館制建設的實施意見》,再次強調建立績效考核與信息公開制度:“中心館負責組織編制年度報告、信息季報,建立統一實時的信息采集與公布平臺;區域總館負責區域內總館與各分館的數據收集和編撰工作,并在廣州數字圖書館網站上進行公開。”由廣州圖書館制訂并經廣州市公共圖書館館長聯席會議審議通過的《廣州市公共圖書館業務統計規范》第八條亦規定:“廣州圖書館中心圖書館辦公室負責收集各館統計報表,并進行匯總、整理、比較、分析和研究,撰寫和編印《廣州市公共圖書館年度業務統計報告》。”在系列法律政策標準等科學指引下,體系年報日趨穩定成熟并于2018年正式出版,被稱為我國圖書館第一種正式出版的年報報告。2018年,城市圖書館工作委員會在中國圖書館年會舉辦“城市圖書館年報制度”分會場,發表了《公共圖書館年度報告編撰指南(征求意見稿)》,受到文化主管部門的關注。同年10月,受文化和旅游部委托,廣州圖書館與中山大學信息管理學院、中國國家圖書館研究院等組成項目團隊開展公共圖書館年報編制指南研究。2022年4月29日,《公共圖書館年度報告編制指南》(WH/T96—2022)正式實施,標志著公共圖書館行業首次擁有了年報編制的行業標準文件。

本階段,是廣州圖書館年報進入專業出版的新階段,廣州圖書館成為行業的引領者,其年報編制目標由“信息公開”發展為“權益保障”。這一階段的廣州圖書館編制的年報體例結構仍為層級結構,單館年報篇幅較此前大幅增至近300頁;體系年報篇幅大致穩定在200頁。由于出版的審核流程更為嚴謹,故單館年報和體系年報的發布時間較此前有所滯后,一般到10月底才能正式出版。

3 廣州圖書館年報編制特點

3.1 編制目標逐步多元化

圖書館是一個生長的有機體,圖書館對年報的認知也是一個逐步深化的過程。年報作為圖書館管理的工具之一,其編制目的一直隨著轉型發展的需要而不斷調整。早期由于信息系統還未普及,年報主要用于內部存檔,因此,由各類業務統計數據、客觀事實匯編而成,條目清晰明了便于查閱。21世紀以來,公共圖書館事業蓬勃發展,為了方便行業內部交流,年報被作為一項專業工作要求體現圖書館服務理念、服務結構和最新服務進展,因此,增加了計劃、總結、統計分析報告等敘述性材料,被用于行業內交流。此外,還增加了“讀者活動”“媒體報道”“統計分析報告”等大量統計數據,作為向政府主管部門和理事會呈報的基礎材料,強化了圖書館履行社會職責、爭取支持的媒介功能,也成為宣傳推廣圖書館事業的一張名片。《廣州市公共圖書館條例》《公共文化服務保障法》《公共圖書館法》陸續頒布施行后,圖書館年報被當作治理能力現代化的重要工具,編制年報成為公共圖書館法定責任,其“實現與保障公眾的基本文化權益”的信息公開目的得以強化,“服務效益”“經費使用”“設備設施”等數據被編入年報。年報編制完成后第一時間通過大眾媒體和自媒體公布,充分保障了公眾的知情權,同步接受社會監督,迫使圖書館更好地履行社會職能,不斷提高服務和管理水平。正式出版的年報增加了專項報告的比重、新增了案例選編,一方面,通過對比分析,力圖在數據中挖掘規律,為領導決策提供參考,使其成為科學管理的工具;另一方面,選取代表性的案例總結經驗,為行業研究者提供一手研究材料,凸顯年報作為正式出版物的收藏價值。

3.2 統籌組織逐步制度化

制度是公共圖書館治理能力現代化的集中體現,年報編制同樣需要政策支持和制度保障。為了貫徹落實《廣州市公共圖書館條例》,廣州市相繼制訂“圖書館之城”建設規劃等15項配套制度,組織實施6項全市統一業務標準,為全市服務體系建設提供了強有力的制度保障。其中,《廣州市公共圖書館服務規范》《廣州市公共圖書館總分館制建設》分別對體系年報由中心館統籌、成員館配合提供數據的編制職責作了明確規定。單館年報編制制度則更為詳細,《〈廣州圖書館年度報告〉編制工作制度》包括總則、編制組織、編制要求、存檔發布、內容結構、附則等六章共21條,比較具有借鑒性的做法有:一是按職責分解年報任務,建立館部領導、編委會指導、辦公室統籌、部門主任把關、崗位收集撰寫的五級編制組織架構,明確的分工保障了年報編制工作的常態化、有序化開展;二是對編制要求作了詳細規定,包括行文風格、圖表排版、標題排列、版面設計等,保障全書風格一致、嚴謹簡明、易讀易懂;三是重視年報的信息發布與場景運用,規定通過網站、定向寄送和出版發行等方式向社會公開宣傳,接受社會監督與反饋。統計分析與大事記是年報最為重要的內容,廣州圖書館也制訂了專門的規章制度保障其規范性編制。《廣州圖書館業務統計與分析工作管理辦法》規定由辦公室統籌協調統計分析工作,各部門分別指定專人履行統計和分析報告職責,每月報辦公室匯總審核。《大事記編纂管理辦法》則從工作機制、記述范圍、記述方法3個方面規定了大事記的收集管理工作。

3.3 工作流程逐步規范化

實施規范化的流程管理是年報編制的關鍵。年報涉及部門較多、覆蓋范圍較廣,是一項繁雜細致的工作,包括制訂計劃、確定大綱、發布通知、數據整理、統計分析與文稿撰寫、審校排版、印刷出版、發布存檔等眾多流程,這些流程需按照一定的時序依次展開。廣州圖書館年報編制一般從12月初啟動至次年10月發布,歷時約11個月:當年12月,由統籌部門確定年報編制計劃、體例大綱;次年1月初,統籌部門發布資料收集通知,按大綱搜集資料、按職責確定分工,并通過范例的形式說明資料格式、標題排列和圖表排版,重點強調報送時間節點等;次年2月,各部門、各成員館協助提交數據,并按分工起草專項報告、特色服務案例等資料,報告和案例需經分管領導審稿后報送至統籌部門,嚴格把控文稿質量;3月統籌部門完成數據的整理、核對和制作可視化圖表,按提綱確定的體例編排各類資料形成年報初稿;4月至5月統籌部門對年報進行三審三校后形成定稿,并篩選重點指標數據通過網站、媒體發布會對外公布;10月底前由出版社三審三校,統籌部門負責返稿修訂,并經過反復討論確定年報的封面、圖表、內容等排版設計后正式出版。正式出版后統籌部門將年報放置在網站固定欄目下供用戶查看,并通過郵寄的方式贈送給各大圖書館收藏使用。廣州圖書館這種權責分明的工作流程和工作分工,可以更好地保障年報編制的規范性、準確性和及時性。

3.4 體例結構趨于穩定化

廣州圖書館的年報體例結構并不是一成不變的,而是隨著編制目標不斷動態調整,但在一定時期內保持相對穩定。萌芽期的年報體例采用羅列式目錄,均為統計報表,每年只做局部優化調整。隨著編制目標的多元化,年報的內容越來越多,體例結構調整為章節、分目的層級結構,成為集業務統計、分析研究、總結歸納為一體的綜合性年報,更有利于包括公眾、政府、理事會、管理者、館員、行業研究者等在內的圖書館利益相關主體了解圖書館最新動態。針對內容眾多、數據繁雜的情況,廣州圖書館在出版前理順邏輯結構,將單館年報體例確定為年度概覽、統計數據、專項報告、案例選編、年度大事和附錄6個部分。體系年報則在2018年出版時吸收了前3年的編制經驗,穩定為年度概覽、概念釋義與統計方法、服務效益統計分析、政府保障統計分析、事業建設管理與運營進展、存在問題和發展建議、分類統計表、大事記、通借通還服務網絡一覽表、建設與服務創新案例選編共10個章節和1個附錄。年報正式出版后,體例內容基本保持穩定,除了設置目錄,還專門將表目錄和圖目錄單列出來,并設置了凡例釋義,更方便用戶查閱數據。另外,增加了前言,闡明了年度亮點工作、年報作用、主要內容及權責分工。

3.5 指標設置趨于合理化

公共圖書館在發展的過程中產生了大量統計數據,必須對這些指標數據進行取舍,建立科學合理的指標體系,才能保障年報編制工作順利完成。提出“二八原理”的帕累托認為,在任何特定的群體中,重要的因子通常只占少數,而不重要的因子則常占多數。唯有抓住事業發展過程中的關鍵指標,減少一般性指標,杜絕統計手段不完善的發展指標,才能降低填報部門或成員館的負擔,提高填報的質量和效率。尤其是體系年報涉及成員館眾多,統計指標數量更要精簡,廣州圖書館根據《廣州市公共圖書館條例》規定的館舍面積、文獻信息資源總藏量、年新增入藏量和工作人員配備等量化指標,增加了體現政府保障水平的總經費、文獻購置費等硬件指標以及體現投入產出效率的接待訪問量、文獻外借量、讀者注冊量、讀者活動量和數字資源使用量等服務指標,對廣州市公共圖書館的發展情況進行重點統計分析。此外,為了保障數據橫向可比、縱向可加,主要從以下方面著手:一是以文化和旅游部“公共圖書館基本情況年報”指標解釋和公共圖書館評估標準為參考確定年報指標統計標準,開篇點明概念釋義和統計方法;二是每次發布資料收集通知,均明確收集的范圍、周期及統計口徑,并以范例的形式加以說明,保障數據信息的準確性與客觀性;三是統籌部門每月定期收集重點數據,通過交叉比較審核,及時掌握數據的動態變化;四是堅持以業務管理系統統計為主,人工統計為輔,盡量減少人工干預;五是所有統計數據均需部門主任或成員館負責人審核,如數據變化較大,將以注釋的形式解釋說明原因,保障數據的準確性和權威性;六是統計數據經統籌部門三審三校后發回部門或成員館,以便在后續撰寫分析報告時保障全書數據的一致性。

4 經驗與啟示

4.1 堅持長期編制,不斷專業發展

如何將年報打造成為提升公共圖書館治理能力的專業化工具?年報編制過程就是自我剖析、總結經驗與整改完善的閉環管理過程。縱觀年報發展歷程,早期只是簡單匯編,內容組織缺乏總結與凝練,隨著圖書館轉型發展,可寫入年報的內容日益劇增,如不加以提煉,其可讀性可用性將降低。唯有適應社會需求,不斷動態調整體例內容,但統計數據作為核心資料的地位沒有變化,為后人還原這個時代的文化面貌提供了一扇窗口。年報在動態調整和推陳出新中保持基本的穩定,在動態調整中朝專業化與規范化不斷發展,在網站持續公布保證了數據的連續性與公開獲取性。堅持才能日漸出成果,如美國博物館與圖書館服務協會編制的《美國公共圖書館調研報告》(Public Libraries Survey,PLS)經過20多年持續發布已成為國際圖書館界觀察、研究和借鑒美國公共圖書館事業發展的重要基礎性材料[3];史密森學會從1851年開始編制的年報完整地記載了其發展歷程,該年報已成為研究美國文化傳播、社會教育、學術研究的重要歷史文獻[4]。廣州圖書館從“先行先試”到“先行示范”,先是制訂本館的規章制度,繼而制訂全市公共圖書館的業務規范,再舉辦行業學術會議引領發展,再到參與制訂行業第一個年報編制標準文件,均得益于領導高度重視和長期的實踐堅持。文化行業標準《公共圖書館年度報告編制指南》(WH/T96—2022),規定了年報編制的原則、方法程序及主要內容,是一份很好的年報編制指引性規范。公共圖書館應該重視年報編制工作,利用年報編制理論成果指導實踐工作,在編制年報過程中提升專業化水平,提升圖書館的社會價值。

4.2 建立專業編制團隊,明確責任分工進度

年報具有明顯的時效性特征,但編制年報具有覆蓋面廣、時間緊、任務重等難點,如何把握好質量與時效之間的關系是公共圖書館編制年報面臨的重要課題。完善的圖書館年報編制機制,是做好年報編制的先決條件,也是圖書館年報編制發布持續性和及時性的重要保證。制訂年報組織流程建議從以下方面著手:第一,將圖書館年報編制納入年度例行工作,建立經費保障機制,提前一年做好經費預算、招標流程、申請書號,與出版社簽訂合同時約定時效。第二,建立一支穩定的年報編制團隊,設立編委會統籌指導年報編制工作,統籌部門負責年報的組織、體例設計、通稿審校、出版發布工作,其他部門或成員館設立信息員配合統籌部門做好年報資料收集、專項報告撰寫等工作。第三,依據年報的體例、統計內容及指標的要求,建立順暢、可靠的信息報送機制,如構建全市性、全館性的業務統計架構。第四,為解決專業出版與時效性問題,需在確定年報發布時間后,倒推年報的編制進度,如廣州圖書館要求每年“世界讀書日”之前完成主要統計數字、綜合分析報告等編撰,并篩選重要數據提前在媒體發布會和網站先行對外公布。第五,依照出版規定嚴格要求,專項報告由撰稿人擬寫后分別經部門主任、分管館領導審校再報統籌部門統稿,全書由統籌部門負責“三審三校”,再經過出版社“三審三校”,確保年報編制要求落到實處。第六,建立年報評價及信息反饋機制,收集用戶反饋意見,不斷改進年報編制質量。

4.3 研究分析目標受眾,建立年報內容框架

數字化閱讀環境下,公眾的閱讀耐心越來越有限,如何針對目標用戶,對年報內容進行適當的規劃和取舍,是年報編制的關鍵問題之一。年報內容很大程度上取決于預定目標。其預定目標主要受實現目的和目標受眾影響。對內目的包括檔案記錄、科學管理等;對外目的包括信息公開、爭取支持、宣傳推廣、行業交流等。確定年報內容可以從目標受眾的需求出發,以需求為導向構建內容框架。社會主體如普通公眾、大眾媒體關注圖書館的服務內容、特色服務和用戶狀況,還可以公布通借通還服務點、讀者評價、服務排行榜、設備設施等資料,保障公眾的知情權;合作伙伴、捐贈者關注是否得到體現和尊重,可以對外公布理事會與讀者委員會名單、合建分館、合作伙伴名錄、社會捐贈等資料,以吸引更多的社會力量參與圖書館建設;治理主體如政府主管部門、理事會關注運營管理、投入產出情況,可以公布政府保障、服務效能、管理運營情況等資料;圖書館管理者關注業績指標、服務趨勢,可以公布年度統計數據、專項分析報告等資料;業內同行和研究者關注數據的持續性和特色服務的借鑒性,可以公布歷年主要業務發展數據、特色服務案例選編等資料。迎合目標受眾的需求確定年報的內容,有利于構建良好的內外關系,充分揭示圖書館的社會價值,發揮年報的營銷功能。

4.4 日常統計標準規范,挖掘數據深層意義

年報編制主體較多,統計數據龐雜、統計途徑不同,尤其涉及交叉業務,容易發生數據重復或遺漏計算,這是年報編制的一大難點。統計數據的標準化是保障年報客觀、準確的前提。國際圖聯頒布的《圖書館統計宣言》強調,正確、可靠和可比的數據對圖書館統計的價值和有效性是至關重要的,這取決于圖書館正確、及時地遞交統計數據,又必須對統計項目采用相同的定義和方法。年報編制應該注重日常數據的搜集與審核,建立多層次的數據統計體系,如周報數據、月報數據等,統籌部門按周、按月對業務數據進行匯總、整理和發布,積累了不少年報日常資料。年報開篇設置“概念釋義與統計方法”篇章,參考行業標準確保數據橫向可比、縱向可加,統籌部門可與協助部門反復溝通、層層審核,保證統計內容、口徑、單位等一致。公共圖書館應當加強數據統計的技術支撐,業務數據統計以業務管理系統自動統計為主,無法在系統統計的數據則由部門安排專人每月填報,明確每項數據責任到人,審核人員通過形式審核、交叉對比審核等手段反復核準數據。僅僅展示數據而缺乏對數據的關聯分析,對管理決策和行業研究的使用價值有限,可以利用SPSS、SAS等統計工具建立館藏文獻與用戶行為等數據融合分析,挖掘服務數據背后所體現的不同類型讀者的個性化需求,為圖書館管理提供針對性的參考。

4.5 關注排版設計,保障易讀易用

年報既是推動公共圖書館與政府、社會、公眾構建良性關系、獲得價值認同與支持的重要手段,也是區域圖書館事業之間、學界與業界之間相互研究促進的橋梁。但是這些目標閱讀對象大多數不是圖書館行業人員,如何激發讀者的閱讀興趣,將專業化年報編制成易讀易懂的宣傳性材料,值得年報編制人員重點關注。建議從以下方面著手:一是編制團隊層層審稿,確保指標統計方法、統計單位符合國家規定;二是采用第三人稱寫法,使用規范的現代漢語語體文、記述體,行文通俗流暢,符合現代漢語規范;三是分析數據時盡量以圖表形式呈現,如曲線圖、柱狀圖、餅圖等與文字分析有機結合,圖表標題按章節清晰規范排列,有利于年報直觀地呈現圖書館事業發展的趨勢;四是展示特色服務時可適當穿插彩色圖片,形成視覺沖擊力以吸引讀者的閱讀興趣;五是重視年報的排版設計工作,委托專業機構設計,注意適當留白,色彩搭配協調,尤其字體大小、行距、色調應適中,以防止閱讀疲勞,特別要做好封面、版式等裝幀設計,根據年報告的閱讀對象、內容、載體等適當調整,可先出設計草圖再小范圍征求意見決定。

5 結 語

隨著《公共文化服務保障法》和《公共圖書館法》的正式施行,年報編制發布已經成為公共圖書館履行信息公開主體的法定職責,也是推動公共圖書館專業化轉型發展的工具之一。公共圖書館應該以《公共圖書館年度報告編制指南》(WH/T96—2022)的發布為契機,關注城市公共圖書館的優秀做法,建立年報編制團隊,不斷規范年報編制流程與年報內容體例,以年報編制為手段進一步激發公共圖書館信息公開的內源動力,推動公共圖書館治理體系和治理能力現代化建設。