城市園林建設中苗木采購管理方法優化研究

張 斌

（太原市公園服務中心， 山西 太原 030000）

1 加強苗木采購管理工作的重要性

1.1 明確采購管理目標，提高苗木采購人員工作效率

苗木采購管理目標包括保證原材料質量、適時適量保證供應、協調和管理供應商及降低采購費用。加強采購管理，梳理采購流程，優化采購管理方案，明確采購管理目標，可促使采購人員依據采購需求，跟蹤工程項目的苗木種植情況，高效地開展采購工作。

1.2 提高企業市場綜合競爭力

規范管理苗木采購管理流程，可有效提升園林綠化企業市場綜合競爭力。例如，借助互聯網平臺優勢，精簡苗木采購流程，提高采購決策效率，同時吸引更多的優質供應商參與其中，使供應商資源更加豐富，提升園林企業的議價能力，降低采購成本，提高市場綜合競爭力，促使企業實現戰略發展目標。

1.3 推動園林綠化行業可持續發展

園林綠化企業和其他企業相比，采購管理方式落后，限制了園林企業的快速發展。在傳統采購管理模式下，苗木采購周期長，成本高，信息流通不暢，苗木驗收工作落實不到位。因此可推進苗木采購管理工作，實現園林綠化企業和苗木供應商之間的共贏，為園林綠化行業的可持續發展提供推動力。

2 案例分析

山西省太原市某園林綠化企業于2001年成立，是生態修復、環境建設等領域的領軍企業，主營業務包括生態旅游、生態環境、生態景觀以及生態環保等方面。依據企業戰略發展方向，該企業組織架構劃分依次為股東會、董事會、集團經營決策委員會以及市場運營中心、設計院、預算成本中心、工程管理中心、采購管理中心等12個職能部門。其中，采購管理中心負責企業所承接項目的苗木采購工作。為了推進園林綠化工程建設，該企業高度重視苗木采購管理工作，總結采購管理工作存在以下不足。

3 苗木采購管理存在的不足

3.1 苗木采購周期過長

受綠化項目所在地區氣候特點等影響，該企業對苗木種植進度要求較高。若苗木采購不能及時到位，將對項目建設的整體進程產生影響，導致工程不能如期交付。園林項目采購時間要求在20～30d，采購管理中心依據苗木需求確定苗木供應商，并做好送苗驗收。若需要通過招標工作重新選取合作供應商，則采購時間可延長至45d。但對于案例企業而言，苗木采購最短期限和最長期限分別為39d和117d。

3.2 苗木采購招標結果不理想

第一，招標過程不透明。案例企業苗木采購招標工作流程如下：邀標、招標、開標、選標、定標。苗木供應商收到企業招標公告后，會根據招標文件要求進行報價。如果在投標報價階段存在泄露招標信息、串標等現象，影響招標工作開展，那么更換采購方式或重新招標將影響采購工作進程及采購成本。第二，招標信息傳播范圍小。與企業有過合作關系的供應商通過聯系采購人員了解苗木信息后參與采購招標中，其苗木資源、價格、數量等滿足園林綠化苗木需求。而新苗木供應商在獲取招標信息方面存在一定不便，導致苗木供應商參與投標報價存在高價中標風險，加大企業損失。

3.3 未能有效把控苗木驗收質量

在苗木采購環節保證苗木質量是關鍵內容。若苗木采購質量不合格，則影響園林綠化效果，綠化工程不能順利交付，對企業產生一定經濟損失。當前該園林企業在各地開展的綠化項目較多，苗木需求量與日俱增，苗木質量成為采購管理中的重要問題。

第一，苗木批次和訂單內容不一致，接到采購人員的要貨通知后，苗木供應商安排送貨，此時會發生將A項目地的苗木發往B項目地的現象，導致苗木批次和訂單內容不一致，從而對整體綠化施工項目產生影響，增加了供應商運輸成本，降低了后期合作的積極性。第二，將采購苗木以次充好。苗木交易市場不規范，違約交易成本低，在接受苗木后發現以次充好的現象。例如：偏冠嚴重，實際苗木和樣品差距大，因起苗不當而導致根部受損或根部土球松散，甚至存在使用假土球的現象，對栽植成活率產生影響。第三，未統一苗木驗收標準。由于案例企業園林綠化項目多，采購人員往往將苗木調往不同項目地，而各地區對苗木驗收標準的理解存在差異，在驗收環節標準不統一，從而導致苗木供貨商在分批次送苗后出現驗收意見不一致的現象，降低了彼此間合作意愿。

4 推進苗木采購管理工作開展路徑

4.1 優化苗木采購流程

為強化苗木采購管理效果，實現苗木采購目標，案例企業分析苗木采購流程存在的問題，優化采購流程。第一，優化苗木采購流程，依據不同設計類型，對流程進行差異化設計，使采購流程更具靈活性，減少苗木需求確認中價值不高的流程活動，精簡審批環節，縮短需求確認周期。第二，實現苗木采購線上招標。借助互聯網優勢，將苗木采購招標工作線上化，增強招標透明度，簡化紙質文件流程，提升招標評審效率。第三，規范苗木訂單驗收流程，加強采購部門和項目部門的協調合作，減少無效溝通，避免浪費時間和資源。第四，優化對供應商的考核流程，調整對原有供應商考核流程的角色分工，利用信息化技術收集供應商考核信息，保證考核信息的真實性和完整性。

4.2 根據不同需求，實施差異化采購流程

由于案例企業生產規模日益擴大，所承接的園林工程項目數量越來越多，苗木采購量增加明顯，所以在苗木采購管理中將采購類型劃分為全國集采、區域集采、項目采購和緊急采購四類，針對苗木采購需求，對現有苗木需求確認流程進行差異化管理。

苗木采購需要確認流程，將流程時長由10～15d縮短為3～5d。實施差異化管理應做好以下工作：對苗木需求是否變更進行檢查，確保項目施工主計劃。填寫苗木采購需求內容時，要與企業苗木信息庫中的苗木信息相符合。對于信息庫中沒有的苗木品種，則需按照規范明確苗木名稱、品種和規格。根據苗木采購需求，采購人員應現場確認，并對苗木采購需求準確性負責。苗木采購需求直接送至采購管理部門，減少信息傳遞時間，保證項目采購需求能夠得到滿足。依據企業授權管理規定，在綠化項目性質、苗木采購金額、苗木運輸等方面對采購需求進行分級審批，同時確保嚴格按照流程審批，加強緊急類或計劃外采購需求的管理。

4.3 線上開展苗木采購招標工作

為提高苗木采購效率，減少招投標階段文件資料整理、標書寄投等非增值活動，在采購管理中將原有的線下招標流程轉變為線上采購招標，使整個采購招標環節更加透明，具有更強的可追溯性。線上開展苗木采購招標工作應注意如下幾點：第一，通過線上渠道發布招標信息。采購人員核對招標文件中苗木品種信息后，線上發布苗木采購招標文件，為供應商準確報價提供便利，同時邀請既往合作供應商線上參與投標。第二，加強供應商資質管理。依據招標文件要求設置供應商門檻，對供應商資質進行篩查，符合投標條件的按要求繳納投標保證金。第三，線上投標。要求具備相應資質的苗木供應商截標前線上投標，在整個環節中通過權限申請，相關人員只能看到苗木供應商名稱和數量。第四，線上開標。在開標前會加密保護苗木供應商的報價信息，保證招標工作公平、公正和公開，同時線上系統也會為參與招標人員開設相應權限。開標后，所有招標評審人員登錄系統后方可查看供應商的投標報價信息，有效規避了采購招標存在串標、漏標等問題。第五，線上評標。由企業各部門骨干人員構成招標評審小組，對苗木供應商的投標信息綜合評審。第六，現場號苗。組織項目部、預算管理部、采購管理中心對候選供應商的苗圃現場號苗，確定苗木是否符合建設需求，對樣本標記，便于后續驗收參考。第七，報批評審結果。線上評審后通過登陸招標線上平臺即可查詢評審結果，簡化審批環節。第八，線上公布中標結果并線上簽訂合同，通過互聯網平臺對招標結果進行公示，同時采購管理部門與中標供應商洽談合同事宜，線上簽訂采購供應合同。