城市園林建設(shè)中苗木采購管理方法優(yōu)化研究

張 斌

（太原市公園服務(wù)中心， 山西 太原 030000）

1 加強(qiáng)苗木采購管理工作的重要性

1.1 明確采購管理目標(biāo)，提高苗木采購人員工作效率

苗木采購管理目標(biāo)包括保證原材料質(zhì)量、適時適量保證供應(yīng)、協(xié)調(diào)和管理供應(yīng)商及降低采購費用。加強(qiáng)采購管理，梳理采購流程，優(yōu)化采購管理方案，明確采購管理目標(biāo)，可促使采購人員依據(jù)采購需求，跟蹤工程項目的苗木種植情況，高效地開展采購工作。

1.2 提高企業(yè)市場綜合競爭力

規(guī)范管理苗木采購管理流程，可有效提升園林綠化企業(yè)市場綜合競爭力。例如，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺優(yōu)勢，精簡苗木采購流程，提高采購決策效率，同時吸引更多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與其中，使供應(yīng)商資源更加豐富，提升園林企業(yè)的議價能力，降低采購成本，提高市場綜合競爭力，促使企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

1.3 推動園林綠化行業(yè)可持續(xù)發(fā)展

園林綠化企業(yè)和其他企業(yè)相比，采購管理方式落后，限制了園林企業(yè)的快速發(fā)展。在傳統(tǒng)采購管理模式下，苗木采購周期長，成本高，信息流通不暢，苗木驗收工作落實不到位。因此可推進(jìn)苗木采購管理工作，實現(xiàn)園林綠化企業(yè)和苗木供應(yīng)商之間的共贏，為園林綠化行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供推動力。

2 案例分析

山西省太原市某園林綠化企業(yè)于2001年成立，是生態(tài)修復(fù)、環(huán)境建設(shè)等領(lǐng)域的領(lǐng)軍企業(yè)，主營業(yè)務(wù)包括生態(tài)旅游、生態(tài)環(huán)境、生態(tài)景觀以及生態(tài)環(huán)保等方面。依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向，該企業(yè)組織架構(gòu)劃分依次為股東會、董事會、集團(tuán)經(jīng)營決策委員會以及市場運營中心、設(shè)計院、預(yù)算成本中心、工程管理中心、采購管理中心等12個職能部門。其中，采購管理中心負(fù)責(zé)企業(yè)所承接項目的苗木采購工作。為了推進(jìn)園林綠化工程建設(shè)，該企業(yè)高度重視苗木采購管理工作，總結(jié)采購管理工作存在以下不足。

3 苗木采購管理存在的不足

3.1 苗木采購周期過長

受綠化項目所在地區(qū)氣候特點等影響，該企業(yè)對苗木種植進(jìn)度要求較高。若苗木采購不能及時到位，將對項目建設(shè)的整體進(jìn)程產(chǎn)生影響，導(dǎo)致工程不能如期交付。園林項目采購時間要求在20～30d，采購管理中心依據(jù)苗木需求確定苗木供應(yīng)商，并做好送苗驗收。若需要通過招標(biāo)工作重新選取合作供應(yīng)商，則采購時間可延長至45d。但對于案例企業(yè)而言，苗木采購最短期限和最長期限分別為39d和117d。

3.2 苗木采購招標(biāo)結(jié)果不理想

第一，招標(biāo)過程不透明。案例企業(yè)苗木采購招標(biāo)工作流程如下：邀標(biāo)、招標(biāo)、開標(biāo)、選標(biāo)、定標(biāo)。苗木供應(yīng)商收到企業(yè)招標(biāo)公告后，會根據(jù)招標(biāo)文件要求進(jìn)行報價。如果在投標(biāo)報價階段存在泄露招標(biāo)信息、串標(biāo)等現(xiàn)象，影響招標(biāo)工作開展，那么更換采購方式或重新招標(biāo)將影響采購工作進(jìn)程及采購成本。第二，招標(biāo)信息傳播范圍小。與企業(yè)有過合作關(guān)系的供應(yīng)商通過聯(lián)系采購人員了解苗木信息后參與采購招標(biāo)中，其苗木資源、價格、數(shù)量等滿足園林綠化苗木需求。而新苗木供應(yīng)商在獲取招標(biāo)信息方面存在一定不便，導(dǎo)致苗木供應(yīng)商參與投標(biāo)報價存在高價中標(biāo)風(fēng)險，加大企業(yè)損失。

3.3 未能有效把控苗木驗收質(zhì)量

在苗木采購環(huán)節(jié)保證苗木質(zhì)量是關(guān)鍵內(nèi)容。若苗木采購質(zhì)量不合格，則影響園林綠化效果，綠化工程不能順利交付，對企業(yè)產(chǎn)生一定經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)前該園林企業(yè)在各地開展的綠化項目較多，苗木需求量與日俱增，苗木質(zhì)量成為采購管理中的重要問題。

第一，苗木批次和訂單內(nèi)容不一致，接到采購人員的要貨通知后，苗木供應(yīng)商安排送貨，此時會發(fā)生將A項目地的苗木發(fā)往B項目地的現(xiàn)象，導(dǎo)致苗木批次和訂單內(nèi)容不一致，從而對整體綠化施工項目產(chǎn)生影響，增加了供應(yīng)商運輸成本，降低了后期合作的積極性。第二，將采購苗木以次充好。苗木交易市場不規(guī)范，違約交易成本低，在接受苗木后發(fā)現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象。例如：偏冠嚴(yán)重，實際苗木和樣品差距大，因起苗不當(dāng)而導(dǎo)致根部受損或根部土球松散，甚至存在使用假土球的現(xiàn)象，對栽植成活率產(chǎn)生影響。第三，未統(tǒng)一苗木驗收標(biāo)準(zhǔn)。由于案例企業(yè)園林綠化項目多，采購人員往往將苗木調(diào)往不同項目地，而各地區(qū)對苗木驗收標(biāo)準(zhǔn)的理解存在差異，在驗收環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，從而導(dǎo)致苗木供貨商在分批次送苗后出現(xiàn)驗收意見不一致的現(xiàn)象，降低了彼此間合作意愿。

4 推進(jìn)苗木采購管理工作開展路徑

4.1 優(yōu)化苗木采購流程

為強(qiáng)化苗木采購管理效果，實現(xiàn)苗木采購目標(biāo)，案例企業(yè)分析苗木采購流程存在的問題，優(yōu)化采購流程。第一，優(yōu)化苗木采購流程，依據(jù)不同設(shè)計類型，對流程進(jìn)行差異化設(shè)計，使采購流程更具靈活性，減少苗木需求確認(rèn)中價值不高的流程活動，精簡審批環(huán)節(jié)，縮短需求確認(rèn)周期。第二，實現(xiàn)苗木采購線上招標(biāo)。借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，將苗木采購招標(biāo)工作線上化，增強(qiáng)招標(biāo)透明度，簡化紙質(zhì)文件流程，提升招標(biāo)評審效率。第三，規(guī)范苗木訂單驗收流程，加強(qiáng)采購部門和項目部門的協(xié)調(diào)合作，減少無效溝通，避免浪費時間和資源。第四，優(yōu)化對供應(yīng)商的考核流程，調(diào)整對原有供應(yīng)商考核流程的角色分工，利用信息化技術(shù)收集供應(yīng)商考核信息，保證考核信息的真實性和完整性。

4.2 根據(jù)不同需求，實施差異化采購流程

由于案例企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模日益擴(kuò)大，所承接的園林工程項目數(shù)量越來越多，苗木采購量增加明顯，所以在苗木采購管理中將采購類型劃分為全國集采、區(qū)域集采、項目采購和緊急采購四類，針對苗木采購需求，對現(xiàn)有苗木需求確認(rèn)流程進(jìn)行差異化管理。

苗木采購需要確認(rèn)流程，將流程時長由10～15d縮短為3～5d。實施差異化管理應(yīng)做好以下工作：對苗木需求是否變更進(jìn)行檢查，確保項目施工主計劃。填寫苗木采購需求內(nèi)容時，要與企業(yè)苗木信息庫中的苗木信息相符合。對于信息庫中沒有的苗木品種，則需按照規(guī)范明確苗木名稱、品種和規(guī)格。根據(jù)苗木采購需求，采購人員應(yīng)現(xiàn)場確認(rèn)，并對苗木采購需求準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。苗木采購需求直接送至采購管理部門，減少信息傳遞時間，保證項目采購需求能夠得到滿足。依據(jù)企業(yè)授權(quán)管理規(guī)定，在綠化項目性質(zhì)、苗木采購金額、苗木運輸?shù)确矫鎸Σ少徯枨筮M(jìn)行分級審批，同時確保嚴(yán)格按照流程審批，加強(qiáng)緊急類或計劃外采購需求的管理。

4.3 線上開展苗木采購招標(biāo)工作

為提高苗木采購效率，減少招投標(biāo)階段文件資料整理、標(biāo)書寄投等非增值活動，在采購管理中將原有的線下招標(biāo)流程轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上采購招標(biāo)，使整個采購招標(biāo)環(huán)節(jié)更加透明，具有更強(qiáng)的可追溯性。線上開展苗木采購招標(biāo)工作應(yīng)注意如下幾點：第一，通過線上渠道發(fā)布招標(biāo)信息。采購人員核對招標(biāo)文件中苗木品種信息后，線上發(fā)布苗木采購招標(biāo)文件，為供應(yīng)商準(zhǔn)確報價提供便利，同時邀請既往合作供應(yīng)商線上參與投標(biāo)。第二，加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)管理。依據(jù)招標(biāo)文件要求設(shè)置供應(yīng)商門檻，對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行篩查，符合投標(biāo)條件的按要求繳納投標(biāo)保證金。第三，線上投標(biāo)。要求具備相應(yīng)資質(zhì)的苗木供應(yīng)商截標(biāo)前線上投標(biāo)，在整個環(huán)節(jié)中通過權(quán)限申請，相關(guān)人員只能看到苗木供應(yīng)商名稱和數(shù)量。第四，線上開標(biāo)。在開標(biāo)前會加密保護(hù)苗木供應(yīng)商的報價信息，保證招標(biāo)工作公平、公正和公開，同時線上系統(tǒng)也會為參與招標(biāo)人員開設(shè)相應(yīng)權(quán)限。開標(biāo)后，所有招標(biāo)評審人員登錄系統(tǒng)后方可查看供應(yīng)商的投標(biāo)報價信息，有效規(guī)避了采購招標(biāo)存在串標(biāo)、漏標(biāo)等問題。第五，線上評標(biāo)。由企業(yè)各部門骨干人員構(gòu)成招標(biāo)評審小組，對苗木供應(yīng)商的投標(biāo)信息綜合評審。第六，現(xiàn)場號苗。組織項目部、預(yù)算管理部、采購管理中心對候選供應(yīng)商的苗圃現(xiàn)場號苗，確定苗木是否符合建設(shè)需求，對樣本標(biāo)記，便于后續(xù)驗收參考。第七，報批評審結(jié)果。線上評審后通過登陸招標(biāo)線上平臺即可查詢評審結(jié)果，簡化審批環(huán)節(jié)。第八，線上公布中標(biāo)結(jié)果并線上簽訂合同，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺對招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示，同時采購管理部門與中標(biāo)供應(yīng)商洽談合同事宜，線上簽訂采購供應(yīng)合同。