以“史”為鑒 用檔案點亮企業前行之路

趙余萍

檔案管理是企業的基礎性工作之一，主要負責記錄企業的發展歷程、經營成果和企業文化等多方面信息，為企業決策提供重要參考依據。檔案管理的核心任務包括收集、整理、保管和利用檔案信息。在收集檔案的過程中，應涵蓋各種形式的檔案資料，如文件、圖片、音頻、視頻等。整理檔案是將收集到的資料進行分類、編目和加工，使其更加有序和規范的過程。保管檔案則要明確檔案的長久保存，要采取一系列措施來避免檔案損壞或遺失。利用檔案信息則是將檔案中的信息用于各種業務活動和滿足信息使用者的需求。同時，檔案管理也是企業形象建設的一部分，對于傳承和維護企業的歷史和文化價值具有深遠意義。

然而，當前很多企業在檔案管理工作中面臨諸多問題，這些問題限制了檔案管理積極作用的發揮。接下來，我們將從檔案管理的重要性、當前檔案管理存在的問題以及加強檔案管理的措施三個方面進行探討。

檔案管理：

企業發展的“記憶之源”與“智慧之庫”

檔案管理的重要性主要體現在以下幾個方面：

記錄企業發展歷程。檔案詳細記錄了企業的各種業務往來，這些業務記錄不僅是企業經營管理的重要憑證和參考，更是企業歷史發展的客觀反映，對于了解企業的發展軌跡、資源分配等起著至關重要的作用。

提供決策依據。檔案為企業的經營管理提供決策依據。通過分析檔案，工作人員可以對過去的工作進行總結，汲取前人的經驗教訓，并依據企業發展狀況制定科學合理的發展規劃和管理決策。

提升管理效率。檔案的整理和保存對于提高企業的管理效率具有重要意義。例如，項目檔案的整理能夠提升企業整體運營效率，同時增強項目的盈利能力和管理水平。

保護合法權益。檔案能夠為企業合法權益提供保障。當企業涉及司法訴訟等情況時，檔案查詢功能顯得尤為重要，它能確保企業合法權益不受侵害，為企業持續發展保駕護航。

推動企業文化建設。檔案是企業發展的重要記錄，它展示了企業精神文化和價值觀，是企業文化的重要組成部分。通過學習和了解檔案，員工可以更深入地理解企業的文化氛圍和價值觀，從而更好地融入企業，提高工作效率和團隊協作能力。

因此，檔案管理對于任何企業而言都至關重要。唯科學規范地管理企業檔案，方能充分發揮檔案的作用，為企業的發展和決策提供支撐。

檔案管理存在的問題：

企業發展的“隱形陷阱”

企業檔案是企業經營管理的第一手資料，也是企業資產的重要組成部分。然而，在實際工作當中，檔案管理仍面臨諸多問題，制約了信息的有效利用。

對檔案的重視程度不夠，主要表現在以下幾個方面：檔案室硬件設施配置不完善，保管條件普遍較差，管理體制落實不到位，檔案保管不夠規范，存放混亂無序，存在較大的遺失風險隱患等。

管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后是當前企業檔案管理面臨的主要問題。大部分檔案管理人員缺乏專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不夠了解，導致檔案收集意識淡薄。

檔案管理隊伍配置不穩定，人員經常變動或兼任其他工作，導致檔案管理隊伍缺乏穩定性，直接影響了檔案管理工作的正常開展，以至于工作效率低下，管理效果不佳。

檔案電子化程度低。目前，一些人對檔案電子化的重要性認識不足，認為傳統檔案管理方式已足夠，無需進行電子化。然而，檔案電子化需要具備相應的技術能力，包括計算機、網絡、數據庫等方面的技能。如果缺乏相關技術能力，將影響檔案電子化的進程。

從細節入手加強檔案管理

在現代社會，人們越來越意識到檔案的價值，并積極利用檔案來尋求新的發展機會。檔案保管的核心任務是確保檔案的安全和保密性，維護檔案的完整性。

提高對企業檔案的重視程度。首先，要深入了解企業檔案的價值。檔案中蘊含著豐富的歷史信息、文化遺產和科研成果等重要信息，這些信息不僅有助于我們更好地了解過去，還能為研究歷史、決策制定等提供參考。其次，加強企業檔案意識。每個人都應認識到檔案的重要性，明確自己的檔案應如何妥善保存和管理，同時也要尊重和保護他人的檔案。再次，建立完善企業檔案管理制度。只有建立了科學完善的檔案管理制度，明確檔案管理職責、歸檔范圍和利用方式，才能確保檔案的完整性和安全性，進而提高檔案的利用效率。最后，提高檔案保存技術。隨著科技的進步，數字化、信息化等現代技術為檔案保存提供了更多可能性。通過采用先進的檔案保存技術，可以有效延長檔案的保存時間，提高檔案的保存質量。

加強對企業檔案管理人員的培訓。加強對檔案管理人員的培訓至關重要，因為檔案管理涉及諸多專業知識和技能，如文獻分類、存檔、整理、保護等。為了提升檔案管理人員的專業水平，我們提出以下建議：第一，明確培訓目標和內容。根據檔案管理工作的實際需求，制定具體的培訓目標和內容。例如，培訓可以包括檔案管理的基本概念、檔案管理流程、檔案分類與編碼、檔案存儲與保護等。第二，制定培訓計劃。根據已確定的培訓目標和內容，規劃具體的培訓時間、地點、方式和師資等，并根據受訓人員的實際情況進行調整和改進。第三，加強實踐訓練。檔案管理培訓不能僅僅停留在理論層面，而應加強實踐訓練。通過組織受訓人員實地參觀檔案館、博物館等場所，或安排實踐操作課程，讓受訓人員親自動手操作，提高他們的實際操作能力。第四，建立培訓評估機制。為了確保檔案管理培訓的有效性和質量，應建立培訓評估機制。通過評估機制，可以了解受訓人員在培訓過程中的掌握情況，及時發現和解決存在的問題，還可及時改進和優化培訓計劃和內容。

推進企業檔案電子化進程。主要的做法有：一是要提高認識，加強對檔案電子化的宣傳和教育，讓更多人了解檔案電子化的重要性和優勢。此外，加強對相關技術人員的培訓，提高他們的技能水平，確保他們能熟練掌握和應用相關技術。二是要增加對檔案電子化的投入，包括人力、物力和財力等方面。為了加速檔案電子化的進程，企業需要增加相關設備和技術的投入，確保有足夠的資源來支撐檔案電子化的推進。同時，為了保障檔案電子化的安全性和穩定性，企業還需要建立安全管理體系，通過完善的安全措施和技術手段來確保檔案數據的安全。

對于企業和個人而言，檔案具有重要的歷史價值和指導意義，它不僅記錄了歷史，也是未來決策和行動的指南。因此，我們必須更加重視企業檔案管理工作，不斷優化和完善管理方法和流程，以確保檔案資源的完整性和安全性。只有充分發揮檔案的價值，才能為企業和個人創造更大的收益。