電子會計憑證的應用：現狀、問題及對策

郭燭燁

黨的二十大報告強調，要著力推動綠色發展，加快發展方式綠色轉型，推動形成綠色低碳的生產方式和生活方式。電子會計憑證的開具、傳遞、使用不依賴紙質載體，大幅降低了紙張耗費，符合國家綠色、低碳、環保的發展理念（陳默，2023）。

根據2020年03月23日財政部、國家檔案局聯合發布的《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中的定義，電子會計憑證是指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證。根據國家檔案局2022 年6 月發布的行業標準《DA/T95-2022行政事業單位一般公共預算支出財務報銷電子會計憑證檔案管理技術規范》中定義，電子會計憑證是指通過計算機系統開具，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的會計憑證，包括可視化的版式文檔以及對應的元數據。

根據以上定義可以看出電子會計憑證實質上是信息技術發展到一定階段，必然出現的一種新形式的交易憑證，具有無紙化、計算機開具、閱讀，電子形式傳輸等特點。電子會計憑證在開具時，使用數字簽名技術附加在數據單元上，防止數據信息被偽造或是篡改。在使用時可以直接通過管理系統歸集，數字化讀取票面信校驗票據的真偽，直接報銷入賬。既能優化管理流程提高審核效率，使報銷更便捷，又能消除潛在的財務風險，保證電子會計憑證的合法合規，還能提高財務審核的工作效率，降低管理成本。雖然電子會計憑證應用于報銷優勢明顯，但在實務工作中仍存在許多問題，在推廣使用過程中仍面臨諸多挑戰，如何應對難題使其優勢真正地發揮出來值得深入探析。

一、我國電子會計憑證發展現狀

2012 年，國家八部門聯合發布文件，通知中提到財政部、稅務總局負責制定電子發票暫行管理辦法，研究試點方案，涉及開票系統，組織開展電子發票應用試點工作。電子發票的推廣使用正式提上日程。2013 年6 月27 日，全國開具了第一張電子發票。2014年6月，中國人民財產保險股份有限公司的電子會計檔案系統順利接收京東開具的企業電子發票，首次實現了電子發票的電子化入賬報銷，成為電子發票推廣應用的重要里程碑（謝耀輝，2016）。

2015 年8 月起，北京、上海、浙江和深圳開展增值稅電子發票試運行，2016 年1 月1 日起，通過增值稅電子發票系統開具增值稅電子普通發票在全國范圍內推行。2019 年起，國家檔案局、財政部、國家稅務總局等下發增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作文件，先后確定近600家單位參與試點。同年修正電子簽名法，明確了電子簽名的法律效力。2020 年3 月，財政部、國家檔案局聯合印發《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號），通知中明確了電子會計憑證的概念，指出來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力，鼓勵符合條件的單位對電子發票進行無紙化報銷、入賬和歸檔。

2020 年9 月1 日，中國第一張增值稅電子專票，在寧波市稅務局正式開出。2021 年12 月，廣東、上海、內蒙古開展全面數字化電子發票（以下簡稱數電票）試點工作，2022 年8 月實現31 省、自治區、直轄市和5 個計劃單列市數電票受票試點的全覆蓋。2023 年起，國家稅務總局各地方稅務局先后發布關于開展全面數字化的電子發票試點工作的公告，加入到開具數電票的試點工作中。2023 年4 月28 日財政部等九部委印發關于聯合開展電子憑證會計數據標準深化試點工作的通知中，將試點的電子憑證種類范圍擴大到增值稅電子普通發票、增值稅電子專用發票、數電票（含鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單）、財政電子票據、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單和銀行電子對賬單。為更好推進電子會計憑證的報銷、入賬及歸檔，2023 年5 月財政部發布電子憑證會計數據標準（試行版），對8 類電子憑證會計數據進行了全面規范，解決了各地區數據標準不統一的問題，打通電子憑證報銷入賬歸檔“最后一公里”，推動電子憑證從開具、接收到處理、歸檔等各環節全流程標準化無紙化處理，解決電子憑證“接收難、入賬難、歸檔難”問題（財政部會計司，2023）。同時，財政部下發了標準深化試點操作指南、免費的解析工具包，為試行的會計數據標準做了詳細說明和講解。對電子會計憑證的開具、接收、驗真驗簽、解析、報銷入賬、歸檔全流程提供技術指導。電子憑證不再以紙張為介質進行接收、流傳以及歸檔，而是以結構化數據文件進行電子簽名后，再用版式文件封裝的形式作為具有法律效力的合法有效憑證。2023 年9 月，湖北、河北、黑龍江三省發布公告加入數電票開票試點工作，數電票的種類中新增航空運輸電子客票行程單及鐵路電子客票，同時公告中提到從電子發票服務平臺取得、申請代開的數電票將自動歸集至個人所得稅APP 中，納稅人可通過個人所得稅APP 的“發票推送”功能，將開具好的數電票直接推送給任職受雇單位的稅務數字賬戶進行報銷，為電子會計憑證的普及、推廣使用提供了有力保障。

2023 年11 月，全面化數字電子發票的開具試點范圍擴大至全國35 個省、自治區、直轄市，截止2023 年11 月21 日，接收端試點單位共接收處理符合標準的電子會計憑證4900 萬余張，標志著電子會計憑證時代已正式到來。

二、電子會計憑證應用報銷中存在的問題

財務的信息化水平決定著電子會計憑證能否順利普及使用。電子憑證的全流程處理需要管理系統的支撐，而信息化管理建設落后的企業和行政事業單位，很難實現對電子發票等電子會計憑證的有效管理。

（一）無法真正實現無紙化報銷

以數電票為例，信息化建設程度較低的企業或單位收到數電票需要報銷，報銷人提供了XML 的版式文件，這種版式文件不是可視化的，無法以發票樣式的形式呈現，財務人員不能通過這種版式文件直接對票據進行審核。這種情況下需要索取數電票的其他格式文件（PDF或OFD），并打印成紙質形式作為原始憑證報銷，同時在計算機中將XML版式文件單獨存儲。與國家推行電子會計憑證的初衷相背離，并未達到降本增效的目的。

（二）重復報賬風險高，真實性無法識別

電子會計憑證以電子文件的形式存在，保存后可以重復打印。如果沒有信息系統進行查重，會存在重復打印、重復報銷的風險。再者，隨著信息技術的發展，一些不法分子通過修圖軟件在不更改電子發票代碼和校驗碼的情況下篡改金額等其他票面信息，在實務操作中，因為票據量大等原因財務人員很難逐一核驗票面信息，從而導致難以發現票面信息被篡改，無法保證票據的真實性。針對重復報銷問題大部分企業采用在計算機上登記電子發票臺賬，手工將收到的電子發票錄入EXCEL。這種方式工作量大，時間成本較高，對財務人員登記的準確性和及時性都有很高的要求。而針對電子發票的真實性問題，大部分企業或單位要求報銷人提交說明或票據驗真報告，確認發票的唯一性及真實性。這種方式其實是基于對報銷人的信任，同時對報銷人的道德提出了要求，并沒有對篡改發票及重復報銷的風險進行控制。不管是手工查驗數電票的真偽，還是為了避免票據重復報銷采取的措施，都是采取人工操作的方式來進行防范與監督，需要花費大量的時間，耗費較多的人力，而且極大可能會出現由于人員疏忽、粗心、錯漏等問題導致未能真正的規避風險。

（三）元文件難以管理，合法性無法保證

在沒有管理系統輔助的情況下，電子會計憑證元文件很難得到有效規范的管理，合法性無法得到保證。根據國家文件要求，收到的數電票可以僅使用含有數字簽名的XML 文件進行報銷入賬及歸檔，無需紙質形式保存。但是，使用PDF、OFD 格式文件紙質打印件作為報銷依據的，需同時保存含有數字簽的XML 版式文件。因此，在報銷時財務人員會要求報銷人提供XML 的版式文件，而報銷人可能因為開票公司存在稅務未認證等各種原因未能獲取到，報銷人為了報銷就會出現使用辦公軟件將PDF、OFD 格式或打印的紙質形式的數電票拍照后轉換為XML 格式文件的情況，財務人員在沒有系統解析識別自動驗真的條件下，很難分辨報銷人提供的XML 版式文件的合法性。如果因此造成的元文件丟失，不僅存在一定的財務風險，也會給后續審計部門調取查閱元數據帶來困難。

三、電子會計憑證應用于報銷所面臨的挑戰

（一）信息系統的建設問題

對于信息化管理建設落后的企業和行政事業單位來說，需要具備電子會計憑證接收、驗真、解析、報銷、歸檔等功能完善的管理系統來實現無紙化管理。目前很多企業和行政事業單位仍處在研究和探索階段，建設一個成熟的管理系統并不是一蹴而就的。例如，像業務種類繁雜、資金流轉較快、銀行流水較多的企業和行政事業單位，各類電子會計憑證的數量都會比較多，對于電子會計憑證管理系統的功能性提出了更高的要求，如通過系統智能分類、匹配報銷單來輔助電子會計憑證分類，避免發生錯漏、丟失等問題。如果單位因為改造成本有限、未結合實際需求考慮等因素導致沒有開發特定功能完善管理系統，那么財務人員就需要在巨大的票據池中尋找所需要的電子發票、銀行電子回單等。對于單位來說，電子會計憑證的優勢就會很難發揮出來。再者，企業和行政事業單位的各類系統之間如果沒有實現數據互通，那么數字化流程的不完善，會導致信息傳遞存在阻礙，電子會計憑證在接收、使用及歸檔等各個環節都可能發生問題。又如，電子會計憑證管理系統與報銷核算系統未做關聯，管理系統就無法對已報銷入賬的電子發票自動標識，也無法讀取到記賬憑證信息自動回寫進結構化數據文檔，從而導致生成的結構化數據文檔不符合國家要求，也無法實現電子發票與記賬憑證的雙向關聯。這種情況簡單講就是單位僅僅是接收到電子發票了，也進行了報銷入賬，但是電子發票的去向無從得知。再如，稅收管理系統與電子憑證管理系統的數據不互通，像數電票（專用發票）這類電子會計憑證，根據最新文件要求，在入賬歸檔時需要將專票的用途（抵扣、不抵扣等）及用途所屬時間回寫進結構化文檔，在單位的實務管理中，報稅人員和財務報銷人員大多不是同一個人，而電子專票的抵扣所屬區間又有可能與該票據對應款項報銷付款入賬的時間存在時間差，如果系統之間不能實現數據的互聯互通，需要財務人員手動填寫該信息，對于財務人員來說工作量只增不減，甚至會因為溝通不及時、忘記等人為原因造成數據填寫錯誤，從而影響結構化文檔的準確性，進而影響會計電子檔案的準確性。諸如此類的問題如果不能快速解決，就會嚴重影響財務人員的工作效率和使用電子會計憑證的體驗，給推廣電子會計憑證的使用增加困難。而隨著越來越多電子會計憑證的使用，電子會計檔案的數據數量和復雜程度也隨之增加，這對檔案管理系統的建設也提出了更高的要求，不僅要求能夠隨時調取和查閱，更要保證電子會計憑證的安全性和完整性。這對單位的數字化管理建設來說，也是一個不小的挑戰。

（二）傳統觀念根深蒂固

傳統觀念也是普及電子會計憑證使用的阻礙之一，僅有個別種類的電子發票被人們所熟知。電子會計憑證應用于報銷的整體環境尚未形成，社會認可度不夠高。公眾對大多類別的電子憑證不夠了解，對使用方法不熟悉。在開具時人們不清楚應該索取何種版式的電子發票，會擔心是否因為開具的不合適導致無法報銷，因此較為排斥。

（三）財務人員綜合素質不高

財務人員的綜合素質也會阻礙電子憑證的使用。現在正處于財務稅務的數字化轉型期，國家對于推進工作出臺了很多指導性文件，但是很多企業、事業單位等并未在第一時間組織財務人員學習相關文件，對電子憑證的管理沒有概念。例如，在電子憑證會計數據標準（試行版）文件發布后，在報銷人員取得PDF 版式的數電票后，向開票單位索取數電票XML 版式文件時，對方單位財務人員甚至不知道XML 版式文件是什么。在這種情況下，如果財務人員思想守舊，排斥新鮮事物不去研究探索，就會導致電子憑證的普及應用存在困難。

四、進一步推進電子會計憑證發展的對策

隨著電子會計憑證的不斷推廣普及和應用，財務核算流程和財務信息系統的建設都應當與時俱進，不斷更新以適應時代的發展。針對上述所存在的問題及面臨的挑戰，提出如下建議，以更好的利用信息化技術手段，實現降本增效。

（一）建立電子會計憑證管理體系

首先，認真學習國家出臺的法律法規及行業標準，結合單位自身實際情況，重新撰寫或修訂票據制度，從根本上對電子會計憑證的接收、入賬、歸檔等進行規范。

其次，加快電子會計憑證管理系統的建設。企業或行政事業單位應當根據自身業務的特點，按照國家下發電子憑證的會計數據規范，提出對管理系統的更新改造需求。修訂單位內部的財務報銷流程，使之與管理系統相嵌合。通過系統建立內部控制，避免風險發生的同時實現電子會計憑證的全流程無紙化處理，最大程度的發揮電子會計憑證的優勢。

在實務操作中，企業和行政事業單位可以通過國家稅務局的數字賬戶或電子郵件接收、管理系統自動獲取以及人工上傳等多種方式將發票類電子會計憑證自動歸集進入票據池，與金融機構通過企業網銀、銀企直連或使用第三方互聯互通平臺接口的方式將銀行電子回單及電子對賬單自動歸集進入票據池，無需打印紙質版。系統自動讀取數字簽名，校驗元文件的真實性。通過校驗后調取稅務局底賬庫接口或“電子發票服務平臺”端口獲取電子發票的票面信息進行查驗真偽，完成查驗后轉入收票箱。整個過程均采用系統自動獲取、自動校驗的方式從電子會計憑證獲取的源頭完成了驗簽、驗重、驗真的工作。轉入收票箱后系統自動調取解析包對電子會計憑證底層的結構化數據進行解析并同步標記發票狀態，將解析的結構化數據以發票樣式的形式顯示于系統界面，方便財務人員審核與使用。財務人員可以勾選電子發票報銷，在核算系統內生成記賬憑證后，自動發起銀行付款申請，通過銀企直連模塊進行資金支付，收到的銀行電子回單根據流水號自動關聯進入會計記賬憑證。未通過銀企直連支付的銀行電子回單，也可以在記賬憑證內自行上傳或追加的方式增加電子附件。已使用的電子會計憑證系統自動標識，實現電子會計憑證與會計記賬憑證的雙向關聯與查看。電子會計憑證在歸檔后自動回寫記賬憑證信息生成結構化數據文檔。同時與報稅系統建立直連通道，從稅務局底賬庫中直接獲取專用發票信息，自動回寫結構化數據文檔，形成電子會計檔案。同時提供預覽及下載功能，方便日后調取閱讀。通過與各系統建立直連通道，將電子憑證管理、費用報銷、稅務管理、會計核算、會計檔案管理關聯起來，形成從電子會計憑證的接收、驗簽、解析、報銷入賬到最后形成電子會計檔案的全流程管理模式，搭建電子會計憑證全流程處理框架（如圖1 所示）。整個過程實現了數據的電子化傳輸，能夠確保各環節數據準確。

圖1 電子會計憑證全流程管理

再次，擴大電子會計資料的應用范圍。將單位內部各類會計資料從紙質轉變為電子，減少紙質會計資料的傳遞，推動單位內部信息數字化流轉，盡可能的推行財務核算無紙化的全流程覆蓋，降低人工成本。

最后，盡快實現與電子檔案系統的對接。根據會計檔案管理辦法，當年形成的會計電子檔案，可由財務部門臨時保管一年，最長不超過三年，隨后應當移交單位檔案管理部門保管。企業或單位應當加快電子檔案管理系統的建設，盡早完成系統數據的對接，完善數據備份等功能，實現會計電子檔案與紙質檔案的相互關聯，元文件的隨時調取查閱。提高會計電子檔案的管理效率。進一步推進財務管理信息化、數字化轉型。

（二）在本單位或企業加大對電子會計憑證的宣傳

企業或單位應當通過各種渠道向單位各部門宣傳財務報銷流程以及推廣電子會計憑證的使用。首先，線下開展專題講座宣教，線上將各類電子會計憑證相關內容做成電子手冊通過辦公系統發布，便于全員隨時查閱。其次，在人員還未外出提交出差審批申請時，通過系統提醒在獲取電子會計憑證時需要注意的事項。最后，在本企業或單位范圍內大力宣傳各類電子會計憑證的報銷流程，錄制從發票開具起的操作視頻，提高全員對電子發票等的電子會計憑證認識，引導單位全員合法合規使用電子會計憑證報賬，以降低單位管理成本、提升單位管理效能，助力會計信息化建設。

（三）加強財務人員培訓實現管理轉型

首先，企業或單位應當加大對財務人員的培訓，充分了解國家關于電子會計憑證的相關政策規定，提高財務人員對電子會計憑證的認知，認真學習電子會計憑證的特點，并且熟悉各類電子會計憑證的報銷流程。能夠在報銷人員電子會計憑證獲取出現問題時，耐心地幫助其解決問題，提高全員對電子會計憑證的認同感。

其次，企業或單位應當加快提升財務人員計算機水平，促使提升財務人員綜合能力，培養具有數字化思維的復合型人才隊伍，為進一步推進會計信息化建設做好準備。加快人員的轉型，將財務人員從機械重復的報銷記賬工作中剝離出來，更多的投入到會計數據的應用分析中。