大數據時代背景下財務會計檔案管理的改進

在大數據環境下改進檔案工作，是新階段調整財務檔案工作的關鍵點之一，借助新技術構建新的財務檔案管理模式，有助于擺脫傳統檔案管理工作的困境，持續提升財務部門的檔案管理工作成效，因此該項工作的科學實施應當引起重視。大數據時代的到來，對財務室檔案工作的優化提供了契機，但同樣產生了新的挑戰。當前財務室檔案管理的主要對象為會計檔案，在新時代背景下，財務室工作者要能夠充分利用大數據技術的優勢對傳統的會計檔案管理模式予以優化，逐步構建起更加先進的檔案管理模式。在該項工作的具體推進中會涉及到諸多重點環節，財務室工作者要能夠根據會計檔案管理實際需求，對各個環節的工作進行嚴格把控。

一、大數據時代背景下財務室檔案管理存在的不足

1.會計檔案信息化建設水平有待提升。體現財務室檔案工作的信息化特征，是大數據環境中檔案工作調整的主要方向，然而一些機構在該項調整工作的具體實施中，表現出一定程度的力不從心，信息化特點在財務室檔案工作并未得到顯現，這意味著財務室檔案管理工作并未適應新時代環境的變化。例如，某些機構在感受到大數據時代氣息的同時，雖然在財務室檔案工作中持續加強信息技術的引用，但是信息技術的輔助功能相對較弱，信息化建設更多表現為使用計算機對檔案信息的簡單錄入和信息登記，這意味著財務室在會計檔案管理中并未緊跟大數據時代的步伐，新技術在財務室會計檔案管理中的實際作用得不到發揮。另外，該問題還表現為忽略了檔案信息數據庫的構建與完善，即使財務室所處理的會計檔案信息量在持續增加，但是并未構建起配套化的數據庫系統。當下財務室的檔案信息儲存仍然依賴于傳統的檔案室，在儲存室中會存放大量的紙質檔案，在檔案信息的調閱中會經過諸多流程，并且會花費大量時間，這一檔案儲存模式并不符合大數據時代發展要求。一些機構財務室雖然在著手建立專門的檔案數據庫系統，然而該項工作仍然處于初步探索階段，在當前的數據庫中，檔案信息儲存方式比較隨意，分類混亂，數據庫內檔案信息的查找無法高效完成。

2.會計檔案管理制度有待完善。制度設立的直接目標是對財務室檔案管理行為進行約束，在新時代背景下，相應的檔案工作制度需要做出新的調整，然而一些機構財務室并未對此引起足夠的重視，“人治”理念在財務室檔案工作中依然表現突出，由于得不到制度上的嚴格約束和指引，新環境下財務室檔案工作的推進會受到一定的阻礙。另外，一些機構財務室雖然圍繞新時代背景下的檔案管理設立了專門制度，但是忽略了外部監督制度的設立，因缺乏必要的監督，致使財務室檔案管理工作得不到有效落實。這一情況的出現，很大程度是因為機構針對財務室會計檔案管理工作的重視程度不夠。在機構的運營管理中，往往將主要精力放在業務的推廣方面，并沒有意識到會計檔案管理的重要性。因此，在機構的管理制度中，并沒有通過條例的設定對財務室檔案管理工作的開展進行約束，致使財務室會計檔案管理人員在工作中表現出較大的隨意性，一些工作人員在會計檔案管理中，即使出現工作失誤也不會被追究責任。上述情況的出現，必然會影響到大數據背景下財務室會計檔案管理工作開展成效。

3.會計檔案管理團隊建設有待完善。在大數據背景下，對財務室會計檔案管理也提出了新的要求，需要財務工作者掌握新的檔案管理技能。然而從當前的現狀來看，一些機構忽略了財務室專業化會計檔案管理人員的培養，導致財務室人員的業務水平相對較低，達不到新型檔案管理工作的相關要求。該情況的發生，首先是因為機構不注重財務室工作者新型檔案管理技能的培訓，財務室人員現有業務能力達不到新時代檔案工作的要求，財務室檔案管理工作的推進效果因此受到一定的阻礙。其次是因為在新型檔案工作人才的招募中有所遲疑，無法通過吸引新型人才來支撐財務室新階段檔案管理工作的開展。針對大數據背景下會計檔案管理工作的實施，財務室雖然會安排一定數量的人員，然而針對管理人員的自身素質并沒有提出較高的要求，相應的人員培訓工作也無從談起，針對高素質新型檔案管理人才的引進和配備也沒有得到重視。受此影響，圍繞財務室會計檔案管理工作，一些工作人員缺乏先進的管理理念和管理技能，認識不到會計檔案管理的實際作用，無法借助新型管理技能對該項工作的實施提供有力的支撐，機構該項工作的開展成效必然會受到一定的影響。從財務室工作者自身角度出發，一些工作者工作主動性較差，不注重新型檔案管理技能的學習，而且在自身的認知體系中并未形成先進工作理念。

4.會計信息質量有待提升。大數據背景下財務室會計檔案管理，更多的表現為對機構運營中所生成會計信息的管理，因此確保機構會計信息質量是該項工作高效執行的重要基礎，但是受多方面因素的影響，一些機構的會計信息質量得不到保障，因此會對財務室會計檔案管理造成一定的負面影響。會計信息質量問題的暴露與機構業務推進中的資金分配不恰當存在聯系，業務推進中所生產的會計信息不全面，例如，部分業務開展中對流動資金所占比例較大，但是在會計信息統計時仍然按照計劃資金進行處理，進而引發會計信息的混亂。另外，這一問題的出現，與會計信息披露工作的不完善存在一定的聯系。一些機構所披露的會計信息缺乏真實性，因此不具備參考價值，進而對財務室會計檔案管理造成一定的負面影響。

二、大數據時代背景下財務室檔案管理的改進對策

1.構建會計檔案信息化管理模式。大數據時代下的財務室會計檔案工作中，要逐步構建起專門的檔案信息化管理系統，以此形成新型檔案管理模式。為了更好地完成這一工程，需要依靠專業信息科技公司的幫助，針對會計檔案信息化管理系統的構建，財務室檔案工作者需要與科技公司技術人員進行全面溝通，使技術人員對財務室會計檔案信息相關內容及檔案工作重點有一個全面的了解，然后結合財務室會計檔案工作開展的實際狀況開發專門的檔案信息系統功能，在信息系統的支撐下，財務室檔案工作者依靠信息系統可以完成會計檔案信息的快速搜集和整理。根據財務室會計檔案管理工作內容，還應該在信息化管理系統中裝設各類軟件，相對于傳統繁瑣的檔案管理操作，借助信息化管理系統的操作會更加的簡易，僅僅需要定期升級系統和優化軟件即可。隨著檔案信息化系統的持續優化，還可以在系統中開發新的功能，如會計檔案信息智能化分析功能，以系統中現有的會計檔案信息為對象，通過橫向對比和縱向對比，分析單位會計工作中可能存在的漏洞，并向單位會計工作者反映。財務室工作人員還可以以信息化系統的智能分析結果為參考，對自身的檔案管理工作作出針對性調整，以此對當前的檔案工作進行優化，通過這種方式，充分顯現檔案信息化管理系的優勢，從而實現財務室檔案管理工作的優化。例如，某企業近幾年融資過程中所出現的財務檔案信息如下：2020年-2022年融資總額分別為：48.33萬、57.19萬、61.93萬，資產總額分別為：134.73萬、148.42萬、157.86萬，資產負債率77.78%、81.66%、85.93%。

通過財務檔案管理系統對上述信息的分析后可以了解到，該企業的融資規模在持續增加，在系統的提醒下，使管理者意識到企業的負債壓力在持續增加，如果得不到有效控制，則會給自身帶來巨大的風險，促使其及時調整這一方面的財務工作。

在建立信息化管理系統的基礎上，還要逐步完善會計檔案數據庫系統。所建立的檔案數據庫要重點突出其信息存儲功能。對此，財務室工作人員需要做好會計檔案信息的搜集工作，將財務室日常工作中獲取的各類會計檔案信息全面搜集，及時入檔。在會計檔案信息整理過程中，要做好恰當分類，通常情況下，選擇的標準不同，劃分的類別也會有所不同，為了便于檔案信息的調用，在類別劃分的基礎上，還需要為數據庫系統設立索引，為檔案信息的搜索提供便利。例如，相關人員在獲取權限后，僅需要輸入關鍵詞則可以及時調用所需要的檔案信息，以此為其工作開展提供幫助。又如，在財務室工作人員安排中可以快速調用數據庫中的會計檔案信息，然后進行全面對比，以此為參考，對機構特定階段的業務開展情況進行了解和分析。

2.加強檔案管理制度建設。針對新階段財務室檔案管理工作的實施，需要以嚴格的制度予以規范，對此，圍繞檔案管理模式的變化，財務室應該設立新的檔案管理制度，在制度中需要針對信息化檔案管理系統的操作流程予以明確，針對日常各環節檔案工作的實施，在管理制度中明確該環節的工作內容及工作方式，要求財務室人員嚴格對照制度要求實施每一環節的工作。在新制度的設定中，既要對財務室傳統管理制度參考，也要對新型檔案管理方式充分考慮，例如，針對借助信息系統進行會計檔案獲取、入檔、調用等，所設定的制度要明確每項工作的實施方法，要求財務室人員在實際操作中嚴格按流程進行，即使在工作中出現重大失誤也可以快速找到責任人，以此對其他工作者形成警示。另外，要進一步強化監督管理制度的構建，針對新階段財務室檔案工作的開展，在制度中可以分為常規性監督、機動式監督、專項監督等，常規性監督工作的實施，對財務室工作人員的常規性檔案管理工作進行監督，從中查找財務室工作人員檔案管理行為的不規范之處，在發現問題后督促相關人員及時改進。機動式監督則是對財務室檔案工作人員進行隨機抽查，使財務室工作人員在檔案管理中時刻保持警醒，嚴格約束自己的行為。專項監督工作的開展，則是設立專門的監督小組，針對財務室檔案管理中的特定問題開展系統調查，深層次查找檔案管理工作中的漏洞。通過上述多種監督方式的相互協調，逐步構建更加完善的監督體系。

3.加強檔案管理團隊的建設。大數據時代背景下，為了幫助財務室檔案管理工作者更好適應新的工作模式，機構在財務室檔案工作人員配備的基礎上，還應當對工作人員進行必要的業務培訓，以增強財務室檔案工作者在新環境中的適應性及業務素養。在具體的員工培訓中可以分兩個層面進行。在第一個層面的員工培訓工作中，重點進行大數據時代背景下會計檔案管理相關業務知識的灌輸，使財務室檔案工作者全面而細致地了解新時代下會計檔案管理工作內容及要點。第二層面則是在上述知識教育的基礎上進行具體的工作技能培訓，該階段的重點工作則是幫助工作人員掌握大數據時代背景下會計檔案管理工作開展所需的新型技能。另外，機構還應該從多渠道入手進行新型會計檔案管理人員的招募，以此不斷提升財務室會計檔案管理團隊的整體素質。作為財務室檔案工作者，需要主動加強自主學習，了解并掌握新型工作技能，主動調整工作方法并提升工作質量，在新階段的檔案工作中還要注重及時開展工作總結和反思，本著邊探索邊工作的原則不斷磨練自身的工作技能。

4.利用信息技術完善財務檔案信息的搜集。在信息技術的支撐下，機構人員可以利用大數據、云計算等對財務工作中生成的各類票據進行上傳，然后對核算系統、資金系統、固定資產系統所生產的財務檔案信息進行統一搜集和處理。財務檔案的種類是多樣的，例如常見的會計憑證、賬簿、財務報表等，傳統的財務檔案管理模式中，工作人員需要花費大量時間對各類財務檔案信息進行依次搜集，而且還不能保證財務檔案信息的全面性。在信息技術的支持下，工作人員則可以在短時間內完成各類財務檔案信息的統一搜集，而且還能夠保證財務檔案信息的完整性。該項工作的完善，還可以為單位的日常對賬、報表核對提供全面而可靠的依據。

5.利用信息技術建立財務檔案信息共享平臺。在傳統的財務檔案管理中，由于機構在運作中會生成大量的財務檔案信息，因此在財務檔案信息查找時會花費大量的時間。在信息技術的支持下，機構在檔案信息電子化的基礎上，可以結合單位業務開展的實際需求，將一些財務檔案信息上傳到特定的共享平臺，單位內部人員可以通過共享平臺及時獲取自身所需要的財務檔案信息。例如，財務人員在共享平臺中輸入關鍵詞后，則可以快速檢索到相關財務信息，這對于財務人員工作效率的提升會產生一定的積極影響。

三、結語

大數據時代背景下財務檔案管理的改進有著重要的意義。對此，財務室要針對大數據時代背景下檔案管理工作的不適應性有一個全面的了解，然后從不同的層面進行檔案管理環節的調整，逐步實現檔案管理工作的優化，以此不斷提升大數據時代背景下財務檔案管理模式的優化。

（作者單位：廈門市第十一中學）