人工智能技術(shù)在工程項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)用研究

紀(jì)雪舟 汪濤

隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，人工智能技術(shù)在工程項(xiàng)目檔案工作中的應(yīng)用越來越廣泛，為工程項(xiàng)目檔案工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文通過分析工程項(xiàng)目檔案工作的主要特點(diǎn)、存在問題和發(fā)展趨勢，提出了人工智能技術(shù)在工程項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)域的主要應(yīng)用策略和關(guān)鍵實(shí)施路徑，通過建設(shè)基于人工智能技術(shù)的工程項(xiàng)目檔案管理模式、構(gòu)建基于人工智能技術(shù)的工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)和打造基于人工智能技術(shù)的工程項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)等手段，全面提升工程項(xiàng)目檔案管理水平，推動工程項(xiàng)目檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為工程項(xiàng)目的高質(zhì)量建設(shè)和高水準(zhǔn)運(yùn)行提供保障。

一、引言

近年來，隨著我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的不斷加大，工程項(xiàng)目的數(shù)量不斷增多，規(guī)模越來越大，種類越來越多，工程項(xiàng)目的檔案工作也逐漸變得更加復(fù)雜。由于工程項(xiàng)目檔案涉及業(yè)務(wù)面廣、環(huán)節(jié)多、工作量大，且很多施工企業(yè)缺乏對工程項(xiàng)目檔案的重視，因此存在工程項(xiàng)目檔案管理不到位、檔案質(zhì)量差、歸檔不及時(shí)、檔案利用率低等問題。隨著人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等為代表的信息技術(shù)革命與產(chǎn)業(yè)革命也在加速推進(jìn)，人工智能技術(shù)在工程項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)用也越來越多。人工智能技術(shù)可以根據(jù)海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地學(xué)習(xí)，并通過智能化的算法分析預(yù)測，實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動提取和管理，大大提高了檔案工作效率。人工智能技術(shù)的應(yīng)用使得工程項(xiàng)目檔案工作由傳統(tǒng)的“人找物”向“物找人”轉(zhuǎn)變，改變了以往工程項(xiàng)目檔案工作中收集、整理、歸檔、移交等各個環(huán)節(jié)都由人工完成的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)了將檔案工作人員從繁重的手工整理工作中解放出來，也為后續(xù)檔案的信息化管理、智能化應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，主要存在以下主要問題：一是對工程項(xiàng)目檔案的重要性認(rèn)識不夠，部分項(xiàng)目未將檔案收集納入整體建設(shè)計(jì)劃，導(dǎo)致工作人員沒有按照程序規(guī)定及時(shí)將形成的工程文件材料收集齊全；二是檔案管理人員對項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作不達(dá)標(biāo)，項(xiàng)目檔案資料質(zhì)量不能滿足最終歸檔驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；三是在項(xiàng)目檔案管理過程中存在信息化水平低、技術(shù)手段滯后的問題，缺乏科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)和工具，對后續(xù)檔案的查詢和利用造成不便，無法充分滿足相關(guān)人員的使用需求。因此，檔案管理工作無法緊跟工程項(xiàng)目的進(jìn)度，沒有實(shí)現(xiàn)與工程項(xiàng)目建設(shè)的同步規(guī)劃、同步實(shí)施和同步驗(yàn)收，造成了建設(shè)單位在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后很長一段時(shí)間內(nèi)才能向當(dāng)?shù)爻墙n案館申報(bào)移交，無形中增加了企業(yè)項(xiàng)目成本和檔案利用難度。

在工程項(xiàng)目檔案管理中，主要存在以下主要問題：一是許多工程項(xiàng)目檔案依然采用紙質(zhì)形式，面臨著存儲空間需求大、檢索效率低下、易受損等情況；二是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的工程項(xiàng)目檔案開始采用數(shù)字化形式進(jìn)行管理，但還存在數(shù)據(jù)安全性、數(shù)據(jù)格式兼容性等問題；三是檔案分類與整理需要由專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行，他們根據(jù)不同項(xiàng)目的特點(diǎn)和需要，制定相應(yīng)的分類和整理準(zhǔn)則，但是在實(shí)際操作中還存在分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、整理質(zhì)量參差不齊等問題；四是檔案保管和借閱存在檔案保管條件不夠理想、借閱流程繁瑣、檔案利用效率低等問題。

三、應(yīng)用策略及實(shí)施路徑

（一）主要應(yīng)用策略

1.提高認(rèn)識、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升工程項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)管理水平

工程項(xiàng)目檔案是記錄和管理工程項(xiàng)目全過程的重要文件和資料，提高其管理水平對于項(xiàng)目的順利實(shí)施和后續(xù)運(yùn)營具有重要意義。一是要加強(qiáng)檔案管理意識，各級領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的重視，充分了解檔案管理的目標(biāo)、原則和方法。二是要健全檔案管理制度，建立健全適合工程項(xiàng)目特點(diǎn)的檔案管理制度，明確檔案的歸檔、借閱、保管和銷毀等流程，確保檔案管理工作有章可循；三是要規(guī)范檔案管理流程，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，按照規(guī)定的流程進(jìn)行檔案的收集、整理、編制和歸檔工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性；四是加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和檔案管理能力，確保檔案管理工作能夠按照規(guī)定的要求進(jìn)行。

2.突出重點(diǎn)、突破難點(diǎn)，全力推動工程項(xiàng)目檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

一是結(jié)合工程項(xiàng)目特點(diǎn)，制定詳細(xì)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型計(jì)劃，明確目標(biāo)和關(guān)鍵階段，主要包括工作目標(biāo)、時(shí)間表、資源需求以及相關(guān)的培訓(xùn)和溝通計(jì)劃等內(nèi)容；二是評估當(dāng)前狀態(tài)，詳細(xì)調(diào)研當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，包括目前使用的工具、流程和人員技能水平等方面，進(jìn)而評估確定數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。選擇合適的數(shù)字化工具和技術(shù)：三是根據(jù)評估結(jié)果，選擇適合項(xiàng)目的數(shù)字化工具和技術(shù)，包括項(xiàng)目管理軟件、數(shù)據(jù)管理平臺、文檔管理系統(tǒng)等；四是開展數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)，并針對檔案管理人員和項(xiàng)目管理人員開展培訓(xùn)，使數(shù)字化檔案管理理念被企業(yè)內(nèi)更廣泛的接受；五是制定有效的變更管理措施來解決潛在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，定期評估轉(zhuǎn)型進(jìn)展，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃和解決問題，持續(xù)優(yōu)化數(shù)字化檔案管理平臺。

3.加強(qiáng)交流、深化合作，持續(xù)推動工程項(xiàng)目檔案管理科技創(chuàng)新

一是建立起跨部門、跨地區(qū)的交流機(jī)制，促使不同單位之間的信息共享和經(jīng)驗(yàn)傳遞?？梢酝ㄟ^組織行業(yè)研討會、技術(shù)交流會、經(jīng)驗(yàn)分享會等形式來進(jìn)行交流，搭建行業(yè)溝通平臺，推動技術(shù)創(chuàng)新和項(xiàng)目檔案管理的共同進(jìn)步。二是積極引進(jìn)高校和科研機(jī)構(gòu)的力量，與企業(yè)合作開展工程項(xiàng)目檔案管理的科技研究和應(yīng)用。建立校企合作平臺，推動理論研究與實(shí)際應(yīng)用的結(jié)合，促進(jìn)創(chuàng)新成果的轉(zhuǎn)化和推廣。三是加大對工程項(xiàng)目檔案管理科技人才的培養(yǎng)和引進(jìn)力度，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。同時(shí)，支持人才交流與合作，鼓勵人員跨單位、跨行業(yè)的流動，促進(jìn)不同領(lǐng)域之間的知識交融，形成更加創(chuàng)新的思維和方法。四是積極引進(jìn)和應(yīng)用相關(guān)的科技手段，如人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，推動工程項(xiàng)目檔案管理的數(shù)字化、智能化發(fā)展。與科技企業(yè)合作，共同研發(fā)和應(yīng)用創(chuàng)新技術(shù)，提高檔案管理的效率和水平。

（二）關(guān)鍵實(shí)施路徑

1.建設(shè)基于人工智能技術(shù)的工程項(xiàng)目檔案管理模式

在數(shù)據(jù)采集和整理方面，利用文本挖掘、自然語言處理等技術(shù)，對工程項(xiàng)目相關(guān)文件和信息進(jìn)行自動化的數(shù)據(jù)采集和整理，提取出關(guān)鍵信息和元數(shù)據(jù)，為檔案管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持；在檔案檢索方面，利用機(jī)器學(xué)習(xí)和深度學(xué)習(xí)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的智能搜索與檢索。通過訓(xùn)練模型，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的查詢需求，智能地匹配和推薦相似的檔案，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率；在檔案分類與歸檔方面，利用機(jī)器學(xué)習(xí)和圖像識別等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案文件的自動分類和歸檔。系統(tǒng)可以對新進(jìn)入的檔案文件進(jìn)行自動識別和分類，將其歸檔到相應(yīng)的文件夾或目錄中，避免了人工操作的繁瑣和錯誤；在檔案保護(hù)與安全方面，利用數(shù)據(jù)加密和權(quán)限管理等技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行安全保護(hù)。系統(tǒng)可以對檔案文件進(jìn)行加密存儲，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改檔案內(nèi)容，確保檔案信息的機(jī)密性和完整性；在檔案智能分析與預(yù)測方面，利用數(shù)據(jù)分析和機(jī)器學(xué)習(xí)算法，對檔案信息進(jìn)行智能分析和預(yù)測，挖掘分析歷史檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)潛在的規(guī)律和趨勢，為未來的工程項(xiàng)目提供決策支持和預(yù)測能力。

2.構(gòu)建基于人工智能技術(shù)的工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)

一是根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)和檔案管理需求，明確系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)、功能需求和技術(shù)要求；二是選擇合適的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，設(shè)計(jì)并創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫用于存儲檔案數(shù)據(jù)；三是使用適當(dāng)?shù)乃惴ê湍Ｐ蜆?gòu)建人工智能模型，用于實(shí)現(xiàn)自動化的檔案分類、歸檔、識別等功能。常用的技術(shù)包括自然語言處理（NLP）、圖像識別等；四是根據(jù)需求和設(shè)計(jì)，進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和編碼實(shí)現(xiàn)?？梢赃x擇使用合適的開發(fā)框架和編程語言來開發(fā)系統(tǒng)；五是設(shè)計(jì)友好的用戶界面，使用戶可以方便地使用系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理操作，設(shè)置權(quán)限管理機(jī)制，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的隱私安全。人工智能技術(shù)的選擇和應(yīng)用也需要結(jié)合具體的項(xiàng)目類型和數(shù)據(jù)特點(diǎn)進(jìn)行權(quán)衡，以確保系統(tǒng)的可行性和有效性。

3.打造基于人工智能技術(shù)的工程項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)一是組建一支具有相關(guān)技能和經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，特別是吸納具備項(xiàng)目管理、檔案管理和人工智能技術(shù)背景的人員。部分團(tuán)隊(duì)成員需要具備熟練運(yùn)用人工智能技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、文檔管理和信息檢索的能力，了解機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理和數(shù)據(jù)挖掘等相關(guān)技術(shù)，并能將其應(yīng)用于工程項(xiàng)目檔案管理中。二是創(chuàng)建一個知識庫，收集和整理各類工程項(xiàng)目檔案的數(shù)據(jù)和文檔，包括項(xiàng)目計(jì)劃、設(shè)計(jì)圖紙、合同文件等。使用人工智能技術(shù)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化的分類、標(biāo)注和索引，便于日后的查詢和管理。三是建立良好的溝通渠道和協(xié)作平臺，可以使用即時(shí)通信工具、項(xiàng)目管理軟件和云存儲等工具，方便信息共享和協(xié)同工作，提高團(tuán)隊(duì)的工作效率和質(zhì)量。四是打造團(tuán)隊(duì)成員持續(xù)創(chuàng)新能力，不斷學(xué)習(xí)和了解最新的技術(shù)趨勢和檔案管理領(lǐng)域的最佳實(shí)踐。通過參加相關(guān)培訓(xùn)、研討會和行業(yè)展會，與其他專業(yè)人士交流和分享經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理模式和業(yè)務(wù)流程。通過打造一個專業(yè)高效的基于人工智能技術(shù)的工程項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)，為工程項(xiàng)目提供全方位的檔案管理支持，并利用人工智能技術(shù)提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

人工智能技術(shù)的快速發(fā)展對工程項(xiàng)目檔案工作產(chǎn)生了積極的影響，它為工程項(xiàng)目檔案工作帶來了新的變化和機(jī)遇，同時(shí)也帶來了一些新的問題和挑戰(zhàn)。人工智能技術(shù)幫助工程項(xiàng)目檔案工作者更高效地進(jìn)行信息管理和數(shù)據(jù)處理，提供了更便捷和可持續(xù)的檔案保存方式，也為項(xiàng)目檔案的數(shù)據(jù)挖掘和深度利用提供了強(qiáng)大基礎(chǔ)。因此工程項(xiàng)目管理者及檔案工作者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維觀念，認(rèn)真研究和探索人工智能技術(shù)的在工程項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用，不斷提升自身的技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，不斷推動工程項(xiàng)目檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為工程項(xiàng)目的高質(zhì)量建設(shè)和高水準(zhǔn)運(yùn)行提供保障。

作者單位：中核北方核燃料元件有限公司