協同辦公門戶建設過程及實踐思考

金萌 趙麗瑩

本文重點探討協同辦公門戶系統的實施與應用。某煉化企業前期已經建設了個人信息門戶，近期完成系統升級構建實現協同辦公門戶。本文通過對系統設計、功能模塊以及實施過程中所遇到的挑戰和解決方案介紹，分析協同辦公門戶對員工工作效率、協同能力以及工作積極性的影響，并總結了系統實施后帶來的成果和亮點。

一、實施背景

某煉化企業長期以來重視數字化建設工作，2016年企業個人信息門戶的應用上線，該門戶有效地支持了公司日常辦公業務，提高了日常工作效率，促使公司長期處于煉化板塊應用榜首位置。隨著公司信息系統建設、運行和應用的程度日益加深，出現了一些新的問題，具體表現在：

統一認證功能不完善：部分新建系統未納入到個人信息門戶的集成范圍，各系統間無法實現自由單點登錄，無法打通跨系統的業務環節。

流程審批不集中：部分業務流程分散在各業務系統中，需要跳轉到不同系統進行審批，流程審批界面不統一，影響用戶體驗。

數出多源導致準確度低：各系統數據標準不統一，數出多源；同一指標各部門定義不同，造成數據結果不一致；數據質量較低，無法為領導決策分析提供數據依據。

因此為滿足公司信息系統集成共享和相互溝通的需求，需要結合公司特點和業務需求，在現有個人信息門戶基礎上升級為協同辦公門戶，優化和提升系統功能，以充分發揮信息系統提升公司辦公、生產、經營和管理水平的作用。

二、系統建設過程

（一）建設目標

按照中石油煉化板塊“填平補齊”的工作思路，結合集團公司/專業公司數字化轉型的相關要求，基于煉化ERP應用集成用戶訪問平臺繼續深化個人信息門戶應用，從認證、待辦、界面、數據、信息五個方面對現有個人信息門戶進行功能整合和技術改造，打造 “操作、管理、決策”一體化的融合性辦公平臺。

（二）系統設計

協同辦公門戶系統功能設計主要包括認證、待辦、界面、數據、信息五個方面，系統具體功能設計如下：

1.界面：改版系統門戶界面

采用“場景式”設計思路，充分提煉各級領導和用戶的關鍵辦公場景，重新規劃重點欄目和頁面布局，完成具有企業獨立特色、符合操作習慣的辦公界面升級，支持用戶自定義配置，實現用戶操作窗口“千人千面”。

2.認證：完善接口認證機制

完善優化基于授權令牌的接口認證機制，提供開放、安全的認證接口，優化認證安全機制，實現各類信息系統的入口統一登錄和業務系統間的自由登錄，為后續打通業務環節奠定認證基礎；更新用戶認證的應用清單列表，確保滿足用戶業務實際工作需求。

3.待辦：擴展待辦集成范圍

進一步擴大待辦集成系統范圍，將新建自建系統待辦集成到個人信息門戶，同時積極協調集團重要統建系統提供待辦接口，實現各類待辦的集中辦理。

4.信息：優化信息共享內容

針對作業、安全等信息，建立信息跟蹤和重要事件的共享機制，保留集團原有9類共享信息，新增安環、作業、重大事件的信息共享，通過流程化管理，有效跟蹤問題和事件的執行，為基層人員減負，加快公司管理節奏和工作效率。

5.數據：數字化提升管理

以智慧工廠解決方案為目標，按照業務域梳理指標和報表，結合《生產月報》、《原油進口及產品銷售月報》等生產經營指導性數據，選取領導關注度高、相關系統可提供數據集成接口的指標，為決策層定制對應的、直觀的圖表圖形數據，實現生產經營關鍵性指標動態、集中和可視化展示，有助于公司領導進行數據統籌分析，為決策提供數據支撐。

（三）功能模塊

1.單點登錄

通過引入單點登錄功能，員工只需一個賬號和密碼即可登錄協同辦公系統，并實現對各類系統的無縫訪問。

單點登錄大大簡化了員工管理系統賬號的繁瑣過程，提高了登錄的便捷性和效率。

2.待辦提醒

協同辦公系統實現了待辦事項的集中管理和提醒功能。系統會根據員工的職責和權限，自動提醒員工有關的待辦事項。通過待辦提醒，員工可以及時掌握工作進度和待處理的事務，避免遺漏和延誤。

3.信息共享

協同辦公系統實現了信息共享功能，各部門和員工可以在系統內部發布、查看和分享信息。系統提供了豐富的權限管理和分類標簽，確保信息的安全性和準確性。通過信息共享，員工可以迅速獲取所需信息，加強團隊之間的協作和溝通。

4.數據展現

協同辦公系統通過集成各類業務系統的數據，實現了數據展現功能。系統可以根據員工的需要，生成各種數據報表和圖表，直觀地展示業務指標和趨勢。通過數據展現，員工可以更清晰地了解業務狀況和發展方向，幫助做出科學的決策。

三、實施過程

項目實施過程采用“統一規劃、分步實現、重點先行”的策略，確保項目的整體開發和實施有序進行。在開始項目之前，需要進行詳細的規劃和需求分析，確定系統的基本功能和模塊，制定合理的開發計劃。通過統一規劃，可以使不同部門和團隊之間的協作更加緊密，避免重復工作和資源浪費。同時，將整個項目劃分為準備階段、設計階段、開發階段、測試階段以及上線階段等多個階段，逐步實現系統的各個功能模塊，可以將風險分散，提高項目的可控性和成功率。

（一）準備階段

項目啟動后，項目組與用戶明確項目的目標、范圍和預期成果，梳理原個人信息門戶問題和不足，明確關鍵里程碑節點，制定項目章程并完成確認。

項目組按計劃開展需求調研，梳理統建/自建系統83套，與相互部門和人員溝通，落實各系統的使用頻率、登錄方式、重要程度等信息，了解他們對于協同辦公系統的需求和期望，形成明確的需求調研記錄。

（二）設計階段

根據需求調研結果，明確系統包括門戶界面、登錄認證、待辦集成、信息共享和數據展現五個功能模塊，按模塊進行敏捷開發，制定專項小組進行系統架構設計、數據庫設計、界面設計等。

系統設計遵循符合員工使用習慣和優化用戶體驗為原則，設計系統的用戶界面，使其簡潔、直觀、易用。

（三）開發階段

使用敏捷開發模式，通過重點先行的方式，將門戶界面、單點登錄、待辦提醒三個系統中最核心、最重要的功能優先開發，以確保系統的可用性和用戶體驗，后續逐漸完成信息共享遷移和數據展現開發。

系統整個開發設計尤其注重安全保密設計，在充分遵循國家、集團公司、專業公司以及國家《信息系統安全等級保護定級指南》（GB/T 22240-2020）等網絡安全相關標準，保證系統連續、穩定、安全可靠運行。

（四）測試階段

測試階段可以確保系統功能的正確性和穩定性，驗證系統是否滿足用戶的需求和期望。通過單元測試、集成測試和用戶接受性測試，確保系統功能的正確性和穩定性，驗證系統是否滿足用戶的需求和期望，最終實現一個高質量、用戶滿意的協同辦公門戶系統。

（五）上線階段

項目組提前將原個人信息門戶系統數據從舊系統遷移到新系統，完成正式上線前準備工作后，采用提前上線通知、直接系統切換、用戶操作平滑過渡方式完成系統上線。

在系統上線后，為員工提供系統使用的培訓和指導，解答常見問題，引導員工適應新的工作方式，要為員工提供充分的培訓和支持，幫助他們熟悉和掌握系統的使用方法，及時解答用戶的問題和解決技術難題。

四、實施效果及問題挑戰

（一）系統實施效果

1. 提高辦公效率

目前公司日常辦公，員工需要同時使用多個系統進行工作，每個系統都需要單獨的賬號和密碼進行登錄，給員工帶來了繁瑣的管理和記憶的負擔。通過單點登錄和待辦提醒，實現對各類系統的無縫訪問，根據員工的職責和權限，自動發送提醒通知，將相關的待辦事項及時推送給相關人員，極大的改善用戶日常辦公的便捷性和效率提升，大大簡化了員工的登錄和待辦事項處理流程，提高了辦公效率。

2. 加強信息傳遞和共享

協同辦公系統的信息共享功能，在一個系統內部發布、查看和分享信息，不僅可以加強團隊之間的協作和溝通，還能提高員工的工作效率和準確性，使得公司內部的信息傳遞更加快捷和準確。員工可以隨時在系統中發布和查看信息，不再依賴傳統的郵件和紙質文件，提高了信息共享的效率和準確性。

3.提升數據分析和決策支持能力

協同辦公系統通過數據展現功能，集成各類業務系統的數據，并生成的報表和圖表，提供全局業務數據視角，使各部門能夠共享數據、相互了解，促進團隊之間的協作和溝通，幫助員工更清晰地了解業務狀況、趨勢狀況，為公司領導提供了更直觀和全面的數據分析，實現更科學地進行決策和規劃。

（二）實施過程中的問題挑戰及解決方案

在協同辦公系統的實施過程中，即使原有個人信息門戶已經使用五年以上，升級過程中同樣遇到各種問題和挑戰，具體問題挑戰如下：

1.用戶參與度不高及反饋不及時

協同辦公系統實施后，由于前期關鍵用戶參與有限，用戶對系統登錄、個人工作臺設置等不熟悉，信息共享數據上傳不及時，造成信息傳達不暢和延遲，依然延續線下與公司領導匯報機制，未充分發揮“操作、管理、決策”一體化的融合性辦公的效果。

協同辦公系統用戶培訓和用戶接受度是上線后最大的挑戰。增加系統使用率，充分發揮協同辦公的效果，在項目實施全過程要關注領導及關鍵用戶的使用需求，提供全面的用戶培訓計劃和支持，及時獲取用戶反饋和改進意見，確保系統的易用性和友好性，提高用戶的滿意度和使用積極性。

2.新、舊系統技術沖突及技術方案欠缺

協同辦公系統由于由原個人信息門戶升級改造，項目過程中新、舊系統技術沖突，以及用戶個性化需求，缺少有效的解決方案和解決資源，比如系統安全認證限制，出現瀏覽器對跨域無法訪問、安全認證方式受限、安全令牌安全無法驗證等問題，項目組通過內部加強方案完善、外部尋求IAM等項目組的支持和協助，最終通過反向代理、動態安全令牌等技術全面解決系統安全認證問題。

項目實施過程中，系統集成、安全性、穩定性方面技術故障導致大量系統功能重構，造成項目沉沒成本、項目總體進度延期超時。解決方案要提前由專業人員進行技術分析，加強技術溝通和協作，根據實際情況做好技術儲備，選擇合適的解決方案和技術工具。

3.系統數據遷移不兼容

信息共享要保留集團原有9類生產、營銷等共享信息，包括歷史數據、信息記錄及相關文檔，原有系統開發平臺為.NET框架，新平臺升級為基于微服務架構的PaaS平臺，系統存在一定系統兼容性問題。同時，數據展現基于Oracle BIEE技術，后臺數據來源包括SAP、SQL Server、Oracle等多種數據源，OBIEE與新平臺集成也存在兼容性問題。協同辦公門戶完善了系統PaaS平臺架構，加入.NET架構的支持，同時解決OBIEE兼容性。

協同辦公門戶兼容性處理，還要考慮單點、待辦系統的兼容性，作為辦公中樞，要充分考慮外圍系統的實際情況，確保系統集成、數據、安全等多角度的兼容性，尤其老舊業務系統，歷史數據在一定程度上具有重要價值，要充分考慮新老系統數據結構差異，合理進行業務數據清洗轉移。

4.系統安全和權限控制

協同辦公系統涉及到公司內部的敏感數據和信息，因此系統的安全性和權限控制是至關重要的。

協同辦公系統采用安全加密技術，嚴格控制用戶身份標識和數據權限控制，設立嚴格的權限管理機制，制定用戶口令管理策略包括復雜度要求、定期更換要求等，定期進行安全審查和漏洞修復，以保護系統免受潛在的安全威脅。

五、系統總結

協同辦公系統采用“多形態、多角色、多場景、多應用”的設計思想，建立了公司統一的辦公入口，提供各類系統單點和待辦處理的“一站式”服務，加強了公司各類信息系統的集中管理和控制。通過實施協同辦公系統的上線，公司的業務功能得到了提升，員工的辦公效率明顯提高，信息的傳遞和共享更加快捷和準確。未來，協同辦公系統還有進一步改進和完善的空間，希望能為公司的發展和業務創新提供更強大的支持和保障。

作者單位：中國石油廣西石化公司