青島市：城建檔案數字化建設實踐

文｜王俊剛 王勝 竇偉

城建檔案真實記錄了工程建設全過程，為城市規(guī)劃、建設、管理提供重要數據支撐。在大數據背景下，傳統(tǒng)城建檔案管理模式已無法有效滿足數字政府建設的發(fā)展要求，加快推進城建檔案數字化轉型的需求越來越迫切。為此，青島市城市建設檔案館緊跟時代、積極探索、主動作為，積極履行為黨管檔、為國守史、為民服務的職責使命，以創(chuàng)建國家級數字檔案館為中心，通過全范圍完善基礎設施、全流程優(yōu)化系統(tǒng)功能、全領域豐富數字資源、全方位提升管理能力，實現城建檔案資源“收、管、存、用”于一體的數字化管理模式。

一、城建檔案數字化建設的必要性和意義

（一）數字化建設是貫徹落實“數字住建”的必然要求

城建檔案工作是住房和城鄉(xiāng)建設事業(yè)的重要組成部分，全面推進城建檔案數字化轉型，是貫徹落實“數字住建”工作部署，推動城建檔案管理工作邁向現代化的重要戰(zhàn)略舉措，是解決城建檔案與城市建設高速發(fā)展需求不相適應的重要措施。目前，城建檔案形成、收集和利用過程中的信息化集成度越來越高，城建檔案信息資源作為國民經濟和城市建設發(fā)展戰(zhàn)略性基礎信息資源的地位和作用越來越重要。因此，城建檔案工作必須搶抓時代機遇，充分依托現代信息技術，構建標準的城建檔案數字化管理體系，將信息技術深度融入到城建檔案管理各環(huán)節(jié)，為城建檔案數字化建設注入源源不斷的活力。

（二）數字化建設是擴大檔案資源利用的重要保障。

隨著城市建設的快速發(fā)展，城建檔案館中的檔案越來越多，但是傳統(tǒng)的利用模式很難快速地在眾多的檔案當中精準的查詢到所需要的內容，導致城建檔案的利用效率低，利用效果差。推進城建檔案數字化建設，可以實現城建檔案的系統(tǒng)化、數據化管理，根據查檔需求，通過工程名稱、工程地點、地圖位置、數據內容等快速檢索查詢到所需的電子文件，縮短了檔案調閱時間，提高了查檔效率和查準查全率，改善了有檔查不到或利用價值低等情況，有效提高城建檔案的利用效率和利用價值。

二、青島市城市建設檔案館數字化建設做法

（一）以數字資源為基礎做好數據共享共用

1.立足“存量數字化”，持續(xù)不斷推進館藏城建檔案數字化掃描工作，大力開展城建檔案數據資源建設。近年來，青島市城建檔案館分期分批啟動館藏檔案數字化掃描，館藏檔案應用數字化率近100%。以青島市存量房屋全生命周期數據普查為契機，全面推進各區(qū)（市）館藏房屋工程檔案數字化工作，完成房屋工程檔案數字化約8100 萬頁，市域內各級城建檔案管理機構館藏房屋工程檔案都可進行數字化利用，有效化解了查閱效率低、家底不清的狀況。以青島市城建檔案綜合管理服務平臺為支撐，積極推進青島市城建檔案資源共享，打通數據壁壘，建立城建檔案目錄數據庫，使青島市的城建檔案信息化水平大大提高，處于全國領先水平。

2.著眼“增量電子化”，推進城建檔案電子化接收。2020 年率先在山東省推行建設工程電子檔案在線接收，實現建設工程檔案接收全程網辦。引導建設單位分段移交檔案，減少跑腿次數，提高歸檔效率。2020 年以來，通過建設工程電子檔案在線接收系統(tǒng)，工程檔案實現100%電子檔案接收。

（二）以數字創(chuàng)新為驅動優(yōu)化營商環(huán)境

針對工程審批制度改革后城建檔案管理面臨的新形勢，推行“互聯(lián)網+業(yè)務指導”服務和檔案管理專人負責制度，完善監(jiān)督部門與城建檔案管理機構協(xié)同配合的檔案服務機制，推動檔案形成、收集、歸檔全過程在線業(yè)務指導，建立檔案數字管理新模式。在辦理施工許可和竣工聯(lián)合驗收階段在線告知歸檔要求，按需提供靠前服務，建立檔案管理人員與建設單位“一對一”聯(lián)系機制，通過在線接收系統(tǒng)、微信工作群、服務電話等方式，實時跟進項目檔案進度，提供網絡化指導。

探索原生電子檔案單套制歸檔新模式，打破了紙質和電子文件“雙套歸檔”的傳統(tǒng)觀念，研發(fā)原生電子檔案管理系統(tǒng)，自主創(chuàng)新復合電子圖章技術，實現工程資料在線編制、簽章流轉、一鍵歸檔。在地鐵六號線和海天中心工程試點開展原生電子檔案接收，歸檔環(huán)節(jié)由原來的8 個縮減為3 個，節(jié)省70%以上的費用，90%以上的時間，平均每個單位工程可節(jié)省檔案編制歸檔成本10 萬元以上，在前期試點取得明顯成效的基礎上，指導地鐵集團在地鐵三期7 條線路全面推廣應用原生電子檔案，依托工程資料流轉系統(tǒng)和電子簽章技術，每天形成約7000 份原生電子文件，已累計形成70 余萬份，相比傳統(tǒng)紙質檔案，原生電子檔案可隨工程建設進度，同步實現“在線編制”“簽章流轉”“智能審核”“一鍵歸檔”，工作效率提升80%以上，每年可為地鐵項目節(jié)省檔案形成、歸檔費用2000 余萬元以上，從源頭為企業(yè)節(jié)約大量的時間和成本，同時提高了檔案歸集質量和效率，助力優(yōu)化營商環(huán)境，也為節(jié)約公共資源、實現無紙化辦公奠定了堅實基礎。

（三）以民生為中心提高公共服務能力

按照“建設人民滿意的服務型政府，構建方便人民群眾的檔案利用體系”要求，強化科技賦能，著力提升檔案公共服務能力，運用“互聯(lián)網+地圖查檔”技術，依托城建檔案綜合管理服務平臺，將館藏1 萬余棟建筑檔案與互聯(lián)網天地圖上工程地理空間位置信息關聯(lián)匹配，利用GIS 技術和地名地址匹配技術，改變了檢索關鍵詞的傳統(tǒng)查檔模式，基本實現“查檔不翻卷、閱檔不進庫”，群眾只需在地圖上確定建筑物位置，即可快速查詢到所需檔案，選擇所需工程檔案后，攜帶系統(tǒng)自動生成的預約二維碼，到城建檔案館即可“秒級查檔、一次辦好”，實現檔案查詢“就近查、智慧查”，解決了因歷史沿革、地名變更等原因導致的查檔難、查不到困難，提高了查檔效率，保證了檔案傳輸過程中的數據安全，也落實了政務服務“一次辦好”目標，真正做到“數據多跑路，群眾少跑腿”，增強了人民群眾的獲得感和幸福感。

（四）以安全為底線保障檔案信息安全

堅持底線思維，著力構建城建檔案數據安全體系。開展城建檔案管理系統(tǒng)網絡安全等級保護測評，提升城建檔案信息化基礎設施設備安全水平，實現系統(tǒng)和數據可管可控。提升網絡安全監(jiān)測預警和應急處置能力，健全檔案網絡、檔案信息系統(tǒng)和檔案數字資源安全防護體系。完善檔案資源備份機制，扎實做好檔案數字資源備份工作，實現館藏全部檔案數字資源完整備份，重要電子檔案異地異質備份，切實保障檔案數據安全，加強檔案數字資源安全管理能力。完善檔案庫房內控制度，建立健全安全管理制度和應急預案，推動庫房精細化管理。對庫房進行智能化升級改造，結合智慧庫房管理系統(tǒng)、安防系統(tǒng)實現對檔案使用全過程、動態(tài)管理，提升檔案實體安全防護水平。

三、進一步深化城建檔案數字化建設的思路

深入研究分析國內其他城市城建檔案數字化轉型的典型經驗做法，結合青島市實際情況，在后續(xù)推進青島市城建檔案數字化建設進程中，要主動融入“智能建造”“數字住建”建設，以“檔案接收數據化”為目標，研究制定建設工程電子檔案接收標準，引導參建單位從源頭直接形成標準化的電子檔案和結構化的數據信息。開放建設工程電子檔案在線接收數據接口標準，逐步推動城建檔案在線接收系統(tǒng)與施工資料管理軟件、工程建設圖紙全過程數字化監(jiān)管系統(tǒng)、工程建設項目審批管理系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通，逐步實現施工文件、數字化圖紙、審批文件等工程電子文件的“一鍵歸檔”。有序推進建設工程電子檔案單套制接收管理和應用，在軌道交通工程原生電子檔案試點基礎上，逐漸推廣房屋建筑工程原生電子檔案試點項目，擴大原生電子檔案試點范圍。探索推進建設工程BIM 檔案歸檔工作。

青島市城建檔案館以成功創(chuàng)建國家級數字檔案館為起點，將持續(xù)提升數字檔案館建設水平，繼續(xù)深化數字檔案館系統(tǒng)應用，全力推進檔案信息化建設，切實提升城建檔案智慧化現代化管理水平，為推動新時代城建檔案數字化轉型發(fā)展作出新的更大的貢獻。