零售企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)的問題與策略研究

王煥煥/文

新時代背景下,市場經(jīng)濟的快速發(fā)展給各行業(yè)各零售企業(yè)發(fā)展都帶來了一定壓力,各零售企業(yè)為了應(yīng)對靈活多變的市場局勢,不得不選擇兼并重組等方式擴大規(guī)模來應(yīng)對市場風(fēng)險。隨著各零售企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營規(guī)模的增大,隨之而來的問題就是內(nèi)部復(fù)雜的財務(wù)管理工作。零售企業(yè)要想實現(xiàn)高效的財務(wù)管控,必然要選擇先進的財務(wù)管理模式,而財務(wù)共享就是當前備受關(guān)注的新型管理模式。由于財務(wù)共享中心系統(tǒng)建設(shè)的實操性太強,相關(guān)學(xué)者、社會人士在這方面的專業(yè)性研究較少,所以目前為止企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心依舊會存在著各種阻礙,影響其系統(tǒng)功能發(fā)揮。基于此,本文主要分析了零售企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心過程中存在的各種問題,如業(yè)務(wù)流程與實操習(xí)慣不匹配、財務(wù)信息傳輸?shù)臅r效性差、財務(wù)共享中心建設(shè)成本高等,最后相應(yīng)提出了先進的、科學(xué)可行的建設(shè)路徑,以供更多企業(yè)家參照,成功建設(shè)財務(wù)共享系統(tǒng)。

零售企業(yè)在市場中的運營發(fā)展與廣大群眾日常生產(chǎn)生活有著密切關(guān)聯(lián),趁著改革開放紅利,廣大群眾基本生活物資得到了滿足,人們開始越來越多地追求高水平生活服務(wù),這對于零售企業(yè)來講必然是一種新型發(fā)展趨勢。各零售企業(yè)為了在市場中穩(wěn)定發(fā)展,紛紛開始探索新型經(jīng)營方式提升自身的競爭優(yōu)勢。隨著零售企業(yè)連鎖模式的出現(xiàn),越來越多的零售企業(yè)開始引入財務(wù)共享模式進行內(nèi)部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的共享、集中管控,這樣可以極大地提高數(shù)據(jù)信息的利用價值,也能夠通過分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息為其他高層做出投融資決策提供參考。本文主要針對零售企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心平臺展開論述,希望能夠為更多零售企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心提供一定的理論支撐。

財務(wù)共享中心理論概述

財務(wù)共享中心系統(tǒng)建設(shè)并不是簡單的一項工作,也不單單是一次財務(wù)管理組織架構(gòu)的調(diào)整,零售企業(yè)需要結(jié)合內(nèi)部人員技能、人員思維理念、組織架構(gòu)、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程等多種因素進行長期升級變革。這是零售企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理的創(chuàng)新型模式,目的是通過財務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用減少零售企業(yè)實際運營過程中重復(fù)性投入人力、物力等資源的情況,提高各環(huán)節(jié)管理質(zhì)量、效率,資金投入產(chǎn)出率。有了高技能的財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng),零售企業(yè)內(nèi)部一些低水平的基礎(chǔ)會計記錄、匯總、分析等工作量都可以被系統(tǒng)所替代,相應(yīng)崗位財務(wù)人員也會被淘汰,因此,會減少部分人工成本。建立共享財務(wù)中心后,各部門各崗位人員只需要完成規(guī)定的一部分工作內(nèi)容即可獲得全部財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息,很好地利用了系統(tǒng)共享功能開展各環(huán)節(jié)工作。

零售企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)的問題研究

業(yè)務(wù)流程與實操習(xí)慣不匹配

零售企業(yè)在實際運營過程中有一個創(chuàng)新點值得贊賞,即全面梳理了當前業(yè)務(wù)活動流程,精細化各業(yè)務(wù)、財務(wù)流程,并對其中的冗余環(huán)節(jié)直接進行刪減,但是在業(yè)務(wù)流程設(shè)計上依舊存在著一定弊端,影響業(yè)務(wù)活動正常開展。零售企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程設(shè)計是由中高層領(lǐng)導(dǎo)人員商議決定的,并沒有征求基層一線員工實際建設(shè)意見,會出現(xiàn)設(shè)計流程并不符合實際崗位人員操作習(xí)慣,存在著理論上流程能夠提高工作效率和質(zhì)量,但實際上并不能,甚至?xí)o相關(guān)崗位人員造成工作困擾的情況。實際操作中一線員工發(fā)現(xiàn)的問題也可能無法反饋到各個領(lǐng)導(dǎo)層級,無法對其進行合理優(yōu)化改進。

財務(wù)信息傳輸?shù)臅r效性差

現(xiàn)階段各零售企業(yè)在實際開展業(yè)務(wù)活動過程中多數(shù)都會借助智能的信息化系統(tǒng),減少純手工操作,減少零售企業(yè)內(nèi)部各部門間人員額外傳輸數(shù)據(jù)信息時間,以此來提高各崗位工作效率,提升相應(yīng)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。實際上,太過智能化的設(shè)置對零售企業(yè)發(fā)展而言依舊存在著一定缺陷,即使是系統(tǒng)有智能化功能,但是依舊需要員工手動進行相應(yīng)數(shù)據(jù)信息的錄入,如果個別重要崗位人員自主工作意識較差,并沒有積極主動對全部的數(shù)據(jù)信息及時錄入系統(tǒng),后續(xù)一系列工作開展都會因此受到影響,甚至核心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的缺失使得財務(wù)、業(yè)務(wù)工作流程無法順利開展。例如,零售企業(yè)經(jīng)營存在的員工出差申請、采購申請需要通過系統(tǒng)相關(guān)負責人的核驗批復(fù)才可順利進行,實際工作中有部分領(lǐng)導(dǎo)層人員太過繁忙,沒有太多時間用于審閱系統(tǒng)中提出的員工申請,因此也無法及時作出批復(fù)意見,導(dǎo)致整個申請流程就此擱置,相應(yīng)的出差、采購工作也會被迫中止,由此造成內(nèi)部工作效率的降低,也會因無期限拖延打亂各部門原本計劃,不利于零售企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。零售企業(yè)經(jīng)常會涉及應(yīng)收賬款,從理論角度講企業(yè)相關(guān)人員需要每天對系統(tǒng)中應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款等賬簿進行核對,確保賬實相符才可進入下一步流程。但是實際上,各企業(yè)并沒有安排專業(yè)的人員每日負責賬款核驗,經(jīng)常會拖延,出現(xiàn)多個賬款核驗時才對其作出處理,極大地延誤了貨物發(fā)出時間,也會給客戶造成一定程度的損失,企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的口碑會因此受到極大牽連。

財務(wù)共享中心建設(shè)成本高

《人民日報》原副總編輯梁衡幾年前在人民論壇撰文《享受豈能是頭銜？》，針對名片有“享受國務(wù)院特殊津貼”，甚至追悼會上也不忘加這一條，“把‘津貼’掛在嘴邊，印之名片，顯于報章，足見其淺”。“津貼”是“工資以外的補助費，也指供給制人員的生活零用錢”，多用于特殊崗位。“國務(wù)院政府特殊津貼”是中華人民共和國國務(wù)院對于高層次專業(yè)技術(shù)人才和高技能人才的一種獎勵制度，獎勵的是貨幣，印之名片不妥。民間有露面不真人的說法，陳四益的打油詩可為炫耀虛職者戒：名高未必學(xué)問多，羊頭狗肉也瘋魔。

零售企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)過程中必然會用到高新技術(shù),從而實現(xiàn)傳統(tǒng)財務(wù)孤島向新型財務(wù)共享模式的轉(zhuǎn)變,為此部分零售企業(yè)就會為了追求功能全面,毫無預(yù)算地投入大量系統(tǒng)建設(shè)資金,以保障系統(tǒng)能夠滿足財務(wù)共享的基本功能。但是因為財務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)期間要同時解決的難題眾多,為了不產(chǎn)生“雞肋”,并且同時滿足超大量原始憑證掃描、核驗、傳輸、檔案保管等要求,零售企業(yè)會一味地在財務(wù)共享系統(tǒng)功能上想辦法,提高系統(tǒng)運行內(nèi)存、提升運行速率,必然會增大軟件系統(tǒng)建設(shè)費用,甚至由于對系統(tǒng)功能要求足夠多,系統(tǒng)建設(shè)成本幾乎無上限,對企業(yè)發(fā)展盈利有著極大阻礙。

考慮到財務(wù)共享中心建設(shè)成本較高,多數(shù)零售企業(yè)都會提前準確定位財務(wù)共享中心。例如,K企業(yè)對財務(wù)共享服務(wù)中心的定位是成本+管控,職能是提供高質(zhì)量服務(wù),實現(xiàn)全部業(yè)務(wù)經(jīng)營活動監(jiān)管,該零售企業(yè)從初步引入財務(wù)共享理念到最終建設(shè)完成相繼花費5年。前三年間財務(wù)共享系統(tǒng)定位主要是成本,要求相關(guān)崗位人員注重業(yè)務(wù)活動經(jīng)營、財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的過程,實現(xiàn)過程成本效率提升、支出費用管控;而后續(xù)第四、第五年才逐漸把管控當作定位目標,并要求各崗位人員重視財務(wù)高級管理職能的發(fā)揮,讓更多財務(wù)人員深入企業(yè)管理、決策工作中,力求實現(xiàn)項目決策前期和中期的風(fēng)險分析管控。

改進零售企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)的策略

大數(shù)據(jù)時代下,各類先進技術(shù)的普遍使用,為零售企業(yè)財務(wù)工作順利實施提供了多個優(yōu)勢,要想保證財務(wù)工作實現(xiàn)集中化處理,提高工作效率及質(zhì)量,特別是零售企業(yè),需要全面把控公司財務(wù)、運行情況,著手建立財務(wù)共享中心,具體策略如下。

完善財務(wù)共享系統(tǒng)服務(wù)流程

零售企業(yè)實際經(jīng)營發(fā)展過程中,業(yè)務(wù)范圍會逐漸增大、經(jīng)營模式會逐漸變革,為此內(nèi)部財務(wù)共享系統(tǒng)服務(wù)流程設(shè)計時要預(yù)留一定的改動空間,保障所設(shè)置流程符合實際業(yè)務(wù)活動需求,符合各崗位人員操作習(xí)慣。零售企業(yè)可借助DMAIC模型優(yōu)化財務(wù)共享系統(tǒng)流程建設(shè),實現(xiàn)零售內(nèi)部采購、收付款、營銷、售后等一系列環(huán)節(jié)的融合,并以財務(wù)共享系統(tǒng)為核心,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員、部門、系統(tǒng)間的無阻礙溝通。DMAIC模型的建設(shè)主要利用原理及手段有含義、控制、分析、測算、優(yōu)化5個部分,利用這些科學(xué)原理及手段能夠很好地幫助相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)中存在的問題,也能夠借此對當前業(yè)務(wù)流程進行梳理、優(yōu)化。為了保障財務(wù)共享系統(tǒng)流程能夠有序開展,零售企業(yè)還要設(shè)置獨立的監(jiān)督管理部門,并安排相應(yīng)監(jiān)管人員負責整個財務(wù)系統(tǒng)流程全過程監(jiān)管,及時發(fā)現(xiàn)各環(huán)節(jié)中人員懈怠、系統(tǒng)缺陷,及時進行優(yōu)化改進,保障零售企業(yè)財務(wù)共享系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮其效用。高效的系統(tǒng)全程監(jiān)管能夠利用其靈敏度準確識別經(jīng)營風(fēng)險,并提醒相關(guān)人員做出合理的風(fēng)險應(yīng)對方案,盡可能保障零售企業(yè)免受經(jīng)營風(fēng)險帶來的負面影響。

零售企業(yè)要想提高內(nèi)部財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的傳輸時效,可通過各業(yè)務(wù)流程的精細化職責劃分,保障財務(wù)共享中心人員都能夠有精確的工作崗位職責分工,并制訂其他一系列可激發(fā)員工熱情、激發(fā)其工作潛能的措施,如績效考核、定期輪崗、在職培訓(xùn)考核等,保障各崗位人員都能夠積極開展崗位工作內(nèi)容。為此零售企業(yè)要重視現(xiàn)階段的財務(wù)、業(yè)務(wù)工作流程建設(shè)問題,要求每個環(huán)節(jié)都遵循標準化、制度化,督促各環(huán)節(jié)人員積極開展工作,減少各種人為拖延情況。

另外,零售企業(yè)要設(shè)置完整的緊急情況預(yù)案應(yīng)對實際財務(wù)中心運行過程中出現(xiàn)的人為主觀、客觀因素造成的誤差。緊急預(yù)案的設(shè)置是建立在合理把控各環(huán)節(jié)風(fēng)險基礎(chǔ)上,要求出現(xiàn)特殊情況時直接通過高層領(lǐng)導(dǎo)進行處理,減少中間環(huán)節(jié)走流程的煩瑣,提高該流程工作效率。比如,在費用報銷系統(tǒng)中,要求系統(tǒng)能夠自動識別原始憑證、記錄,并轉(zhuǎn)換成文字、圖像等電子信息傳輸至審核人員日常工作系統(tǒng)中,以此來提醒審核人員待完成的工作內(nèi)容。

采用新型技術(shù)手段降低成本

財務(wù)共享中心系統(tǒng)的建設(shè)要考慮成本問題,零售企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心都有一定資金預(yù)算,不能太過隨意進行系統(tǒng)建設(shè),出現(xiàn)嚴重超支現(xiàn)象。因此,在建設(shè)系統(tǒng)軟件過程中可以采用新型技術(shù)手段來降低成本,但同時要保障各種功能的齊全。零售企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)平臺的建設(shè)并不容易,不單單要設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)部功能,構(gòu)建與之相匹配的、完善的制度體系、操作流程等,最關(guān)鍵的是要有足夠的資金做后盾,有了充足的資金保障才能確保后續(xù)財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)建設(shè)期間不會因資金缺陷被迫停滯。為了合理利用軟件系統(tǒng)建設(shè)資金,高效發(fā)揮資金價值,軟件建設(shè)人員可采用合適的新型技術(shù)手段。在當前數(shù)字化、智能化、信息化等快速發(fā)展的背景下,企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享系統(tǒng)有了可供選擇的技術(shù)。常見的技術(shù)手段有用友軟件、ERP、集成技術(shù)、云應(yīng)用、云平臺、財務(wù)云、IPA、RPA、數(shù)據(jù)中臺、電子發(fā)票、在線審計、BI、電子會計檔案等。相關(guān)人員進行財務(wù)共享系統(tǒng)功能建設(shè)時還要考慮企業(yè)自身發(fā)展情況,選擇合適的財務(wù)共享模式,目前市場上廣受歡迎的財務(wù)共享中心模式主要有四種,如表1 所示。

表1 財務(wù)共享中心模式詳情

因此,各零售企業(yè)在實際建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心時,要充分考慮自身業(yè)務(wù)經(jīng)營目標、戰(zhàn)略發(fā)展方向、預(yù)算目標等情況,選擇最合適的財務(wù)共享模式,在此基礎(chǔ)上設(shè)置可行的財務(wù)共享功能、操作流程等,確保共享中心的建設(shè)能夠有效規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險,促進企業(yè)更好地運營發(fā)展。

另外,任何零售企業(yè)的發(fā)展都離不開優(yōu)秀人才的付出,同樣零售企業(yè)要想有序建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心,充分發(fā)揮共享中心作用,就需要專業(yè)的財務(wù)復(fù)合型人才分布于各崗位。零售企業(yè)可以選擇高薪聘請外部同行業(yè)尖端人才,但引入人才后要盡可能保障人才能夠長期在零售企業(yè)任職。要用好人才、充分發(fā)揮人才作用,就需要加大人才獎勵力度,解決人才后顧之憂,這樣才能保障人才全身心為零售企業(yè)發(fā)展出謀劃策。

財務(wù)共享服務(wù)中心因自身優(yōu)勢逐漸在市場中興起,也被越來越多集團型、跨國企業(yè)、連鎖零售等企業(yè)所關(guān)注。但是國內(nèi)在財務(wù)共享系統(tǒng)方面的研究時間較短,在實際企業(yè)建設(shè)期間經(jīng)常會遇到各種阻礙,嚴重影響其系統(tǒng)功能設(shè)置、系統(tǒng)財務(wù)管理效果也不明顯。為此本文主要針對當前零售企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心的不足進行了詳細研究,也相應(yīng)提出了合理的改進建議,如完善財務(wù)共享系統(tǒng)服務(wù)流程、強化過程管控、提高信息傳輸時效性、采用新型技術(shù)手段降低成本等。盡管筆者在研究過程中花費了一定時間精力,但是受實際工作經(jīng)驗、知識技能的局限,會影響部分觀點的公正性,所以各零售企業(yè)在應(yīng)用本文相關(guān)結(jié)論時,要酌情考慮自身企業(yè)發(fā)展狀況,科學(xué)借鑒本文提出的建議。希望各零售企業(yè)都能夠成功建設(shè)多功能財務(wù)共享服務(wù)中心,實現(xiàn)零售企業(yè)內(nèi)部財務(wù)高效管理的同時也促進零售企業(yè)提高市場競爭實力,更長遠地在市場競爭中站穩(wěn)腳跟。