小型民營企業內部控制存在的問題及解決措施

彭川峽/文

隨著我國經濟高速發展,改革開放政策的不斷深入,我國民營企業也在飛速發展,這離不開國家對民營企業的大力扶持,民營企業在國家經濟中占據著重要地位,為國家經濟發展創造了重要價值。在當下經濟市場中,復雜的經濟形勢、激烈的競爭環境,都導致各類民營企業面臨不同的經營風險和壓力,小型民營企業在經營活動中的風險也越來越大,因此,小型民營企業應該注重企業內部控制的建設。但是小型民營企業出于自身各種原因對內部控制的重視程度不夠,導致小型民營企業存在較高的企業風險,卻無法保持較強的市場競爭力。為了保障小型民營企業的生存,在經濟市場中可以持續穩定發展,解決內部控制問題已經迫在眉睫。本文通過闡述小型民營企業的特點和內部控制的意義,對其內部控制可能存在的問題進行分析,最后提出合理化的相關解決措施,為小型民營企業之后的生存發展提供參考。

民營經濟一直在我國經濟建設發展中擔任著重要角色,其中小型民營企業占多數,由于受制于規模、資金投入等因素,小型民營企業常常面臨很難維持生存經營,出現發展周期短、生存壽命短的問題。出現這些問題的原因大多都是小型民營企業不注重內部控制管理,太過側重于自身盈利能力,導致企業不能更好地擴大發展。小型民營企業如果想要在復雜的市場環境中生存下去,就必須加強其內部控制的建設,只有積極完善企業自身內部控制部控制,才能使自身具有更強的風險規避力,才能擴大規模,提高市場競爭力,為加速國家經濟建設做出更大的貢獻。

小型民營企業的特點及其內部控制的意義

我國小型民營企業具有經營規模較小、經營模式靈活、經營效率較高等特點,與大型民營企業相比,具有創新的優勢。經過長時間的發展,國內部分小型民營企業在生產經營上有了重大突破,同時在自身改革、內部管理問題上也取得了一定的成效,從而逐步成長為中小型民營企業,進入良性循環發展。但是仍有部分小型民營企業存在內部管理不嚴格,沒有進行良好的內部控制建設工作等問題,導致其經營不善面臨各類風險。因此,如何積極主動進行內部控制建設、進行有效內部管理,已經成為當下小型民營企業急需解決的問題。

內部控制的建設對小型民營企業生存經營的意義重大。首先,健全的內部控制管理系統有利于小型民營企業今后的日常管理經營活動更加合理有效,同時很大程度上提高了小型民營企業在經營活動中規避風險的能力,有效維護了小型民營企業財產安全,為企業實現長遠發展奠定堅實基礎。其次,小型民營企業通過完善內部控制制度,形成有效的內部控制機制,可以不斷地提高企業經營管理效率。較高的經營生產效率有利于小型民營企業實現更高的盈利目標,為擴大經營規模、持續發展奠定基礎。最后,科學模式下的內部控制,可以保障小型民營企業內部會計信息的真實準確,對小型民營企業領導全面了解企業經營情況,制訂相應經營策略有著重要意義。

小型民營企業內部控制問題分析

內部控制環境有待優化

首先,小型民營企業在發展過程中體現出一個明顯的特征就是管理者的素質水平不統一。一些小型民營企業管理者具有過大的實權,在處理問題上,他們大多是將自己的想法作為主要觀點,沒有從企業自身實際的經營狀況方面做決策,導致內部發展出現獨斷的思維,不利于小型民營企業正向發展。雖然小型民營企業的管理層大多具有生意頭腦,但是并沒有系統地學習過管理知識,在企業經營管理上存在漏洞,還有部分小型民營企業在員工招聘方面也具有隨意性,對員工素質要求不高,不重視員工技能知識的培訓,不利于企業培養專業素質較高的內部控制型人才。

其次,小型民營企業領導的內部控制管理意識不夠強。部分小型民營企業對內部控制管理沒有概念,未能設置專門的內部控制部門,大多將內部控制管理問題交由財務部門負責。財務人員由于對內部控制缺乏專業的了解,導致企業內部控制不具有管理效果,影響了內部控制制度在企業的滲透與執行。

最后,小型民營企業還存在職能不匹配的現象。在進行經營管理時,由于缺乏合理的監督機制,對于一些崗位與能力不相符的問題并未及時發現,大大降低了工作效率,不利于企業經營活動的有效開展。

風險評估體系有待完善

對于風險的把控也是企業內部控制管理需要完善的部分。一些小型民營企業風險管控意識不清,首先是認為風險評估體系針對的是大型企業和上市公司,對于小型企業沒有必要。存在這樣的想法,導致風險評估系統被小型民營企業所忽視,而實際情況是,由于對風險評估系統建設的不重視,導致部分企業不能有效預測可能遭受的風險而沒有提前規避,導致企業面臨破產危險。

其次,部分民營企業將風險評估工作全權交由財務部門負責,未能形成完整的風險評估系統,面對風險的到來,不能制訂相應規避風險的舉措,不利于小型民營企業的生存發展。還有一些企業不關注市場,對所處市場環境不了解,不能保障科學合理地對各項企業數據進行評估,難以根據自身發展狀況去有效分析市場環境變化趨勢,導致企業無法進行有效的風險評估。

最后,部分小型民營企業只注重當下盈利狀況,沒有對企業今后發展進行長遠打算,即使對風險進行預測,也只是從短期利益角度出發,不利于企業后期持續發展。

內部控制活動有待規范

規范的控制活動是落實內部控制的關鍵,小型民營企業在控制活動中的執行力有待提高。

第一,因為領導層的重視程度不夠,一些企業沒有對重要的控制活動進行監督,控制措施沒有具體意義,流于形式,控制建設沒有落實到位,不能有效實施,從而導致員工不能按照規范程序完成工作,容易徇私舞弊。一些小型民營企業受規模的影響,為了節約人力成本,一人兼任多崗位,尤其是財務人員,這樣更容易導致部分人員利用職務便利非法侵占企業財產。

第二,小型民營企業自身資產的保護制度有待完善。企業資產分為流動資產和非流動資產兩大類,對于非流動資產要做到賬實對應,但有些小型民營企業對于存貨、固定資產等往往沒有定期進行盤點,對資產的出入庫資料單也沒有及時記錄,就容易使小型民營企業管理者對自身經營情況缺乏及時了解,最后導致資產流失或損毀,犧牲的是企業的利益。

第三,一系列控制活動需要規范,需要對小型民營企業存在的問題采取有效的措施。如果缺少嚴格的監管體制,將使領導無法充分了解小型民營企業控制活動的執行情況,導致控制活動不能順利開展,那么企業的發展也將受到阻礙。

監督與溝通仍有待強化

小型民營企業由于受到規模的影響,并沒有自己專門的監督部門,從而缺乏內部控制的實施基礎條件,小型民營企業應該強化監督體系,在內部成立專門的審計監督部門,要保障該部門的獨立性,不受小型民營企業高層領導的制約,有效監督小型民營企業在經營過程中是否有不規范的行為出現,嚴格要求每位員工合理規范工作,不做違法亂紀的事。但是小型民營企業大多具有熟人網脈,監督體制的真正實施存在一定困難,因此監督對小型民營企業來說,也是個挑戰。在審計監督過程中,即使會發現其中存在的問題,但卻不能做到公正公平,難以保障審計部門能發揮出最大的監督作用,也沒有實現內部控制在小型民營企業的有效落實。此外,還有一些小型民營企業大多數情況下將管理者和監督者合二為一,對于日常經營活動缺乏監督,經營決策都是由一個領導決定,具有明顯的獨斷性,外加上小型民營企業沒有設立監事會,更是使一人之權過大,對小型民營企業內部控制缺乏強有力的監督。

除此之外,小型民營企業橫向溝通有待加強。小型民營企業對信息的獲取和溝通缺乏及時性與有效性,小型民營企業員工容易形成次小團體,在面對一些問題的解決上,因為缺乏內部溝通,信息間的傳遞不具有時效性,導致小型民營企業工作效率降低,內耗嚴重。

小型民營企業內部控制問題解決措施

提高重視程度,優化內部控制環境

小型民營企業要做到加強高層對優化內部控制環境的決心,提高全員對內部控制系統建設的重視程度。小型民營企業大多都具有家族性,人員素質參差不齊,一方面,要注重員工對內部控制知識的了解和培訓,每月開展內部控制活動知識競賽等,以活動的方式加強員工對內部控制的了解,并設立內部控制相關績效考核,加入獎懲體制,積極調動員工參與內部控制知識的學習,有利于小型民營企業培養內部控制型專業人才。部分企業在招聘形式上具有隨意性,還應該認真對待招聘活動,對人才的選拔要嚴格,注重人才培養。另一方面,作為小型民營企業領導者,也要認真學習內部控制管理相關知識,提高自身專業素養,為小型民營企業發展提供正確的方向,認識到內部控制發展對于增強企業實力的重要性,起到帶頭作用,讓員工更能積極落實內部控制制度而努力。只有堅定地實施內部控制管理,優化內部控制環境,才能為企業未來發展提供正確導向,才能促使企業未來良好健康發展。

增強風險意識,完善風險評估體系

小型民營企業也需要重視風險防范,增強風險意識,在面對風險時,不至于無從應對。風險評估就是小型民營企業在實現戰略目標的過程中,對一些不確定因素的分析和識別,對經營活動中可能發生風險提前預估。要做好風險防范工作,就需要建立完善的風險評估體系,針對不同的風險種類,構建完善的風險防范機制,對風險等級進行合理劃分,為小型民營企業規避部分可預見風險,保證未知風險的到來對小型民營企業造成的損失在小型民營企業可控范圍內。

小型民營企業在發展中會面臨多重風險,首先要做的是根據風險評估結果,在經營活動開展前制訂相應的應對策略。若評估風險將帶來嚴重損失,應該考慮能否將風險有效規避,或將風險控制在小型民營企業可以承受的范圍內,通過制訂這些風險措施,保障小型民營企業的經營活動順利開展。其次,也可以成立專門的風險評估小組,提供風險應對措施,對可能造成的風險因素進行分析,避免下次經營活動繼續受這方面風險的影響,同時加強工作人員風險管理意識,完善風險評估體系建設,幫助小型民營企業更好地實現內部風險管理監督,根據小型民營企業實際業務發展,及時修訂適合與企業自身的內部控制制度。

加強內部管理,嚴格規范控制活動

小型民營企業在經營活動過程中,要嚴格規范控制活動。在日常經營中涉及多方面業務,要保障業務流程規范,可依據自身情況制訂規范流程,也可參考相關會計準則制定,對業務流程中出現的問題要進行嚴肅處理,保障經營過程的控制活動有效開展。

第一,小型民營企業內部實施不相容職務的規范控制。要求小型民營企業全面分析經營業務可能會涉及到的不相容職務,實行分離措施,如在實際經營中要保障會計與出納不能兼任,做到各司其職,互相制約的工作機制。

第二,積極完善組織制度。內部控制建設需要根據小型民營企業自身經營情況出發,針對各項活動,包括預算、成本、資金管理等,增強制度的約束性以及規范性。另外,小型民營企業的工作人員相對較少,可以讓小型民營企業領導擔當監督,財務部門成員提供相關專業人員對組織機構進行監督評價,形成相互制約的局面。

第三,注重員工與職位的匹配程度。部分員工所在崗位并不是其擅長的方向,這就要求企業管理組織提前進行調查,用科學的方法安排專業人員到各自擅長的領域部門發展,最后各司其職,將責任分配到每位員工身上,使得工作人員按時按規完成各自工作,有效提高員工工作效率。在此基礎上,企業還要不斷完善工作流程,為企業后期持續發展夯實基礎。

建設溝通渠道,完善企業內部監督

良好的溝通渠道是小型民營企業維持長期經營發展的必要條件。將企業內部信息匯總,通過傳遞,實現信息準確傳遞到每位員工手中,進而提高工作效率。對小型民營企業來說,大部分信息掌握在企業領導手中,將信息從高層傳遞到下層時,必須要優化溝通方式,建設雙向溝通渠道,確保信息獲取的準確性。

同時,小型民營企業應落實監督體制建設,完善內部監督體制,設立專門的審計部門,進行監督防控。對審計人員的選擇要做到專業性強、獨立性高的特點,保障審計工作可以在企業內部順利開展。在執行監督工作時,要明確監督目的,檢驗內部控制制度是否有效執行。內部控制監督的要求是企業找出自身內部控制管理的缺陷,這會直接影響內部控制監督工作的執行效果。在監督過程中,對于已經發現的內部控制問題,要及時采取相應措施應對,降低企業損失。

例如,小型民營企業C公司,在深化內部控制管理的過程中,設立了專門的內部監督機構,保證監督的客觀性。在此機構開展日常監督工作中,對內部控制進行積極有效評價,根據評價結果提出相應整改措施;將會計崗位與出納崗位作為相互監督、互相制約的手段;對監督人員的選擇,注重其正義感和獨立性,也考慮是否具有該項監督工作的勝任能力,重點在于是否能將內部監督工作落實到位,從而有效開展監督工作,這對企業加強風險管理具有重要作用。

隨著市場環境變得越來越苛刻,小型民營企業之間的競爭也越來越大,小型民營企業想要在這種環境中生存下去、維持長穩發展,就需要足夠重視內部控制管理。內部控制建設并不是一朝一夕就能完善建立的,需要小型民營企業領導與所有員工的共同參與,小型民營企業應該摒棄家族式管理模式,建立具有新思想的內部控制管理,加強各部門監督,嚴格規范各部門活動,促進內部控制體系建設,增強風險管理意識,防患于未然。小型民營企業內部控制制度的完善,有利于小型民營企業資源有效分配,規避經營風險,減少企業財產損失,同時也有助于企業把握會計信息的準確可靠性,做出適合于小型民營企業生存發展的有效措施,提高企業規避風險的能力,減少企業損失,保證企業自身競爭力的不斷提高,使得企業向更大規模發展。