“數智員工”在企業財務管理中的應用

文/用友網絡科技股份有限公司“數智員工”中國礦產項目專項工作小組

數字經濟時代，面對越來越復雜的經濟事項和日益增多的經濟業務，企業傳統的財務信息化手段已經難以滿足高質量發展需要，特別是財務人員數量與總體工作量不匹配、財務人員工作精力投入與財務管理精細化要求不匹配等矛盾愈加凸顯。

對此，企業財務管理亟需加快數字化轉型，采取有效措施或工具，把財務人員從大量的重復性勞動中解放出來，讓其將更多的時間投入到更有價值的工作中去，實現由“賬房先生”向“決策軍師”的角色轉變。

在這一背景下，用友網絡科技股份有限公司（簡稱“用友網絡”）打造了自動化、數字化、智能化虛擬業務專家——“數智員工”。

“數智員工”是在企業數智化平臺的基礎上，以用友iuap智能中臺為核心，應用云計算、大數據、虛擬現實等技術打造的“虛擬人”。它不僅可以基于規則、特定時間執行業務操作，還可以通過消息通知、人機交互來實時喚起，更能通過大量機器學習，實現按需自我執行工作。

2023年，用友網絡與中國五礦集團公司下屬的中國礦產有限責任公司（簡稱“中國礦產”）展開合作，推進“數智員工”在企業落地應用。

一、探索與實踐

在雙方合作中，結合中國礦產優化財務管理工作流程、提升財務工作效率、準確率的實際需求，以實現財務工作流程和各類報表填報、出具的自動化為目標，設計開發了中國礦產“財務數智員工”。

在法人單戶報表填報方面，根據國務院國資委相關要求，中央企業全級次公司必須每月定期通過指定平臺向國資委報送固定格式的報表或報告，匯報企業財務狀況和經營狀況。該報表平臺對數據的準確性和及時性要求非常高。

例如，按照公司所處層級，中國礦產需要在每月2日前完成填報，且節假日無休，剛性執行。對于更低層級公司，報表平臺對及時性的要求更高。

平臺要求填報的報表亦較為繁雜，全部報表達200余張，且系統內嵌3300多條復雜的校驗公式，需要財務人員在系統中反復修改，直到數據全審通過。除了耗時費力外，還存在一系列痛點、難點問題，如由于財務人員水平參差不齊，報送的報表質量難以保證；由于時效性要求極高，需同時編制本級報表并復核下屬企業報表，報送效率和報送質量較難兼顧等。

對此，中國礦產財務部通過重新梳理、拆分報表填報邏輯，將規則固定化、可程序化的處理步驟進行“財務數智員工”系統適配，最終將報表填報工作分為六大部分，即：財務數據導出，往來科目抵消、負數重分類，附表數據、所得稅測算處理，六大往來報表合并，人工復核與調整，系統模板填報。

在此基礎上，中國礦產財務部與用友“數智員工”項目組深度配合，歷時半年時間，終于將報表填報模塊制作完成，通過“財務數智員工”進行填報。

經過3個月的試運行，2023年11月底，中國礦產“財務數智員工”正式投入使用。“財務數智員工”承擔了絕大多數報表導出、加工、填報工作。財務人員手工操作的部分顯著減少，工作重點變為更新對照數據庫、導出“財務數智員工”無法獲取的表格、出具需要人為判斷的數據及檢查復核機器人制作的數據等。

在程序設計過程中，中國礦產財務部根據會計準則要求，重新梳理往來科目抵消邏輯，將新收入準則實施產生的代理業務抵消也考慮在內，利用“財務數智員工”完成了六大往來科目的系統外處理。出于“財務數智員工”運行處理穩定性的考慮，選擇讓其在Excel環境下對數據進行處理。因此，程序設計過程匯總中，對于Excel環境的相關邏輯及操作步驟均需要認真分析、判別，以免因為操作缺失或順序顛倒導致數據處理出現偏差。

在業務部門月報、財務指標表、信用證臺賬等管理報表出具方面，“財務數智員工”利用人工填寫的配置表控制導出數據的口徑，讓業務部門月報模塊的改造相對簡單。另外，在出具信用證臺賬時，讓財務系統中信用證時點占用統計的空白得到了補充，確保公司可以實時了解到各業務部信用證開證、付款及關證的實時動態。

此外，中國礦產財務部還自主設計了所得稅測算表。該測算表充分利用“財務數智員工”取數的便捷性、及時性，能根據年度匯算清繳維度進行修改，讓公司每月企業所得稅的預提更加準確，大大減少了所得稅測算的人工時間及考慮不全面的情況發生。

二、取得的成效

“財務數智員工”在中國礦產上崗后，在工作效率、質量和成本等方面帶來了顯著成效。基于目前“財務數智員工”已經進行的財務報表月報填報，相關實踐效果如下：

（一）提升財務工作效率

“財務數智員工”的上線后，實現全天候更快更準確地執行重復性工作，在減少人力資源占用的同時，極大地提升了財務工作效率，整體效率提高了數倍甚至上百倍。這使得中國礦產的財務人員得以從重復性事務中解放出來，從事更高層次的管理、分析和決策類工作。例如：填寫報表模板效率實現了180倍的提升，原來人工需要180分鐘完成的工作，現在“財務數智員工”僅需要1分鐘即可完成。

（二）提高財務工作質量

一是財務工作更加標準化。“財務數智員工”按統一設定的標準和邏輯運行，不同法人不同時期的財務報表報送不再受具體填報報表的財務人員能力或態度等主觀因素影響。

在報表填報方面，真正實現了特定業務（如往來科目抵消及重分類）流程標準化，具有可追溯性。對于各獨立法人平臺均適用，可以有效統一各公司出具報表規則，方便后續公司合并報表時進行合并抵消操作。

二是財務工作更加細致化。一些過去因過程復雜繁瑣和時效性要求而人工難以完成的事項，“財務數智員工”可以按照最細致化的維度進行相關事務的處理。例如：在進行代理業務抵消時，需要根據代理暫估借方的采購訂單號先去關聯業務預算號，再根據業務預算號去銷售合同進程表中尋找對應銷售合同號。如果存在多個銷售合同，按照銷售合同噸數比例將暫估應付借方金額分配至每個銷售合同中，并將客戶信息帶入。此過程采取人工操作，將會非常復雜耗時，且容易出錯，而通過“財務數智員工”特定程序操作，可以做到高效精準地完成上述步驟。

三是財務管理工作更加精準化。“財務數智員工”依據一定的規則、標準以及數字化、自動化流程進行業務處理，執行任務時準確率高，能夠追溯到每一步執行的操作，可以及時發現和糾正系統的錯誤，同時還能避免人工操作的錯誤和干預，降低了財務風險，提高了財務工作的透明度。在導出報表數據格式和業務規則沒有發生變化的情況下，“財務數智員工”執行的準確率為100%。

（三）節約開發改造成本

目前，“財務數智員工”所操作的項目，如果在現行財務系統中改造，改造費用將至少是用友“數智員工”實施成本的三倍，并且對應改造升級的財務系統切換還會耗費大量人力。因此，“數智員工”項目大幅節約了開發成本。

三、展望與思考

通過用友“數智員工”在中國礦產財務管理中的落地應用，可以感受到“數智員工”并不是一個處理重復操作的冷冰冰的機器人，而是一個有形象、有溫度、有能力，能陪伴企業和員工一起成長的數字孿生世界的伙伴，對企業提升數字化、智能化水平，有著極為重要的作用。

基于此，用友網絡進一步拓展了“數智員工”應用領域，以更好地幫助企業優化流程，降低成本。例如：在供應鏈管理領域，助力計劃、采購、生產、交付、售后等實現端到端透明化，確保從原料到產品的可監管、可溯源，提升供應鏈管理效能、降低成本及風險；在人力資源領域，讓企業具備簡歷解析、人崗匹配、AI面試、AI外呼等能力，提升招聘效率，降低招聘成本。

通過“數智員工”在企業中的廣泛深度應用，一方面可以幫助員工增加數智能力，降低重復性工作及事務性工作，充分發揮出個人的最大價值；另一方面，能進一步增強業務規范，提升企業流程標準性、合規性，減少操作風險，達到降本增效的新高度。同時，從數字化轉型來講，“數智員工”可為企業打造數字孿生組織，以智能化運營推動企業加速向數智化方向邁進，實現高質量發展。