電網(wǎng)企業(yè)文檔一體化管理優(yōu)化策略探究

作者簡介：羅蘭（1976—），女，漢族，貴州金沙人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，電網(wǎng)企業(yè)在開展文檔一體化建設的過程中，雖然取得了一定的成效，但也面臨一些問題與不足。文章從銜接機制、公文處理質(zhì)量管控、銜接意識等方面著手，分析了優(yōu)化文檔一體化管理的若干策略，有力推進公文處理質(zhì)量和歸檔效率的提高。

關鍵詞：電網(wǎng)企業(yè)；文檔一體化；優(yōu)化；策略

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A

引言

文檔一體化管理是基于文件生命周期理論，將協(xié)同辦公系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)銜接和整合，有效控制文件從生成、辦理到歸檔管理的全過程，極大地提高了公文處理和檔案管理的工作效率。隨著新一代信息技術的快速發(fā)展，電網(wǎng)企業(yè)的文檔工作普遍采用文檔一體化管理模式。但在取得顯著成效的同時，也面臨著諸多問題和挑戰(zhàn)，如何開展好文檔一體化工作的優(yōu)化整合，亟待檔案工作者深入研究。

一、電網(wǎng)企業(yè)文檔一體化管理現(xiàn)狀

電網(wǎng)企業(yè)文檔一體化建設起步相對較早，有的企業(yè)可以追溯至20世紀90年代中期。最初是單機運行的文檔一體化管理軟件，主要用于模擬傳統(tǒng)手工條件下的公文登記與歸檔管理。進入21世紀以來，越來越多的電子文件在計算機及網(wǎng)絡環(huán)境下生成，電子文件已成為主流文件，但由于電子文件法律地位尚未獲得確認，仍需要將紙質(zhì)文件與電子文件并行管理，文件管理與檔案管理實現(xiàn)了更多的交叉與融合，文檔一體化管理躍上新臺階。根據(jù)2002年國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）有關電子文件歸檔時應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品的要求，電子文件實行雙軌制管理，不過大部分電網(wǎng)企業(yè)依舊沿襲傳統(tǒng)的文檔分治管理體制，文件管理與檔案管理是兩套分別運行的系統(tǒng)，如運用協(xié)同辦公系統(tǒng)處理電子公文并打印擬歸檔的紙質(zhì)文件，再通過協(xié)同辦公系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)銜接，將電子文件推送至電子檔案管理系統(tǒng)，再將電子文件與對應的紙質(zhì)文件同步整理歸檔，這也是目前大部分電網(wǎng)企業(yè)文檔一體化管理的實現(xiàn)途徑。2021年，新修訂的《檔案法》實施后，電子檔案的法律效力得以確認，已有個別企業(yè)開展電子文件單套制管理模式試點，從頂層設計著手，進一步規(guī)范電子文件管理體系及相關標準，依托數(shù)字證書、數(shù)字摘要、區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、人工智能等多項信息技術，實現(xiàn)電子文件從形成、流轉(zhuǎn)、維護、分類、鑒定、保存等全過程的一體化管理。

二、存在的問題和不足

1.文檔管理銜接機制不完善

現(xiàn)行的文檔管理仍以文、檔分段管理的運行機制為主，文件管理工作與檔案工作由不同的人員及管理系統(tǒng)承擔，公文處理和檔案管理各自具備相應的管理制度和標準，但在二者銜接部分缺乏具體的實施細則和工作流程。雖然在《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》中規(guī)定，電子公文收集、整理以及移交工作應由電子公文形成或辦理部門完成，檔案部門負責檔案接收并對整理歸檔過程予以必要的業(yè)務指導。在《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定，業(yè)務系統(tǒng)應內(nèi)置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，但能在處理電子公文的協(xié)同辦公系統(tǒng)中配置分類方案和保管期限表，支持各業(yè)務部門對電子公文整理的電網(wǎng)企業(yè)數(shù)量極少。由于公文辦理強調(diào)時效性，而檔案管理通常滯后至次年6月底收集歸檔，一些企業(yè)往往認為公文管理工作優(yōu)先于檔案管理工作，在文檔管理人員配置不足的情況下，更關注公文管理而忽視檔案管理，導致如下幾種弊端：一是協(xié)同辦公系統(tǒng)的電子公文未辦結或未推送，電子文件滯留在業(yè)務系統(tǒng)未歸檔；二是職責分工不明確，由檔案人員代勞本應由文書人員負責的歸檔前整理工作；三是容易帶來電子文件丟失或被篡改的風險。

2.公文處理質(zhì)量管控不到位

電子公文質(zhì)量常見的問題主要有文不對題、誤用文種、缺少文種、發(fā)文字號重復或跳號、缺主送機關、用詞或格式錯誤、標點符號運用不當、不標頁碼、有附件不注明附件說明、附件不齊、錯漏用印、紙質(zhì)收文掃描件圖像模糊或偏斜且不符合閱讀方向、電子附件格式不符合長期保存要求等等。這些“帶病”公文歸檔后，檔案內(nèi)容質(zhì)量達不到完整性、準確性、有效性以及規(guī)范性的要求，影響力、公信力大打折扣。此外，公文處理程序的各操作環(huán)節(jié)順序與工作步驟均有規(guī)定的次序，不能任意顛倒或打亂，如果缺乏控制，一旦發(fā)生處理次序混亂、手續(xù)不全，不僅影響公文的準確高效，還會帶來歸檔或銷毀錯誤的風險。例如，發(fā)文“倒簽”、未履行批準手續(xù)直接用印，會對文件的真?zhèn)魏陀行缘蔫b定造成影響，導致出現(xiàn)“以真為假、以假為真”的工作失誤；收文“體外循環(huán)”沒有辦文單、應有承辦流程卻以傳閱代替，可能會讓鑒定人員誤判文件的憑證價值和查考價值，無法確保“應歸未歸、應收盡收”。

3.文檔處理人員銜接意識不強

行政辦公部門的文書人員和檔案人員習慣于各自為政的工作模式，對相互崗位的職責和工作內(nèi)容、新技術應用不熟悉，在缺乏溝通和了解的情況下，難以形成合力提高工作效率，不僅重復勞動，耗費大量的時間和精力，還會造成打印紙張的浪費，影響綠色辦公。公文處理時效性強，參與人數(shù)眾多，文秘人員、各業(yè)務部門工作人員重點關注處理事項和公文運轉(zhuǎn)進程，對公文的形成質(zhì)量、登記情況把控不嚴，對電子文件歸屬和流向的關注度不高，常常忽略是否確定主辦部門，是否劃分保管期限，電子文件是否辦理完畢，是否有效進入收集、保管和歸檔環(huán)節(jié)等問題，這都是影響文檔一體化實現(xiàn)的重要因素。以劃分保管期限為例，在對一些涉及重要事項的文件材料劃分保管期限時，如果由檔案人員代替業(yè)務部門人員展開整理，檔案人員往往不能準確把握，需要反復研究文件內(nèi)容才能確定，而熟悉具體事項的業(yè)務部門人員開展工作則相對快捷、準確。

三、文檔一體化管理的優(yōu)化策略

1.完善管理機制，細化職責流程

企業(yè)要想實現(xiàn)高效的文檔一體化管理需要管理決策者、行政辦公部門、各業(yè)務部門的共同努力與溝通協(xié)作，建立一套高質(zhì)量的文檔一體化工作模式，加強頂層設計和部門聯(lián)動，健全文檔管理責任體系、日常溝通協(xié)調(diào)平臺、文檔一體化管理標準。各個電網(wǎng)企業(yè)需要結合自身實際，認真梳理各類文件的歸檔范圍和工作流程，明確各層級、各崗位人員的職責，有效建立和推行文檔一體化工作模式，制定具有鮮明電網(wǎng)企業(yè)特色的文檔管理制度，設計完善文檔一體化工作流程，規(guī)范各項工作程序，統(tǒng)籌分工，指導各部門人員立足長遠，按照統(tǒng)一的作業(yè)流程和標準，規(guī)范開展文書檔案管理工作，達到減少重復勞動，提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。

2.強化公文管控，保障文檔質(zhì)量

充分利用信息化手段，將關口前移，在公文處理中融入檔案管理，通過研究制定電網(wǎng)企業(yè)電子公文智能管控實施策略，在協(xié)同辦公系統(tǒng)增加公文智能管控模塊，對公文形成源頭到辦結整個過程開展實時監(jiān)控預警、穿透式和可視化管理，促進實現(xiàn)規(guī)范辦文、發(fā)文，提升公文質(zhì)量，做好事前、事中、事后的有效管理。

收文智能管控規(guī)則的重點在于簽收、登記。為確保“來源可靠”，電子公文一定要通過協(xié)同辦公系統(tǒng)簽收，自動驗證是否確實屬于收文范圍、來文格式及印章是否正確。登記階段應能夠自動識別或核對登記表中的收文日期、份數(shù)、標題、來文單位、來文發(fā)文單位、來文成文日期等內(nèi)容。

按照歸檔工作以“以我為主”的原則，公文管控的重點是研究發(fā)文智能管控規(guī)則，可從文種、主送單位、公文內(nèi)容等角度著手。

從文種角度，控制發(fā)文的種類一般僅限于“公文處理實施細則”中的常用的決議、決定、命令（令）、通告、意見、通知等12種公文種類。對于一些設置有發(fā)文級別的企業(yè)，決議、決定、命令（令）、通告文件不能設置為部門級發(fā)文，復函、批復文件必須預先關聯(lián)收文中的請示或函后才能進入擬稿程序。

從主送單位的角度，一是規(guī)范主送單位的全稱及規(guī)范化簡稱，二是判定是否符合行文規(guī)則和相關限制要求。

從公文內(nèi)容的角度，需要建立和應用公文質(zhì)量提升輔助系統(tǒng)，運用數(shù)字化手段提升公文質(zhì)量。對公文展開智能分析，一是結合發(fā)文級別判斷正文字數(shù)、附件數(shù)量是否符合要求；二是實現(xiàn)智能核稿，從公文標題、正文內(nèi)容、發(fā)文必要性等提取關鍵字建立公文專用詞庫，識別字詞、標點等錯誤，并自動提出修改建議，達到智能糾錯的目的；三是判斷公文格式是否符合編排規(guī)則并作出提示，支持自動排版，自動核查發(fā)文字號錯漏，自動驗證發(fā)文機關署名和印章、簽發(fā)日期和成文日期是否一致；四是在檢測過程中，能夠記錄用戶忽略、建議加入詞庫、系統(tǒng)錯誤分詞等數(shù)據(jù)，便于系統(tǒng)管理員通過人工干預指導系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化學習，不斷提升糾錯準確率。

電子公文智能管控的過程和結果需要設計電子公文質(zhì)量評價系統(tǒng)開展管理，不僅能維護管理公文質(zhì)量評價標準與評價指標，還能通過數(shù)據(jù)匯總、分析和統(tǒng)計等功能，自動生成可視化圖表、評價報表，輔助開展穿透化管理和實現(xiàn)公文管控的可視化。

3.探索智能歸檔，推進高效管理

基于電網(wǎng)企業(yè)特色，針對當前電子公文歸檔過程費時費力并具有遺失風險的問題，開展電子公文智能歸檔的研究管理， 研究制定電網(wǎng)企業(yè)電子公文智能歸檔實施策略，在協(xié)同辦公系統(tǒng)增加電子公文智能歸檔模塊，通過智能判定保管期限，實現(xiàn)自動分類、組件、編頁及一鍵打印以及對整個歸檔過程展開監(jiān)控預警等功能設計，減少手動整理工作量，落實電子公文實時在線歸檔、智能歸檔，推進電子文件歸檔與電子檔案高效管理。

實現(xiàn)電子公文智能歸檔的重點和難點在于需要結合本單位文書檔案分類、歸檔范圍及保管期限表，構建一套符合自身實際的電子公文歸檔智能輔助鑒定規(guī)則庫。然而，實現(xiàn)電子檔案智能鑒定并非易事，目前主要的檔案鑒定方法有人工分類鑒定法、信息匹配鑒定法和文件來源鑒定法、黑白名單鑒定法4種，企業(yè)可結合自身情況選擇。人工分類鑒定法由各業(yè)務部門的文件形成人員或歸檔整理人員負責鑒定，通過點擊指定文件的登記表中“保管期限”字段，從下拉菜單選擇系統(tǒng)里已嵌入檔案保管期限表的對應內(nèi)容來點選“永久”“30年”“10年”，這種鑒定方法能一步到位確定文件保管期限，但要付出大量的人工和時間成本。

信息匹配鑒定法需要依據(jù)檔案保管期限表建立規(guī)則庫，通過應用檔案信息雷達、文本挖掘、規(guī)則引擎等人工智能技術，將從文件題名以及文本信息中提取的信息與規(guī)則庫中的規(guī)劃展開匹配，產(chǎn)生初步判定結果，這種方法對規(guī)則庫的表述要求很高，如果設定的詞匯不準確，即使相近或相似也不能準確鑒定。同時，人工智能技術的應用還會加重信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡的負擔，影響協(xié)同辦公系統(tǒng)的性能。文件來源鑒定法則是簡化鑒定工作，保管期限表僅設定為“永久”“30年”兩級，結合企業(yè)大數(shù)據(jù)的建設思路，將協(xié)同辦公系統(tǒng)形成的電子文件按照文件類型和文件來源自動鑒定，如公司級發(fā)文一律設置為永久，部門級發(fā)文一律設置為“30年”，上部主管單位發(fā)來的收文一律為“永久”，其他收文一律為“30年”。這種鑒定方法簡單、快捷，但鑒定準確率較低。

黑白名單鑒定法是借鑒計算機系統(tǒng)在控制方面普遍使用的“黑白名單”的過濾技術，并搭配信息匹配鑒定和文件來源鑒定兩種方法，對發(fā)文和收文兩類電子文件的元數(shù)據(jù)值設定過濾規(guī)則并判斷是否屬于某名單來確定其保管期限。以發(fā)文為例，由于本企業(yè)形成的文件材料價值較高，設定所有發(fā)文均需要保存，保管期限主要集中在“永久”和“30年”。發(fā)文鑒定方法和流程分為三步：一是確定1號黑名單，將所有發(fā)文的文件題名與1號黑名單的過濾規(guī)則展開比對，如果匹配信息與過濾項一致，就直接賦予該文件保管期限為“10年”，如包含有“征求、舉辦、評選、召開、開展”等詞匯的通知；二是確定2號黑名單，判斷余下的文件發(fā)文部門是否為“人力資源部”“計劃財務部”等重要的與人、資產(chǎn)管理有關的職能部門，將這些部門發(fā)文的文件題名與2號黑名單的過濾規(guī)則展開比對，如果匹配信息與過濾項一致，就設置為“30年”，不一致就設置為“永久”，如包含有“競賽、協(xié)調(diào)、檢查”等詞匯的通知；三是設置1號白名單和3號黑名單，判斷經(jīng)歷以上兩個步驟后的其他部門的發(fā)文級別，如果是公司級發(fā)文，符合3號黑名單鑒定為“30年”，反之為“永久”，如包含“協(xié)調(diào)、月度、季度”等詞匯的紀要，如果是部門級發(fā)文，符合1號白名單鑒定為“永久”，反之為“30年”，如包含有“表彰、電價、電費、資產(chǎn)、事故”等詞匯的通知。

4.增強文檔意識，提供人才保障

文檔工作人員的文檔質(zhì)量意識直接決定文檔規(guī)范化管理的質(zhì)量和效率。全體員工要加強日常辦文業(yè)務的培訓和指導，應用法律和工作規(guī)章實施約束，增強文檔質(zhì)量意識，轉(zhuǎn)變工作作風，提升辦文質(zhì)量，配合完成電子文件歸檔進程。對于負責擬稿、核稿等關鍵性崗位的人員需要加強溝通聯(lián)系和監(jiān)督指導，推動其重視公文制發(fā)質(zhì)量，認真核對公文的內(nèi)容、格式和標點符號，規(guī)范公文運轉(zhuǎn)流程，保障公文的有效性，雙重把關公文形成質(zhì)量和歸檔質(zhì)量。對于信息部門人員，則應掌握電子文件歸檔與電子檔案管理的相關標準，積極參與電子檔案管理系統(tǒng)建設，依據(jù)標準建設，為電子檔案管理提供強有力的信息化支持。對于直接負責文檔工作的專兼職文書和檔案人員，需要加強專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的培養(yǎng)，通過組織舉辦多層面、多渠道的文書、檔案、信息技術業(yè)務培訓、交流研討以及宣傳教育等方式，促進文檔人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息處理能力和業(yè)務水平。

四、結語

隨著數(shù)字電網(wǎng)、數(shù)據(jù)中心平臺建設的加快推進，電網(wǎng)企業(yè)檔案工作的環(huán)境和對象都發(fā)生了巨大的變化，大數(shù)據(jù)時代下的文檔一體化工作既是挑戰(zhàn)又是機遇。做好電網(wǎng)企業(yè)文檔一體化工作的分析研究，完善管理機制、實施措施，推動文檔工作有序開展和持續(xù)發(fā)展，忠實記錄電網(wǎng)企業(yè)發(fā)展歷史，為企業(yè)的各項業(yè)務工作提供檔案力量，讓電網(wǎng)企業(yè)更好地服務于整個社會，實現(xiàn)電力先行，助力社會經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展等具有十分重大的意義。

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（作者單位：貴州電網(wǎng)有限責任公司）