淺議新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

作者簡介：韓冰（1985—），男，漢族，山東濰坊人，本科，館員，研究方向：人力資源檔案管理。

摘 要：隨著我國新醫(yī)改工作的不斷深入，要求加快醫(yī)院工作信息化、數(shù)字化進程，對醫(yī)院的管理工作提出了新的要求。人事檔案管理工作是醫(yī)院改革工作的重要環(huán)節(jié)之一，對醫(yī)院人才培養(yǎng)和利用有著重要意義。為了滿足人們對醫(yī)療服務(wù)的需求，醫(yī)院在不斷培養(yǎng)和引進各類專業(yè)人才，匯集了大量高素質(zhì)的人才。在這樣的形勢下，醫(yī)院人事檔案管理工作越發(fā)重要，人事檔案管理如何跟隨時代潮流現(xiàn)代化、科學(xué)化地開展，成為當前醫(yī)院管理工作的重中之重，也是相關(guān)工作人員亟須解決的主要問題。文章通過探討醫(yī)院人事檔案管理工作的重要意義、現(xiàn)狀及存在的問題，提出了相應(yīng)的改革措施，希望對醫(yī)院人事檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；管理工作

中圖分類號：G271；R197.32 文獻標識碼：A

人事檔案是事業(yè)單位和企業(yè)對所屬人員管理過程中形成并集中保管的專屬檔案，是企事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分。人事檔案是記錄每個人經(jīng)歷和發(fā)展的重要材料，是單位考察個人的基礎(chǔ)資料。人事檔案可以真實反映每個人各方面的情況，具體包括學(xué)歷、專業(yè)、獎勵、懲罰和能力等。

隨著我國醫(yī)改工作的深入，醫(yī)院對人才的需求更加迫切。作為專業(yè)高端人才密集的地方，醫(yī)院人事管理的核心任務(wù)就是在社會中識別人才，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院所需人才，并對所需人才培養(yǎng)，最終為醫(yī)院所用，從而提升醫(yī)院的綜合實力并穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。人事檔案記錄了人才的履歷以及德、能、勤、績等綜合素質(zhì)，為醫(yī)院全面了解人才、選拔人才提供了最直接的依據(jù)。由此可見，醫(yī)院人事檔案管理工作不僅關(guān)系到醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展，更事關(guān)新醫(yī)改大局。在新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理工作如何更加科學(xué)化、現(xiàn)代化地開展，如何順應(yīng)新時代發(fā)展的要求，是醫(yī)院人事檔案管理工作中亟須考慮的問題。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作的重要意義

醫(yī)院人事檔案工作包括整理、保存醫(yī)院在職、退休人員的檔案、人員工資以及退休和養(yǎng)老保險等內(nèi)容。尤其在新形勢下，人事檔案管理在醫(yī)院選擇人才、聘用人才時提供了有力的依據(jù)，對制定合理薪酬制度等方面發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院只有認識到人事檔案管理工作的重要性，才能進一步科學(xué)、有效地開展檔案管理工作，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展提供有力的支持。

1.人事檔案為醫(yī)院提供完善的人才信息，是有力的用人依據(jù)

醫(yī)院為了保證醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，會建立由不同年齡、不同學(xué)歷的專業(yè)人才以及輔助工作人員組成的醫(yī)療隊伍，這樣的醫(yī)療隊伍服務(wù)對象范圍更加廣泛。因此，人事檔案管理部門要深入了解醫(yī)療隊伍中的組員，包括人員的年齡、學(xué)歷、專業(yè)知識構(gòu)成、人員素質(zhì)、工作經(jīng)驗和業(yè)務(wù)能力等詳細的信息。通過這些信息的支持，醫(yī)院才能做到知人善用。

2.人事檔案是醫(yī)院制定人員薪酬的重要依據(jù)

醫(yī)院在人員薪酬制定中主要經(jīng)過前期討論、中期調(diào)整和最終討論才能實施。人員薪酬并不是固定不變的，醫(yī)院每年會根據(jù)實際情況做出調(diào)整，這也是醫(yī)院薪酬制度不斷完善的過程。人員薪酬制定的依據(jù)主要是由人事管理部門通過相關(guān)人員人事檔案中記錄的工作能力、經(jīng)驗、學(xué)歷和職務(wù)等翔實的資料組成，可以說，人事檔案是醫(yī)院制定人員薪酬的重要依據(jù)。

3.人事檔案是醫(yī)院選擇、培養(yǎng)人才的重要依據(jù)

醫(yī)院在人才的選擇、培養(yǎng)以及引入的過程中，主要通過人事檔案中具體的信息為基礎(chǔ)參考資料。醫(yī)院人事檔案宏觀上分析人才層次結(jié)構(gòu)，微觀上對個人全面綜合素質(zhì)的分析，有助于醫(yī)院在培養(yǎng)、引進關(guān)鍵人才時做出正確的選擇。

二、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

人事檔案管理工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中具有極其重要的價值，加強對人事檔案管理工作的重視，可以為醫(yī)院制定各項人力資源管理決策時提供重要的參考依據(jù)。但是，醫(yī)院人事檔案管理工作也存在著一些問題，影響了人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，在新形勢下，就要借助科學(xué)的管理手段充分發(fā)揮人事檔案的作用，提高人事檔案資源的利用率，穩(wěn)步提高醫(yī)院人力資源管理水平。

1.醫(yī)院人事檔案管理制度未跟上時代的發(fā)展步伐

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，各行各業(yè)對專業(yè)人才的需求越發(fā)急迫，人才流動頻繁。在新形勢下，醫(yī)院也在人才引進、醫(yī)療器械以及設(shè)備設(shè)施更新方面加緊了步伐。但一些醫(yī)院在人事檔案管理工作中依舊沿用舊有的制度，沒有隨著時代變革而更新，導(dǎo)致在人才引進的過程中未發(fā)揮出應(yīng)有的重要作用。沒有嚴格的管理制度，對人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，導(dǎo)致人事檔案管理中容易出現(xiàn)檔案隨意存放、隨便改動的不規(guī)范行為。甚至在制定人員薪酬時，人員薪酬和人事檔案沒有緊密聯(lián)系，影響了人員薪酬的合理性。

2.醫(yī)院人事檔案管理方式?jīng)]有及時更新

進入信息化時代，各種以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的信息技術(shù)日益成熟，并得到了廣泛的應(yīng)用。醫(yī)院人事檔案管理方式?jīng)]有隨著時代的進步及時更新，依舊有很多醫(yī)院在人事檔案的收集、分類、歸檔和保存等方面采用傳統(tǒng)的人工操作。這樣的傳統(tǒng)管理方式不僅容易造成人力、物力的浪費，還容易造成檔案在傳遞過程中出現(xiàn)遺失、破損的情況。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)落后，紙質(zhì)化管理不利于醫(yī)院人事檔案管理水平的提高，不利于醫(yī)院信息化建設(shè)，不符合新形勢下對人事檔案管理工作的要求。

3.醫(yī)院人事檔案資料缺乏真實性和完整性

醫(yī)院人事檔案是記錄所有員工基本情況、工作經(jīng)歷、經(jīng)驗、學(xué)歷和專業(yè)技能等詳細信息的重要資料，其中收集人員的各類信息是人事檔案管理最重要的工作內(nèi)容之一。但在信息收集過程中，不好把握員工之前的歷史信息是否真實、準確和完整。這些問題無疑降低了人事檔案的可靠性和真實性，無法客觀、公正和完整地反映工作人員的工作能力和工作態(tài)度，也無法體現(xiàn)出醫(yī)療人員的醫(yī)德、醫(yī)風(fēng)。醫(yī)院在人才培養(yǎng)、選用等過程中，如果人事檔案信息缺乏真實性和完整性，就會無法提供有力的依據(jù)。

4.醫(yī)院人事檔案管理人員的素質(zhì)亟須提升

由于種種原因，很多醫(yī)院對人事檔案管理工作的認識不夠清晰，定位不夠?qū)I(yè)，對人事檔案管理工作簡單地認定為收納、歸檔，沒有技術(shù)要求，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理人員的組成比較復(fù)雜，欠缺專業(yè)知識，人員年齡老化，未經(jīng)過檔案、人力資源管理、計算機技術(shù)以及保密工作等相關(guān)培訓(xùn)。醫(yī)院沒有將人事檔案管理工作與選人用人、人才整合、人才開發(fā)和培養(yǎng)等人才應(yīng)用有效結(jié)合起來。因此，在新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理工作無法達到全新的人事檔案管理所要求的標準，造成人事檔案管理水平不高。

三、新形勢下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略

在新形勢下，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展的特點，運用信息技術(shù)，通過科學(xué)制定完善的管理制度，調(diào)整和改進醫(yī)院人事檔案管理工作，有效保證醫(yī)院的整體管理成效。現(xiàn)代醫(yī)院應(yīng)當具備科學(xué)的人事檔案管理理念，通過全方位地對信息技術(shù)的運用，改變以往傳統(tǒng)人工管理的方式，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷創(chuàng)新，促進人事檔案管理工作的改革，全面提高工作效率。

1.醫(yī)院要提高對人事檔案管理工作的認識

我國醫(yī)療事業(yè)已取得了快速發(fā)展，醫(yī)院之間的競爭也日益激烈，醫(yī)院的競爭就是人才的競爭。人事檔案能夠充分反映每一位工作人員的全面信息，醫(yī)院要充分利用好這些信息，做到人盡其才、知人善用。因此，醫(yī)院要充分認識到人事檔案對挑選、聘用人才的重要性，重視人事檔案管理工作，樹立現(xiàn)代化醫(yī)院的人事檔案管理工作理念，除了在資金、人員上大力支持，還應(yīng)從軟硬件等方面推進人事檔案管理工作的開展，將醫(yī)院人事檔案管理與醫(yī)院整體建設(shè)步伐相統(tǒng)一，在內(nèi)部大力宣傳人事檔案管理工作的重要性。同時，還要強化人事檔案管理工作人員的檔案管理與法律意識，嚴格執(zhí)行《檔案法》，使人事檔案管理進一步科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。

2.醫(yī)院要創(chuàng)新人事檔案管理手段

在新形勢下，現(xiàn)代醫(yī)院要創(chuàng)新人事檔案管理手段，在原有傳統(tǒng)檔案管理方式的基礎(chǔ)上，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，并積極吸收國內(nèi)外先進管理經(jīng)驗，提高人事檔案管理水平。

（1）組建專業(yè)團隊，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作形式

人事檔案所記錄的人員信息關(guān)系到醫(yī)院的人才選拔和聘用。醫(yī)院要專門組建人事檔案管理部門，選用受過檔案管理、計算機技術(shù)等專業(yè)培訓(xùn)的人員組成專業(yè)團隊，對人事檔案開展科學(xué)管理、有效保管，確保人事檔案信息的準確性和完整性，通過信息技術(shù)提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（2）制定科學(xué)、完善的管理制度

為了促進醫(yī)院人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和標準化開展，醫(yī)院要制定科學(xué)、嚴密的人事檔案管理制度，并在實施過程中不斷完善。落實人事檔案管理工作的具體工作步驟及相關(guān)規(guī)定，完善人事檔案在收集、分類、保管和保密等方面的多項制度，明確員工的崗位職責，定期接受內(nèi)部審查，促進醫(yī)院人事檔案制度化、標準化管理。

（3）充分運用信息技術(shù)，開展數(shù)字化管理

醫(yī)院要緊跟時代潮流，運用信息技術(shù)升級人事檔案管理方式。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的基礎(chǔ)上，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建醫(yī)院內(nèi)部信息溝通平臺，實現(xiàn)不同部門之間的資源共享。同時，人事檔案管理部門應(yīng)及時公布人事變更、人員聘用和薪酬調(diào)整等信息，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升現(xiàn)代化管理進度。

3.醫(yī)院要加強人事檔案管理信息化建設(shè)

進入信息化時代，醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)中要充分認識到應(yīng)用信息技術(shù)的重要性，通過信息技術(shù)對人事檔案管理工作創(chuàng)新，提高醫(yī)院檔案管理的綜合水平，滿足醫(yī)院在人才培養(yǎng)、引進方面的需求。為了適應(yīng)新形勢下人事檔案管理工作的要求，醫(yī)院要加大引入先進設(shè)備設(shè)施和技術(shù)的資金投入，讓人事檔案管理人員結(jié)合信息手段實現(xiàn)現(xiàn)代化人事檔案的管理和利用。同時，還要建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，加強檔案管理信息化安全建設(shè)，通過審批、權(quán)限設(shè)置等手段構(gòu)建完善的信息安全防御體系，有效保護涉密信息的安全。

實現(xiàn)人事檔案管理信息化，就是要在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，通過對計算機、互聯(lián)網(wǎng)的運用開展人事檔案管理，達到信息儲存、查詢以及分析的目的，為醫(yī)院人才選拔提供便捷、翔實的依據(jù)。

第一，為了滿足新形勢下的發(fā)展要求，醫(yī)院要結(jié)合自身實際，建立完善的管理制度，確保所收集、整理的人事檔案信息的真實性、有效性，并不斷通過網(wǎng)絡(luò)資源拓展收集信息渠道，不斷擴充醫(yī)院人才檔案數(shù)據(jù)庫。

第二，人事檔案部門除了收集、整理各類專項人才的學(xué)歷、履歷和工作經(jīng)驗等信息外，還要加強匯總分析能力，對醫(yī)院所需人才動態(tài)規(guī)劃，充分挖掘其潛力，及時向醫(yī)院推薦人才并提供相關(guān)依據(jù)。

第三，人事檔案管理工作人員要通過所拓展的信息收集渠道，重點關(guān)注醫(yī)院所需的學(xué)術(shù)骨干、學(xué)科項目帶頭人才的各類信息，為醫(yī)院引進相關(guān)人才提供翔實的數(shù)據(jù)。人事檔案管理要通過信息數(shù)據(jù)分析手段，對醫(yī)院發(fā)展整體規(guī)劃中所需的各項專業(yè)人才提前布局，有針對性地收集目標人才的信息，將所需人才信息隨時提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，以便更快地引入人才。

4.建立科學(xué)、完善的人事檔案管理制度

科學(xué)、完善的人事檔案管理制度，是保證醫(yī)院檔案管理工作有序開展的關(guān)鍵。結(jié)合新時期檔案管理工作出現(xiàn)的新變化，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的具體情況適當調(diào)整現(xiàn)階段的人事檔案管理工作，制定科學(xué)、完善的管理制度，對人事檔案管理工作有效規(guī)范和約束，統(tǒng)一管理醫(yī)院內(nèi)部所有人員的人事檔案資料，統(tǒng)一標注方式，科學(xué)分類歸檔，方便使用者能夠快捷檢索到所需的人事檔案資料。加強人事檔案管理人員相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，嚴格貫徹《檔案法》相關(guān)規(guī)定。醫(yī)院在制定人事檔案管理制度時，也要傾聽員工的合理建議，在建議基礎(chǔ)上調(diào)整制度內(nèi)容，提高人事檔案管理制度的科學(xué)性，實現(xiàn)對人事檔案的高效管理。

5.提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作人員的素質(zhì)，對醫(yī)院人事檔案管理工作是否能夠有序、順利開展有著直接的影響。在新形勢下，全新的檔案管理理念不斷出現(xiàn)，對醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)也提出了新的要求。一是要定期對內(nèi)部檔案管理人員開展相關(guān)培訓(xùn)，強化檔案管理人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)；二是醫(yī)院要設(shè)置專門的管理崗位，對外招聘人事檔案管理方面的高級專業(yè)人才，積極補充檔案管理隊伍的骨干力量。醫(yī)院也要重視對人事檔案管理人員法律法規(guī)的宣傳教育，使其自覺遵紀守法，加強人事檔案工作的規(guī)范化管理。

建立科學(xué)的人事檔案管理體系，健全人事檔案管理的規(guī)章制度，是人事檔案管理的重要措施。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理手段不斷更新，管理水平逐步提高，醫(yī)院必須建立科學(xué)的檔案管理體系，明確各項職能，使人事檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、共同發(fā)展。人事檔案管理人員素質(zhì)直接影響到檔案管理水平，醫(yī)院可以通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和進修學(xué)習(xí)等提高其業(yè)務(wù)和知識水平，不斷總結(jié)探索人事檔案管理經(jīng)驗，進一步提高醫(yī)院人事檔案的管理水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作為醫(yī)院培養(yǎng)、引進各類專業(yè)人才提供著重要的信息，也是醫(yī)院各項工作開展的連接紐帶。因此，醫(yī)院要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，并通過人力、物力的投入，保證人事檔案工作能夠有序、健康開展。在新形勢下，醫(yī)院要通過制定科學(xué)的管理制度，加強信息化建設(shè)以及提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，全面、有效地開展人事檔案工作，促進我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]金麗麗，黃克君.新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].科學(xué)與信息化，2023（10）：184-186.

[2]孫 燕.新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].中國經(jīng)貿(mào)，2017（15）：99.

[3]石曉東.新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].中國醫(yī)師雜志，2011（z1）：206-207.

[4]邊榮云.新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].山東檔案，2012（5）：54-55.

[5]司磊蕾.淺議新形勢下如何做好醫(yī)院檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2020（08）：20-21.

[6]董 欣，曲 靜，張 真.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（01）：107.

（作者單位：濰坊市中醫(yī)院）