會計師事務所項目管理信息系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的實踐與探索

楊漫輝

本文以會計師事務所項目管理信息系統(tǒng)開發(fā)實踐為案例，分析介紹了會計師事務所項目管理信息化實施建設(shè)的主要方法和內(nèi)容。在實務操作層面，會計師事務所項目管理信息系統(tǒng)在設(shè)計和實施過程中，要充分考慮系統(tǒng)的可擴展性和可維護性，要有完整有效的實施開發(fā)流程做保障，同時還要考慮人員的培訓成本、數(shù)據(jù)遷移和整合、系統(tǒng)兼容性等問題，而系統(tǒng)上線之后并不是開發(fā)建設(shè)的完結(jié)，還要不斷追蹤該系統(tǒng)使用結(jié)果，以此對該系統(tǒng)進行優(yōu)化和二次開發(fā)，才能更好地運用這一系統(tǒng)，形成準確數(shù)據(jù)，更好地掌控項目進度、提高信息溝通效率，達到提高項目管理效率和精度，同時也通過案例實施示例提供了一些具體的探索參考資料。

一、引言

（一）會計師事務所項目管理信息系統(tǒng)開發(fā)的背景及意義

《注冊會計師行業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃（2021~2025年）》（以下簡稱《信息化規(guī)劃》）明確提出，行業(yè)信息化未來五年建設(shè)目標為標準化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化。目前，大型會計師事務所在審計作業(yè)及其相關(guān)輔助系統(tǒng)不斷投入實踐，已獲得一定成效。而會計師事務所（以下簡稱“會所”）作為一個架在“項目車輪”上的組織，項目管理和執(zhí)行的好壞尤為重要。近年來，“會所”面對的項目種類繁多，項目數(shù)量和復雜度不斷增長，人員流動比例也較大，項目管理的要求日趨復雜，我們應該充分運用信息化和數(shù)字化的手段解決這一問題。然而，市場上還沒有與“會所”深度匹配的項目管理信息系統(tǒng)，隨著中國信息技術(shù)和數(shù)字化的不斷發(fā)展和推進，結(jié)合行業(yè)的《信息化規(guī)劃》，“會所”可以自主開發(fā)建設(shè)或者不斷完善自己的項目管理信息系統(tǒng)（project management information system，以下簡稱PMIS）。

目前，PMIS在注冊會計師行業(yè)中的應用逐漸增多，用以提高項目管理的效率和質(zhì)量，通過信息技術(shù)手段對項目進行全方位的管理和控制。我國一些中大型“會所”逐漸開始開發(fā)運用項目管理軟件，但功能和技術(shù)不算成熟，大量的中小型“會所”也只是逐步嘗試運用一些相對簡單的項目管理軟件。總的來說，我國“會所”PMIS的發(fā)展還處于起步階段，還有很多內(nèi)容需要探索研究，同時也要不斷順應數(shù)字化、智能化、個性化發(fā)展趨勢，跟上我國數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的步伐。本文首先對PMIS的基本理論和方法進行概述，用本人參與的“會所”PMIS開發(fā)建設(shè)作為研究對象，以系統(tǒng)開發(fā)實施的完整流程為主線，探索“會所”PMIS開發(fā)實踐過程中的相關(guān)問題，展現(xiàn)開發(fā)建設(shè)過程中一些具體做法以供參考。

二、PMIS的基本理論與方法概要

（一）PMIS的定義和功能

PMIS是一種輔助項目管理工作的計算機信息系統(tǒng)，它能夠幫助項目經(jīng)理和團隊成員、其他職能部門更好地規(guī)劃和協(xié)調(diào)項目資源、任務、時間和預算。從其包含的內(nèi)容功能來說，可以參考美國項目管理協(xié)會（PMI）的權(quán)威經(jīng)典著作《項目管理知識體系指南（PMBOK指南第5版）》指出的項目管理中五個過程組：啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾；十個領(lǐng)域，分別是：項目整合管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理、項目相關(guān)方管理。

（二）PMIS開發(fā)的一些基本方法

PMIS開發(fā)過程中我們可根據(jù)：1.國家市場監(jiān)督管理總局發(fā)布的GB/T 25000.51-2022《軟件產(chǎn)品質(zhì)量要求和評價方法》；2.ISO9000國際標準中軟件類的相關(guān)標準，并結(jié)合項目的具體情況來管控系統(tǒng)開發(fā)的整個過程和質(zhì)量。

在上述兩個標準的指導下，我們還應關(guān)注系統(tǒng)設(shè)計的原則，開發(fā)實施的流程以及IT技術(shù)路線的選取等重點內(nèi)容。英國著名軟件工程專家薩默維爾（Ian Sommerville）所著的《軟件工程》一書中對軟件系統(tǒng)設(shè)計提到一些相關(guān)原則，如：用戶友好、靈活性、可靠性、集成性、模塊化設(shè)計、數(shù)據(jù)一致性、安全性和權(quán)限管理、可迭代改進等原則；美國卡內(nèi)基梅隆大學的軟件工程研究所撰寫的《能力成熟度模型》則闡述了系統(tǒng)開發(fā)初期如何制定計劃、團隊組成、數(shù)據(jù)準備、系統(tǒng)部署、測試、上線、優(yōu)化改進等開發(fā)流程管控的一些步驟；在IT技術(shù)路線方面，Patrick Debois（DevOps之父）提出的DevOps概念是選擇技術(shù)路線的重要原則，DevOps是一組過程、方法與系統(tǒng)的統(tǒng)稱，用于促進開發(fā)（應用程序/軟件工程）、技術(shù)運營和質(zhì)量保障（QA）部門之間的溝通、協(xié)作與整合。我們可遵循DevOps的原理來選擇合適的開發(fā)平臺和工具（如Java、.Net、Go、Php或Vue、Angular、React等）；選擇合適的項目管理工具和方法（如敏捷開發(fā)、瀑布模型等）；利用現(xiàn)有的技術(shù)和資源（如云計算、大數(shù)據(jù)等）來提高系統(tǒng)的性能。

三、開發(fā)的總體愿景

在準備系統(tǒng)開發(fā)之前，我們有必要對開發(fā)的愿景做一個總體的描述，以便指導整個開發(fā)工作。我們以特定的一家“會所”的PMIS開發(fā)建設(shè)為研究案例，該“會所”年均人數(shù)為410人，實施的主要業(yè)務為大型國企、上市公司、中大型民營企業(yè)、行政事業(yè)單位等各類審計、咨詢項目，所內(nèi)設(shè)有16個項目作業(yè)部門，同時設(shè)有11個職能部門，近三年年均項目數(shù)量2100個，屬于一個部門設(shè)置較全面的中大型特殊普通合伙會計師事務所。

該“會所”作為一個具有一定代表性的機構(gòu)，其業(yè)務具有自身的特點：項目類型多樣、周期長、參與人員廣泛；同時，該“會所”期望進一步解決對項目從設(shè)立、人員的分工及工時，項目質(zhì)量控制、財務管理，檔案管理、項目知識管理，人員和項目的評價、績效等項目管理問題，全流程進行綜合管控。基于這樣的特點和訴求，我們設(shè)定系統(tǒng)開發(fā)的愿景為：在滿足基本項目管理需求的同時，更關(guān)注如何通過PMIS提高項目管理的規(guī)范性和效率，確保項目質(zhì)量和服務水平，真正實現(xiàn)該系統(tǒng)管理和服務的科學化和精細化，提高管理和服務的效能。

四、“會所”PMIS的開發(fā)實施流程

在明確總體需求之后，遵循卡內(nèi)基梅隆大學的軟件工程研究所（SEI）開發(fā)的軟件成熟度模型開發(fā)的相關(guān)理論路線，我們可以制定一個完整有效的開發(fā)建設(shè)流程，根據(jù)時間順序和工作邏輯總體可分為4個步驟，即項目前期準備階段、開發(fā)實施、系統(tǒng)上線、追蹤評估再開發(fā)，在每一個步驟中具體明確其工作內(nèi)容和階段性成果目標。

（一）項目開發(fā)前期準備

在項目準備階段，首先要明確參與的人員和團隊，同時該團隊需要明確整個開發(fā)工作各階段的工作目標、流程和一些保障措施，制作一系列具有操作性的開發(fā)實施計劃文檔，項目小組成員可根據(jù)需求自行設(shè)計各類任務表格，通過表格來落實計劃的內(nèi)容，確保項目在技術(shù)和業(yè)務上的可行性。

（二）項目開發(fā)的實施

系統(tǒng)開發(fā)階段是PMIS建設(shè)的核心階段，包括系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、測試和上線等環(huán)節(jié)。在此階段，項目作業(yè)部門、職能部門與開發(fā)團隊密切合作，確保系統(tǒng)功能和性能符合需求。同時，成立由各級領(lǐng)導組成的項目監(jiān)督組，根據(jù)項目計劃對開發(fā)過程進行控制和管理，確保項目按時、按質(zhì)完成。

該階段可分為4個步驟。需求調(diào)研分析、功能描述與系統(tǒng)設(shè)計、軟件系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試（含穿行測試）。

1.需求調(diào)研分析

需求調(diào)研分析是軟件開發(fā)的重要環(huán)節(jié)，可基于總體開發(fā)愿景，項目管理信息系統(tǒng)的特征要求，對現(xiàn)行項目管理的做法以及其中的痛點、難點進行調(diào)研（如示例1）。

案例實施示例1? 部分調(diào)研分析的描述

除上述示例內(nèi)容外，開發(fā)小組還對項目技術(shù)支持、質(zhì)控結(jié)點、項目數(shù)據(jù)安全等多方面調(diào)研，通過調(diào)研表單和人員訪談匯總調(diào)研結(jié)果，開發(fā)小組再對這個結(jié)果進行分析，形成可描述的需求定義，最終把這個成果用于整個系統(tǒng)的管理功能及IT部分的設(shè)計。

2.總體構(gòu)架及設(shè)計

根據(jù)需求調(diào)研的分析匯總，我們進一步描述確定了該系統(tǒng)在管理功能和IT技術(shù)路線兩個部分的設(shè)計。

（1）項目管理功能方面

期望項目管理系統(tǒng)能提供高效的項目管理功能、有效控制項目成本、強大的數(shù)據(jù)分析功能、集成化的財務功能、良好的用戶界面、高安全性、靈活的擴展性、項目數(shù)據(jù)價值得到有效發(fā)揮、各相關(guān)信息系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享等，同時消除“會所”項目管理的信息孤島，把項目從投標、立項、項目工時及人員管理、質(zhì)量控制、工作底稿歸檔、人員及績效評價、項目技術(shù)創(chuàng)新等一系列管理內(nèi)容集成于項目管理信息系統(tǒng)的相關(guān)功能中，即通過項目管理系統(tǒng)將這些專業(yè)化的管理領(lǐng)域功能和本所的實際情況與需求融合串聯(lián)起來。

具體規(guī)劃歸納為以下模塊（見示例2）：

案例實施示例2? 項目管理系統(tǒng)功能模塊規(guī)劃圖

（2）IT設(shè)計部分

整個PMIS的需求分析結(jié)果和說明IT的部分系統(tǒng)包括軟硬件平臺、數(shù)據(jù)庫、核心平臺、專業(yè)應用、對外服務以及相應的管理體系的建設(shè)。從層次上分為基礎(chǔ)設(shè)施層、平臺數(shù)據(jù)層、服務支撐層、業(yè)務應用層（如示例3）。

在基礎(chǔ)設(shè)施層，構(gòu)建項目管理系統(tǒng)的基本服務體系，滿足基于互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)的各項應用的需要；在平臺數(shù)據(jù)層，建設(shè)一個數(shù)據(jù)高度集中的項目綜合信息數(shù)據(jù)庫。其中包括項目基本數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)等；服務支撐層為項目業(yè)務的各項應用提供基礎(chǔ)的支撐服務；業(yè)務應用層借助服務支撐層提供的服務，建設(shè)項目管理系統(tǒng)的各項應用系統(tǒng)。

案例實施示例3? 系統(tǒng)的總體架構(gòu)圖

3.軟件系統(tǒng)開發(fā)

據(jù)上述管理功能和IT部分的設(shè)計，開始軟件的系統(tǒng)開發(fā)。在開發(fā)過程中采用敏捷開發(fā)與迭代式開發(fā)方法，分階段進行系統(tǒng)開發(fā)和完善，確保系統(tǒng)的質(zhì)量和穩(wěn)定性。使用Redmine集成化項目管理工具將項目管理信息系統(tǒng)與其他項目管理工具（進度管理、資源分配、成本管理等）進行集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)作。在系統(tǒng)的技術(shù)選型方面，考慮到系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可擴展性和易用性，選擇采用基于Java的開發(fā)B/S平臺、多層前后端分離微服務架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫方面選擇MySQL支持讀寫分離模式和分布式部署。

案例實施示例4? IT系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)圖

4.穿行測試該系統(tǒng)

測試階段是系統(tǒng)開發(fā)初步完成的重要節(jié)點。系統(tǒng)測試版上線后，進行系統(tǒng)測試和維護工作。以下是項目信息錄入示列圖。

案例實施示例5? 項目信息錄入圖

（三）系統(tǒng)上線

該階段可按照已審定的《項目管理系統(tǒng)實施方案》《項目管理辦法》《用戶權(quán)限說明》《系統(tǒng)操作手冊》等相關(guān)制度和手冊實施細則進行數(shù)據(jù)準備，人員上線培訓，建立上線溝通渠道，運用該項目管理信息系統(tǒng)。

（四）維護、追蹤評估和再開發(fā)

1.維護系統(tǒng)

維護該系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)開發(fā)完成上線后的首要工作任務。通過系統(tǒng)維護來評估整個開發(fā)過程中遇到的問題和相關(guān)成果，對此進行分析評估，也是一個項目系統(tǒng)開發(fā)的重要環(huán)節(jié)。

2.系統(tǒng)的評估、追蹤和再開發(fā)

系統(tǒng)運行后，開發(fā)小組相關(guān)人員應對系統(tǒng)的使用情況進行追蹤和評估，特別是關(guān)注該系統(tǒng)所有使用者的評價。對于系統(tǒng)實施運行中積極、有效的功能進行記錄、評估（如示例6），以便于后期不斷優(yōu)化。

案例實施示例6? 實施上線后達成的部分效果描述

另外，對于一些運行不暢、消極的相關(guān)功能和堵點，要立即加以分析匯總，兩方面的最終評估結(jié)果都將會用于系統(tǒng)的二次優(yōu)化或者開發(fā)。

五、經(jīng)驗與啟示

通過以上所述的實踐與探索，我們更深刻地認識到了PMIS的引入對于“會所”不僅提高了項目作業(yè)執(zhí)行的效率和精細度，而且還促進了團隊協(xié)作和信息共享。

從上述案例中，我們可以得到一些實踐經(jīng)驗和啟示。

首先，成功的系統(tǒng)實施要有完整有效的實施開發(fā)流程做保障，需要充分計劃和準備，制定詳細的實施計劃和時間表，大力進行系統(tǒng)相關(guān)的宣傳工作，以幫助員工認識接受新的系統(tǒng)，建立有經(jīng)驗的項目管理團隊來監(jiān)督實施過程，并確保按計劃進行。

其次，在“會所”開發(fā)PMIS時，需要考慮一些挑戰(zhàn)，如培訓成本、數(shù)據(jù)遷移和整合、系統(tǒng)兼容性等。在設(shè)計和實施過程中，要充分考慮系統(tǒng)的可擴展性和可維護性，以確保系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運行。此外，還應關(guān)注系統(tǒng)的監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行優(yōu)化和改進。

最后，引入項目管理信息系統(tǒng)可以提高項目管理效率和精度。“會所”可以更好地掌控項目進度、提高信息溝通效率和數(shù)據(jù)準確性。

總之，隨著信息技術(shù)和人工智能的不斷發(fā)展，“會所”PMIS的應用將越來越廣泛，可實現(xiàn)用數(shù)據(jù)驅(qū)動來做好“會所”項目管理，還可以通過智能化工具進一步促進項目的更高效執(zhí)行；不斷整合各類項目管理工具和“會所”作業(yè)系統(tǒng)，實現(xiàn)多個系統(tǒng)的無縫對接，搭建全面的“會所”管理平臺。

［作者單位：中審眾環(huán)會計師事務所（特殊普通合伙）］