標準化視角下事業單位檔案信息化建設研究

彭 蘭

（湖南省婁底市自然資源和規劃局檔案館，湖南 婁底 417000）

在新形勢下，檔案工作對于事業單位發展而言極為重要，它是記載單位各項業務活動的最原始文件，具有較強的參考價值和法律效力，對于夯實業務基礎、推動事業發展、維護合法權益有著重要意義。為此在當今數字化、信息化浪潮的推動下，檔案管理模式逐漸向自動化、智能化轉變，實現信息化轉型已成為提升工作質量和效率的重要手段，各事業單位領導者及管理人員要牢固樹立信息化意識，全面完善標準化管理體系，使檔案工作更加高效、便捷、安全、科學的助力本單位高質量發展，進而為社會群眾提供優質服務。

1 事業單位檔案信息化建設的必要性及意義

在新時代發展背景下，無論在政策方面還是在技術方面，無疑為事業單位的信息化管理帶來了極大的機遇，為檔案事業實現數字化轉型升級與信息化高效管理提供了良好的發展環境，切實推動了事業單位健康、長效發展，讓公共管理與服務切實滿足了社會廣大群眾實際需求，在一定程度上提高了社會滿意度。

1.1 檔案信息化建設的背景及必要性

一是在政策方面，自黨的十八大以來，國家制定了一系列推動建設網絡強國、數字中國和智慧城市的戰略部署，在《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》中設置專項篇章，對于加快各行各業數字化發展做出了遠景規劃。國家檔案局在2021年出臺的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中也明確指出，要“以數字轉型為主線，深化檔案信息化戰略轉型”，為檔案行業未來的發展指明了方向，奠定了理論基礎。在2023年3月，成立國家數據局，負責統籌推進數字中國建設。檔案資源作為極為重要的信息來源，其實現數字化建設、信息化管理勢在必行。二是在技術方面，大數據、云計算、區塊鏈、機器學習等技術的發展，為檔案行業未來的模式優化、業務轉型、工作改革、高效管理、廣泛應用帶來了極大可能性，各部門單位可利用數字化技術將紙質檔案文件轉變為電子數據，并進行在線傳輸利用，不僅拓寬了檔案資源挖掘方式，更是提升了檔案行業的社會認知度和影響力。

1.2 事業單位檔案信息化管理的現實意義

一是提高工作效率，利用數字化技術以及計算機網絡，賦予了事業單位更多的利用工具，通過掃描技術對紙質文件進行數字化加工，使得檔案信息以電子文件的方式被高效的收集、分類、編目、存儲、索引，管理員及用戶可通過搜索關鍵詞、標簽等方式定位信息，獲取數據資源，節省了大量時間、精力的同時，也有利于優化事業單位內部運作與工作協調能力。二是改善檔案資源安全性，傳統紙質檔案容易因環境因素造成紙張風化、蟲蛀、潮濕等損害，也會因管理員頻繁翻閱導致紙張破壞、丟失、泄露，檔案文件的隱私性與完整性難以得到保障。在新發展背景下，檔案可通過數字化存儲、加密傳輸、權限限制等措施，有效避免系統的非法訪問和電子文件的惡意篡改，其安全策略及技術使得檔案資源數據庫得到全方位保護，在一定程度上到提升了事業單位應對各種災難和危機的能力。三是提高利用率，利用大數據技術可面向全部檔案數據進行深度分析、數據挖掘，進而提取出關鍵信息助力事業單位準確決策，更大限度地實現檔案資源開發和利用，使檔案在事業單位社會公共管理和服務中的價值得以充分體現。

2 標準化視角下事業單位檔案信息化建設存在的問題及挑戰

雖然在信息化時代背景下為事業檔案實現檔案信息化管理帶來了較大便利，但是在實踐過程中仍存在各種各樣的問題，科學化、標準化建設力度不夠，整體發展受管理體系及各方面發展要素制約，仍處于較為基礎的發展狀態，需要事業單位領導者及管理人員對此引起高度重視。

2.1 信息化建設認識不充分

檔案的信息化工作需要國家在政策制度方面給予支持，也需要各個事業單位在實踐中進行摸索，投入足夠的人力物力財力，才能夠為檔案標準化建設提供堅實基礎。但是部分單位沒有充分認識到檔案標準化建設、信息化建設的意義，對數字化時代發展的趨勢認知不足，缺乏與信息化時代接軌的改革理念，使得相當多的工作停留在文件與口頭層面，“紙上談兵”現象層出不窮，對于標準制度、政策文件以及存在問題的解決也很少召開專題會議，在實踐層面難以取得實質性的進展，在很大程度上影響了本單位檔案標準化的建設質量。

2.2 科學化管理體系不完善

此問題主要在于事業單位制度制定不完整，標準化體系建設不夠完備。一是缺乏統一標準，檔案的信息化管理在宏觀層面上缺少統一的標準規范，部分單位的檔案信息化發展是“無頭蒼蠅”，沒有明確的發展方向，給信息時代檔案管理工作開展造成嚴重了阻礙。二是缺少制度支撐，大多事業單位的檔案工作往往沿用《中華人民共和國檔案法》《全國檔案系統信息化建設實施綱要》等頂層設計層面上的相關法律法規，沒有針對自身工作實際情況優化工作細節、細化業務流程，參考的政策制度文件與實際工作脫鉤情況嚴重，科學性、針對性不夠，無法充分發揮檔案管理信息化的效能。三是缺失人才資源，大多事業單位檔案管理人員大多為即將退休的職工或者新進員工，大多未進行檔案業務崗前培訓便直接上手工作，單位對于檔案管理員的繼續教育與后期培訓力度較小，使得整體綜合素養水平始終處于較為低級的狀態，難以適應時代發展需求，導致檔案事業發展動力嚴重不足。

2.3 專業化系統平臺不健全

一是在基礎設施建設方面，大多事業單位開展檔案信息化工作，僅局限于購買硬件設備，開發系統功能上，沒有按照相關文件建設標準化機房，網絡設備、安全設備、環境設備，使得在網絡形勢復雜的背景下檔案管理系統容易受到社會不法分子、黑客的遠程攻擊，同時系統本身硬件設備也會因老化、損壞等因素使得檔案數字資源安全性難以得到保障。二是在技術方面，事業單位的檔案管理系統大多是自主建設，檔案管理平臺的擴展性和兼容性不夠，難以將現代信息技術與檔案標準化建設有機結合，也在一定程度上降低了檔案標準化建設質量。三是在安全方面，部分事業單位沒有出臺檔案信息化開發利用標準制度文件，對于數據的涉密情況、員工的保密情況、傳輸的加密情況沒有全方位考慮分析，尚未在檔案管理全流程上提升規范化、標準化程度，大多業務無法可依、無章可循，無疑給檔案資源的收集整理、分類保管、開發利用造成安全隱患，影響了檔案管理的有效轉型。

2.4 共享化開發利用不到位

一是數據信息格式不統一，由于各個事業單位存儲的檔案歷經多年，數目龐大，且遵循的整理標準與數據規范各不相同，在新時代無法保證技術標準上的橫向兼容，使得電子檔案標準格式不統一，數字化加工隨意性較大，在共建共享方面無法實現數據規范流轉，同時管理系統之間存在信息互聯壁壘，在一定程度上制約了一體化、流程化發展模式的應用，使得檔案共享工作推進緩慢。二是責任主體不明確，大多事業單位檔案工作由辦公室兼管，沒有成立領導小組及工作專班，責任主圖不明確，統籌規劃力度以及部門協同力度有缺失，單位之間難以形成有效地配合聯動，各自為政現象較為普遍，無法做到檔案工作同步開展，導致檔案工作出現了“信息孤島”現象。

3 標準化視角下事業單位檔案信息化建設未來優化路徑

面對復雜的發展環境，作為事業單位的領導者及管理人員，要牢固樹立“為黨管檔、為國守史、為民服務”的宗旨意識，深入發現問題、分析問題、解決問題，從思想建設、制度建設、信息化建設、人才建設、安全建設、服務建設等方面多重發力，尋找適合自身發展的檔案信息化發展道路，進而彰顯檔案資源潛在價值。

3.1 緊跟時代潮流，及時轉變思想

這就要求各事業單位相關同志及時更新管理理念，逐漸深化對檔案管理信息化建設的認知，以積極的態度適應社會發展新形勢、新趨勢，將檔案信息化工作切實納入本單位年度重點議事日程和規劃之中，制定檔案信息化建設的規劃方案，明確建設目標、路徑、 周期等事項，切實在頂層設計層面加大財政資金、人力資源、制度政策等方面的支持力度，將檔案管理工作推上一個新的發展階段。與此同時，事業單位要加強對檔案工作的宣傳，定期召開檔案工作專題會議，將相關政策、發展趨勢、檔案管理的意義及必要性進行深入講解，利用微信公眾號、展板、網站等方式線上線下宣傳檔案管理知識、科學技術內涵、管理注意事項等理論，將“檔案信息化、檔案規范化、檔案科學化”的理念深入人心，營造良好的工作氛圍，也為今后部門間協同開展檔案工作打下良好基礎。

3.2 優化管理體系，出臺標準制度

一是建立健全制度標準，各地檔案主管部門要根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《國家行政機關公文處理辦法》《電子檔案單套管理一般要求》以及2023年國務院出臺的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，結合各事業單位工作實際發展情況，制定針對性強、可用度高的規章制度，例如《電子檔案管理制度》《檔案信息流轉規范流程》《數字檔案資源管理制度》等，不斷彌補各項業務存在的漏洞，在業務完善、系統建設、功能開發、信息利用等方面作出明確規定，使其能夠最大限度地滿足各單位日常工作開展需求，不斷提升本地檔案管理的規范性及統一性，切實保障檔案標準化建設的有序推進。同時要建立可靠的監督管理機制，定期開展作風建設、績效考核工作，提高全員工作積極性以及主觀能動性，推動領導者及檔案工作人員能夠嚴格落實相關制度機制，堅持照章辦事，從而進一步提升檔案管理質量。二是要加強干部隊伍建設，在人才引進、繼續教育、后期培養等方面加大資金投入，組建標準化管理隊伍，不斷為事業單位增添既懂得現代科學技術知識，又了解檔案管理技能的高精尖人才，定期開展理論研學、專家授課、外出調研、技能比武等活動，促進全體檔案管理人員打開眼界、查漏補缺，為檔案工作標準化和信息化奠定扎實的人才保障。

3.3 引進科學技術，構建先進平臺

一是要加大信息化建設投入，事業單位相關負責同志應深入研究國家檔案局頒布的《數字檔案室建設指南》，結合自身工作需求，針對基礎網絡架構、主要技術路線、安全保障系統與軟硬件配置進行行業內深入調研，找準側重點，進一步加大資金投入，并不斷完善更新基礎設施，淘汰老舊管理設備，定期進行更新改造和日常的運維保養工作，也可通過制定《軟硬件設備運維工作方案》《機房應急預案》等制度保證檔案信息化管理工作的順利進行。二是積極引入大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等現代科學技術，以數字化、信息化、智能化為核心提升檔案管理效率，將傳統意義上的“死檔案”真正變為“活信息”，使管理者及用戶更加快捷地獲取所需檔案信息，降低人為錯誤風險，深入挖掘檔案中的關聯性和趨勢，為事業單位的各項決策提供科學支持。三是提升安全防護水平，不僅要采購安全網關、漏洞掃描等安全硬件設備，而且要充分利用電子簽章、訪問限制、用戶識別、加密傳輸、殺毒軟件等防護措施，真正意義上保證電子檔案數據在收集整理、分類存儲、傳輸利用過程中的絕對安全，同時要制定《檔案管理人員保密制度》《電子檔案利用流程規范》《涉密信息管理制度》等安全防護制度，以此保障數據信息的完整性和有效性。

3.4 打破信息壁壘，促進共建共享

一是加強組織建設，事業單位要設置領導小組，負責頂層設計、統籌規劃，推動單位內部各部門互相聯動、協同發展，整體上構建統一領導、分級管理、分工負責、合力推進的一體化工作格局，進一步明確檔案管理權責，落實主體責任制，理順檔案部門與其他業務科室之間的關系，從而推動實現本單位各方面檔案資源共建共享。二是統一數據標準，重視標準化數據庫建設，結合實際需要，深入研究各類電子檔案數據信息的準入標準、數字化標準、運行標準，在廣大區域內切實保障數據庫中的檔案數據的格式統一性，進而為提升管理系統檢索效率打好基礎。三是構建一體化平臺，將事業單位內部人事管理系統、財務管理系統等平臺與檔案管理系統進行整合，不斷提升集成化程度，進而提高檔案資源的傳遞效率，減少重復操作，節約工作成本，實現協同工作，進而方便了檔案信息的跨部門、跨地域共享。

4 結語

綜上所述，事業單位檔案工作實現信息化管理與數字化轉型升級已成為未來發展的必然趨勢，這就需要相關負責同時及時轉變思想，具備改革理念，依托現代科學技術優勢，促進檔案資源信息整合，促進檔案管理變得高效、安全、精準，以標準化的管理體系與管理制度，保障檔案信息的安全性，提升檔案服務的便利性，進而用全新的服務模式來滿足新時代社會公共服務的需求。