中小企業庫存管理系統優化研究

王建明

（中北大學經濟與管理學院， 山西 太原 030051）

引言

庫存管理是供應鏈管理的一部分，也是信息化建設的核心內容。實現低成本的運營，是中小企業所面臨的難題[1]，其中庫存管理的成本不容小覷。中小企業由于受自身資源的限制，庫存管理存在很多問題，如系統設計不夠完善，經費投入有限，人員素質不高等。因此對于目前中小企業的庫存管理系統開展針對性的優化設計，對于中小企業庫存管理水平的提高和成本的降低具有很大的幫助。

1 系統分析

1.1 需求分析

目前很多中小企業的庫存管理還停留在手工管理階段，隨著制造流通企業生產產品種類增多、數量增加以及入、出庫的頻繁，使得庫存成本提高，從而也提高了產品的生產成本。采用先進的庫存控制系統對企業庫存進行信息化管理，不僅降低了企業庫存成本，更加快了企業信息流動。

本系統的開發適用于多個行業的中小企業，有助于快速有效地管理入庫、庫存、出庫各項業務，對整個環節進行合理控制，可以提高資金利用率，降低庫存成本，提高管理效率和實時性。

1.2 數據流程分析

用數據流程來描述一個系統中業務活動的數據流、處理和存儲的關系。通過業務調查，該系統共分為入庫管理、出庫管理、盤點管理、庫存報警4個數據流程[2]。

1）入庫管理數據流程。入庫人員根據采購單填寫入庫單及其明細信息，通過入庫審核實際錄入電腦。入庫員根據單據將商品入到相應的庫中,同時實現入庫單據的保存及查詢。

2）出庫管理數據流程。出庫人員根據銷售單填寫出庫單及其明細信息，通過出庫審核實際減少電腦數量。出庫員根據單據從相應的庫中取出商品,同時實現出庫單據的保存及查詢。

3）庫存盤點數據流程。庫存管理人員定期根據庫存商品信息生成盤點表，采用實地盤點法，當出現信息不一致時，經過經理批準，修改電腦庫存數量。

4）庫存報警數據流程。庫存管理人員生成庫存報警表，提供給采購部門，供其參考。從而得到更加科學合理的采購單。

1.3 系統設定

設定系統的目標具體如下：一是系統最大限度實現易安裝性、易維護性和易操作性。二是系統運行穩定安全可靠。三是操作靈活性，界面友好，充分滿足各類企業的庫存管理需求。四是實現規范的入庫、庫存、出庫一體化管理。五是強大的庫存報警功能，盡量避免損失。六是強大的查詢分析、統計性能。七是靈活、細分的權限控制功能。

2 系統設計

2.1 系統功能模塊設計

通過系統分析，采用VisualBasic6.0作為開發語言，SQLServer2000作為后臺數據庫。通過對系統數據流程進行分析，本系統可以實現對企業存貨的出、入庫核算，很好地掌握企業商品的庫存情況，并方便隨時了解存貨資金的變動情況，為企業的科學及時決策提供了準確的數據。因此，可以把系統劃分為資料管理、入庫管理、出庫管理、庫存管理、統計分析、系統登陸6個主要功能模塊。

2.2 數據庫設計

系統包括許多數據信息，必須建立相應的數據庫進行數據分類，以便于以后工作中對各種信息進行處理。建立數據庫，首先要保證數據的完整性、一致性、真實性。其次是數據冗余減少，使數據的插入、刪除易于實現。在此采用了SQLServer 2000實現了企業內數據共享。根據上述工作流程的分析，設計的數據庫包括供應商資料表、商品資料表和客戶資料表。

3 系統實施

庫存控制系統主要包括資料管理、入庫管理、出庫管理、庫存管理、利潤分析、系統管理6個功能模塊。現在主要介紹結合中小企業變動較大的庫存管理模塊。庫存管理模塊主要包括庫存維護、價格管理、庫存盤點以及庫存報警4個功能模塊。

1）庫存維護模塊，用于維護商品庫存信息，包括商品狀態、最低儲備、最高儲備，同時還可以實現對庫存商品信息的查詢[3]。庫存管理員通過實地盤點法定期進行盤點作業，核對實際庫存與電腦庫存，若商品狀態發生改變，例如由正常品變為待報廢品，則可以通過庫存維護功能實現對商品狀態的維護，同時根據需求關系及時修改最低儲備、最高儲備。通過商品編號或商品狀態對庫存商品信息進行查詢，用戶同樣可以通過移動按鈕來逐條詳細查看。

2）價格管理模塊，用于維護商品的出庫價，即企業應當根據市場價格隨時修改出庫的商品價格，值得注意的是一種新商品入庫之后若沒有進行價格維護就不能實現出庫操作。在本功能中同樣可以通過商品編號或商品狀態實現對庫存商品信息的查詢。

3）庫存報警模塊，用于管理企業的庫存數量，使其達到最合理狀態，從而降低庫存成本。通過合理的方法制定出庫存的最低與最高儲備數量，如果庫存數量不是在這兩個數量之間則說明庫存數量不合理，顯示在庫存報警界面中，并打印出報表。

4）庫存盤點模塊，庫存盤點包括庫存盤點表和庫存修改兩個功能模塊。第一，庫存盤點表。庫存盤點表模塊主要用于企業庫存盤點作業，即將庫存商品的電腦數量制作成報表進行打印，供庫管人員進行實地盤點作業，其界面略。第二，庫存盤點修改。庫存管理員通過實地盤點法定期進行盤點作業，核對實際庫存與電腦庫存，當庫存商品的電腦數量與實際數量不一致時，經過倉庫經理批準，修改電腦庫存數量。采取的做法是盤盈時做入庫處理，盤虧時做出庫處理[4]。

4 系統評價

4.1 系統性能的評價

本系統采用Visual Basic 6.0工具進行開發，界面靈活，便于操作。本系統中只有入、出庫審核才能真正改變庫存商品數量。這一功能模塊的填加提高了操作的準確度，同時提高了庫存數據的準確率。在庫存管理中又增加了庫存報警與庫存盤點兩個功能，使得系統更加完善，與企業內其他部門之間的聯系更加緊密，同時，統計查詢功能的填加方便高層管理人員更好地了解庫存狀態，作出正確、合理的決策。最后，該系統采用SQL Server作為數據庫，使得企業內其他部門可以使用該系統實現數據共享。

4.2 管理效率的評價

本系統采用Visual Basic 6.0作為開發環境，開發簡單，對企業硬件要求不高，開發環節投入資金少。同時，結合中小企業員工素質及企業經費投入有限的特點，開發界面非常便捷易懂，大大減少了員工培訓費用，且系統的運行與維護費用比較低。

在功能上，該系統集入、出庫及庫存為一體，極大地提高了管理工作效率，減少工作人員需求，降低了工作成本。庫存報警功能的增加必然能減少庫存積壓，降低庫存成本。而庫存盤點管理又有助于企業及時發現庫存虧損，及時補救，降低企業損失，提高企業信譽度。同時，信息的及時更新必然會為企業的決策層提供基本的決策依據。