一種可自定義詞庫的術語錄入、查詢與標注系統的建立

摘" 要：術語的統一與規范使用在科研論文和學術圖書的寫作、翻譯、編輯、校對以及審閱等過程中具有重要意義。為了在Word本地文檔中實現術語快捷錄入、模糊查詢和免費、批量自動標注，系統利用Excel工作簿存儲自定義詞庫，利用表單控件和VBA代碼實現術語錄入，利用動態數組函數FILTER實現術語查詢，利用VBA代碼實現Excel與Word聯動并對文檔批量添加批注。可以在該系統中實現詞庫的自主管理，在無須安裝其他軟件或聯網的條件下實現詞庫便捷錄入、術語即時查詢和對本地文檔進行批量自動標注，適合在寫作、翻譯、編輯、校對、審閱等多種場景下使用。得益于Excel軟件的普及性，該系統具有較強通用性，能夠在多種場景下提高術語統一工作的效率。同時文章也指出了系統存在的不足之處。

關鍵詞：自定義詞庫；術語錄入；術語查詢；術語標注；Excel VBA

中圖分類號：N04" 文獻標識碼：A" DOI：10.12339/j.issn.1673-8578.2024.02.008

A New System of Term Entry， Query and Labeling with a Self-defined Term Base//LI Jie， LI Ruirui

Abstract： The consistent and standardized use of terms is of great significance in writing， translation， editing， proofreading， and review of scientific research papers and academic books. To achieve fast entry of terms， fuzzy query， and free and automatic annotation in local documents， the study designs a new system of term entry， query and labeling with a self-defined term base， which has the following functions： store self-defined terms with Excel workbooks， enter terms with form controls and VBA code， search terms with dynamic array function FILTER， and link Excel and Word with VBA code to achieve batch annotation of terms in documents. This system has a self-defined term base and allows for convenient entry of terms， instant querying of terms， and batch automatic annotation of local documents without additional software or internet connection. It is suitable for use in various scenarios such as writing， translation， editing， proofreading， and review.

Keywords： self-defined term base; term entry; term query; term labeling; Excel VBA

收稿日期：2023-10-16" 修回日期：2024-01-24

術語的統一和規范化對于科學知識的傳播與交流［1］、科技成果的推廣［2］、書刊的編輯出版與質檢［3-4］、語言文字翻譯［5］都十分重要［6- 7］。術語使用前后不一致的情況包括同一概念存在多個術語表達、術語的錯誤使用等。這些現象的產生原因既包括同一作品的多位作者沒有做到術語統一［8］，也包括同一位作者、譯者或編輯未能使用相同術語。便捷的術語查詢與標注軟件可以很好地解決術語不統一的問題。以歐路詞典、靈格斯詞典、有道詞典為代表的詞典類軟件可以實現便捷查詢，并且有些（如歐路詞典）可以實現錄入術語的自主管理，但它們無法實現術語標注，只能現用現查。以Google翻譯、有道翻譯、Bing翻譯為代表的機器翻譯軟件或網站雖能夠實現便捷查詢，卻無法實現詞庫自主管理或術語標注。以SDL Trados、云譯客為代表的機器輔助翻譯軟件以及以語帆術語寶為代表的術語管理系統［9-10］雖可以實現便捷查詢、術語標注及詞庫自主管理，但通常需要付費、安裝特定客戶端和聯網使用。本項研究旨在利用啟用宏的Excel文件，設計一款可自定義詞庫的術語錄入、查詢與標注系統，以實現詞庫的自主管理，并實時展示查詢結果，無須安裝其他軟件就可以免費實現對Word文檔的術語標注。

1" 整體架構

本系統的架構主要包括3個前臺功能模塊和1個后臺存儲模塊（如圖1）。其中，3個前臺功能模塊為術語錄入模塊、術語查詢模塊和術語標注模塊。

2" 系統功能與特點

2.1" 系統功能

本系統在設計時旨在實現以下3方面的功能。

（1）便捷的術語錄入方式。使用Excel管理術語通常需要使用者直接對術語所在工作表進行增添、刪除、修改，而本系統利用文本框、組合框和按鈕等表單控件為使用者創建了專門的術語錄入區域，避免直接對詞庫進行操作可能引發的意外錯誤。

（2）即時顯示術語查詢結果。多數術語查詢軟件或網站在搜索時的操作都是輸入查詢內容，點擊“查詢”或“搜索”按鈕后才能顯示結果。此系統中，用戶通過在文本框中輸入需要查詢的術語，進而利用單元格獲取文本框數據，然后再利用FILTER公式，可以直接顯示查詢到的結果，在使用者每輸入一個字符時，查詢結果就會隨之改變一次，輸入完畢時就可以直接顯示結果，無須輸入完畢后的額外操作。

（3）選擇特定屬性的術語對本地文檔以批注方式進行術語標注。該系統中的每條術語均具有“內容類別”與“語言類別”屬性，這兩個屬性是術語標注時的識別屬性。系統根據用戶選擇的兩個屬性掃描詞庫中的術語，并對所選文檔中出現此屬性術語的字符添加批注。

2.2" 系統特點

本系統具有以下特點：

（1）詞庫管理方便快捷，查重規則自由定義。本系統可以通過“前臺”工作表中的表單控件錄入術語；同時，使用者可以直接對“后臺”工作表中的術語條目進行增添、刪除、排序等操作。在使用者錄入術語的同時，可以實現“后臺”工作表中術語條目的自動查重，并且可以很方便地修改查重規則，如僅刪除原語重復條目，刪除原語與目標語同時重復的條目，或者刪除原語、目標語、內容類別和語言類別中同時重復的條目等，使用者僅須修改少量VBA代碼即可改變詞庫查重規則，方便詞庫管理。

（2）查詢結果實時展示，支持使用通配符號。進行術語查詢時，使用者在輸入原語的過程中，該系統會利用Microsoft Office 365動態數組公式的自動溢出功能實時展示查詢結果，同時支持通配符“*”“？”（二者均為半角狀態），實現模糊查詢。

（3）支持術語自動標注，無須安裝其他軟件。本系統可以實現對MS Word文檔的術語標注，無須安裝其他軟件或插件，只要電腦安裝了MS Word與MS Excel軟件并且開啟宏功能即可使用。

（4）內容和語言都具有兩種分類，使用場景多種多樣。本系統的詞庫管理對于每個詞條設置了內容類別和語言類別兩種屬性，目的是合理、精準地對術語進行分類，并且在術語標注時縮小需要掃描的術語范圍，從而提高運行效率。如術語的“內容類別”可以顯示術語的內容、學科、來源等屬性；而“語言類別”則顯示了術語的語言屬性，如翻譯、注音、釋義等。因此，該系統不僅能應用在任何兩種語言的翻譯場景中，還可以應用于漢字注音（中文→拼音）、錯別字標注（錯別字→正確字）、術語解釋（術語→解釋說明）等多種場景中。

（5）鼠標操作便捷高效，避免重復鍵盤操作。在術語查詢時，系統取消設置“查詢”按鈕，使用者在輸入過程結束時就能直接獲得查詢結果，節省了點擊操作。

3" 功能實現

系統界面主要由前臺與后臺2個工作表組成。其中，前臺工作表主要用于錄入術語、查詢術語以及術語標注；后臺工作表用于保存錄入的術語，并為前臺查詢提供數據。

3.1" 術語錄入

術語錄入區位于“前臺”工作表（如圖2）。其中，A與B區域由文本框構成，用于輸入原語和目標語；C與D區域由組合框構成，用于輸入或者從已有的詞庫中讀取內容類別和語言類別。“存檔”按鈕用于將術語輸入區2個文本框與2個組合框中所輸入的信息保存在“后臺”工作表中，并完成“后臺”工作表中所有術語的查重與按照原語字符數由多到少排序。“清空”按鈕用于清空術語輸入區2個文本框與2個組合框中的內容，便于重新錄入。

“后臺”工作表用來存放自定義詞庫。該工作表包含7列數據——“原語”“目標語”“內容類別”“語言類別”“錄入日期”“原語字符數”“目標語字符數”。該工作表可以直接編輯，也可以接收用戶在“前臺”工作表中點擊“存檔”時錄入的術語。在接收“前臺”工作表的存檔時，A～D列數據均來自“前臺”工作表的術語輸入區，E～G列數據由程序自動計算生成，均無須手動填寫，如圖3所示。

3.2" 術語查詢

術語查詢與術語錄入共用“前臺”工作表的術

語輸入區，使用者在“原語”文本框中輸入需要查詢的術語，在右側結果顯示區將實時顯示查詢結果。輸入的術語可以包含通配符，查詢結果在輸入每個字符后會即時刷新。利用MS Excel 365版本的最新公式“Filter”即可實現篩選內容即時呈現。

3.3" 術語標注

術語標注功能建立在一個新的窗體中，點擊“前臺工作表”的“術語標注”按鈕即可顯示，如圖4。使用者在A區選擇需要標注的文檔路徑，在B區選擇內容類別（支持多選，并顯示所選項目數量），在C區選擇語言類別（僅支持單選，在D區點擊“開始標注”按鈕，即可對所選文檔進行術語標注。

4" 操作示例

4.1" 術語錄入

使用者在“前臺”工作表“術語輸入區”的“原語”文本框、“目標語”文本框、“內容類別”組合框與“語言類別”組合框中輸入或選擇錄入的內容（文本框需要輸入內容，組合框可以輸入新內容或者選擇已有內容），并點擊錄入按鈕。如錄入原語“傷寒論”、目標語“張仲景”、內容類別“典籍作者姓名”、語言類別“漢語→漢語”，點擊“存檔”按鈕，即可將該條術語錄入到“后臺”工作表中，如圖5。

4.2" 術語查詢

以查詢“傷寒論”和“傷寒雜病論”為例。包含通配符的查詢方式為“傷寒*論”，其查詢結果見圖6；不包含通配符的查詢方式為“傷寒論”，其查詢結果見圖7；在“傷寒論”這3個字符依次輸入的過程中，查詢結果會即時改變，見圖8。

4.3" 術語標注

以“術語標注示例.docx”文檔為例，選擇“內容類別”3項、“語言類別”1項，然后點擊“開始標注”

備注：A圖：輸入“傷”時的顯示結果；B圖：輸入“傷寒”時的顯示結果；C圖：輸入“傷寒論”時的顯示結果。

（如圖9），等待標注完成。完成標注的文檔將會保存在與被標注文本相同的文件夾下，標注結果如圖10。

5" 結語

本系統以常用的Excel工作簿為載體，實現了自定義詞庫的術語錄入、查詢與標注，可廣泛用于寫作、翻譯、編輯、校對、批閱等工作中。得益于Excel軟件的普及性，使得該系統具有較強的通用性，能夠在多種場景下提高術語統一工作的效率。該系統存在的不足之處，主要是當系統詞庫的數量較大且需要標注的文本中存在大量需要標注的術語時，該系統標注的效率有所降低，且隨著系統詞庫數量和需要標注的文本中術語數量的增加呈正相關。該不足之處在其他術語標注軟件中也存在。加強該系統詞庫的精細化管理，對詞庫中每個條目的屬性做好分類，使得術語標注時所選擇的詞庫屬性與需要標注的文本屬性最為接近，將能夠盡量減少該屬性條目的掃描時間，最大限度地縮減術語標注的運行時間，提高運行效率。

參考文獻

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作者簡介：李杰（1987—），男，碩士，中國科技出版傳媒股份有限公司中醫藥分社策劃編輯。研究方向為中醫藥類書刊數字化編輯與出版。在國內外期刊上發表過中醫藥學方面的論文。通信方式：lijiezyy@mail.sciencep.com。

李瑞瑞（1991—），女，重慶科技大學法政與經貿學院碩士在讀。研究方向為數字化編輯與出版研究。通信方式：1092937568@qq.com。