業(yè)務管理視角下圖書館數(shù)字資源建設的優(yōu)化策略研究

作者簡介：楊建永（1976— ），男，副研究館員，碩士；研究方向：圖書館資源建設，信息素養(yǎng)教育，計算機科學與技術。

摘要：數(shù)字資源建設業(yè)務已經(jīng)成為圖書館各項工作的重點之一，對其進行優(yōu)化策略研究具有現(xiàn)實意義。但相關研究偏重理論，缺乏實踐活動支撐。文章基于對優(yōu)化策略的外部環(huán)境和內(nèi)部需求的分析，利用B/S架構和數(shù)據(jù)庫技術，提煉業(yè)務行為中的關聯(lián)要素，并通過代碼復現(xiàn)業(yè)務流程的內(nèi)在邏輯，在宿遷學院圖書館取得了良好效益，驗證了優(yōu)化策略的可行性。

關鍵詞：數(shù)字資源建設；優(yōu)化；業(yè)務管理；圖書館

中圖分類號：G250.7" 文獻標志碼：A

0" 引言

在當前高校普遍加速推進智慧圖書館建設的背景下，高校圖書館文獻資源建設已普遍從紙質資源向數(shù)字資源建設傾斜［1］。與此變化趨勢相適應，高校圖書館的組織結構也紛紛做出相應調整，采訪編目部業(yè)務和人員并入新成立的資源建設部，統(tǒng)籌負責紙質和數(shù)字資源建設。為更好地滿足學校專業(yè)建設和教學科研需要，圖書館管理的數(shù)字資源總量不斷攀升，對數(shù)字資源建設的流程管理、從業(yè)人員的職業(yè)能力都提出了越來越高的要求。為做好文獻資源保障，高校圖書館迫切需要從業(yè)務管理層面優(yōu)化現(xiàn)有數(shù)字資源建設模式，規(guī)范高效地推進相關工作。

1" 研究現(xiàn)狀與不足

1.1" 圖書館數(shù)字資源建設的研究現(xiàn)狀

高校圖書館對數(shù)字資源建設研究起步較早，研究廣泛。筆者以“SU='圖書館'*'數(shù)字資源'*'建設'”為檢索式在中國知網(wǎng)中檢索學術期刊，限定時間為2012年至2022年，在北大核心和CSSCI中共獲得741條記錄（檢索時間：2023年10月5日）。將檢索結果導出至NoteExpress，提取關鍵詞并按出現(xiàn)頻率排序，其中前20名如表1所示，顯示當前數(shù)字資源的研究方向主要集中于共建共享、技術支撐、聯(lián)盟采購、推廣工程等，對具體業(yè)務流程缺乏關注。

1.2" 現(xiàn)有研究缺乏實操業(yè)務視角

上述調查結果表明，關于高校圖書館數(shù)字資源建設的研究偏重宏觀視角，缺少基于業(yè)務視角下沉到實際操作事務層面的研究。理論研究與客觀現(xiàn)實的脫節(jié)突出體現(xiàn)在3個方面。（1）未能關注業(yè)務流程的設計與優(yōu)化。數(shù)字資源建設涉及財務、審計、資產(chǎn)、紀檢

和各教學單位等多個部門，同時接受各部門相關規(guī)章制度的管轄［2］。數(shù)字資源建設流程復雜多樣，與傳統(tǒng)紙質資源建設差異顯著。當前亟須探析如何合理規(guī)劃相關業(yè)務流程，在落實制度框架的同時提高業(yè)務運轉效率。（2）未能關注從業(yè)人員微觀層面的現(xiàn)實困難。數(shù)字資源建設需要從業(yè)人員不僅具有圖情方面的專業(yè)知識，也要具備快速學習和掌握資源建設過程中涉及的諸如招投標、專項資金使用等跨領域知識。當前確需探索如何通過優(yōu)化業(yè)務流程為圖書館人力資源管理提供保障。（3）未能關注宏觀層面管理需求。圖書館在將預算中的主體部分投入數(shù)字資源建設的同時，理應對其使用績效進行考核并以直觀圖表展示，方便管理層和讀者群體快速把握數(shù)字資源全局。但當前圖書館缺乏全面展示數(shù)字資源建設現(xiàn)狀的能力。

2" 優(yōu)化策略的設計思路

2.1" 優(yōu)化策略設計的外部環(huán)境

數(shù)字資源建設的本質是一種采購行為，即圖書館從市場選擇合適的數(shù)字資源產(chǎn)品提供給自己的讀者。因此，圖書館數(shù)字資源建設優(yōu)化策略必須重視外部環(huán)境因素。

首先，圖書館應關注數(shù)字資源市場供給狀況，適時對采購行為做出相應調整。當前，學術交流的方式正在經(jīng)歷前所未有的變化。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)資源出版商正在快速占領市場份額，逐步形成事實上的壟斷地位，降低了圖書館的議價能力［3］；另一方面，以預印本、開放獲取為代表的新興數(shù)字資源形態(tài)不斷涌現(xiàn)，為圖書館提供了更多選擇［4］。在為圖書館數(shù)字資源建設設計優(yōu)化策略時不能無視業(yè)界變化。

其次，圖書館應高度關注讀者對數(shù)字資源的需求變化。伴隨著以移動閱讀、推薦算法、人工智能為代表的信息技術的快速發(fā)展，讀者對數(shù)字資源的內(nèi)容需求也在不斷更新［5］。圖書館在優(yōu)化數(shù)字資源建設路徑時，應充分考慮這一變化，不斷豐富數(shù)字資源的描述維度、采購的合同條款和項目驗收指標等內(nèi)容。

最后，圖書館業(yè)務行為必須遵循相關規(guī)章制度要求。從經(jīng)費使用、項目立項、招標采購、合同管理、財務報銷、資產(chǎn)入庫到驗收審核，所有業(yè)務流程均有財務、審計、資產(chǎn)、紀檢等多個部門的規(guī)章制度進行規(guī)范管理。優(yōu)化策略不能違反相關要求且需與時俱進。

2.2" 優(yōu)化策略設計的內(nèi)部需求

對數(shù)字資源建設的優(yōu)化策略最終會落實在圖書館員的實際操作中，理應充分關注其現(xiàn)實需求。優(yōu)化策略的設計應能夠提供基于多個維度的圖表，滿足圖書館業(yè)務層對數(shù)字資源建設宏觀狀態(tài)的實時掌握需求。對于具體業(yè)務館員，優(yōu)化策略的設計應在厘清各類規(guī)章制度具體要求的基礎上，通過內(nèi)在邏輯的規(guī)劃，自動為館員提供操作流程指引，提醒需要關注的重點內(nèi)容，形成不依賴于隱性知識的顯性解決方案。優(yōu)化策略還應關注圖書館領導層對數(shù)字資源建設過程規(guī)范有序的管理需求，提供完善有效的數(shù)字痕跡留存體系，保證業(yè)務行為的可追溯性。

3" 宿遷學院圖書館的實踐應用

3.1" 開發(fā)基于B/S架構的線上解決方案

宿遷學院圖書館作為一所省屬本科高校圖書館，擁有35個中外文數(shù)字資源，涵蓋電子圖書、電子期刊、音視頻、在線考試、事實數(shù)據(jù)等多種類型。資源建設部自2022年成立以來，深入探索數(shù)字資源建設優(yōu)化策略，開發(fā)了基于B/S架構的數(shù)字資源建設管理系統(tǒng)并申報軟件著作權。該系統(tǒng)以PHP代碼和MySQL數(shù)據(jù)庫為基礎，將各類規(guī)章制度的操作規(guī)范要求和原有館員的業(yè)務操作知識顯性地轉化為數(shù)據(jù)處理，將相關業(yè)務從線下轉為線上，顯著地提高了工作效率。在系統(tǒng)中，數(shù)字資源的建設進度能夠實時展示，操作人員業(yè)務權限清晰可控，館員完成數(shù)字資源建設的流程由系統(tǒng)依據(jù)其采購方式的不同而自動生成，業(yè)務流程記錄完整清晰。

3.2" 提煉業(yè)務行為中的關聯(lián)要素并轉化為數(shù)據(jù)庫形式

表面上看，影響圖書館數(shù)字資源建設流程的因素有很多，例如采購資金來源差異、資源類型差異、采購金額大小、是否為聯(lián)合采購等。不同要素的共同作用又導致采購流程存在顯著差異。但撥開表層透視本質，優(yōu)化數(shù)字資源建設路徑應著眼于4個要素。業(yè)務流程中關聯(lián)信息的E-R圖如圖1所示。

3.2.1" 數(shù)字資源表

數(shù)字資源表存儲描述數(shù)字資源的相關要素，包括ID、數(shù)字資源名稱、資源類型、采購方式、采購金額、當前進度、服務時間區(qū)間、聯(lián)系人信息和備注信息。其中，采購方式不能由用戶填寫，而是通過下拉列表選擇，數(shù)據(jù)來源于采購類型表。

3.2.2" 采購類型表

采購類型表存儲數(shù)字資源采購所涉及的所有采購方式。例如政府采購、單一來源、跟標采購、常規(guī)招標、小額采購等。該表由管理員負責維護，普通用戶僅使用其中的數(shù)據(jù)。

3.2.3" 業(yè)務流程表

業(yè)務流程表中存儲不同采購類型所需要完成的采購步驟，包括ID、采購方式名稱、步驟ID、步驟名稱和備注信息。該表由管理員負責維護，且維護期間普通用戶不得新增數(shù)字資源以避免破壞數(shù)據(jù)統(tǒng)一性。

3.2.4" 執(zhí)行記錄表

執(zhí)行記錄表存儲數(shù)字資源表中每一個數(shù)據(jù)庫完成建設所需要完成的所有操作流程和執(zhí)行情況，包括資源名稱、步驟名稱、執(zhí)行人、執(zhí)行時間和備注信息。表中資源名稱和步驟名稱由系統(tǒng)自動生成，普通用戶僅需依照其指引逐步完成即可。當用戶開始依此啟動流程時，系統(tǒng)將自動記錄執(zhí)行的基本信息。

此外，系統(tǒng)還包括其他輔助數(shù)據(jù)表用于完善各項功能。例如在用戶信息表中存儲具有登錄本系統(tǒng)權限的所有用戶的用戶名、真實姓名、密碼等；在操作記錄表中存儲所有用戶的所有操作名稱和操作時間；在資源類型表中存儲數(shù)字資源類型等信息。

3.3" 利用程序代碼保證業(yè)務流程內(nèi)在邏輯的規(guī)范呈現(xiàn)

在構建數(shù)據(jù)庫結構的基礎上，本系統(tǒng)還使用代碼實現(xiàn)數(shù)字資源建設的優(yōu)化策略。代碼除了完成構建基本W(wǎng)eb頁面外，著重從以下2個角度來保障業(yè)務流程內(nèi)在邏輯的規(guī)范呈現(xiàn)。

一方面是通過代碼為用戶提供基于Web界面的數(shù)據(jù)庫管理功能。常規(guī)的數(shù)據(jù)管理包括CRUD（Create Read Update Delete），但本系統(tǒng)中依據(jù)用戶權限不同對數(shù)據(jù)庫操作權限做了一定調整。例如用戶信息表中的數(shù)據(jù)，管理員有權新增或刪除，普通用戶僅可更新自己的操作密碼；操作記錄表中的數(shù)據(jù)均由" 系統(tǒng)寫入，所有用戶均無權修改或刪除，僅有瀏覽權限；資源類型表中的數(shù)據(jù)由管理員負責新增、刪除或修改，普通用戶無權編輯，只需通過下拉列表選擇即可。基于代碼實現(xiàn)明確的數(shù)據(jù)庫管理權限，避免了多人同時操作帶來的數(shù)據(jù)紊亂，保持了數(shù)據(jù)的規(guī)范。

另一方面，系統(tǒng)通過代碼（見圖2）為具體工作人員自動生成數(shù)字資源建設的工作流程，優(yōu)化了現(xiàn)有依賴館員自己判斷業(yè)務流程的“手工作坊式”操作流程。該功能實現(xiàn)依賴于管理員前期建立的采購類型表和業(yè)務流程表。當用戶新建一個數(shù)字資源時，需要在基于采購類型表生成的下拉列表中選擇采購方式。系統(tǒng)將在業(yè)務流程表中查找該采購方式所需的采購步驟，并在執(zhí)行記錄表中寫入當前新建的數(shù)字資源名稱和與之匹配的所有操作步驟。館員啟動采購流程后，只需瀏覽執(zhí)行記錄表中業(yè)已生成該數(shù)字資源的業(yè)務流程，按序操作即可。

3.4" 利用技術手段保障業(yè)務規(guī)范與數(shù)據(jù)安全

將數(shù)字資源建設流程從線下優(yōu)化為線上操作后，如何保障業(yè)務規(guī)范和數(shù)據(jù)安全成為必須解決的重要問題。無法解決該問題將導致優(yōu)化策略的整體失敗。本系統(tǒng)采取以下技術手段保障了相關操作符合業(yè)務管理要求。

（1）記錄所有用戶的操作行為。

用戶在通過訪問Web頁面實現(xiàn)各項功能的同時，系統(tǒng)將同時在操作記錄表中寫入執(zhí)行人的用戶名、操作行為名稱和操作時間，代碼如圖3所示。在所有用戶頁面中，系統(tǒng)僅支持增加記錄而不提供修改和刪除功能。同時，為保持透明公正，所有用戶均可查看操作記錄表中的全部內(nèi)容。

（2）使用B/S架構下的安全技術保障系統(tǒng)的訪問安全。

除登錄首頁為HTML格式，其他頁面均使用PHP格式，并在頁面中使用SESSION會話技術確保頁面無法被越權訪問。使用SSL協(xié)議加密頁面信息，保障其在網(wǎng)絡傳輸過程中無法被旁路監(jiān)聽破譯。

（3）其他技術手段的應用。

例如對刪除的數(shù)據(jù)使用修改標簽方式隱藏，而非直接從數(shù)據(jù)庫中刪除。對用戶選擇的采購方式制定交叉驗證規(guī)則，通過資金來源、采購金額等多重條件加以驗證。

3.5" 實踐效益分析

宿遷學院圖書館利用研發(fā)的“數(shù)字資源建設管理系統(tǒng)”優(yōu)化了傳統(tǒng)的數(shù)字資源建設流程，經(jīng)過多輪迭代，取得了以下效益：

3.5.1" 提高了業(yè)務流程規(guī)范性

館員在系統(tǒng)自動生成的業(yè)務操作流程指引下完成各操作流程，改變了過往經(jīng)驗主義下的隨意性，避免了粗心大意貽誤工作進程，也為后續(xù)審計和紀檢工作提供了翔實可靠的支撐資料。

3.5.2" 提高了數(shù)字資源建設進度的可視化

以往不同數(shù)字資源常常基于不同時段啟動，造成服務期差異顯著，每隔一段時間就需要逐一檢查各數(shù)字資源的服務狀態(tài)。本系統(tǒng)能在任意時刻及時為館員提供服務，支持提前2個月提醒服務到期，預警續(xù)簽工作。

3.5.3" 極大地減輕一線工作人員的壓力

以往一線館員的大量時間和精力均消耗在整理業(yè)務的進程中，這對老館員也是一項挑戰(zhàn)。本系統(tǒng)基于既定規(guī)則自動生成業(yè)務進程并內(nèi)置提醒內(nèi)容，即便是新館員也可以輕易上手。同時B/S架構還為館員減輕了攜帶各種資料往返多個部門的煩惱。通過應用本系統(tǒng)，大量業(yè)務資料存于服務器端，支持異地下載打印，提高了工作效率。

4" 結語

基于業(yè)務視角，宿遷學院圖書館通過研發(fā)系統(tǒng)制定了數(shù)字資源建設優(yōu)化策略。但實踐過程還局限于高校圖書館，同時未能系統(tǒng)總結對當前業(yè)務館員隱性知識的挖掘過程。后續(xù)還需加強相關研究，以期助推圖書館界實操業(yè)務工作。

參考文獻

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［2］全麗娟，吳劼，周芬.高校圖書館數(shù)字資源采購流程的規(guī)范化研究——以中南大學圖書館為例［J］.圖書館界，2021（3）：15-19，42.

［3］楊華，莫曉霞，謝黎.數(shù)字資源價格浮動歸因與圖書館應對策略［J］.圖書情報工作，2023（16）：22-31.

［4］王鸑飛，汪慶，馬鑫.STM出版發(fā)展態(tài)勢及其對資源建設的啟示［J］.數(shù)字圖書館論壇，2020（11）：13-19.

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（編輯" 王雪芬）

Research on optimization strategies for library digital resource construction from the

perspective of business management： practical analysis

based on the Library of Suqian University

Yang" Jianyong

（Suqian University， Suqian 223800， China）

Abstract：" The construction of digital resources has become one of the key tasks of libraries， and the study of its optimization strategies has practical significance. However， relevant research focuses on theory and lacks practical activity support. The study is based on the investigation of the external environment and internal requirements of optimization strategies， using B/S architecture and database technology to extract the related elements in business behavior and present the internal logic of business processes through code. It has achieved good results in the Suqian University Library and verified the feasibility of optimization strategies.

Key words： digital resource construction; optimization; business management; library