高校移動協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)建設研究與實踐

張雯鑫 柴原 吳興宇

［摘 要］辦公自動化系統(tǒng)是新時代教育管理信息化工作的重要組成部分，是高校教育管理服務提質(zhì)增效的重要載體，對高校治理能力提升和治理體系建設具有重要意義。文章以西北工業(yè)大學翱翔辦公系統(tǒng)建設為例，通過分析新時代教育數(shù)字化對于高校教育管理信息化服務的要求，針對普遍存在的移動辦公功能不齊全、辦公流程交互性不足、辦公場景適應性不夠、數(shù)據(jù)共享存在障礙、智慧決策支撐不足等問題，提出構(gòu)建移動協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)的建設思路、總體框架，介紹典型應用及實效，驗證該系統(tǒng)助力教育教學、管理和服務的數(shù)字化改革發(fā)展，提升高校治理能力和服務水平，以期為兄弟高校建設移動協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)提供參考。

［關(guān)鍵詞］辦公自動化系統(tǒng)；移動辦公；協(xié)同辦公；教育管理信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.057

［中圖分類號］TP317.1［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0177-05

0? ? ?引 言

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展和應用，高校信息化、數(shù)字化建設得到長足發(fā)展，為新時代教育信息化的進一步發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。《教育信息化2.0行動計劃》指出，要提高教育管理信息化水平，優(yōu)化教育業(yè)務管理信息系統(tǒng)，深化教育大數(shù)據(jù)應用，全面提升教育管理信息化支撐教育業(yè)務管理、政務服務、教學管理等工作的能力，助力教育教學、管理和服務的改革發(fā)展。《教育部關(guān)于加強新時代教育管理信息化工作的通知》強調(diào)，利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理方式、提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務，推進教育治理現(xiàn)代化的進程［1］。辦公自動化系統(tǒng)作為高校教育治理現(xiàn)代化重要的信息化載體平臺之一，已成為學校政令暢通和管理服務的重要基礎(chǔ)性信息化平臺，對于提升高校行政管理能力，推進自身管理改革具有重要的意義。由此可見，如何充分利用云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，構(gòu)建全方位、全過程、全天候的移動化、協(xié)同式辦公自動化系統(tǒng)就成為高校管理信息化建設中一個亟待解決的問題［2］，它將有效助力教育教學、管理和服務的數(shù)字化改革發(fā)展，提升高校治理能力和服務水平，推動教育數(shù)字化戰(zhàn)略穩(wěn)步實施。

1? ? ?高校協(xié)同辦公平臺的發(fā)展現(xiàn)狀與典型特征

1.1? ?高校辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀

辦公自動化（Office Automation，OA）概念于20世紀80年代被首次提出。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，OA平臺已成為現(xiàn)代化辦公的重要信息系統(tǒng)載體。高校辦公自動化是將高校辦公場景與計算機及教育信息技術(shù)融合，是高校實現(xiàn)辦公數(shù)字化的核心要素。縱觀高校辦公自動化的發(fā)展歷史，大致可分為三個階段：以數(shù)據(jù)處理為中心的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)、以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)、以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)。

辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展演進是促進工作和管理模式實現(xiàn)從傳統(tǒng)辦公到自動化辦公，乃至智慧辦公的持續(xù)躍遷的關(guān)鍵。然而，在大數(shù)據(jù)、云計算時代，原有的單一辦公自動化系統(tǒng)已不能滿足新時代高校管理服務發(fā)展的需求，存在移動辦公功能不齊全、辦公流程交互性不足、辦公場景適應性不夠、數(shù)據(jù)共享存在障礙、基于數(shù)據(jù)挖掘分析少、智慧決策支撐不足等問題［3-4］。因此，移動協(xié)同辦公平臺已成為高校辦公自動化系統(tǒng)的重要發(fā)展演進方向。移動協(xié)同辦公平臺是指在移動互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上構(gòu)建全新的協(xié)同空間的一個信息化集成環(huán)境，目的是把存在于高校內(nèi)部相對獨立、功能各異的應用系統(tǒng)或模塊有效組合起來，通過精確身份管理授權(quán)用戶獲得統(tǒng)一平臺特定信息，能夠有效避免高校內(nèi)部信息孤島問題。協(xié)同辦公平臺可以優(yōu)化業(yè)務處理流程，有效管理數(shù)據(jù)和信息，形成“辦文、辦會、辦事、督辦”為代表模塊的全生命周期流程管理協(xié)同辦公體系，不僅極大提高辦公效率，促進各部門的信息交流和共享，同時有效地推動教育決策由經(jīng)驗驅(qū)動向數(shù)據(jù)驅(qū)動轉(zhuǎn)變，教育管理由單向管理向協(xié)同治理轉(zhuǎn)變，教育服務由被動響應向主動服務轉(zhuǎn)變，以信息化支撐教育治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。

1.2? ?移動協(xié)同辦公平臺的典型特征

近年來，隨著智慧辦公、移動辦公的迅猛發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)從之前的文檔電子化到如今的工作審批規(guī)范化和流程引擎自動化，不僅提升了高校基礎(chǔ)工作的效率，也提升了學校管理和服務工作信息化支撐能力，為高校教育管理信息化提供了有力支撐。隨著高校教育信息化的迅猛發(fā)展，師生對各職能部門的服務不斷提出新的要求。辦公自動化系統(tǒng)的不斷發(fā)展和演進，需要增加業(yè)務功能、擴展服務面向，不斷向移動化、協(xié)同式方向發(fā)展，提高學校管理服務規(guī)范化、智能化水平，不斷優(yōu)化高校管理和服務模式，從而推動高校教育行政辦公數(shù)字化發(fā)展。移動協(xié)同辦公平臺具有以下典型特征。

（1）移動互聯(lián)。移動化從根本上改變?nèi)藗兊臅r空概念、業(yè)務模式和組織關(guān)系，它將打破時間和空間的限制，提升高校辦公的效能，豐富高校管理服務的模式。其主要體現(xiàn)在3個變革上，一是時空變革，移動互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的是一個全新的協(xié)同空間，不論何時何地都能進行任務協(xié)作，現(xiàn)有的時空格局被移動互聯(lián)打破。二是業(yè)務變革，移動互聯(lián)網(wǎng)使系統(tǒng)用戶點對點交流變成常態(tài)，高校需要一個統(tǒng)一的移動辦公平臺，為用戶發(fā)起點對點溝通的需求提供一個入口，同時提供必要的信息資源支撐［5］。三是關(guān)系變革，高校業(yè)務組織正從傳統(tǒng)的樹狀結(jié)構(gòu)向網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)演化，每個組織都需要為成員提供發(fā)揮自身價值的互聯(lián)平臺，使得組織內(nèi)的每個人的工作都能以自身為中心來運轉(zhuǎn)，同時也時刻以他人為中心來轉(zhuǎn)動，重構(gòu)組織關(guān)系。

（2）信息協(xié)同。組織中的各種信息都存在聯(lián)系，如果這些關(guān)聯(lián)的信息被封存在不同的數(shù)據(jù)庫或應用平臺中，管理者就只能得到片面的信息，無法獲得更多的信息以支持決策。協(xié)同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張“信息網(wǎng)”，信息節(jié)點之間依靠某種或某幾種業(yè)務邏輯關(guān)系進行關(guān)聯(lián)，訪問者就可以突破信息孤島的困擾，輕松自如地穿梭在這張信息網(wǎng)中，并獲取自己需要的信息。管理的一個重要方面就是對真實的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無疑提供了這種可能性。

（3）應用協(xié)同。組織的業(yè)務被分為各個業(yè)務環(huán)節(jié)，并屬于某個部門或某個人員負責，事實上這些業(yè)務環(huán)節(jié)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，更為重要的是他們都為共同的目標而運作。關(guān)注某個或某些業(yè)務環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)軟件無法統(tǒng)籌管理其他業(yè)務環(huán)節(jié)，因而負責人員就不得不在多個應用軟件之間切換，以保證同步運作。協(xié)同管理平臺則可以充分整合這些業(yè)務環(huán)節(jié)，并納入統(tǒng)一平臺管理，任何一個業(yè)務環(huán)節(jié)的動作都可以輕松啟動其他關(guān)聯(lián)業(yè)務的運作，并及時更新相關(guān)信息，從而實現(xiàn)業(yè)務與業(yè)務之間的平滑鏈接。

（4）資源協(xié)同。組織的各種資源組成了其運作的基本要素。協(xié)同管理將這些資源整合在一個平臺上，并通過網(wǎng)狀信息和關(guān)聯(lián)業(yè)務的協(xié)同環(huán)境將它們緊密聯(lián)系在一起。然而，要進一步協(xié)調(diào)和優(yōu)化這些資源，就需要這些資源能夠隨著組織的某個目標或者某項事務而被靈活地組織起來并進行協(xié)作，為這個目標或事務“各盡其能”，并發(fā)揮最大的價值［6-7］。換言之，各種資源能夠隨需要而及時響應，并突破各種障礙，實現(xiàn)一致性協(xié)作。

2? ? ?高校協(xié)同辦公平臺建設實踐——以西北工業(yè)大學為例

西北工業(yè)大學積極落實《教育信息化2.0行動計劃》要求，以“提升學校校務管理和服務效能”為目的，從學校事務管理和服務工作的實際出發(fā)，積極推進翱翔辦公系統(tǒng)建設，該系統(tǒng)按照“統(tǒng)一平臺、整體設計、模塊建設、分步推進”的建設思路，以業(yè)務需求和用戶需求為牽引，通過分析整合管理服務需求，梳理優(yōu)化再造管理服務流程，提高分類用戶使用體驗，在“辦文、辦會、辦事、督辦”等方面拓展業(yè)務功能、擴展服務面向（見圖1）。該系統(tǒng)已于2022年7月上線，面向全校提供移動化、規(guī)范化、協(xié)同化、智能化的辦公自動化服務。

2.1? ?協(xié)同辦公平臺建設目標與總體框架

2.1.1? ?數(shù)據(jù)底座層

該層為系統(tǒng)提供所有的數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)連接，提供流程引擎、門戶引擎、集成引擎來支撐相關(guān)應用所需的底層數(shù)據(jù)及視圖，并提供其他輔助引擎，用于實現(xiàn)相關(guān)移動應用、智能計算、知識應用等。

2.1.2? ?業(yè)務組件層

該層為系統(tǒng)提供各類可自定義的引擎功能，可通過流程引擎實現(xiàn)所有流程需求的支撐，也可通過業(yè)務建模和流程引擎搭建本次項目的所有應用。

2.1.3? ?應用服務層

該層為系統(tǒng)提供所有應用的展現(xiàn)與交互，對于系統(tǒng)門戶如網(wǎng)頁端、移動端的實現(xiàn)，按照組織架構(gòu)、崗位、權(quán)限等快速推送應用、流程、數(shù)據(jù)和報表。

2.2? ?協(xié)同辦公平臺主要功能模塊

翱翔辦公系統(tǒng)建設緊密圍繞一流大學建設目標，以提高學校校務管理服務信息化水平為方向，加快信息化與管理服務的深度融合，緊抓業(yè)務核心，構(gòu)建協(xié)同辦公體系框架，不斷提高學校校務管理移動化、規(guī)范化、協(xié)同化、智能化水平。截至目前，翱翔辦公系統(tǒng)在“辦文、辦會、辦事、督辦”等各類業(yè)務流程共計36條，各類校級收發(fā)文、辦轉(zhuǎn)字等文件2萬余份，流程流轉(zhuǎn)21萬余條，有效保障了學校辦公的正常、穩(wěn)定運行。

在“辦文”方面，保障學校各級、各類重要文件流轉(zhuǎn)的便捷性、標準化、規(guī)范化，建設有“校級發(fā)文、校級收文、部門發(fā)文”等14個功能項，可實現(xiàn)所有文件及流轉(zhuǎn)意見全程留痕、有據(jù)可查，以及公文永久性、穩(wěn)定性保存，兼具較好移動辦公功能，外出、出差可及時閱文，提高辦公效率，建設簽章管理、知識模塊、日歷日程管理等功能項，方便用戶隨時隨地查閱系統(tǒng)內(nèi)資料。

在“辦會”方面，確保校務安排“事前有備、事中有序、事后有據(jù)”。要建設“校領(lǐng)導公務協(xié)調(diào)、會議通知”等12個功能項，保障校務活動安排順利進行，試點建設“會議室線上預定”功能項，推動學校會議室資源共享，提升利用效率。

在“辦事”方面，提升為廣大師生辦實事、優(yōu)服務的效能。建設“用印申請、出差請假申請”等9個功能項，落實“最多跑一次”作風建設要求，提升學校管理服務效能。

在“督辦”方面，推進學校重大決策部署落實落地。替代原有線下電話、紙質(zhì)通知等督辦模式，構(gòu)建線上一體化督辦模塊，線上便捷開展督查督辦學校重大決策、重要工作部署、專項工作督辦及辦理事項全過程留痕可查，規(guī)范督辦組織形式。

2.3? ?協(xié)同辦公平臺典型應用

2.3.1? ?創(chuàng)新協(xié)同辦公模式，推動移動辦公轉(zhuǎn)變

高校辦公模式原先依賴個人計算機（Personal Computer，PC）端進行，移動辦公受到業(yè)務流程審批環(huán)節(jié)、物理印章等因素限制，特別是移動辦文，從擬稿、審稿至套紅排版、用印，以及最終印發(fā)等業(yè)務流程環(huán)節(jié)均需在PC端操作，距離滿足新形勢下“無紙化、無接觸”的辦公新要求差之甚遠。當前，高校辦公自動化系統(tǒng)急需建設移動OA，移動辦公新模式已成為必然［8-9］。“辦文”是高校辦公自動化中非常重要的一項業(yè)務流程，電子簽章具有高效性、便捷性和安全性特征，解決了高校移動辦公的難題。不僅解決了師生“多跑路”的業(yè)務痛點，也為實現(xiàn)“云辦公”新模式提供必要的技術(shù)支持。移動辦文還可實現(xiàn)手寫簽批、語音審批和電子簽章等功能，滿足使用者不同場景的使用需求，實現(xiàn)隨時隨地審批。具體流程圖如圖2所示。

電子簽章系統(tǒng)在保證學校用印安全的前提下，一方面實現(xiàn)了辦公自動化系統(tǒng)線上辦文隨時隨地電子簽，使每一條電子簽章流程用印有跡可查，有效提升了學校公文流轉(zhuǎn)的安全性、規(guī)范性和便捷性，切實提升了學校師生對簽章用印的滿意度；另一方面，進一步規(guī)范了用印流程，實現(xiàn)了師生用印“最多跑一次”，甚至“一次都不跑”，為學校今后跨校區(qū)現(xiàn)代化治理體系、信息化公共服務體系的內(nèi)涵式發(fā)展提供了重要支撐，為學校“雙一流”建設和高質(zhì)量發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。截至目前，電子印章已簽署2.7萬余次，得到學校師生的充分認可。

2.3.2? ?創(chuàng)新管理思維，科學業(yè)務流程再造

為開發(fā)出真正實用、好用的業(yè)務流程，學校深入開展調(diào)研，系統(tǒng)分析日常辦公業(yè)務需求，通過流程再造、數(shù)據(jù)集中、服務整合等手段優(yōu)化各項流程，明確各項辦公業(yè)務的內(nèi)容、流程和要求。以校級發(fā)文流程為例，該流程根據(jù)學校的實際業(yè)務需求定制，包含15個主干節(jié)點，通盤考慮各類異常流程，既確保校級發(fā)文的質(zhì)量，又兼顧發(fā)文部門間的協(xié)同和效率。同時，進一步優(yōu)化教育業(yè)務管理信息系統(tǒng)，深化教育大數(shù)據(jù)應用，全面提升教育管理信息化支撐教育業(yè)務管理、政務服務、教學管理等工作的能力。聚焦文件流轉(zhuǎn)、內(nèi)部審批等行政辦公重點應用，逐步實現(xiàn)全流程、全業(yè)務線上辦公。聚焦多部門協(xié)同辦理的行政辦公痛點，以信息化手段優(yōu)化辦公流程，提升管理效能。積極推進移動辦公，將辦公應用向移動端延伸。目前，上線的校級收文、校級發(fā)文、部門發(fā)文等流程已成為學校辦公的重要載體，為學校政令暢通提供重要保障。

2.3.3? ?創(chuàng)新數(shù)據(jù)融合，提升協(xié)同治理智能化水平

學校在流程再造的基礎(chǔ)上創(chuàng)新數(shù)據(jù)融合，形成“流程+數(shù)據(jù)”新驅(qū)動模式，打造數(shù)據(jù)融合大平臺。一是上線收文督辦功能，創(chuàng)新公文閉環(huán)管理。將收文流程和督辦模塊打通，打造收文督辦功能，完成公文的“最后一公里”，實現(xiàn)公文（擬稿—發(fā)文—執(zhí)行—歸檔）全生命周期閉環(huán)管理，做到全程留痕、過程可視。公文流程相關(guān)者可以直觀看到公文的分辦情況、完成度、催辦情況以及反饋資料等，隨時掌握公文辦理進度，有助于決策和任務落實落地。收文督辦功能將有力促進學校政令暢通。二是建設知識模塊，創(chuàng)建智能化知識共享平臺，高校作為知識型組織，在日常辦公過程中自然會產(chǎn)生知識沉淀，對現(xiàn)有的知識進行集成并促進產(chǎn)生正確的知識流，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)質(zhì)量，實現(xiàn)數(shù)據(jù)有效積累，最大限度避免因為崗位人員變動或者設備更換造成的數(shù)據(jù)流失，而且可以有效避免重復工作并起到參謀助手的作用。三是開展學校數(shù)據(jù)治理，按照一數(shù)一源建設原則提供和使用數(shù)據(jù)，與其他系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，符合學校標準規(guī)范，切實保障辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整、準確、實時更新，同時為學校數(shù)據(jù)治理提供有效支撐。

3? ? ?結(jié)束語

本文通過分析教育數(shù)字化對于高校教育管理信息化服務的要求，提出構(gòu)建移動協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)和建設舉措。在當前推動教育行政辦公數(shù)字化的背景下，西北工業(yè)大學翱翔辦公系統(tǒng)通過建設移動協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)初步實現(xiàn)了辦公的“決策過程科學化、工作流程順暢化、人員行為規(guī)范化、業(yè)務數(shù)據(jù)集成化”等預期目標。但實現(xiàn)辦公數(shù)字化是一個艱巨的系統(tǒng)工程，需要持續(xù)結(jié)合學校發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求，堅持問題導向和目標導向，從系統(tǒng)頂層設計入手，按照應用驅(qū)動、數(shù)據(jù)融合的原則分步實施，推進業(yè)務系統(tǒng)縱深發(fā)展，深入推動管理服務流程再造，繼續(xù)在“打通數(shù)據(jù)動脈，建立‘一表通等底層數(shù)據(jù)集成平臺，提升系統(tǒng)智能化水平，不斷提升辦公系統(tǒng)決策輔助、知識共享和創(chuàng)新支持的能力”上下功夫，不斷提升學校辦公效率和管理服務效能，從而推動教育教學、管理和服務的數(shù)字化改革發(fā)展。

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