測繪檔案信息化整理方式研究

李杰鴻

（泉州市規劃勘測研究院，福建 泉州 362000）

檔案整理是檔案管理工作的組成部分之一，主要強調對收集的檔案進行分門別類、組成有序體系，以便于后續調取和使用，一般包括區分全宗、全宗內檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制等內容。測繪檔案是記錄測繪工作結果的各類檔案，通常包括文字、圖片，以及必要的視頻、信息化模型等，其價值較一般檔案更高，管理、整理工作的要求也更嚴格。常規的測繪檔案整理無法兼顧所有信息資源，尤其是模型資源，工作效率、管理質量均存在一定缺陷。考慮到測繪檔案在資源管理、城鄉規劃管理等方面的重要作用，加強其整理工作較為必要。在此背景下，分析測繪檔案信息化整理的優勢、方法，具有一定的現實意義。

1 傳統測繪檔案整理工作的不足

1.1 效率不高

傳統測繪檔案整理工作一般以紙質檔案為直接對象，并通過計算機提供輔助，進行一些非紙質信息的整理、歸類和保存。紙質檔案以文字信息和圖片信息為中心，整理的難度相對不高，熟練的工作人員也可以保證工作效率。但測繪檔案的內容較多，信息化資源需要借助計算機或其他智能終端進行整理和儲存，這意味著工作人員需要通過兩種方式分別進行測繪檔案的整理，效率也因此下降。未使用信息化資源的情況下，測繪檔案的豐富性又會出現下降，整理工作、管理工作的綜合效益不高。

1.2 復用性差

測繪檔案的整理本質上看屬于檔案管理的前置性工作，大部分測繪檔案需要在后續工作中頻繁調取、使用，以服務國土資源管理、城鄉規劃、商業開發等項目利用。傳統的測繪檔案整理模式下，檔案的復用性難以保證。如紙質檔案完成整理后，上級部門要求本部門提交檔案用于測繪信息研究，需要本部門調取檔案并做好記錄，至上級部門處進行提交。此過程消耗了一定時間，且如果檔案總量較大，查找和運輸也存在一定難度，復用的便捷性不理想。

1.3 管理難度大

從目的上看，檔案整理的目的在于對檔案進行系統的分類，提升管理效率和質量。作為檔案管理的前置性環節，檔案整理本質上沒有脫離管理范圍，傳統的測繪檔案整理管理難度較大，是其主要不足之一。如早期測繪檔案尚未進行信息化模型建設，檔案以文字、圖像為主，管理難度尚可，但應用的價值有限。隨著技術進步，測繪檔案中擁有了更多信息化模型、視頻等資源，這些資源需要與紙質檔案分別進行存儲、整理，工作難度有所增加。后續的管理工作也因此更趨復雜，需要工作人員投入更多精力進行信息更新、建庫，管理難度增加。

2 測繪檔案信息化整理的優勢

2.1 工作效率較高

測繪檔案信息化整理的基本優勢在于工作效率較高。如在針對山區地形地貌、植被覆蓋情況、水文信息進行測繪后，生成的資料分為文字、圖片、視頻和模型等類別，可對其進行信息化加工，將文字、圖片等傳統資源整理到一個文件包中，將視頻和模型等資源整理到另一個文件包中，兩個文件包均以數字化形式存在。生成基礎檔案后，可快速利用信息化方式進行全宗區分、完成案卷封面編目和目錄編制，無需在單獨組織紙質檔案和信息資源的分別處理，整理工作的效率得到提升。其他環節、其他方面的工作也可在此思路下得到優化，顯著提升檔案整理以及檔案管理工作的效率。

2.2 便于組織信息復用

測繪檔案信息化整理對于信息復用也具有直接的優化作用。采用信息化方式完成整理的檔案，其歸類、分宗、編目工作并未出現本質改變，但信息化模式能夠提升信息復用水平。測繪檔案信息化整理形成的結果也是信息化的，本單位、其他下屬單位需要提取、利用測繪檔案時，也可根據整理結果，利用信息化渠道完成信息交互、檔案輸送，測繪檔案的復用價值和便捷性更高。如上文所述的檔案調用工作，工作人員可根據檔案整理結果，快速調取上級部門所需要的檔案，利用信息化渠道將原始信息、結構化信息以及檔案完本快速提供給上級部門，工作可以在短時間內完成。

2.3 管理便捷

測繪檔案信息化整理沒有脫離檔案管理基本范圍，以信息化手段組織檔案整理，能夠為整體管理工作提供更多幫助。如上文所述的不同資源的管理，以信息化整理為思路，傳統紙質資源、現代信息化資源可以集中利用信息技術進行處理，形成一個獨立的文件包，以數字化形式存儲于數據庫中，管理工作的前置性環節可以在較短時間內完成。有檔案更新、調用等需求時，信息化檔案也可以保證其便捷性，無需反復查看海量資料進行信息甄選。此外，信息化檔案不需要考慮存儲區域濕度、溫度等因素破壞，整理工作便捷快速，對應的檔案管理工作質量也得到保證、提升。

3 測繪檔案信息化整理的方法

3.1 建立標準化作業系統

測繪檔案信息化整理以標準化的作業系統為基礎，該系統主要強調以信息化技術支持各環節工作，測繪檔案整理的大部分環節自線下轉移至線上。系統的基本結構以及各結構之間的關系如圖1所示。

圖1 測繪檔案信息化整理作業系統

對圖1所示系統進行分析，可發現其主要分為4個部分，即執行一端、信息化整理結構、遠程端和數據庫。其中執行一端即各類測繪終端，包括無人機、遙感設備、地面工作站等，上述終端共同執行測繪任務，并生成原始測繪檔案。信息化整理結構對原始測繪檔案進行整理，完成建（歸）類，包括區分全宗、全宗內檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制等工作，之后將完成整理的信息化檔案存入數據庫中，以備后續管理、更新和復用。遠程端可參與數據庫管理，通過程序設置等方式，完成對信息化工作的科學控制，以清晰的計算機邏輯完成測繪檔案信息化整理。

3.2 確定整理標準

完成標準化作業系統建設后，為保證測繪檔案信息化整理的質量，還應確定整理工作的具體標準，一般由計算機負責執行，通過人員對程序的編寫提供邏輯支撐。如檔案的歸類，可采用封皮信息分析法精準、快速地進行。

包括測繪檔案在內，其封皮信息主要包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名，以及檔案入庫時間、保管期限、件數、頁數、歸檔號等等。可設定關鍵詞辨析模式，以“測繪項目”“項目地址”“時間”等作為關鍵詞要素，借助信息化手段對檔案封皮信息進行掃描，獲取“測繪項目”“時間”等重點信息，并根據系統默認記憶進行對照，確定掃描對象的類別歸屬，快速完成檔案整理的歸類環節工作。其他環節也采用類似方法，發揮信息化技術、自動化設備的優勢，將傳統需要人工完成的工作交由機械設備完成，只要程序（工作標準）科學可靠，測繪檔案的信息化整理效率和質量也能得到保障。

3.3 明確整理流程

在標準化作業系統建設完成且整理標準得到明確后，還需要加強整理流程的管理，確定測繪檔案整理工作的各個環節以及其先后順序，并利用PLC邏輯控制等技術手段，確保信息化整理工作高效有序。按照一般要求，測繪檔案的整理可包括如下幾個環節：檔案分類；檔案組合；檔案排列；檔案編號；檔案編目；檔案存儲。

信息化整理模式下，按照上述環節的先后順序進行整理，通過計算機完成控制程序的編寫，測試其無異常后，投入到信息化整理工作中。按照圖1所示模式，可發現測繪檔案信息較為復雜，如多臺無人機同步傳輸了測繪數據，需要做好邏輯控制，保證信息化整理有序進行。應利用PLC邏輯控制設備，分別控制不同信息的傳輸，使其能夠按預設程序接受整理，形成一定的時間差或傳輸信道差，避免信息互擾的同時，使其能夠逐一完成整理歸類，保證信息化整理流程管理質量。

3.4 建設數據庫

測繪檔案信息化整理仍屬于檔案管理工作大范圍內，為保證檔案復用、管理方面的便捷性，應在測繪檔案信息化整理完成后提供完善的存儲服務，建議采用分層數據庫為檔案存儲提供支撐。

分層數據庫主要根據測繪目標特點建立層次。以一般意義上的國土資源測繪為例，應建設至少3個層次的數據庫。第一層次為主界面，提供數據庫的入口，操作者可點擊數據庫入口進入數據庫第二層界面，第二層界面為地域界面，即本地各區域的測繪檔案分庫，包括A縣、B區等。第三層界面為時間界面，包括2022年測繪檔案、2018年測繪檔案等。如果本地測繪檔案數目較多且較為細致，還可以設定第四個層次數據庫，在時間分庫下設分區數據庫，包括A縣X鎮、A縣B鄉等，進一步提升數據庫建設的精細化水平。數據庫建設不直接影響測繪檔案信息化整理質量，但可以提升測繪檔案管理一體化水平，使整理和存儲工作均可以在信息化模式下有序開展。

4 測繪檔案信息化整理的展望

4.1 智能化

測繪檔案信息化整理將呈現出更高的智能化水平，一些當前尚不能自動進行的整理工作，未來可以在智能化技術的支持下快速開展，進而進一步削減測繪檔案信息化整理的難度，提升工作效率和質量。如測繪檔案封皮信息的掃描，當前部分地區依然依賴傳統掃描儀獲取檔案封皮信息，效率有待提升，未來可以利用計算機軟件進行智能識別，信息化檔案建設初步完成后，利用計算機內置的識別軟件進行掃描，完成封皮信息的讀取，并隨之完成分類判斷等一般性整理。即便在遠程管理模式下，也可以利用其他計算機完成智能化的信息辨識，或利用信息化手段快速進行待整理檔案的傳遞，再借助智能化手段進行信息分析和整理，提升測繪檔案信息化整理工作的效率、質量。

4.2 聯動性

聯動性是指未來測繪檔案信息化整理將強調多技術聯用，以信息化整理為中心環節，在一般性的自動化管理、自動化存儲基礎上，引入大數據分析、建模重加等技術，優化檔案管理、檔案整理活動的綜合水平。以大數據分析為例，本地組織測繪且生成檔案后，利用信息化手段進行整理，整理過程中，由計算機調取同地區此前各年份的測繪資料，快速利用大數據進行分析，評估歷年測繪信息的差別，生成具有結構化特點的數據結果，如森林覆蓋率變化、水文信息變化、耕地面積變化等，通過測繪檔案信息化整理階段的技術聯動，為本地管理工作提供更多幫助。

4.3 容錯容災機制

容錯容災機制包括兩個方面內涵，一是測繪檔案信息化整理過程中，對錯誤信息的辨識和處理能力，二是測繪檔案信息化整理過程中，對一些嚴重破壞的應對能力。容錯機制方面，可利用信息技術改善對測繪檔案信息的辨識能力，尤其是一些具有較高價值的信息。如本地測繪結果表明耕地面積為33 333.33 hm2，系統在對此檔案進行信息化整理時，發現此前一年本地耕地面積為30 000 hm2，前后兩年差異較大，可由系統發出提醒，對照數據是否存在錯誤，如果系統內已有資料表明本地耕地面積為30 333.33 hm2，可由系統直接完成“33 333.33 hm2”信息的修正，完成測繪檔案信息化整理容錯處理。容災機制與此不同，主要強調在常規工作系統之外，額外建立測繪檔案信息化存儲體系，每日或每周對常規工作系統中測繪檔案進行備份，即便常規工作系統損壞、信息丟失，也可以利用備份體系快速進行數據庫重建，保證測繪檔案信息化整理結果的安全性。

5 結論

綜上所述，測繪檔案信息化整理具有一定優勢，可在未來工作中加以推行。當前，測繪檔案整理工作的不足較多，包括效率不高、復用性差、管理難度大等，測繪檔案信息化整理具有高效率、高復用性和管理便捷等方面的優勢，可以應對上述問題。其具體運用過程中，要求首先建立標準化作業系統、確定整理標準，在此基礎上明確整理流程，最后還應加強數據庫建設。未來測繪檔案信息化整理將更趨智能化，強調技術聯動和容錯機制建設，優化測繪檔案的總體管理水平。