《設(shè)備履歷本》電子化方案研究

陳偉峰,曹濤

（國營長虹機(jī)械廠，廣西 桂林 541000）

1 當(dāng)前管理現(xiàn)狀

目前工廠的《設(shè)備履歷本》為紙質(zhì)版，使用管理存在以下問題。

（1）隨著管理要求的不斷改進(jìn)，難免會(huì)對設(shè)備履歷本模板提出修改要求，每一次的修改都會(huì)造成大范圍的設(shè)備履歷本重新打印更換，一是增加打印成本的浪費(fèi)，二是打印及審批增加員工的工作量及管理成本，三是對數(shù)據(jù)記錄的連貫性也造成一定的影響。

（2）設(shè)備履歷本模板經(jīng)多次改版，基本上每一次模板修改就會(huì)對全廠設(shè)備履歷本進(jìn)行一次整本的更換，已造成了很多舊版履歷本的丟失，設(shè)備全壽命管理信息缺失嚴(yán)重。

（3）《設(shè)備履歷本》模版固化，不適用于所有類型設(shè)備的管理，有些設(shè)備管理簡單（如空調(diào)、電視、示波器等輔助性設(shè)備及通用儀器儀表類設(shè)備，不需要按生產(chǎn)設(shè)備一般進(jìn)行臺時(shí)等細(xì)化內(nèi)容管理），如果統(tǒng)一按照模版建立《設(shè)備履歷本》，則這部分設(shè)備的管理就變得復(fù)雜化了，增加了不少不必要的管理成本，但如果不建立《設(shè)備履歷本》，那么這部分設(shè)備的全生命周期管理信息記錄會(huì)缺失。

（4）隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息化、數(shù)據(jù)化應(yīng)用越來越廣泛，通過數(shù)據(jù)開展管理已經(jīng)成為一種管理趨勢，逐漸成為主流、先進(jìn)的管理方法及工具。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用離不開信息的收集，《設(shè)備履歷本》是記錄設(shè)備管理信息的載體，設(shè)備管理信息的數(shù)據(jù)來源主要通過《設(shè)備履歷本》中收集。紙質(zhì)《設(shè)備履歷本》記錄的體現(xiàn)主要為人工填寫，對于數(shù)據(jù)信息的提取還需要重新錄入計(jì)算機(jī)才能夠使用，很不方便。

2 方案

為了更方便更科學(xué)的開展設(shè)備管理，整合設(shè)備信息，提高管理效率，結(jié)合工廠《工裝設(shè)備使用維護(hù)程序》要求，考慮將《設(shè)備履歷本》進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，便于數(shù)據(jù)的記錄、收集和分析利用。

2.1 方案設(shè)計(jì)

工廠2022年開始正式運(yùn)行資產(chǎn)管理系統(tǒng),建立信息化管理平臺進(jìn)行設(shè)備管理流程審批及臺賬數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),實(shí)現(xiàn)了臺賬信息與管理流程數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),設(shè)備管理狀態(tài)根據(jù)相關(guān)流程動(dòng)態(tài)顯示。系統(tǒng)的建立為設(shè)備的數(shù)據(jù)化管理、分析提供了一個(gè)良好的平臺，《設(shè)備履歷本》的數(shù)據(jù)化管理實(shí)現(xiàn)可以搭乘工程信息化建設(shè)的“東風(fēng)”，利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)將紙質(zhì)《設(shè)備履歷本》進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，形成電子《設(shè)備履歷本》。將設(shè)備全生命周期管理信息通過流程應(yīng)用關(guān)聯(lián)，在管理審批的過程中就將完成數(shù)據(jù)化錄入，通過流程數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)進(jìn)行信息整合，完成數(shù)據(jù)導(dǎo)入及利用。

2.2 《設(shè)備履歷本》電子化框架建立

從《設(shè)備履歷本》建立的需求及功能來看，主要是用于記錄設(shè)備全生命周期管理的設(shè)備基礎(chǔ)信息、運(yùn)行維護(hù)情況、維修改造情況等方面管理信息。在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，每一臺設(shè)備完成驗(yàn)收領(lǐng)用后，納入臺賬管理都會(huì)配置形成1份資產(chǎn)卡片模塊，用于設(shè)備全生命周期管理數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)查閱。從功能及使用目的來看，資產(chǎn)卡片與《設(shè)備履歷本》一致且數(shù)據(jù)集中利于查看，可通過資產(chǎn)卡片的形式代替《設(shè)備履歷本》，實(shí)現(xiàn)電子化。

2.3 功能要素梳理

工廠現(xiàn)有《設(shè)備履歷本》模板中包含15個(gè)項(xiàng)目要素，分別為：設(shè)備臺賬信息（封面）、操作和維護(hù)規(guī)程、設(shè)備安裝地點(diǎn)登記表、設(shè)備使用保管交接表、技術(shù)要求、隨機(jī)附件、使用范圍、油料應(yīng)用規(guī)定、定期工作規(guī)定、定期工作記錄、故障修理記錄、大修項(xiàng)修和定期維修（二保）記錄、事故檢修記錄、其他記事、臺時(shí)統(tǒng)計(jì)記錄等。將《設(shè)備履歷本》要素與資產(chǎn)管理系統(tǒng)資產(chǎn)卡片模塊內(nèi)容進(jìn)行對應(yīng)匹配（如圖1所示）。

圖1 功能要素匹配圖

經(jīng)匹配，《設(shè)備履歷本》15項(xiàng)功能要素中有11項(xiàng)可以匹配到資產(chǎn)卡片模塊中實(shí)現(xiàn)，剩余4項(xiàng)功能要素（操作和維護(hù)規(guī)程、油料應(yīng)用規(guī)定、定期工作規(guī)定、其他記事記錄等）目前在資產(chǎn)卡片里沒有找到匹配。

2.4 《設(shè)備履歷本》功能要素匹配缺項(xiàng)整理

針對資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能現(xiàn)狀及設(shè)備履歷本匹配缺項(xiàng)，擴(kuò)大到目前資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能中進(jìn)行再次匹配，發(fā)現(xiàn)在資產(chǎn)維護(hù)維修管理模塊下的定期維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)功能中可定義每臺設(shè)備的定期維護(hù)保養(yǎng)要求及標(biāo)準(zhǔn)，可匹配《設(shè)備履歷本》中的定期工作規(guī)定功能要素，但需要與資產(chǎn)卡片進(jìn)行數(shù)據(jù)鏈接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息集中化查閱功能。

操作和維護(hù)規(guī)程、油料應(yīng)用規(guī)定、其他記事3項(xiàng)要素目前在資產(chǎn)系統(tǒng)中暫無相關(guān)功能實(shí)現(xiàn)。按照設(shè)備生命周期管理對以上3項(xiàng)要素對應(yīng)資產(chǎn)卡片信息進(jìn)行分類，建議做如下安排：將操作和維護(hù)規(guī)程放入資產(chǎn)卡片的基本信息選項(xiàng)卡內(nèi)；將油料應(yīng)用規(guī)定放入資產(chǎn)卡片的技術(shù)參數(shù)選項(xiàng)卡內(nèi)；將其他記事放入資產(chǎn)卡片的資產(chǎn)使用情況記錄選項(xiàng)卡內(nèi)。

3 系統(tǒng)優(yōu)化需求

針對目前資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用現(xiàn)狀及《設(shè)備履歷本》匹配缺項(xiàng)，需對資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行以下優(yōu)化以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)卡片代替《設(shè)備履歷本》實(shí)現(xiàn)電子化。

表1 系統(tǒng)優(yōu)化需求表

4 資產(chǎn)卡片應(yīng)用說明

《設(shè)備履歷本》完成電子化后以資產(chǎn)管理系統(tǒng)的資產(chǎn)卡片功能實(shí)現(xiàn)。具體使用方法如下。

4.1 資產(chǎn)卡片路徑

工裝設(shè)備的資產(chǎn)卡片調(diào)用路徑：資產(chǎn)管理系統(tǒng)—應(yīng)用導(dǎo)航—資產(chǎn)臺賬管理—工裝設(shè)備臺賬—資產(chǎn)列表—工裝設(shè)備搜索—資產(chǎn)臺賬。操作指南如圖2所示。

圖2 資產(chǎn)卡片調(diào)用查看指南

4.2 資產(chǎn)卡片組成

資產(chǎn)卡片由“資產(chǎn)臺賬”“財(cái)務(wù)信息”“資產(chǎn)結(jié)構(gòu)”“技術(shù)參數(shù)”“資產(chǎn)使用情況記錄”“維護(hù)維修記錄”“資產(chǎn)報(bào)廢退役記錄”等7個(gè)信息頁面組成（如圖3所示）。

圖3 資產(chǎn)卡片組成頁面

各頁面包含內(nèi)容及與原《設(shè)備履歷本》要素對應(yīng)關(guān)系如表2所示。

表2 資產(chǎn)卡片頁面信息對照表

4.3 數(shù)據(jù)填報(bào)及查看

資產(chǎn)卡片大部分信息均與系統(tǒng)相關(guān)流程進(jìn)行數(shù)據(jù)鏈接，直接從流程中抓取數(shù)據(jù)信息，不需重復(fù)填報(bào)。相關(guān)信息與流程關(guān)聯(lián)情況如表3所示。

表3 數(shù)據(jù)填報(bào)、查看對照表

5 電子化效果

5.1 記錄保存方面

《設(shè)備履歷本》電子化后，設(shè)備全壽命周期的管理信息以數(shù)據(jù)信息形式進(jìn)行保存，比紙質(zhì)記錄更利于長久保存以及數(shù)據(jù)整理分析。

5.2 分類管理方面

原來的《設(shè)備履歷本》因模板問題，不適用于全部分類的設(shè)備，用于主要生產(chǎn)設(shè)備，對通用儀表設(shè)備及輔助類設(shè)備未要求編制設(shè)備履歷本。如此一來就造成部分設(shè)備管理記錄丟失，不利于對設(shè)備的全生命周期管理。電子化后，資產(chǎn)卡片由多個(gè)模塊組成，可根據(jù)實(shí)際情況對適用模塊靈活取舍，像搭積木一樣進(jìn)行模塊配置。所有工裝設(shè)備均建立資產(chǎn)卡片，同時(shí)根據(jù)設(shè)備類型進(jìn)行模塊配置使用，即形成全生命周期管理記錄，又不會(huì)因模塊死板而增加不必要的管理累贅。

5.3 成本管理方面

紙質(zhì)《設(shè)備履歷本》在模板修改或信息更新后，需要重新打印機(jī)審簽，往往一個(gè)模板改動(dòng)就會(huì)導(dǎo)致全廠《設(shè)備履歷本》統(tǒng)一更換，需要消耗大量人力及物力。《設(shè)備履歷本》電子化為資產(chǎn)卡片后，所有數(shù)據(jù)均在系統(tǒng)中進(jìn)行保存，通過數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的形式在資產(chǎn)卡片中體現(xiàn)。即使對資產(chǎn)卡片模板進(jìn)行更新改進(jìn)后，也只是修改了資產(chǎn)卡片的外在表現(xiàn)模板，相關(guān)歷史數(shù)據(jù)可以通過數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)錄入新版本中，直接使用，快捷方便且基本無成本消耗。

5.4 使用效率方面

《設(shè)備履歷本》電子化后，設(shè)備管理過程中辦理的相關(guān)流程與資產(chǎn)卡片管理，直接完成數(shù)據(jù)記錄，節(jié)省人工重復(fù)填寫的操作，減少填寫的錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確，記錄更及時(shí)。

5.5 全生命管理周期信息完善方面

《設(shè)備履歷本》電子化前，紙質(zhì)《設(shè)備履歷本》是從設(shè)備領(lǐng)用登記后才建立并記錄信息。缺少了設(shè)備采購、驗(yàn)收階段的信息，全生命周期管理的階段不全。《設(shè)備履歷本》電子化后，雖然資產(chǎn)卡片也是從登記領(lǐng)用后才建立，但因?yàn)橘Y產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行了流程關(guān)聯(lián)，設(shè)備的采購及驗(yàn)收信息在建立資產(chǎn)卡片后，通過流程連續(xù)性的關(guān)聯(lián)同步反映到資產(chǎn)卡片中，補(bǔ)全了全生命周期管理的采購及驗(yàn)收信息，管理記錄更完善。

6 結(jié)語

隨著現(xiàn)代設(shè)備信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，管理已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的應(yīng)用越來越快捷、準(zhǔn)確。設(shè)備管理應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷變革，不斷創(chuàng)新，研究新的管理方式、方法，通過引進(jìn)大數(shù)據(jù)應(yīng)用進(jìn)入智能化管理，提高設(shè)備管理效率，提升企業(yè)管理水平。