標準化視域下高校實物檔案管理實踐：困境、出路與創新

于 瑾

（海南師范大學檔案館，海南 ?？?571158）

高校實物檔案，主要包括校際交往中獲得的具有紀念意義和歷史價值的禮品，獲贈的各種有保存意義的題詞、字畫，學校及部門曾經使用的牌匾、部門印章及印模，反映教學科研成果的獎狀與獎杯，有代表性的教案與教具，以及科學研究和實驗中的樣品、標本和工具設備等。這些檔案不僅是學校歷史文化和教學科研的關鍵記錄與載體，更是傳承和弘揚學校精神的核心要素。

1 現實之困：系統內與系統外的雙重弱勢地位

1.1 檔案系統內實物檔案身份與定義之爭

我國實物檔案的研究呈現出由爭議逐步走向認可的發展歷程。關于“實物檔案”的提法，檔案界一直存在爭議。爭議的焦點在于“實物檔案”這一概念是否存在?！俺姓J實物檔案與否產生兩種截然不同的實踐指導思想，否定論者認為承認實物檔案會使檔案工作偏離正常軌道?？隙ㄕ撜哒J為館室保存的實物是檔案的重要組成部分，收集、保管和提供利用這些實物是檔案部門的工作內容之一?！彪S著檔案實踐的不斷拓展和檔案職能外延的擴大，實物檔案實際已經被納入檔案管理體系的范疇。然而，相較于傳統的文書檔案等類型，實物檔案在受重視程度方面明顯較低。特別是在當前檔案信息化、數據化等熱門話題的背景下，實物檔案更是處于相對邊緣地位。2022年4月7日國家檔案局發布了首個有關實物檔案的行業推薦標準《實物檔案數字化規范》（DA/T89-2022），其中對實物檔案這樣定義：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價值的實物”，其中“實物檔案包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產品、標本、工具設備等”。標準的制定也是檔案管理系統內對實物檔案更加重視的表現。

1.2 檔案管理在高校管理體系中的弱勢地位

傳統意義上的檔案工作往往處于行政工作的末端?！皺n案館作為學校教輔機構，相比教學、科研等學校核心部門，存在領導重視不夠、投入資源不足等問題，對實物檔案管理更是如此。”具體體現在以下幾個方面：

1.2.1 庫房基礎設施條件難以滿足要求

隨著高校規模的持續擴大和檔案數量的逐年攀升，原來設計的庫房存儲容量已無法滿足當前需求。眾多高校的檔案室已達到飽和狀態，難以為新增的檔案資料提供足夠的存儲空間。實物檔案的保管對環境還有特定要求，包括溫度、濕度、光照和防塵等。這些問題都可能對實物檔案造成損害，甚至引發檔案變質和毀壞。此外，部分高校在檔案管理過程中缺乏科學有效的保護措施，如防火、防盜、防塵等，這使得實物檔案的安全性和完整性受到嚴重威脅。

1.2.2 整理工作無系統詳細的規范標準

高校實物檔案特性各異、種類繁多、形態復雜、介質多樣、大小不一，往往導致分類混亂、查找困難。當前，尚未形成統一且詳盡的實物檔案整理標準。各地區及各單位在進行實物檔案整理時，主要依據的是《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）和《印章檔案整理規則》（DA/T 40-2008）這兩部規范。盡管《歸檔文件整理規則》為文書檔案整理提供了指導性原則和方法，但由于文書檔案與實物檔案在分類、編號、編目等關鍵環節上存在明顯的不同，因此這部規范無法完全適用于實物檔案整理工作。同樣，《印章檔案整理規則》雖然對印章檔案整理方法和原則進行了規定，但其局限性在于僅適用于印章這一特定類別的實物檔案，無法作為指導所有類型實物檔案整理的通用準則。

1.2.3 信息化發展水平存在差距

目前在高校實物檔案管理工作中，信息化建設的步伐尚顯緩慢。許多高校在實物檔案管理方面，依然沿用了傳統的列表條目式管理，數字化進程明顯滯后，甚至尚未正式啟動。這種傳統的管理方式不僅效率低下，容易引發錯誤，更不利于檔案的長期保存與便捷查詢。

1.2.4 實物檔案管理人才相對匱乏

高校實物檔案管理需要具備檔案學、歷史學、管理學等多學科知識的人才。然而，目前很多高校的檔案管理隊伍存在人才匱乏問題。一方面，由于領導對檔案工作重視不夠，檔案管理崗位往往被視為“邊緣崗位”，難以吸引和留住優秀人才；另一方面，由于實物檔案管理工作的專業性和復雜性，要求管理人員具備較高的綜合素質和專業技能，但目前很多高校的管理隊伍在知識結構、業務能力和創新意識等方面存在不足，難以適應新形勢下實物檔案管理的需要。

2 發展之本：以服務校史和教學科研為核心

高校實物檔案有著自身鮮明的特點，不僅是歷史的見證，更是學校精神文化傳承的重要載體，以及教學科研活動的寶貴資源。高校實物檔案管理工作必須緊緊圍繞兩個核心進行：一是服務校史，二是服務教學科研。

2.1 服務校史

實物檔案，作為學校發展歷史的實物見證，承載著學校的記憶。高校實物檔案，在很大程度上是校史館陳列的重要素材來源，二者應協同共建。校史館，作為展示學校歷史的窗口，需要有豐富的展品來呈現學校的發展歷程與重大事件。實物檔案中的各類物品，如早期的教具、學生作品、校徽、校旗等，均為校史館陳列的重要素材。這些物品不僅具有歷史價值，更能生動地展現學校的傳統與特色。相較于實物檔案陳列室，校史館作為學校對外展示形象的窗口，也更具顯性，更受重視。在實物庫房條件有限的情況下，將較珍貴的實物檔案存放于校史館展示，可為其提供更為安全、科學的保存環境。同時，校史館通過定期舉辦展覽、開展交流等方式，能夠提升實物檔案的知名度與影響力，吸引更多人關注和參與到實物檔案的保護與傳承中。

此外，實物檔案還是校史敘述的重要佐證。它們為學校歷史提供真實可靠的實物依據。通過對實物檔案的研究與解讀，能夠更加深入地了解學校的歷史與文化，更準確地還原學校的發展歷程與重大事件。這些珍貴的實物檔案，如同生動的歷史教科書，有助于更好地傳承與弘揚學校的優良傳統與精神文化。

2.2 服務教學科研

實物檔案對于高校教學科研同樣具有重要價值。在教學方面，實物檔案可以作為生動的教學素材，幫助學生直觀地了解學校的歷史與文化，增強學生對學校的認同感和歸屬感。教師可以利用實物檔案開展案例教學、情景教學等多種教學方式，激發學生的學習興趣和積極性，提升教學質量與效果。同時，實物檔案還可以作為實踐教學的資源，為學生提供實地參觀、實踐操作的機會，增強學生的實踐能力。

在科研方面，實物檔案同樣可以發揮重要作用。通過對實物檔案的研究與解讀，可以發現新的歷史信息和文化內涵，為學校歷史和文化研究提供新的視角和思路。此外，實物檔案還可以為其他學科的研究提供支撐和輔助。根據《科學技術研究項目檔案管理規范》（DA/T 2-2023）的定義，科研文件材料涵蓋了“成果管理等過程中形成的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的信息記錄以及標本、樣本等實物”這些檔案中的實物，如實驗標本、樣本等，記錄了實驗的每一個關鍵步驟。通過對這些實物檔案的研究，科研人員可以更加深入地了解實驗的過程和結果，也可以更加準確地評估實驗的可重復性和可靠性。同時，這些實物檔案還可以為科研人員提供寶貴的經驗和啟示，有助于他們在未來的研究中避免走彎路，提高研究效率和質量。

3 創新之路：信息驅動多元化深度發展

為增強實物檔案在學校整體工作中的顯示度，檔案部門需致力于校史服務、教學科研支持等方面的工作，相較單純呼吁學校加強對檔案工作的關注，此舉將更具實效性。檔案部門應把握一切機遇，如學校智慧校園建設、校史館建設、校慶宣傳等，以精準提質為核心，積極融入信息化建設潮流，推動信息驅動的多元化深度發展。

3.1 加快實物檔案數字化進程

融入信息時代，加快實物檔案數字化進程，是提高管理效能和檔案利用價值的基礎。在傳統的檔案管理模式下，由于信息獲取不便和限制，實物檔案利用價值常常受到忽視。通過信息化建設，將實物檔案數字化，實現檔案信息在線共享和利用，對于擴大實物檔案信息的受眾范圍、提高實物檔案資源的利用率，以及為學術研究、文化傳承和社會發展提供豐富的素材和參考，具有重要意義。

在實施實物檔案數字化的過程中，為確保數字化工作的規范性和科學性，整個流程需要遵守《實物檔案數字化規范》（DA/T89-2022）等相關標準來開展工作。數字化工作如需外包的，應按照《檔案服務外包工作規范》（DA/T 68.1-2020）來執行。

檔案分類與評估是實物檔案數字化的首要任務。由于高校實物檔案種類繁多，每類檔案都有其獨特的價值和特點，因此在分類時需充分考慮檔案的性質、用途和保存價值，以確保分類的科學性和合理性。同時，對檔案進行全面評估，包括檔案的價值、保存狀況，數字化需求的輕重緩急等，為后續數字化工作提供重要參考。

在選擇數字化工具和技術方面，可根據不同類型的實物檔案數字化需求，選擇適合的數字化工具和技術。目前，高校實物檔案數字化管理中廣泛應用的數字化工具和技術包括數碼相機拍攝、360°全景攝影、掃描、3D虛擬技術建模等。這些技術各有特點，能夠滿足不同類型的實物檔案數字化需求。

在數字化處理過程中，為確保實物檔案的真實性和完整性，還需要對每件實物進行詳細地分類和標注。利用元數據技術為每個數字化實物檔案添加描述性信息，如檔案名稱、分類、年代、制作者等，以便用戶快速檢索和了解該實物檔案的基本信息。

另外，還可以利用區塊鏈等技術實現實物檔案的數字化確權與保護。區塊鏈技術以其去中心化、數據不可篡改的特性，為實物檔案的真實性和完整性提供了有力保障。通過區塊鏈技術，可以為每一件實物檔案建立唯一的數字身份，確保其信息的真實性和可信度。同時，區塊鏈還可以記錄實物檔案流轉的全過程，防止檔案被篡改或盜用，保障檔案的安全性和保密性。

3.2 推進實物檔案智能化管理

相較于文書檔案，實物檔案的數量雖然較少，但其形態各異、存放地點分散，管理難度相對較大。傳統的檔案管理方式在保護實物檔案、防止散失以及快速查找等方面存在諸多不足。鑒于實物檔案在各類展覽等活動中被頻繁利用的特點，考慮引入物聯網技術，以實現檔案智能化管理。物聯網技術是一種通過無線傳感網絡將各類物品相互連接，實現信息實時傳遞和處理的技術。具體來說，可以為每一件實物檔案安裝RFID（無線射頻識別）標簽，這樣便能迅速識別和定位檔案。當需要查找某件實物時，不再需要耗費大量時間和人力去逐一翻找，而是通過對RFID標簽快速掃描，系統即可精確鎖定實物的位置。這種管理方式不僅能大幅提升檔案管理效率，減少人為失誤以及實物磨損的可能性，更能確保實物檔案管理的精確性。除了快速識別和定位功能，物聯網技術還能實時監測檔案存儲環境的各項參數，如溫度、濕度等，確保實物檔案在適宜的環境中保存。

3.3 實行深度開發與多元化利用

實行深度開發與多元化利用，是實物檔案價值實現的重要途徑。傳統實物檔案管理往往局限于檔案的保存和查詢，而忽視了檔案的開發和利用。為了充分發揮實物檔案價值，需要對其進行深度開發，挖掘其背后的歷史、文化和學術價值，并通過多元化的利用方式，使實物檔案資源更好地服務于學校歷史文化傳承和教學科研。

首先，要深入挖掘實物檔案的歷史文化價值。高校實物檔案中蘊含著豐富的歷史文化信息，通過對這些信息的挖掘和整理，可以為人們提供寶貴的歷史資料和文化遺產。可以通過舉辦展覽、編寫專著、制作紀錄片等方式，將這些珍貴的歷史文化信息呈現給更多的人，使其得到更好的傳承和發揚。

其次，要拓展實物檔案的多元化利用途徑。除了傳統的線下利用方式，還可以利用現代信息技術，將實物檔案數字化，實現線上利用。通過建設線上實物檔案展覽等方式，使檔案資源能夠更便捷地服務于廣大用戶。同時，還可以與圖書館、博物館等機構合作，實現資源共享和優勢互補，提高實物檔案資源的利用率。