高校固定資產管理優化與信息化建設探究

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隨著高校規模的不斷擴大和固定資產數量的增加，固定資產管理已經成為高校一項必不可少的日常管理工作。然而，由于當前的管理手段和管理方式落后，高校固定資產管理方面存在一些問題和挑戰。為了提高固定資產的利用率和管理效率，應積極推進固定資產管理的信息化建設。

一、高校固定資產管理現狀分析

從資產購置需求提出的那一刻起，固定資產管理就已經開始了，隨著資產的入庫、使用、報廢等流程的進行，固定資產管理問題逐漸凸顯。總的來說，高校在固定資產管理方面主要存在以下六大問題。

（1）管理制度不完善。有些高校現行的資產管理制度已沿用多年，伴隨著政策的頒布和管理方式的升級，現有的管理制度無法滿足日常工作需要。再加上缺少制度宣講和具體操作細則，缺乏有效的監督和控制方法，導致資產管理工作混亂。

（2）管理執行不到位。對于高校來說，制度的制定者和執行者存在一定的信息差，再加上人員流動頻繁，制度的很難落實到位。例如，資產登記、驗收、領用、報廢等環節未按照制度要求進行，導致資產管理的準確性和規范性下降。

（3）資產登記和標識不準確。一些高校可能存在資產登記和標識不準確的問題，例如資產編號、名稱、規格、數量等信息填寫錯誤或同步更新不及時，資產標識模糊、缺失等，導致資產管理的準確性和可追溯性較低。

（4）驗收和入庫程序不規范。一些高校在固定資產驗收和入庫環節存在程序不規范的問題，例如驗收流程不明確，相關單據填寫和簽字環節存在疏漏，導致無法準確記錄資產的數量和質量。

（5）資產處置和報廢程序不規范。一些高校在資產處置和報廢的程序上存在漏洞。例如，沒有明確的報廢審核流程，資產報廢登記和清理工作不及時，導致廢棄資產的管理和處理存在漏洞。

（6）資產盤點和管理不及時。對于大多數高校來說，一年盤點一次固定資產是常見情況，暑假和寒假是盤點的集中時間。由于資產盤點周期過長，導致資產臺賬與實際資產出現不一致的情況，對資產的使用情況、維護情況等管理和監督不力。

二、高校固定資產管理優化策略分析

（1）使用固定資產管理信息系統，提高管理效率。通過引入專門的固定資產管理信息系統，高校可實現資產信息的信息化管理和實時更新。通過系統化的數據記錄和查詢功能，提高工作效率、減少人員的重復勞動，方便快速地進行資產查詢、統計和分析；引入自動化技術，如自動化標識和掃碼識別技術，提高資產登記和標識的準確性、效率；同時，可以考慮采用自動化設備進行資產盤點、維修保養等工作，如紅外盤點機、RFID盤點機，減少人工操作的時間和人力成本。

（2）優化工作流程，減少人為操作。引入固定資產管理系統后，高校可優化固定資產管理的各個環節，如購置審批、驗收入庫、資產領用與歸還、報廢處理等流程。簡化操作流程，減少工作環節，優化操作步驟，提高工作效率和管理精細度。此外，高校還可借助系統的數據分析工具和方法，挖掘和分析數據，了解資產在哪里、誰在用、殘值多少、維護多少次等信息，從而為決策提供依據。結合系統提供的數據，高校可進行科學分析，從而優化資產配置、建立專門的維護計劃等，提高管理決策的準確性和有效性。

職工論壇是院內文化的體現。院內職工可隨時在企業號內參與論壇活動，在論壇上發布一些正能量、學術性等的文字、圖片、小視頻等內容，增強大家相互學習的積極性，提高醫院的創效能力；此外，院內職工還可直接通過企業號查看及收發郵件，并提供職工信箱、職工訴求等渠道。

（3）加強部門之間的協作，促進信息共享。高校應加強資產管理員的日常培訓，使其熟悉、掌握固定資產管理的相關知識和專業技能，以提高資產管理工作的效率和管理水平。同時，適當增加資產管理員專職崗位，保證人員配備的合理性和充足性。此外，還可構建資產管理績效評估機制，對固定資產管理的各項指標進行評估分析，發現問題，及時改進和調整，挖掘優化空間，并確保管理效率不斷提升。

三、高校固定資產管理信息化建設的重要意義

（1）高效性。通過引入資產管理信息系統，高校可實現資產信息的集中管理和實時更新，快速準確地查詢、統計和分析資產數據。自動化技術的應用可以簡化工作流程，減少人工操作的時間和人力成本。同時，信息化建設還可以提供便捷的數據輸入和管理方式，方便了操作人員進行資產管理工作，提高了工作效率。

（2）準確性。資產管理信息系統可以實時記錄和更新資產的基本信息、使用狀況、維護記錄等，確保資產信息的準確性。自動化技術的應用可以減少人為因素的干擾和操作失誤。同時，利用數據分析工具和方法，可以對資產數據進行分析和挖掘，了解資產的使用狀況、損耗情況、維護周期等信息，提高決策的準確性。

（3）安全性。通過資產管理信息系統，高校可對資產數據進行權限控制，對特定角色設置專屬權限，從而確保數據的安全和保密。同時，信息系統還具備數據備份功能和網絡安全措施，防止數據被篡改和丟失。

（4）數據分析和決策支持。高校可以通過信息系統的數據分析對固定資產的使用情況、維護需求、更新計劃等關鍵指標進行深入分析和預測。這樣的數據驅動決策可以幫助高校更準確地制定采購、維護和更新固定資產的策略，并優化資產的配置和使用方式。

（6）智能化和自動化管理。針對資產自動識別、自動定位、運行監測等需求，高校也可借助物聯網技術，引入智能設備和傳感器進行監控和預警，從而實現固定資產管理的智能化和自動化。

（7）基礎設施維護和效能提升。借助物聯網技術和資產管理系統，高校可通過遠程監控和自動維修保養計劃，實時掌握資產的工作狀態、維護需求和運行效果，并及時進行維修和保養，減少停工損失和提高設備的使用壽命。

四、高校固定資產管理信息化建設的具體實踐

（1）系統的選型與設計。在系統的選擇方面，高校可根據自身的需求和特點，選擇自主研發或采購成熟的商業軟件。在選型的過程中，需要綜合考量系統的功能、使用難度、安全程度、集成拓展性等。除此之外，系統設計也是重要的參考因素。由于高校資產分布廣，各部門自主管理名下資產，因此系統的設計需要依據高校的實際情況，如不同角色分配不同權限，確保權限的設置能滿足各級管理者和操作人員的需求。

（2）資產數據的錄入與更新。系統搭建完成后，需要錄入固定資產的基本信息，包括資產的名稱、編號、規格、照片、使用部門、采購日期、數量、采購單價等。數據要保證準確和完整，避免錯誤和遺漏。同時，還需支持批量導入資產信息，減少人工操作。此外，針對新增資產的購置和原有資產的變動，系統還應及時變更資產信息，確保系統內信息與資產實物狀態一致。

（3）數據的查詢與分析。通過信息化系統，高校可以方便地查詢和分析資產數據。管理員和操作人員可以通過系統的查詢功能，快速定位和查詢特定的資產信息。同時，數據分析工具的應用可以對資產數據進行挖掘和分析，了解資產的使用情況、維護需求、損耗情況等，為管理決策提供數據支持。

（4）績效考核與優化。通過對系統資產數據的分析和指標監控，可以評估資產管理的效果。定期的數據報告和管理審計可以幫助高校改進管理決策，提高固定資產的管理效率和效能。

（5）系統維護與升級。針對自研的資產管理系統，高校還需組建專業的系統管理團隊，負責系統的日常運維、備份和安全管理等工作，保障系統的穩定性和安全性。如果高校采購的是成熟的商業軟件，則需考量對方的運維技術和服務團隊，確保使用順暢。

綜上所述，信息化建設對高校固定資產管理至關重要，不僅能提高管理的準確性和安全性，還能減少資源的浪費和損失，助高校摸透“家底”。但信息化建設是一項長期而持續的工作，高校在引入信息化系統的同時，還需不斷完善制度、加強培訓與宣傳，以推動固定資產管理工作的不斷改進與創新，實現固定資產的高效利用，為教育事業的發展提供更多的支撐和保障。