基于前后端分離架構的某企業檔案管理系統設計與實現

王偉 丁佳浩 葉紅陽 朱博文 史文陽

收稿日期：2023-08-28

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.06.003

摘? 要：企業檔案是企業生產、經營、管理活動中產生的真實記錄，是企業運營管理中重要的知識資源。文章在梳理企業檔案管理需求的基礎上，設計開發一套具有統一性、綜合性、開放性和安全性的電子檔案管理系統。該系統采用前后端分離的MVVM軟件架構，前端使用Vue漸進式框架，后端使用SpringBoot微服務架構，全文檢索采用Lucene檢索引擎，建立一個以檔案全生命周期管理為核心，用以實現互聯互通的統一檔案資源管理平臺，該平臺可提供檔案收集、審核、整理、檢索和應用等功能。

關鍵詞：企業檔案；前后端分離架構；SpringBoot；Vue

中圖分類號：TP311.5? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：2096-4706（2024）06-0011-04

Design and Implementation of an Enterprise Archive Management System Based on Front and Rear End Separated Architecture

WANG Wei， DING Jiahao， YE Hongyang， ZHU Bowen， SHI Wenyang

（Luoyang Bearing Research Institute Co.， Ltd.， Luoyang? 471039， China）

Abstract： Enterprise archives are authentic records generated in the production， operation， and management activities of enterprises， and are important knowledge resources in enterprise operation and management. On the basis of sorting out the requirements of enterprise archive management， this paper designs and develops a unified， comprehensive， open， and secure electronic archive management system. The system adopts a front and rear end separated MVVM software architecture. The front end uses the Vue progressive framework， the rear end uses the SpringBoot microservice architecture， and the full-text search uses the Lucene search engine. It has established a unified archive resource management platform that takes the full life cycle management of archives as the core， to achieve interconnectivity. The platform can provide functions such as archive collection， review， organization， retrieval， and application.

Keywords： enterprise archive; front and rear end separated architecture; SpringBoot; Vue

0? 引? 言

在信息化時代背景下，互聯網+與大數據技術的迅猛發展給企業檔案管理工作提出了更高的要求。為了更好地滿足新時代信息化建設的需求，量身打造功能齊備、信息交互的檔案管理系統已成為企業檔案管理工作的迫切之需。已有很多企業通過搭建統一的檔案資源管理平臺實現了檔案資源數字化、檔案服務知識化、檔案管理規范化的現代檔案管理模式，充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能，提高了企業的核心競爭力[1]。

1? 檔案管理現狀

1.1? 檔案管理缺乏統一的信息化平臺

雖然電子檔案已經在OA、ERP等業務系統中得以管理，但由于檔案保存比較分散，系統建設標準也不統一，且得不到科學的組織和分類，自然就會形成各種業務之間的信息孤島[2]。業務人員檢索檔案需花費大量時間甚至到最后根本查詢不到，嚴重影響企業內部的辦公效率。

1.2? 企業內部檔案管理工作不夠規范

由于企業各部門對檔案管理工作的重視程度不夠，移交給檔案管理部門的檔案資料經常會出現滯后或不完整的現象，導致檔案無法及時歸檔，嚴重影響后續工作的開展。另外，檔案資料的文件形式也不統一，有些部門移交的是電子文件，有些部門移交的是紙質文件，這樣不僅增加了檔案資料的管理難度，還不利于檔案資料的長期保存。

1.3? 檔案管理模式落后

企業的檔案管理工作仍采用傳統的手工管理模式，在檔案的管理、利用等方面都存在著嚴重的問題。比如，隨著檔案管理人員的變動，經常出現檔案資料遺漏、丟失等現象；企業館藏的歷史檔案大部分為傳統載體（紙質、實物等），時間久遠的檔案難免會出現老化、破損，嚴重影響檔案的保存和使用；業務人員借閱檔案存在逾期未歸還、遺失等情況，只有在事后檔案盤點的時候才能被發現。

2? 系統建設目標

2.1? 建立面向公司范圍的統一平臺

建立業務明確、界面清晰、高效快捷的統一檔案管理平臺，實現企業內檔案資源的互聯互通和充分共享。具體來說，就是將檔案管理系統與OA、ERP等業務系統無縫集成，通過數據接口實現檔案數據采集的自動化。在檔案管理系統中對所有類型的檔案資料實行統一管理，使用戶能夠方便快捷地找到所需檔案。

2.2? 全面規范企業檔案管理工作

遵照國家、行業以及企業內部標準及相關規定，建立標準化的檔案資源管理平臺，切實規避檔案管理過程中潛在的問題，提高檔案管理水平。規范企業檔案管理工作內容包括：建立多級審核機制，控制檔案來源，嚴把檔案質量關，杜絕不合格檔案進入系統；根據企業內部管理要求對檔案進行科學分類，降低檔案管理成本，提升檔案使用效率；統一檔案管理標準，規范檔案文件的格式、存儲方式等，全面提高檔案質量，為檔案的長期保存和有效使用奠定良好的基礎[3]。

2.3? 打造智能化和人性化的檔案管理系統

檔案管理系統是用以提升企業檔案管理水平的信息化手段，我們絕不能簡單地把傳統管理模式從線下挪到線上（這樣既不能減輕檔案管理工作的負擔，也無法改變企業檔案管理現狀），而是將智能化、人性化融入系統，這樣才能充分體現系統的固有價值[4]。在檔案收集階段，使用帶OCR識別功能的掃描設備并將其與系統集成，減少業務人員的重復勞動；在檔案審核階段，根據預先設置的系統規則對檔案信息進行規范性檢查，降低人工出錯概率；在檔案檢索階段，采用Lucene檢索引擎實現對檔案內容的全文檢索，提升檔案檢索效率。

3? 系統整體設計

系統設計原則如下：

1）先進性。要想獲得出色的系統業務功能，技術平臺應采用世界上較為先進和成熟的技術，使新建系統能夠最大限度地適應技術發展趨勢和業務發展需要。

2）開放性。系統應具有良好的開放性，支持開放的標準接口，支持采用數據接口技術跨平臺集成，保證各系統穩定運行。

3）安全性。系統制定嚴格的權限安全體系，確保數據不被非法竊取。同時，還要充分考慮網絡方面的安全性要求，防止來自外部的網絡攻擊。

4）可擴展性。系統設計上采用組件化的思想，減少系統耦合性，提高系統復用性，以便在日后新增或更改系統功能時無須大量修改代碼即可實現。

3.1? 系統關鍵技術

本系統采用前后端分離的開發模式，前端使用Vue漸進式框架，后端使用SpringBoot微服務架構，全文檢索使用Lucene檢索引擎。

系統關鍵技術如下：

1）Vue漸進式框架。Vue漸進式框架是一個基于MVVM模式的輕量型前端框架，它著重于數據渲染和視圖響應，可以實時監聽數據變化并自動更新視圖，免去了開發者手動操作DOM的環節，提高了系統的開發效率[5]。

2）SpringBoot微服務架構。SpringBoot微服務架構實現了系統對多種編程語言的兼容和系統功能服務添加的易操作性，保證系統各服務的彼此獨立，即一個服務的終止不會影響其他服務的運行，實現系統的高可用性[6]。

3）Lucene檢索引擎。全文檢索使用Lucene檢索引擎，它可以對檔案內容進行分詞并建立索引，進而實現龐大數據量情況下檔案檢索服務的高效運轉[7]。

3.2? 系統架構設計

為了使系統具有良好的可擴展性和可維護性，滿足業務擴展和業務量增長的需求，按照MVC的軟件架構將系統分為5層[8]，分別為用戶展示層、系統控制層、業務邏輯層、數據持久層以及基本數據層。系統架構如圖1所示。

圖1? 系統架構圖

1）用戶展示層。主要負責界面的交互以及組件間的數據通信，采用Vue構建前端項目，運用Vue-Router進行路由管理，使用Axios向后端發送get、post等請求來獲取后端數據，渲染后展示給用戶。

2）系統控制層。系統控制層定義了與后臺交互的數據傳輸接口，用以獲取用戶的請求訪問、接收前端傳來的數據，以及調用業務邏輯層。

3）業務邏輯層。業務邏輯層封裝實現了系統中各模塊功能的業務邏輯，采用接口和實現類的開發模式有效降低了程序的耦合度，提高了代碼復用性。

4）數據持久層。數據持久層主要負責后臺對數據庫的操作，通過MyBatis與數據庫建立連接，封裝了對數據庫的CURD操作。

5）基本數據層。主要包括MySQL數據庫和Lucene檢索引擎，分別負責系統中結構化數據和非結構化數據的存儲。

4? 系統功能設計

4.1? 功能模塊設計

根據需求文檔和系統建設目標，系統總體分為七大模塊，分別為檔案收集、檔案審核、檔案整理、檔案檢索、檔案利用和報表統計等功能模塊[9]。系統功能模塊圖如圖2所示。

圖2? 系統功能模塊圖

4.2? 業務流程設計

系統功能涵蓋了檔案管理生命周期的各個階段，從檔案收集到檔案整理，再到檔案歸檔和利用，系統打通了每一個業務環節[10]。系統業務流程圖如圖3所示。

5? 系統功能實現

5.1? 檔案收集

系統采用手工錄入、批量導入、接口傳入三種方式進行檔案收集。手工錄入方式中，由檔案錄入人員將檔案信息錄入系統，并掃描上傳電子文件，如圖4所示；批量導入方式中，檔案錄入人員根據導入模板將檔案信息整理成Excel文件，然后通過導入功能將檔案信息批量導入系統，最后再根據檔案條目明細分別掃描上傳電子文件；接口傳入方式中，根據定義的規則分別在檔案管理系統和其他業務系統中開發檔案傳入、傳出接口，每隔一段時間由業務系統將檔案數據傳入檔案管理系統。檔案數據進入系統后統一保存在收集庫中，錄入人員啟動審核流程，等待檔案管理員的審核。

5.2? 檔案審核

檔案管理員對收集庫中的檔案進行審核，主要是對檔案數據的完整性、標準性和規范性進行檢查，其中包括檔案類別是否正確、電子文件格式是否符合要求、檔案信息是否與電子文件一致等。如果審核通過檔案則進入整理庫，等待分類整理；如果審核未通過檔案則退回至錄入人員，需要進行相應修改。

5.3? 檔案整理

檔案管理員對整理庫中的檔案進行分類整理和四性檢測。分類整理包括裝盒、分卷、排序等操作；四性檢測則是對檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行分項檢測。如果檢測到問題，檔案管理員需要再次核對檔案并重新上傳；如果沒有檢測到問題，檔案管理員即可對檔案進行歸檔操作，這時系統會按照設置規則對檔案內容建立索引，之后檔案進入歸檔庫。檔案管理員定期發布歸檔檔案，業務部門可在檔案網站上對檔案進行檢索使用。

5.4? 檔案檢索

主要實現檔案的全文檢索和條件檢索。全文檢索就是在檔案歸檔的過程中，系統后臺按照預先定義的關鍵字對檔案內容建立索引，通過這些索引可以快速查找檔案內容。這樣，用戶僅憑關鍵字就可以對檔案進行檢索，快速定位自己所需的檔案。另外，對檔案系統比較熟悉的用戶也可以通過檔號、文號、題名等條件對檔案進行條件檢索。

5.5? 檔案利用

主要實現檔案的借閱管理和編研管理。檔案借閱管理中，用戶在系統中提交借閱申請流程，經上級領導審批通過后，系統會根據申請內容（如借閱天數、使用權限等）自動開放檔案的瀏覽、下載權限；檔案編研管理中，用戶在系統中提交編研申請流程，經上級領導審批通過后，檔案管理員根據用戶的需求創建專題，選取相關的檔案并上傳編研材料，給用戶開通使用權限。

5.6? 報表統計

主要包括檔案統計和借閱統計。檔案統計是指對系統內項目、案卷、文件、電子文件數量等進行統計，如圖5所示。借閱統計是指對檔案借閱情況的匯總統計，支持按借閱的檔案條目、借閱人、借閱類型、借閱目的等口徑進行匯總統計。

6? 結? 論

本文系統采用前后端分離的MVVM軟件架構，建立一個以檔案全生命周期管理為核心，以簡單易用、高效便捷為要旨，企業內可籍此實現互聯互通的統一檔案資源管理平臺。在系統的設計方面，完全從用戶角度出發，比如在檔案收集功能上強調簡便，在檔案整理功能上強調易用，在檔案檢索功能上強調快捷，這樣的系統規劃更加貼合檔案使用者的實際需求，滿足大多數用戶的個性化需求，實現了系統功能和用戶需求的完美結合。

參考文獻：

[1] 鄺詠梅.企業數字化檔案管理系統建設——從設計到實施 [J].機電兵船檔案，2023（2）：100-102.

[2] 韓云麗.企業數字化檔案管理工作的實踐與探討 [J].辦公室業務，2018（18）：190.

[3] 王淼.規范化管理在企業檔案工作中的應用 [J].城建檔案，2020（5）：77-78.

[4] 馬鶴嘉.數字化轉型背景下的電子檔案管理方式探析 [J].蘭臺內外，2023（15）：41-43.

[5] 楊輝，黃家昌.基于Vue的頁面設計器實現與應用 [J].現代信息科技，2023，7（10）：99-101+105.

[6] 王宇.基于MVVM前后端分離的物聯網維管系統的研究與實現 [D].北京：北京工業大學，2020.

[7] 夏敏捷，李娟.基于Lucene的電子文件全文檢索系統研究 [J].蘭臺世界，2015（8）：25-26.

[8] 唐滿華，柳毅，段立軍，等.基于MVC模式的科技管理信息系統設計與實現 [J].計算機技術與發展，2020，30（9）：165-170.

[9] 覃遠鑫，蔣翠文，蔣金宏.基于MVC框架下的高校學生電子檔案管理系統設計與實現 [J].輕工科技，2023，39（2）：62-64+107.

[10] 梁靜，任?.基于Web技術的電子檔案管理系統開發與設計 [J].電子設計工程，2017，25（24）：38-41.

作者簡介：王偉（1982—），男，漢族，河南洛陽人，軟件開發工程師，本科，研究方向：軟件開發。