高校實驗材料成本管控對策探究

董云芝， 孫愛東， 高錦飚

（1.鹽城工學院a.財務處；b.實驗室建設與設備管理處，江蘇 鹽城 224053；2.南京中醫藥大學教務處，南京 210024）

0 引 言

在經濟增長放緩、財政收入緊張的大環境下，高校要落實過緊日子的要求，積極開展降本增效工作，對高耗費資源要有針對性地采取成本管控措施，提高資金使用效益。前些年，隨著“科教興國”戰略持續推進和深入實施，國家對高等教育、科學研究的投入力度不斷加大，高校教學、科研經費規模持續增長，實驗材料的采購和支出也不斷攀升。但由于高校對實驗材料成本管理的認識不足、重視程度不夠，存在制度建設不健全、管理流程不規范、內部控制體系不完善等問題，造成實驗材料虛列虛支、資產流失、資源浪費的現象比較嚴重。如何規范實驗材料管理，有效控制實驗材料成本，充分發揮財政資金使用效益，在當前顯得尤為重要和迫切。

1 高校實驗材料成本管控存在的問題

1.1 成本管控意識不強

高校是非盈利性事業單位，經費來源主要是財政撥款和學費收入。在實施政府會計制度之前，高校會計核算長期采用單一的收付實現制，形成了“經費有多少花多少”的慣性思維，缺乏成本管控意識。高質量考核等外部考評更重視高校的社會效益，對高校的經濟效益關注相對較少，沒有對高校的效益和成本之間進行比較評價，導致高校缺乏開展成本管控的外部壓力和內驅動力［1］。根據調研，我國政府隸屬科研機構、高等院校以及其他相關事業單位的科研試劑材料支出約占研發經費的20% ～25%［2］。《2021 年全國科技經費投入統計公報》顯示，2021 年高等學校研究經費2 180.5 億元，據此推算，我國高校科研實驗材料支出規模達436 ～545 億元。如此龐大的實驗材料支出規模，如果還不改變管理理念、采取有效的控制措施［3］，那么挪用材料、套取資金以及廉政風險等必然會進一步加劇資源浪費，造成高校在實驗材料經費支出上管理失控［4］，無法真實、準確地反映高校教育、科研成本耗費情況。

1.2 管理制度不健全

實驗材料作為實物資產是高校國有資產的重要組成部分，但是高校對國有資產的管理，普遍存在“重固定資產、輕低值易耗”的現象［5］。對固定資產的管理，高校都建立了相對完善的管理體系，設立了專門的歸口管理部門、制定了詳細的固定資產管理辦法和規范的管理流程，而對辦公用品、實驗材料等低值易耗品管理，大多數高校沒有設立專門的管理部門，沒有制定具有指導性和操作性的管理制度，從預算編制、采購、入庫、出庫、使用到處置等環節缺乏規范的流程管理［6］，導致高校實驗材料管理粗放、經費支出無節制。

1.3 管理流程不規范

實驗材料具有種類多、數量大、消耗快、單次采購量小、采購頻率高等特點，很多高校對實驗材料沒有進行集中管理，而是采用分散采購、自主管理的模式［7］。分散采購雖然比較靈活，能滿足科研人員對實驗材料專業化的需求，但是弊端也尤為明顯：不能發揮規模效應，采購價格偏高，采購成本增加，材料質量得不到保證，出現問題不容易追溯等。

自主管理存在的問題主要有：重復采購，共享使用率低，驗收入庫形同虛設，出入庫登記不全，對剩余庫存材料沒有定期盤點，報廢處置隨意性大等［8］。一些高校由于人員限制，對實驗材料的管理沒有按照“不相容崗位相分離”的要求設置崗位，從申請、采購、簽訂合同、驗收入庫、出庫、使用到處置等整個流程是一個人完成，缺乏制衡和監督機制，給經辦人徇私舞弊留下了操作空間，存在較大的廉政風險。

1.4 會計核算不規范

根據《政府會計制度》，高校應將實驗材料作為存貨核算。財務會計執行權責發生制，購入材料時確認存貨，實際領用材料時計入當期費用；預算會計執行收付實現制，購入材料時直接做支出，實際領用材料時不做確認。實際業務中，很多高校對實驗材料會計核算時仍采用零庫存、以支代耗的方式，支出時按發票金額將購買的實驗材料一次性全部計入費用。這與實驗材料使用的實際不符，實驗使用的材料數量、金額并不完全等于購買的數量、金額，往往是小于購買的數量和金額，這就造成了實驗材料費用虛高，不能準確反映高校教育、科研成本中實驗材料的實際耗費情況。這種核算方法下，賬面上實驗材料庫存為零，沒有如實反映高校的資產狀況，對實驗材料庫存管理缺乏牽制作用［9］。

2 高校實驗材料成本管控分析

基于全生命周期成本管控的視角，高校實驗材料成本管控可劃分為預算編制、采購、庫存和處置4 個階段，深入分析預算編制、采購、驗收、入庫、領用、處置等各個環節的成本控制點。

2.1 預算階段

預算是高校各項經濟業務的龍頭，實驗材料成本管控也應以預算為抓手，合理控制全校范圍的實驗材料預算規模，防止無預算采購、超預算采購、未經批準調整預算等，造成實驗材料成本管理失控。實驗材料預算編制應實行“二上二下”的程序，各教學院部、實驗室在預算編制開始后，對下一年度實驗材料支出進行測算上報（“一上”）。學校預算編制部門根據往年預算執行情況、下一年度預算收入情況和事業發展需要等各方面因素，合理確定實驗材料采購預算的控制數，反饋給各教學院部、實驗室（“一下”）。各教學院部、實驗室根據預算控制數重新編制上報實驗材料的采購預算以及采購計劃（“二上”）。學校預算按程序審批通過后，下達實驗材料預算經費，按采購計劃組織實施（“二下”）。

為了確保預算編制的真實性、必要性、合理性和可行性，需明確相關人員預算編制的責任。任課教師、科研人員應根據實驗教學安排和科研工作實際需求，如實上報實驗材料采購計劃；教學院部、實驗室應對實驗材料采購的必要性、合理性進行把控；歸口管理部門應承擔監督職責，審核上報的實驗材料采購預算和計劃的可行性，必要時應組織專家論證。

預算下達后，嚴格執行預算剛性約束要求，嚴禁無預算或超預算采購。在實際采購過程中應按預算采購，如因教學、科研實際業務需要，確需調整實驗材料采購預算的，嚴格執行預算調整審批程序，小金額的由部門負責人審批，可在本部門采購預算中進行內部調節，超過一定金額的應由部門負責人、歸口管理部門審批，財務、審計進行審核。

2.2 采購階段

高校采購業務應堅持公平公正原則，對照政府采購目錄和分散采購目錄，根據《政府采購法》等有關文件規定實施采購。實驗材料一般都在政府采購目錄之外，并且采購預算金額比較小，低于政府分散采購限額標準，由高校自行組織采購。因實驗材料種類多、型號復雜、專業性強等特點，對自行采購的監管力度薄弱，容易出現重復采購、采購價格虛高、采購材料質量差不能滿足實驗要求等問題［10］。

高校可對實驗材料進行分類采購，根據年初采購計劃，對實驗材料進行篩選分類。第一類通用性強、需求量大的實驗材料，實行集中統一采購，通過公開招標的方式確定多家供應商，教師可根據實驗需要在中標的供應商中選擇商家適時供貨。這樣將競爭機制引入了實驗材料采購，既能保證材料的價格和質量，也能滿足教師對采購靈活性的需求。更重要的是實現了通用實驗材料零庫存管理，減少了因庫存管理發生的材料損失和浪費，減低了成本。第二類專業性強、采購金額大的實驗材料，根據采購的實驗材料具體情況合理選擇招標方式，按規定程序組織招標，評審專家從學校招標專家庫中選擇。為確保招標活動規范，防止廉政風險，應有監察、審計等部門人員參加，對招標活動進行全程監督。第三類金額小的零星材料，可由各教學院部、實驗室自行采購。

2.3 庫存階段

實驗材料庫存管理的關鍵是防止驗收不規范造成賬實不符、保管方法不當造成非正常損失等問題發生。①對庫存管理人員崗位設置應實行“不相容崗位相分離”，可在院系層面設置專人負責實驗材料出入庫工作。②加強實驗材料驗收入庫管理，驗收入庫是防止虛構經濟業務套取經費、確保采購材料符合合同規定的關鍵環節。驗收人員應根據采購計劃、采購合同、發票等資料，對購入材料的型號規格、數量、質量等進行核對，專業性強的實驗材料還需組織專業人員驗收，確保所購材料符合采購要求。驗收過程中發現超預算采購、購入材料與合同不符、質量不合格等異常情況，驗收人員應及時向歸口管理部門反饋。③要完善實驗材料領用審批程序，落實實驗室、課題負責人的主體責任，防止實驗材料被挪作非教學、科研實驗使用，造成經濟損失。④建立實驗材料出入庫臺賬，對實驗材料驗收入庫和領用進行記錄和控制。驗收合格應出具驗收入庫單，對入庫的實驗材料進行歸類、編號，登記種類、型號、數量、存放地點、申購部門人員等信息。領用材料應出具領用單，財務報銷應將出入庫單作為重要附件材料，確保領用的材料能被準確追溯。

此外，為加強實驗材料庫存管理，落實有關部門和相關人員實驗材料庫存管理的責任，建立庫存盤點抽查制度。定期或不定期組織歸口管理部門、財務、審計等對實驗材料庫存進行抽查盤點，確保賬實相符，防止資產流失。盤點發現盤盈、盤虧時，應及時查明原因，提交歸口管理部門，并報財務部門進行賬務處理。

2.4 處置階段

高校對實驗材料管理關注的重點是采購、庫存控制，往往忽視了處置環節，存在擅自處理、隨意報廢、處置收入流失等問題［11］。實驗材料是高校的資產，應按有關制度進行處置，任何個人不得自行隨意處置。按照“不相容崗位相分離”的原則，實驗材料處置與審批權應分開，不能由同一個部門或個人辦理處置全過程。高校應該參照國有資產處置來明確實驗材料處置程序、審批權限。處置實驗材料時，經辦人提出處置申請，歸口管理部門按規定報送審批，經辦人不得處置未經審批的實驗材料，審批人不得越權審批，要在職責范圍內進行審批。處置取得的收入應及時入賬，并按規定上繳。

3 實驗材料成本管控對策

內部控制是高校提高內部管理水平、加強防范和管控經濟活動風險的重要手段［12］。將內部控制嵌入實驗材料成本管控，通過優化整合內部控制、實物、資金和信息流來實現內部流程之間相互制衡，防范廉政風險，減少無效浪費，降低實驗材料全生命周期成本。

3.1 健全實驗材料管理制度和組織體系

在經濟增長放緩、財政收入承壓的大環境下，高校應樹牢過緊日子的思想，增強成本控制意識，把成本管控融入各項經濟業務管理中，通過廣泛宣傳自上而下全員參與成本管控。高校應根據有關政策文件，結合自身實際，建立層次分明、涵蓋全面、操作性強的實驗材料管理制度，對實驗材料管理的崗位設置、審批權限、預算編制、采購、驗收、領用、處置、盤點等作出明確的規定，夯實實驗材料管理基礎。高校應設立或指定實驗材料歸口管理部門，按照“不相容崗位相分離”的原則設置崗位，實驗材料的預算編制與審批、申購與審批、采購與驗收、處置與審批等不能由一人經辦。

3.2 完善實驗材料實物流轉過程中的控制機制

實驗材料在高校內部流轉可簡化為四大環節：采購、驗收入庫、領用出庫、報廢處置。將內部控制嵌入到各個流轉環節，可以實現對實驗材料整個流轉過程的管理和控制，提高實驗材料流轉效率，降低實驗材料損耗和浪費。①建立采購計劃控制機制：教學院部、實驗室要根據教學、科研準確測算實驗材料需求的型號、數量，合理編制年度采購計劃。實驗材料歸口管理部門要全面分析、合理控制全校實驗材料庫存數量和結構，堅持“按需采購、避免積壓”的原則，對教學院部、實驗室提交的采購計劃進行審批。②建立采購控制機制：根據實驗材料分類，采用集中采購與自行采購相結合的方式。歸口管理部門對實驗材料采購統一管理，監察、財務、審計等部門對實驗材料采購要履行監督職責，對采購方式的確定、采購過程進行監督，杜絕暗箱操作，降低采購成本。③建立驗收入庫控制機制：驗收與采購不能由一人兼任，對照采購計劃、合同、發票等資料驗收實驗材料，對不符合要求的材料拒絕入庫，可以有效防止虛假采購套取經費和無效采購浪費資金等問題。④建立領用出庫控制機制：實驗材料領用出庫必須經過審批，結合教學、科研實際審核領用的必要性和合理性，發現領用異常應及時反映。⑤建立報廢處置控制機制：包括對實驗材料報廢處置審批控制、轉讓出售控制、價格評估和殘值收回控制，防止資產流失。

3.3 優化實驗材料資金流控制機制

高校實驗材料資金流控制包括預算控制和會計控制。預算是高校對經濟活動實施成本管控的基礎。根據年度采購計劃，合理編制實驗材料預算，有效防止無預算采購、超預算采購，從源頭上對成本支出進行控制。會計控制就是在全面真實地記錄和反映實驗材料資金流動過程的基礎上，對實驗材料資金流動進行控制，其中最關鍵的就是付款控制。采購實驗材料本質上是錢物交換，只有確保資產安全才能付款。由于采購與付款業務涉及不同部門、程序又多，容易產生付款漏洞。完善付款流程，明確付款審批、稽核責任，嚴格審核采購預算、合同、發票、招標資料、驗收入庫單等內容的真實性、合理性、合規性，發現異常就拒絕付款，避免損失。其次，根據政府會計制度，按照權責發生制準確核算實驗材料出入庫賬務處理。購入實驗材料驗收入庫后就確認存貨資產，實際領用時按實計入成本或費用，賬面上應準確反映實驗材料購入、領用、庫存結余等信息，確保賬實相符。加強成本核算，確保實驗材料價值耗費能被合理分配和歸集到成本對象上［13］。

3.4 加強實驗材料信息平臺建設

高校實驗材料流轉環節多，涉及部門和人員多，流轉過程中產生大量的信息。為了加強信息管理，應建立實驗材料綜合管理信息平臺，實現全過程信息化管理［14］，提高部門間信息傳遞效率，實現全流程動態監管，增強部門間協作和監督。信息平臺應包括采購預算編制、采購管理、庫存管理、處置管理等模塊，實現從采購計劃編制、采購申請與審批、采購與入庫、領用與出庫、報廢與處置等全流程信息化管理。為了打破實驗材料管理與教學、科研、財務、招投標、合同等管理之間的壁壘，信息平臺要與這些信息系統之間實現互聯互通，提高管理效率［15］。通過信息平臺，實現全校范圍內實驗材料共享共用，大大減少實驗材料浪費，降低實驗材料成本耗費。

4 結 語

實驗材料是高校開展實驗教學和科研實驗的重要基礎，其經費支出規模隨著高校教學、科研投入的增長而不斷擴大。高校長期以來一直執行預算會計制度，缺乏成本控制意識，對實驗材料的管理也相對簡單、粗放，浪費現象比較嚴重。為了進一步規范實驗材料管理，有效控制實驗材料成本，高校應該對實驗材料建立全生命周期成本管控機制，從預算編制、采購、驗收、入庫、領用、處置等各個環節開展成本控制，通過引入內部控制來優化實驗材料流轉過程中產生的實物流、資金流和信息流，建立制衡與約束機制。高校不僅要加強實驗材料在采購、驗收入庫、領用出庫、報廢處置流轉環節的實物控制，而且要加強實驗材料資金預算控制和支付核算控制，通過搭建信息平臺來實現實驗材料管理信息化，減少浪費，防止資產流失，降低成本，推動高校的教育科研事業高質量發展。