高校儀器設備驗收管理的探索與實踐

牛書花， 李韋華， 陳 玲

（南通大學a.國有資產管理處；b.工程訓練中心，江蘇 南通 226019）

0 引 言

高校儀器設備驗收是指高校對中標供應商履行采購合同情況及結果進行檢驗、核實和評估，以確認其提供的儀器設備是否符合采購合同約定標準和要求的過程［1］。“雙一流”建設背景下，高校加大了對實驗室建設力度，每年投入大量財政資金用于購置儀器設備［2］。而儀器設備的驗收工作是采購業務全流程管理過程中的一個重要組成和關鍵環節，是供應商拿到設備款的最后一個關口，也是銜接固定資產建賬入庫、保障設備正常使用運轉的關鍵環節［2］。但是，在實際工作中，有些高校對儀器設備驗收工作并沒有引起足夠重視，一直存在“重采購、輕驗收的”現象［3-5］，且部分高校存在管理機構不健全，驗收制度不完善，內部監管不到位，驗收流程不規范等問題，給高校的驗收管理和廉政風險防控帶來了新的挑戰和考驗。因此，加強儀器設備驗收管理，梳理驗收工作中存在的問題，探索驗收管理方法，防范采購管理風險，提高設備管理水平，對學校教學科研發展至關重要［6-7］。

1 儀器設備驗收的重要性

儀器設備是高校教學科研實驗正常進行的重要物質基礎，為提升高校教學質量和科研水平注入了新的活力，在學校正常運行中發揮著舉足輕重的作用。儀器設備采購業務全流程管理主要包括采購計劃、采購預算、采購需求、采購實施、合同審簽、履約驗收、績效評價等管理，其中履約驗收是檢驗采購結果的關鍵環節［8-9］。儀器設備驗收是采購實施過程之后，向供應商付款之前進行的規定程序，主要是核查合同中規定的設備的國別、產地、規格型號、配置清單、數量、技術參數指標、供貨周期、質保期限等條款是否和招標的采購需求一致［1］。儀器設備驗收工作是否到位，直接關系到采購的質量和后期設備使用的效率和效益。但是，在實際工作中，普遍存在驗收流于形式的現象。比如：一臺貝克曼超高速離心機驗收項目，合同簽訂時，除了隨著設備配備的一個轉子，另外需再提供一個轉子，最后驗收時，只有隨機配備的一個轉子，驗收時只關心設備是否正常運行，沒有詳細查看配置清單；有的中標供應商和用戶老師事先串通，不按照投標文件要求簽訂合同，使未達到驗收標準的設備通過驗收，無法保證采購質量，同時給學校資產造成損失，也帶來很大的廉政風險隱患。尤其是對于高壓滅菌鍋等具有危險性的特種設備，如果不能保證設備的質量，會對師生的生命安全造成威脅。因此，加強儀器設備驗收管理，嚴把儀器設備質量關，提高財政資金使用效益，切身維護學校利益，是擺在設備管理人員面前的重要課題［10］。

2 高校儀器設備驗收存在的主要問題

2.1 機構設置不合理，崗位設置不明確

目前《政府采購法》及《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》《財政部關于進一步加強政府采購需求和履約驗收管理的指導意見》《教育部政府采購管理暫行辦法》明確規定經辦采購的人員與負責采購合同審核、驗收人員的職責并應相互分離，但有些高校尚未認識到儀器驗收工作的重要性，驗收主體責任不明確，隨意組成驗收小組，機構設置不合理。李瑩等［2］對38 所部屬高校驗收管理機構調研統計，大部分學校儀器設備的驗收工作歸口單位是國資處或設備處，其中40%以上的高校采購工作和驗收工作由同一科室負責，更有甚者某些學校實行項目包干的管理模式，招標文件編制、合同審批、設備驗收、付款等流程由同一人負責，采購與驗收環節崗位職責不明確，上述情況不符合高校的內控制度要求，沒有把采購實施與履約驗收有效分離，沒有形成相互監督和制約體系，存在廉政風險［1］。

2.2 驗收制度不完善，缺乏明確規范流程

高校往往對采購立項論證和采購實施階段比較重視，對后期驗收管理工作卻不夠重視，缺乏驗收管理相關制度及規范化驗收流程。只有26%的高校有儀器設備驗收管理制度［2］，大部分合并在儀器設備管理辦法或實施細則中一筆帶過，只有簡單驗收條款描述，對通用設備、進口設備、大型儀器設備、家具未進行分類分級管理，對驗收內容、驗收異常等問題缺乏有效的驗收管理制度和標準程序指導，規范化程度不高，導致驗收工作存在管理漏洞及廉政風險。

2.3 合同簽訂不嚴謹，供貨與招標有差異

（1）供貨設備與招標設備參數存在差異。近年來隨著政府采購相關法律法規的出臺，高校高度重視采購制度及流程建設，開評標過程有明確的規范性指導，嚴格按規定程序進行，但是，在評審結果公布之后，對合同的審核簽訂及履約驗收不夠嚴謹，中標供應商不按照招標文件簽訂技術協議合同，擅自更改設備的規格型號，減少設備配置或者質保期等關鍵因素，導致招標供貨設備與中標結果存在差距。例如學校在采購一臺多功能酶標儀時，投標文件提交的是廠家MD 生產的Spectramax-M2e，但最后交貨的型號為Spectramax-M2，雖然型號只有一個字母的差異，但是性能及靈敏度準確度相差甚遠；還有質保期問題，簽訂合同時，未按照投標時承諾質保期簽訂合同，由于一般儀器設備每年的質保費為合同金額的5% ～10%，尤其大額設備的質保費是一筆不小的數目，給學校造成經濟損失［10］。

（2）合同中未約定履約驗收方案。有的履約驗收方案流于形式，未按照《政府采購需求管理辦法》（財庫〔2021〕22 號）第二十四條的要求明確履約驗收的主體、時間、方式、程序、內容和驗收標準等事項；履約驗收內容簡單不全面，驗收標準僅僅包括客觀、量化指標，主觀判斷的指標未通過開展調研、問卷等方式進行量化，這些都給后期履約驗收埋下隱患。

（3）中標供應商虛假應標。部分供應商投機取巧，在做投標文件時，對招標設備的技術參數全部復制，完全響應設備技術參數或正偏離技術參數。中標后，投標型號和供貨型號不一致，提供的設備并不能達到投標文件中承諾的技術指標，如果不是專業的技術人員對該設備相當熟悉，在設備運行時間較短情況下驗收未必能發現差異，以次充好，草率驗收，導致設備在質保期維修不斷，影響教學科研工作的正常運轉。

2.4 需求調研不充分，安裝調試時間過長

用戶老師在購買設備經驗不足，調研不充分，調研只考慮設備本身性能指標，未考慮安裝運行環境，尤其是一些高精尖設備的運行環境復雜、建設周期長。學校2019 年購買的高分辨透射電鏡設備，價值上千萬元，由于該設備對運行環境要求嚴格，其環境改造系統包含電鏡消磁系統、主動減振基坑、低頻隔音、溫控、電氣集成等多個系統，從調研采購需求到招標采購完成約需半年，環境改造系統完成后，設備調試及運行環境專業測試又需要半年，整個綜合環境系統運行完成約需一年，如果用戶老師未充分考慮環境完成周期，設備到貨后環境未改造完成而另行放置，不能及時安裝調試。等后期安裝后，無法調試使用，但已過索賠期（進口設備的索賠期只有90 天），就會給學校造成無法估量的經濟損失［10］。

2.5 驗收缺乏有效監督，驗收過程流于形式

（1）驗收專家責任意識不強。由于有些專家站位不高，只追求驗收速度，無視驗收專家制度。在驗收現場，只看設備能否正常開機運行，詢問用戶使用情況，未對技術參數和指標逐條測試檢驗核查，能否驗收全憑用戶老師意愿，或者驗收專家出于老好人心理，只聽用戶部門建議，隨意在驗收報告上簽訂合格意見，存在走過場現象。

（2）驗收環節管理薄弱。由于高校有的項目經費下達較晚，年底又會把資金收回，因此，個別老師著急花錢，設備未安裝就做假驗收，匆忙付款。學校每年新購設備的數量金額均呈上升態勢，由于設備監督管理部門人員較少，無法監管到位。

2.6 驗收人員缺乏培訓，專業技術力量不足

高校儀器設備驗收工作對技術要求較高，各類儀器設備眾多，隨著學校人才隊伍的引進，專業門類和研究領域多，儀器設備也千差萬別，驗收專家水平參差不齊，委派的驗收專家專業不對口或者對設備不夠了解，只能簡單核驗設備的正常運行，增加了驗收的難度，導致驗收流于形式。

3 加強高校儀器設備驗收的實踐探索

3.1 優化機構設置，明確崗位職責

（1）優化機構設置。本校儀器設備采購和驗收都屬于國有資產管理處（招投標管理辦公室掛靠）。為了防范廉政風險，學校成立了采購計劃科，把驗收流程從招標管理科分離出來，由采購計劃科的人員負責驗收。

（2）明確崗位職責。學校招投標管理辦公室，明確驗收人員崗位職責，嚴格采購實施、驗收管理等崗位設置，不相容崗位相互分離，從而達到相互監督、相互制約內控管理規定，這樣崗位設置更加合理，職責更加明晰。

3.2 健全驗收制度，規范驗收流程

（1）健全驗收管理制度。制度是管理工作的前提，以制度和規范來統領驗收管理工作是保證驗收成效的關鍵。根據法律法規制定全面規范、操作可行、科學合理的儀器設備驗收管理制度規范，可以保障設備驗收工作有據可依、有章可循，實現設備驗收工作的制度化和規范化管理，可以減少驗收工作的隨意性，切實避免漏洞和風險。

（2）規范驗收工作流程。由于高校采購的儀器設備屬性具有多樣性，所以根據設備屬性、金額劃分驗收流程。驗收流程除了規范性，還要具有靈活性，為提高驗收質量和效率，先按照進口設備和國產設備進行分類，再按照設備金額進行分級管理。學校根據設備金額分三級別管理：10 萬元以下、10 萬元（含）～50 萬元、50 萬元及以上，分別對應不同的驗收規定流程和牽頭負責部門，有效提高了驗收工作成效。

3.3 嚴審合同簽訂，明確驗收標準

招標文件及中標供應商的投標響應文件是簽訂合同的重要依據，而合同中的規格型號、配置清單、技術指標、質保期等內容是驗收的關鍵依據。

（1）規范合同模板。根據法律顧問意見，審查合同嚴謹性，完善采購合同的審批流程，嚴格按照投標響應文件承諾的技術性能、用途原理、驗收方案簽訂合同，嚴控合同的變更，中標后，合同關鍵條款的變更，要履行相應的報批手續。

（2）根據學校內控制度要求制定“儀器設備驗收報告”模板。明確驗收條款和檢測內容，為儀器設備驗收提供規范，在后續驗收中避免扯皮。

（3）按照學校規定的驗收要求進行驗收。學校50 萬元及以上進口設備的驗收主要包括：①外包裝驗收。察看貨物（設備）外部有無破損，若包裝有破損或裝箱標志發生變色等狀況應及時拍照取證記錄，雙方人員簽字確認。包裝要保留一段時間，以免設備出現問題回原廠返修等。②開箱驗收。到貨后，由廠家工程師會同用戶代表、國資處驗收人員在現場開箱，需要法定檢驗檢疫的，須海關人員在現場情況下才能開箱。核驗設備品牌型號是否一致，核對裝箱清單、產品說明書、合格證是否齊全等，由廠家工程師及用戶老師在驗收清單上簽字確認。如有問題及時拍照取證，并通知商檢部門出具證書，作為索賠依據要求外商及外貿公司幫助解決。③安裝調試。廠家工程師對設備進行安裝調試，對用戶部門的技術人員進行培訓，并對安裝調試運行情況進行記錄。④技術驗收。由國資處組織使用部門和技術專家組成的驗收小組進行全面試運行測試，檢查產品功能、性能指標、技術質量等是否符合合同約定的要求，詳細記錄遇到的問題及專家意見，并請驗收小組人員簽字，形成驗收報告。特殊情況做好記錄，為后期支付尾款或索賠提供依據，切實維護學校利益。

3.4 加強調研論證，確保采購質量

儀器設備采購前期調研論證是確保采購質量的關鍵環節。①用戶老師作為最初發起人應當對要購置的儀器設備深入調研，多渠道調研三個以上符合要求不同廠家品牌及同檔次產品的生產廠家設備的詳細情況，選擇技術參數先進、質量成熟、售后有保障、兼容性和擴容性良好的設備。對于技術復雜、專業性強、實施難度大、金額大的采購需求，可邀請相關專業人員或者第三方機構參與咨詢論證，依法科學合理編制采購需求，讓供應商對自己的產品看到希望，努力后有結果，不具有排他性。另外，由于進口產品必須在審批或備案后方可實施，所以，要充分預估采購周期，合理安排采購活動實施時間，以免耽誤預算執行。②組織校內外專家對設備的型號、價格、運行條件進行科學論證，充分考慮儀器設備的配套耗材、安裝、運行環境等要求，從而確保設備的先進性、必要性、合規性，同時充分考慮到其共享性和使用機時，保證資金使用效益［11］，為后期的履約驗收順利開展提供技術保證，避免重復購置，提高財政資金使用效益。

3.5 強化供應商管理，建立誠信檔案

建立供應商評估和管理體系，加強對供應商投標及履約的監督管理，提高供應商配合度和服務質量，對已完成驗收的儀器設備開展供應商履約評價，考核內容主要包括供應商的供貨情況、技術指標、功能實現、服務效果等方面，逐步建立供應商誠信檔案，對提供虛假材料謀取中標、不按照合同條款履約的供應商，取消其參與當次采購項目的資格，列入供應商違規失信行為名單并在校內采購招標網上公告，自公告之日起三年內禁止參加學校采購活動。

3.6 建立驗收專家庫，加強驗收過程管理

由于高校科研儀器設備具有專業性強、技術要求高的特點，因此，根據學科分類，建立專業的驗收專家隊伍，是確保采購驗收質量的重要保證。①充分利用招標采購評標專家庫現有資源，擴大專家數量，充實驗收隊伍，通過發布通知、電話邀請等方式，遴選信譽好、能力強的校內外資深專家加入學校驗收專家信息庫。②對驗收專家進行業務培訓和廉政教育，遵守驗收流程及工作紀律，簽訂驗收廉政承諾書，建立驗收責任追究制度，認真履行職責，嚴格質量標準。③因采購評標和驗收管理是不相容崗位，避免出現既是運動員又是裁判員的現象，因此已參加儀器設備采購評標的專家，不能參加該項目的驗收工作［12-13］。④加強對驗收過程監督管理，驗收工作應做到組織健全，責任明確，方案完整，程序合規，結果明確，規范驗收流程，明確開箱驗貨登記、安裝調試、技術驗收、試驗檢測數據記錄等環節責任人，并分別簽署驗收意見，復雜項目邀請校外專家及國家認可的檢查機構參加，整個驗收過程由專人全程跟進，可同時邀請第三方專業機構、未中標供應商一起驗收，倒逼供應商認真履約，從而避免儀器設備驗收過程的瑕疵或者失誤，提高驗收工作的科學性、合理性、規范性［14-15］。

3.7 加強業務技能培訓，提高設備管理員的整體素質

高校二級學院的設備管理員在儀器設備的驗收管理中扮演著重要角色，需要對本單位每臺設備的驗收結果進行簽字確認，因此，加強設備管理專業隊伍建設，提升設備管理人員的專業技能是儀器設備驗收好、管理好、使用好的關鍵［16］。①優化設備管理員隊伍。高校驗收工作專業性強、人員少，鼓勵科研人員充實到設備管理員隊伍，并對其考核和調整，充分發揮儀器設備管理人員的主觀能動性和創造性，確保儀器設備的完好率，提高工作質量和效率。②加強業務技能培訓。不斷加大政策宣傳和業務培訓力度，指導督促二級單位設備管理人員提高驗收專業技能，加強對設備管理員的培養與激勵，培養一批熟悉驗收流程和廉潔自律的專業驗收隊伍，設備管理員要與時俱進，不斷加強招標采購等政策法律法規的學習，認真核對合同內容及驗收條款，依法依規做好驗收管理工作。

4 結 語

新形勢下，隨著儀器設備增多，高校儀器設備驗收管理面臨的新情況、新問題也愈顯突出。在實際工作中，普遍存在對驗收工作不夠重視，招標文件不夠完善、合同缺少明確的驗收標準、驗收方案不規范等問題。因此，高校儀器設備驗收管理部門應在實踐中不斷思考，總結工作經驗，對出現的新問題和隱患及時整改，創新工作方法，完善驗收管理制度，加強調研論證和合同管理，嚴管驗收流程及規范，加強專業技術隊伍建設，了解設備最新的發展動態，拓展儀器設備的使用范圍，最大限度地提高儀器設備的投資效益，切實維護學校利益，為學校高質量發展作出更大貢獻。