自主可控：我國電子文件歸檔的新方向

劉卉芳/中山大學信息管理學院

近年來，世界政治經濟格局加速演進，世界正面臨著百年未有之大變局，在關鍵領域和技術上，我國受到外部的制約和制裁，出現了“卡脖子”的問題。特別是隨著大數據、人工智能、物聯網、云計算新技術與各領域的深度融合，國家和地區間圍繞網絡安全與信息安全的博弈也不斷加劇。同時隨著檔案數字化轉型的深入推進，檔案工作中所面臨的不穩定性與不確定性也進一步增加，亟待向更加自主可控的方向邁進。此外，自主可控是國家數字經濟發展與數據安全的重要保障，檔案資源作為國家數據資源的重要組成部分，其安全性的保障也有賴于自主可控的實現，而歸檔管理工作作為檔案資源建設的基礎保障，在這一環節實現自主可控更是不可避免的問題。

目前檔案界對于自主可控戰略的研究主要聚焦于兩方面：一是自主可控環境下的信息技術的應用，比如檔案系統的建設[1]、數字原生的計算體系架構[2]、檔案數字資源存儲介質選擇[3]等；二是安全可控（即信創）環境下的檔案管理實踐，特別是自主可控環境下數字檔案館的建設[4-5]。在檔案業務工作當中，基于實踐的自主可控發展歷經多年的“信創工程”，檔案機構對部分國外的信息技術進行了原位替換，守住了安全可控的信息技術體系的底線。由此可見，現有文獻多圍繞國產化軟硬件的應用情況以及自主可控的適配經驗而談，針對基于自主可控的電子文件歸檔相關的理論建構研究較少，但自主可控作為國家的戰略性目標，其在電子文件歸檔中的應用應當包含對于檔案領域的前瞻性思考、全局性謀劃、戰略性布局以及整體性推進。特別是我國進入新發展階段，現代化發展理念、新發展格局等戰略導向也成為在電子文件歸檔管理中實現自主可控的重要條件，更應將新發展理念的實踐貫徹其中，把檔案現代化的理念不斷引向深入。在這個意義上，現有研究對自主可控戰略背景下電子文件歸檔管理的生成邏輯、特征、關鍵問題的識別上仍有不清晰、不明確之處。鑒于此，本文立足于自主可控的國家戰略以及電子文件歸檔的理論，對自主可控戰略背景下電子文件歸檔動態進行分析，系統闡述自主可控戰略背景下電子文件歸檔的生成邏輯、特征及其發展過程中的關鍵問題。

1 基于自主可控的電子文件歸檔的生成邏輯

基于自主可控的電子文件歸檔是我國電子文件歸檔實踐與國家戰略互動之下的產物，其中既包含著自主可控的國家戰略對電子文件歸檔所提出的縱深的需求，又包含著電子文件歸檔實踐及相關理念國家戰略的契合之處。

1.1 國家戰略對電子文件歸檔提出的縱深需求

首先，從國家戰略的層面而言。在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出要“加快推進檔案科技創新，助力檔案工作轉型升級”[6]并提出要重點開展自主可控環境下檔案數字資源管理等重大課題的研究。在2022年發布的《關于加強數字政府建設的指導意見》中也指出要“加強自主創新，加快數字政府建設領域關鍵核心技術攻關，強化安全可靠技術和產品應用，切實提高自主可控水平。”[7]2023年發布的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》則提出：“政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作應當遵循統一規劃、全程管理、規范標準、高效利用、安全可控的原則。”[8]“自主可控”是手段，“安全可控”是目的，在電子文件歸檔過程中推進自主可控就是為了保障歸檔文件的安全可控，進而保障檔案的絕對安全。這也是檔案工作堅守底線思維，防范化解重大風險的重要舉措。電子文件歸檔作為業務工作的最后一環，更應當順應當前“數智化”的發展趨勢，以場景應用推動電子文件歸檔技術的創新，提升電子文件歸檔自主可控的能力。

1.2 檔案部門堅持服務國家戰略的必然結果

隨著檔案工作的數字化轉型，記錄信息存在的粒度正逐漸由粗轉細，電子文件歸檔管理也面臨著更大的安全風險，因此為了堅持底線思維，保障檔案的絕對安全，電子文件歸檔亟需轉向自主可控。2020年全國檔案局長館長會上提出了“積極推進自主可控環境下檔案業務系統建設”[9]要求，此后各省市檔案館積極投身于自主可控的戰略背景下的檔案信息化建設之中，在當前基于自主可控的電子文件歸檔實踐當中，自主可控的戰略主要以兩種方式體現：第一種是將自主可控作為信息技術體系建設基本原則和遵循，如上海市長寧區數字檔案館 、河北省數字檔案（方志）館[10]、珠海市數字檔案館 、福建省寧德市數字檔案館[11]、天津市數字檔案館[12]、安徽省檔案館電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點[13]等；另一種則是以歸檔文件的安全、可控為最終目的，以實現電子文件的全流程管控，如浙江省數字檔案館[14]、青島市數字檔案館等。

總而言之，在當前的全國示范數字檔案館（室）和電子文件單套制歸檔和電子檔案管理試點建設中，無論是應用軟件、基礎軟件、基礎硬件還是信息安全技術，都遵循自主可控的基本原則和安全可控的基本要求。由此可見，自主可控已經成為數字轉型背景下電子文件歸檔管理中的關鍵一環。

1.3 電子文件歸檔理論與國家戰略的內生契合

從電子文件歸檔理論來看，“前端控制”“全程管理”等恰恰體現了電子文件歸檔與自主可控的契合之處。前端控制與全程管理是電子文件管理的兩項并行的原則，前端控制是基于檔案管理視角的闡述，它強調提前介入，如在檔案系統中增設“預歸檔”模塊，就是在文件的形成端對待歸檔的文件進行檢查，并添加全宗號等檔案元數據信息，之后再對文件進行歸檔。這種歸檔的流程破除了傳統歸檔的滯后性，強調了檔案工作對前端業務工作提前、主動地“控制”。這與“自主可控”的理念不謀而合，這意味著檔案部門在電子文件歸檔活動中能夠對前端的業務工作提供反饋，進而推動前端業務工作的優化；而全程管理則是我國電子文件與電子檔案管理工作的基本原則之一，它是基于文件生命周期視角的闡述。在數字時代，全程管理的理念愈發突出，比如在電子證據保全過程中，證據“三性”（即真實性、合法性與關聯性）的保障要求電子檔案管理系統能夠保證全程留痕，此外，還要“動態記錄電子文件全生命周期的狀態”[15]，可控作為安全性的體現已經蘊含于電子文件歸檔的基本。自主可控國家戰略的需求與電子文件歸檔理念上的一致性決定了二者之間內生的契合。

2 基于自主可控的電子文件歸檔內涵及特征

自主可控戰略是指在國家安全和發展利益的基礎上，實現對關鍵領域和關鍵環節的自主控制，保障國家信息安全和數據安全。而電子文件歸檔則是指“具有保存價值的電子文件已經形成或辦理完畢后轉化為具備檔案屬性的電子文件的過程”。筆者認為，自主可控戰略背景下的電子文件歸檔，就是要運用自主可控的技術手段，實現對電子文件和電子檔案的全生命周期管理，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。基于自主可控的電子文件歸檔作為根植于中國現實語境下的概念，對其內涵的理解應當立足于檔案事業現代化的基本特征、“三個走向”的基本遵循。基于此，自主可控戰略下的電子文件歸檔主要包括如下兩個方面的特征：

2.1 自主創新

習近平總書記在對檔案工作作出的重要批示中強調，要“推動檔案事業創新發展”。這為新時代檔案事業實現高質量發展提出了明確要求、提供了根本遵循。2022年6月國務院發布的《國務院關于加強數字政府建設的指導意見》中也指出要“加強自主創新，加快數字政府建設領域關鍵核心技術攻關，強化安全可靠技術和產品應用，切實提高自主可控水平”。一般語境下的技術創新多強調積極運用區塊鏈、時間戳、哈希值校驗等技術保障電子文件的安全性。但在自主可控的戰略背景下，要求檔案部門與相關業務部門所使用的核心技術、標準、流程等相關要素具有掌控能力、掌握主導權，此外對于電子文件和電子文件歸檔的環境也要有足夠的了解。比如在歸檔過程中，文件及其相關要素分別流轉到哪一個庫？這種控制能力除了源于管理人員對電子文件及其歸檔的環境有足夠的了解之外，還源于檔案工作者對電子文件歸檔技術、流程等多方面的不斷創新，進而實現長期可持續的自主可控。

2.2 安全可控

在電子文件歸檔過程中，對電子文件“四性”保障是關鍵，同時還要規范使用密碼技術對歸檔電子文件進行保護。而自主可控視角下的電子文件歸檔不僅強調歸檔文件的真實性、完整性和可用性和安全性，還要強調抵御外部風險的能力。首先是文件歸檔格式的安全性，在2023年8月22日發布的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》中就規定“政務服務電子文件歸檔格式應當符合國家標準規范，并且通用、開放、不綁定軟硬件”[16]，這樣即便遇到軟硬件系統提供商出現問題也可以保障歸檔文件的安全性。其次，要強調算法安全。在當前人工智能技術廣泛應用于電子文件歸檔與電子檔案管理的各個流程之中，比如上海市檔案館所采用的“多智能體”技術，就利用了深度學習，其中算法安全是不容忽視的問題，如何增強AI的可解釋性，增強AI技術的安全性、可信性、可靠性和可擴展性。此外，更要強調整個業務系統的抗擊風險能力，能夠有效抵御外部的沖擊，保證系統內部的穩定。

3 基于自主可控的電子文件歸檔關鍵問題

3.1 技術環境可信

技術環境由基礎硬件、基礎軟件以及云構成，而自主可控的電子文件歸檔就是指在安全可信的技術環境下，實現電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計等管理過程。技術環境可信度的保障主要包括信息化軟硬件基礎設施平臺的維護，一方面是信創環境的適配，信創環境的適配包括基礎硬件、基礎軟件、應用軟件以及云環境的適配，具體而言包括CPU、數據庫、服務器、操作系統、辦公軟件、中間件、簽章系統、瀏覽器等，在當前數字中國建設的大環境下，兼容當下主流信創環境已經成為檔案數字化轉型過程中的必然要求。另一方面則是電子文件內容的檢測技術，主要是指電子文件的“四性”檢測技術，通過對電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，保障電子文件的生命周期管理。自主可控的電子文件歸檔應當更加依賴國產化的軟硬件平臺，以保障技術環境的可信性。檔案行業如何依托自身的優勢，在相關產業發力，為電子文件歸檔提供更加可靠的軟硬件支撐。

3.2 歸檔過程可控

電子文件歸檔的可控性表現在五個方面：第一，歸檔過程可管、可控、可追溯。即利用大數據、區塊鏈等現代信息技術實現電子文件歸檔的過程管控，保障電子文件內容的真實性與完整性，如利用數據溯源技術、基于國產算法的電子簽章技術等，對電子文件進行加密。第二，歸檔文件可信、可控、安全。即歸檔過程中靜態數據可知，動態數據可視。靜態數據可知是指對系統中的歸檔文件自動發現并分類分級，對其中的敏感數據進行識別等操作，清晰地掌握電子文件的流轉、分布和利用情況，為電子文件的安全防護提供基礎。動態數據可視是指對歸檔文件進行實時的監控、分析、預警等操作，實現對歸檔文件的動態感知和有效調節，為“前端控制”和數據安全決策的提供支撐，如在電子文件歸檔與電子檔案管理系統開發與設計當中，要設有歸檔、移交與接收的功能模塊，以保證電子文件歸檔流程的安全可控。第三，歸檔文件格式標準。電子文件歸檔應當符合國家的標準，保證版面固定、不跑版、所見即所得，比如OFD版式文件就是我國電子公文交換和存儲格式標準。第四，歸檔文件訪問控制，最典型的是檔案工作者在線操作和資源利用權限分級，即可以應對各類權限分配的場景，保證電子文件的長期保存和精準呈現，保障文件的可讀、可用與安全性。第五，識別風險可控，近年來，我國的發展面臨著更加嚴峻的國際形勢，網絡攻擊屢見不鮮。系統風險、算法風險、數據安全風險。

3.3 政策環境完善

雖然新一代數字技術開啟了電子文件歸檔的自主可控時代，但對于檔案領域而言，自主可控的電子文件歸檔的實現僅僅考慮技術層面的可及性并不現實，為保障技術環境可靠、歸檔過程可控以及系統功能的穩定，需要各類政策法規及相關標準的保障。目前從國家層面來看，已經出臺了多項利好政策為自主可控的相關產業提供支持與保障，在《國家政務信息化項目建設管理辦法》《國務院關于加強數字政府建設的指導意見》等多項政策都強調了提升自主可控水平的重要性。而從檔案領域來看，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《政務服務電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等文件均強調了“安全可控”與“自主可控”的重要性，為自主可控環境下的電子文件歸檔提供了政策支持，同時也有《信息技術OFD檔案應用指南》《基于XML的電子文件封裝規范》《電子檔案單套管理一般要求》等檔案行業標準為自主可控環境下的電子文件歸檔提供標準指導，但針對算法安全、AI技術應用、可信存儲等方面的標準規范仍有欠缺。從政策環境角度出發，要保障自主可控環境下電子文件安全歸檔，新技術的應用安全也是保障電子文件歸檔安全可控的關鍵因素，因此要構建一套與安全自主可控技術相適應的標準體系，以規避“卡脖子”難題和電子文件歸檔過程中的信息安全風險，奠定自主可控環境下電子文件歸檔的安全基石。

3.4 主體職責明確

自主可控環境下的電子文件歸檔需要相關的主體部門協同合作，才能更好地增強電子文件歸檔的自主性與可控性，而各方主體則需要在職責明確的前提條件下才能發揮合力。根據《中華人民共和國檔案法》和《電子文件管理暫行辦法》等相關法律法規，電子文件歸檔的主體責任主要包括：檔案主管部門、電子文件形成或辦理部門、綜合檔案室、信息化部門等。這些部門均是電子文件歸檔自主可控能力的重要來源。在自主可控的國家戰略背景下，檔案主管部門應當依據《檔案法》有關條款內容，協同有關部門制定以“電子文件歸檔”為核心的電子文件歸檔相關標準規范；電子文件形成或辦理部門在電子文件歸檔過程中應當通過哈希值校驗、可信時間戳等技術保證電子文件歸檔的全流程可信；信息化部門：信息化部門則需要為電子文件歸檔與電子檔案管理工作提供技術支持，并且保障電子文件歸檔過程中基礎設施運維工作。