信息化背景下高校人事紙質檔案數字化管理的創新路徑

許 俏

（湖南工程職業技術學院，湖南 長沙 410151）

引言

在互聯網時代下，高校人事紙質檔案管理工作不僅僅是傳統的檔案材料收集、鑒別、整理、歸檔這些實體檔案管理模式，更加著眼于實體檔案的數字化、工作場景的網絡化、查閱信息的便捷化［1］，需要更加發掘具有重大潛在使用價值的檔案信息資源，從而推動人事紙質檔案信息資源建設向更高水平發展，發揮人事紙質檔案的多元化價值［2］。人事紙質檔案管理歸根結底還是對于人才的管理，高校在發展過程中，通過對人事紙質檔案進行有效管理，可充分發揮優秀人才的人力資源開發利用，不僅為高校也為自身的持續發展奠定良好的基礎［3］。而在互聯網時代下，如何通過數字化為高校有序高效開展人事紙質檔案管理及優化配置仍是目前急需解決的問題［4］。然而，轉型過程中也暴露出了若干問題［5］，在一定程度上制約了高校紙質人事檔案數字化管理工作的效率和效果，亟需通過創新路徑加以解決。

1 數字化紙質檔案的基礎構建

1.1 數字化紙質檔案的定義及特點

數字化紙質檔案指將傳統紙質檔案通過掃描、錄入等方式轉化為數字格式的信息資源，包括文本資料，還涵蓋了圖像、音頻、視頻等多種類型。紙質檔案數字化便可在網絡環境下進行存儲、檢索、傳播和利用，極大提高了檔案的可用性和管理效率。紙質數字化檔案的核心特點是易于長期保存與快速檢索，同時減少了物理空間的占用和紙質材料的損耗。紙質數字化檔案通過備份和加密等技術手段，可以有效防止資料的遺失和篡改，保障檔案的安全與完整性。在高校人事管理中，數字化檔案的應用有助于加速人才信息的流通和決策過程，提升管理的透明度和公平性。

1.2 必要技術支持系統

實現高效的數字化紙質檔案管理，離不開一套完善的技術支持系統。系統需要有高效的紙質檔案數字化工具，如高清掃描設備和OCR 文字識別軟件，將紙質檔案快速準確地轉化為電子文檔。強大的數據庫管理系統（DBMS），支持復雜的數據結構和大量數據的高效管理，確保檔案數據的組織、存儲和訪問高度效率化和標準化。為了實現檔案的遠程訪問和共享，還需要依托云計算平臺提供的存儲和計算服務，這不僅可以減少機構的硬件投資，還可以提高數據的安全性和可靠性。為了保障數字化紙質檔案的長期保存和利用，還需采用數據備份和災難恢復技術，防止數據因意外情況而丟失或損壞。

1.3 法律法規與標準化建設

隨著數字化紙質檔案管理實踐的深入，法律法規和標準化建設成為確保其順利進行的基石。法律法規為數字化檔案管理提供了法律框架和遵循的原則，包括個人信息保護、數據安全以及知識產權等方面。高校在進行人事紙質檔案數字化管理時，必須確保所有操作都在法律法規的允許范圍內，特別是在處理教職工的個人敏感信息時，應嚴格遵守相關法律法規的要求，防止泄露個人隱私。標準化建設涵蓋了紙質檔案數字化的全過程，包括檔案的采集、處理、存儲、訪問和利用等各個環節。

2 當前高校人事紙質檔案數字化管理存在的問題

2.1 數據安全與隱私保護的挑戰

隨著數字化進程的加速，大量敏感的個人信息和人事紙質檔案被轉化為數字格式，信息的存儲、處理和傳輸過程中暴露出眾多安全風險。隨著網絡技術的發展，網絡攻擊手段不斷升級，給高校人事紙質檔案的數字化管理帶來了前所未有的安全威脅。面對這些挑戰，高校在推進人事紙質檔案數字化過程中必須采取有效措施保護數據安全和隱私。然而，實踐中存在的問題包括缺乏成熟的數據加密和安全防護機制、安全意識薄弱、相關人員的隱私保護和數據安全培訓不足等。這些問題的存在不僅增加了敏感數據泄露的風險，還可能因為管理不善導致對高校聲譽的嚴重損害。更為復雜的是，隱私保護法規和標準在不斷變化，要求高校在人事紙質檔案數字化管理中不斷適應新的法律法規要求，確保所有操作符合最新的數據保護標準。

2.2 技術更新與系統兼容性問題

現有的數字化紙質檔案管理系統很難與新技術無縫對接，影響管理系統的效能，也增加系統維護和升級的復雜度及成本。不同廠商的技術產品往往存在標準不一致的問題。高校在進行紙質檔案數字化管理時，可能需要集成掃描軟件、OCR 識別工具、數據庫系統、安全防護軟件等多個系統。系統若是來自不同的技術提供商，其數據格式、接口協議等可能各不相同，導致整合過程中出現兼容性問題，影響整個數字化紙質檔案管理系統的穩定性和可用性。進而，技術和標準的不一致性，不僅使得系統集成和后期維護成本增加，還可能限制了系統的功能擴展和技術更新。由于高校通常具有較為復雜的信息系統環境，技術更新與系統兼容性問題尤其凸顯。一方面，高校需要不斷探索和采納新技術以提升管理效率和服務質量；另一方面，卻也必須面對舊有系統的改造和升級問題，以及新舊系統之間的兼容性挑戰。

2.3 管理人員的專業能力與培訓需求

隨著數字化管理技術的不斷進步，對管理人員的技術知識、操作技能以及應對復雜問題的能力提出了更高的要求。然而，當前許多高校在這方面存在明顯短板。一方面，部分管理人員的信息技術知識相對落后，對新興的數字化管理工具和平臺不夠熟悉，難以充分發揮這些工具和平臺的潛力，影響了紙質檔案數字化工作的效率和質量。另一方面，由于缺乏系統的培訓機制，管理人員往往難以及時更新其專業知識和技能，導致在實際工作中面對技術問題時顯得手足無措，無法有效解決問題。隨著數字化管理范疇的不斷拓寬，對管理人員的跨領域能力也提出了更高要求，包括項目管理能力、數據分析能力和創新解決問題的能力等。這些能力的缺乏，不僅限制了個人的職業發展，也成為了制約高校人事檔案數字化管理水平提升的瓶頸。比如，在數字化檔案管理系統的規劃和實施過程中，需要管理人員具備一定的項目管理能力，以協調各方資源，確保項目按期完成。同樣，數據分析能力的缺失也會影響到管理決策的質量，因為數字化管理的一個重要優勢就是能夠通過數據分析支持更精準的決策。

3 信息化背景下高校人事紙質檔案數字化管理的創新路徑

3.1 構建動態適應的數據安全與隱私保護策略，增強數字化紙質檔案管理的信任基礎

構建一個動態適應的數據安全與隱私保護就是建立一個多層次、全方位的安全防護體系，從技術、管理和法律三個層面確保檔案數據的安全和個人隱私的保護。技術層面上，采用先進的加密技術來保護數據傳輸和存儲過程中的安全，同時利用防火墻、入侵檢測系統等技術手段防止未授權訪問和網絡攻擊。在管理層面，制定嚴格的數據訪問和使用政策，明確不同級別的數據訪問權限，確保只有授權人員才能訪問特定的檔案信息，從而最大限度地減少數據泄露的風險。同時，建立完善的數據備份和災難恢復計劃，以應對可能發生的數據丟失或損壞情況。此外，對于處理個人敏感信息的工作人員，進行定期的數據安全和隱私保護培訓，提高他們的安全意識和操作規范，是避免人為失誤造成安全事件的有效措施。法律層面上，高校需要嚴格遵守國家和地區關于數據保護的法律法規，如《個人信息保護法》等，確保數字化檔案管理過程中的各項操作都合法合規。針對數字化環境下特有的隱私保護挑戰，高校應主動與法律專家合作，不斷更新和完善隱私保護政策，保障學校管理活動的合法性和正當性。

3.2 推動標準化與模塊化的技術更新機制，確保系統兼容性與未來可擴展性

標準化意味著對系統中的技術組件和數據格式等制定一套統一的規范，確保不同來源、不同版本的技術產品和服務可以無縫集成和協同工作。有助于降低系統維護和升級的復雜度，還可以促進不同系統間的數據交換和共享，提高整體的管理效率。模塊化設計則是將系統拆分為多個獨立、功能單一的模塊，每個模塊都可以單獨開發、測試、部署和更新，而不會影響到整個系統的穩定運行。這種設計方式提高了系統的靈活性和可擴展性，使得針對特定需求的技術更新或功能擴展可以更快速、更低成本地實現。同時，模塊化還便于采用最新的技術解決方案來替換或升級系統中的老舊部分，從而持續提升系統的性能和安全性。為了實施這一機制，高校需要在系統規劃和設計初期就充分考慮標準化與模塊化的原則，選擇開放標準和支持模塊化設計的技術平臺。同時，應建立一套科學的技術更新流程和評估體系，定期檢視現有系統的技術架構和性能指標，根據最新的技術發展趨勢和學校的實際需求，制定合理的技術更新計劃。

3.3 實施全面的管理人員專業能力提升計劃，配合數字化管理需求的變化

通過系統性的培訓和持續的學習，增強管理人員對數字化技術的理解和應用能力，同時提升其項目管理、數據分析以及創新解決問題的能力。實現這一目標需要高校從頂層設計出發，建立一個覆蓋所有管理人員的、多維度的能力提升體系，體系應當包括但不限于定期的技術培訓、工作坊、在線課程、以及參與實際數字化項目的機會。高校還應該充分利用外部資源，比如邀請行業內的專家和顧問來分享最新的數字化管理知識和實踐經驗，或者與其他高校及研究機構合作，共同開發專業培訓課程，以便管理人員能夠及時了解和學習最前沿的技術和管理方法。同時，高校還需要建立一種鼓勵創新和自我提升的文化氛圍，通過設置職業發展路徑、績效評估以及獎勵機制等措施，激發管理人員的學習動力和創新意識。管理人員的專業能力提升計劃還應當注重實踐與應用，鼓勵管理人員將所學知識和技能應用到實際工作中，通過解決實際問題來鞏固學習成果。這不僅可以提高培訓的效果，還能促進數字化管理實踐的創新和優化。為此，高校可以設立特定的項目或挑戰，鼓勵管理人員團隊合作，應用新技術和方法解決實際管理問題，同時提供必要的支持和資源，如技術支持、資金支持等。

4 結語

綜上所述，高校人事紙質檔案數字化管理的創新路徑要求高校在確保數據安全的基礎上，不斷探索技術更新與系統兼容性的解決方案，并通過提升管理人員的專業能力，推動人事管理工作的信息化、智能化發展。通過這些努力，高校不僅能夠提高管理效率和服務質量，還能為師生創造一個更加安全、便捷、高效的工作和學習環境。未來的研究應當進一步深入探討高校人事紙質檔案數字化管理的具體實施策略和效果評估，以促進理論與實踐的相互促進和發展。