智慧檔案館頂層設計研究總體架構及運行機理分析

摘 要：隨著大數據時代的到來，智慧檔案館成為檔案事業主要的發展方向，需要重點研究檔案館實際工作方式，以解決頂層設計到實際運行問題，使智慧檔案館能夠形成完善的運行體系。文章深入分析了智慧檔案館頂層架構模型，研究出不同架構層面的設計方案，總結出智慧檔案館運行方式，希望能夠給予相關工作人員參考和借鑒。

關鍵詞：智慧檔案館；頂層設計研究；總體架構；運行機理

智慧檔案館主要是匯集人工智能、大數據、云計算等技術，使智慧檔案館能夠做到全面感知、智能應用，將進一步提高檔案管理工作效率和專業服務，從而推動我國檔案事業向高質量方向發展。目前，基于智慧檔案館頂層架構的研究仍沒有形成完善體系，需要深入分析智慧檔案館頂層架構模型，研究不同架構層面的設計方案，總結智慧檔案館的運行方式，設計出符合檔案管理工作需求的智慧檔案館總體架構和運行機理。

一、智慧檔案館頂層架構模型構想

頂層架構是智慧檔案館建設核心技術，更是決定智慧檔案館技術發展空間上限的關鍵要素，可以讓智慧檔案館具有更多的功能擴展。研究人員應以智慧檔案館發展全局為出發點，采用先進的系統集成技術，還要考慮檔案館各項管理和服務工作，不斷完善頂層架構和主要功能，構建符合檔案館長遠發展的運行機制。智慧檔案館頂層架構設計應具有戰略性、系統性特點，還要完善系統運行維護應用，使智慧檔案館具有較強的維護性，減少智慧檔案館應用階段的維護費用，并確定智慧檔案館總體建設目標。

智慧檔案館頂層架構設計應采用更多新型信息技術，具備較強的智能化和自動化特點，可以推動在線感知互動交流，使檔案館和信息技術高度融合。智慧檔案館總體架構還要以檔案管理各項業務流程為出發點，重點提升功能應用和資源共享，使智慧檔案館能夠成為公眾了解檔案資料的重要窗口，為公眾提供更多個性化服務，全面提升檔案館服務質量和工作效率。智慧檔案館應重點突出智能化，將頂層設計重點放在公眾檔案調閱需求，以此來提高檔案館社會和服務效益。研究人員應將工作重點放在信息技術集成方面，要重新優化頂層架構設計工作，還要根據檔案館數據資源和日常管理工作特點，構建出符合時代發展的智慧檔案館頂層設計藍圖。

二、智慧檔案館頂層架構模型研究

1.技術核心層

在確定智慧檔案館頂層架構設計藍圖和目標后，就需要根據頂層架構設計方案完善各項技術應用，首先，需要構建技術核心層。該層面設計工作是智慧檔案館能否正常運行的關鍵所在。智慧檔案館技術核心層應重點體現智能、智慧特點，還要體現出檔案管理工作中的文化價值，這是實現智慧檔案館建設的基本要素。智慧檔案館技術核心層設計應按照數據、信息、知識到智慧流程開展，要逐漸提升檔案資料數據智能化，通過逐步完善設計體系方式，使數據信息逐漸向智慧化方向轉變。智慧檔案館中的“智慧”應主要體現在數據收集、分類、存儲和應用層面，研究人員應從信息技術發展態勢開展前瞻性研究，將知識和數據緊密連接，擴大知識應用層面，將知識以智慧方式展現出來，讓公眾能夠更加直觀地了解檔案知識。同時，智慧檔案館技術核心層應重點突出智慧性，逐漸提升智慧檔案館智能技術應用，提高檔案管理智能化和信息化管理水平。大量新興信息技術不僅可以讓智慧檔案館數據處理能力有較大提高，還能轉變檔案館與公眾互動方式，讓更多的人可以了解智慧檔案館的實際應用價值。

2.技術支撐層

技術支撐層應當以資源、技術、管理、制度、安全為主要支撐點，通過構建子系統方式來實現智慧應用。研究人員應從技術集成創新和共享發展理念，將技術核心層智慧應用完整展現出來，為智慧檔案館建設提供更多技術支撐。

（1）資源系統。資源是檔案館重要的工作內容，更是智慧檔案館的設計核心要點，要求智慧檔案館要轉變傳統的資源管理方式，不斷增加新興技術應用范圍，豐富檔案資源管理工作。智慧檔案館資源系統還要以節省運行成本為出發點，有效整合檔案資源管理工作涉及的人力、物力和財力，實現檔案資源管理和信息技術的有效融合。檔案資源系統要將人力資源優勢進一步擴大，使檔案館可以和公眾有效互動，構建雙向溝通渠道，使智慧檔案館可以根據公眾檔案需求，提供更加精準的檔案服務，提高檔案資源管理精準化程度。智慧檔案館還要加強物力資源管理質量，將檔案資源管理涉及的物力資源實行在線統一管理，降低人為因素干擾。而技術資源則主要集中在以人工智能、大數據和云計算等先進互聯網技術，是提高檔案館資源管理工作的技術支撐，更是實現智慧管理的重要舉措。

（2）技術系統。技術系統是整個智慧檔案館頂層架構設計工作的重要組成部分，更是信息技術應用于智慧檔案館的重要路徑。研究人員應根據信息技術特點，加大對檔案管理工作的研究深度，使信息技術能夠和檔案館工作全面對接，實現檔案管理智能化目標，還能讓智慧檔案館具有更強的技術擴展空間。技術系統設計工作應按照分層設計原則，按照智慧檔案館應用層面可以劃分為感知、傳輸、平臺及應用層面。其中，感知層面主要是為頂層架構打下堅實基礎，大量應用傳感技術，并利用人工智能技術應用優勢，使生物特征轉化為信息特征，管理人員只需要語音交流就可以完成檔案管理工作，在海量檔案數據中搜尋相關內容。感知層還可以設置電子標簽方式，將不同檔案數據化為不同標簽，使公眾可以按照電子標簽提示，提取檔案資料，使智慧檔案館更加智能化；傳輸層則主要將多種網絡傳輸技術集成應用，是智慧檔案館與內外界溝通的關鍵要點，可以為公眾提供更加優質的檔案查閱和下載功能，還可以為感知層收集更多關鍵數據；平臺層則是智慧檔案館頂層架構設計中的技術核心，檔案管理人員只需要根據檔案管理工作需求，可以創建相對應的功能，平臺層還能將檔案數據實現內外部共享；應用層則主要是互聯網爬蟲技術，方便公眾檢索相關內容，實現高精度內容搜索功能，使“智慧”得以全面發揮。

（3）管理系統。管理系統主要是為檔案管理工作提供助力的重要系統板塊，主要是因為智慧檔案館數據資源管理與傳統管理存在差異，要求管理系統要轉變傳統檔案工作方式，使檔案管理人員能夠快速適應智慧檔案館。智慧檔案館建設和應用需要大量的專業技術人員，不僅是信息技術領域，還要在信息管理領域有所突破，要根據智慧檔案館智能化和信息化程度，構建相關管理機制，加強智慧檔案館日常維護工作力度。管理系統主要功能實現應集中在決策、協調、管理與執行模塊，還要根據檔案館日常管理工作需求，增加審計和咨詢模塊，才能讓智慧檔案館更加符合檔案管理工作需求。管理系統還要具有良好的可擴展性，要滿足檔案館日常管理工作需求，還要做好檔案館和公眾交流互動工作，實現檔案館多元化管理目標。

（4）制度系統。在開展智慧檔案館頂層架構設計工作中，制度系統是根據檔案管理工作法律、標準、評價和配套功能為出發點，是減少智慧檔案館建設困難的重要技術。首先，智慧檔案館頂層架構要根據相關法律法規開展，這是智慧檔案館建設的基礎條件，研究人員應認真分析檔案管理和信息安全法律法規，推動智慧檔案館長遠發展；其次，智慧檔案館還要始終貫徹落實國家標準，要充分考慮到與其他檔案館的互動交流工作，要在國家標準基礎上開展各項研究工作，還要為智慧檔案館未來的功能擴展與更新打下良好基礎。制度系統不僅涉及法律和標準，還要包含內容評估模塊，檔案館要根據自身管理制度要求，將相關工作納入制度系統中，全面提高智慧檔案館的實用性。

（5）安全系統。互聯網安全是檔案館能否正常開展工作的關鍵要素，研究人員應以體系設計方面為出發點，采用交互方式開展安全系統設計工作，要實現數據資源利用最大化，還要將技術、政策和檔案館管理工作作為重要內容，構建出符合智慧檔案館的信息安全體系。研究人員要基于現有信息安全技術，加大對信息安全核心技術創新工作，還要根據智慧檔案館頂層架構設計原理，將信息安全系統融合到智慧檔案館體系中。安全系統還要基于物聯網和云計算技術要求，構建檔案館內部信息安全管理體系，確保檔案數據始終處于安全狀態。安全系統還要根據國家工信部門要求，嚴格落實檔案館信息安全管理制度，要定期開展安全系統更新升級工作，還要全面評估智慧檔案館體系安全性。安全系統還要具有應急防范功能，將常見信息安全問題整理成防范程序，當智慧檔案館受到信息安全影響時，應急防范功能就可以按照預定程序啟動，減少互聯網對智慧檔案館正常運行的影響。

3.應用服務層

應用服務是幫助檔案管理人員開展工作的重要支撐，其設計理念應基于技術核心層要點，完美發揮檔案管理事業文化內涵，并整合智慧檔案館信息技術優勢，重點提升檔案館公眾服務職能。應用服務層是頂層架構的重要支撐點，其研究方向應基于智慧檔案館未來發展趨勢，將各項服務轉化為相關工作，并提供全套的智慧服務功能。首先，應用服務層建設應根據感知層功能，將檔案數據收集、挖掘、分析融入一體，構建高效的檔案資料搜索功能，讓公眾可以根據自身喜好訪問檔案資料，實現海量檔案數據資源一鍵查詢功能，還要協助檔案管理人員開展日常維護工作；其次，要發揮移動互聯網的技術優勢。智慧檔案館要根據新媒體技術應用特點，將檔案在線服務功能逐漸延伸到智能終端，可以讓公眾通過無線網絡訪問檔案數據平臺，根據移動終端功能特點，實現多渠道訪問智慧檔案館功能；最后，要根據檔案數據資源開發出更多的智能化服務功能，要深入挖掘檔案資料數據資源，找出其中高價值的檔案數據，根據數據敏感性和重要性，決定是否向公眾開放。應用服務層還要根據不同公眾檔案數據訪問要求，提供個性化的數據信息推送功能，全面提高檔案數據利用率。

三、智慧檔案館頂層架構運行機理研究

1.檔案管理和應用需求機理

構建智慧檔案館主要是為了提高檔案管理工作效率，為更多公眾提供個性化的檔案數據資源服務。研究人員應根據檔案管理和應用需求開展設計工作，還要定位各項功能主要面對的人群，明確智慧檔案館主要研究方向，減少智慧檔案館研究阻礙。研究人員應根據不同人群對檔案數據的需求，做好應用服務，優化工作，明確各子系統主要功能和擴展方向，將服務功能劃分到不同系統，充分發揮檔案館資源信息優勢。

2.協同機理

基于檔案管理工作涉及科目相對較多，在構建智慧檔案館時要增加相關管理科目，還要根據各項工作和服務開發相對應的子系統。研究人員應以智慧檔案館發展全局為出發點，統籌好各應用層面的基本要素，充分發揮各項技術功能優勢，確保各項功能能夠正常使用。基于不同功能屬性的系統開發工作，在研究初期可能會存在功能定位不全情況，研究人員需要根據功能層面和技術的互補性，從底層向頂層架構優化，逐漸讓智慧檔案館功能技術走向成熟。

3.循環反饋機理

構建智慧檔案館主要是為了推動檔案數據的高效利用，使檔案數據能夠挖掘出更大的應用價值。在開展頂層架構模式研究工作時，還要實現循環反饋機理目標。重點應突出核心、支撐應用服務等功能層次，技術核心層更要以檔案管理獨特文化價值為核心，確保智慧檔案館總體開發思路方向正確，而支撐層則主要為各項功能提供技術支持。應用服務層則是將智慧檔案館功能完整展現出來，三個層面既有不同點，也有共同點，都是通過動態循環方式展現智慧檔案館的應用價值，還能推動檔案館向高質量方向發展。

4.開放式創新機理

基于檔案館具有較強的公眾特點，這意味智慧檔案館技術原理也應是一種開放狀態，還需要不斷從外界收集資源數據，實現檔案數據資源在線共享，使智慧檔案館能夠成為區域檔案管理中心，為各種檔案數據資源提供各項服務。智慧檔案館采用開放式技術的同時，研究人員也需要根據這種特點創新檔案資源管理技術，要讓智慧檔案館具有更強的應用價值，從而突破傳統檔案館管理模式時間和空間限制。智慧檔案館可以根據公眾訪問喜好，分析公眾檔案數據查閱習慣，根據不同人群開發出更多個性化服務。

5.主導機理

在建設智慧檔案館時，可以按照不同建設周期的主要特點，劃分為不同建設階段，可以分為初級、成長和成熟。而不同階段建設重點也存在差異，涉及不同的功能和服務主導權問題，研究人員需要根據不同階段研究特點，采用主導轉化機理開發方式。在建設初期，應當以技術實現和創新為主，要平衡好智慧檔案館各項管理功能和系統研究要點，以有效縮短研發時間。在成長和成熟階段，要實現子系統功能均衡發展，以提高智慧檔案館實際應用性為主。

四、結語

綜上所述，構建智慧檔案館是打造智慧城市的重要組成部分，需要以頂層設計工作為出發點，還要根據檔案館長遠發展角度為研究方向，實現智慧檔案館各項功能和系統協同發展。智慧檔案館應基于技術層面和系統研究功能，前期應開展智慧檔案館建模工作，通過對各技術層面和系統研究，可以為智慧檔案館建設工作提供良好的參考價值。雖然智慧檔案館研究依然處于初期階段，國內外也缺乏成熟經驗和技術參考，但應不斷深入研究智慧檔案館頂層架構，為我國檔案事業發展奠定堅實基礎。

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作者單位：國家能源集團宿遷發電有限公司

作者簡介：趙衛明（1970—），女，漢族，云南騰沖人，本科，館員，研究方向：智慧檔案館建設。