財務共享中心建設下財務檔案管理內控優化研究

摘 要：現階段，在激烈的市場競爭中，企業財務管理的重要性不言而喻。作為企業經營運作的核心，財務管理需要以嚴格的內控為基礎，確保各項業務活動的合規性、安全性和有效性。在此背景下，財務檔案管理的內控水平直接關乎企業財務運營的質量和效率。隨著信息時代的到來和數字化轉型的推進，傳統的財務檔案管理模式已經無法適應新形勢的需求，亟待通過優化和創新來實現提升。文章從財務共享中心建設下財務檔案管理內控優化原則入手，探索財務共享中心建設下財務檔案管理內控優化思路以及成效，以期為企業的財務管理實踐提供有益的參考。

關鍵詞：財務共享中心；財務檔案管理；內控優化

隨著企業規模的擴大和業務的多元化，傳統的財務管理模式已難以滿足現代企業對效率、成本和風險控制的綜合需求。在此背景下，財務共享中心應運而生，旨在通過集中化處理、標準化操作和信息技術應用解決這些問題。但在實際操作中，由于財務檔案涉及企業經營活動的方方面面，具有極高的機密性和重要性，其管理難度和風險也隨之增加。特別是在信息化背景下，電子財務檔案的生成、存儲、傳輸和使用面臨著新的挑戰，如信息安全、數據完整性以及操作合規性等。因此，如何在財務共享中心建設框架下，加強財務檔案的內控管理，確保財務信息的安全、完整和有效利用，成為當前企業亟待解決的問題。

一、財務共享中心建設下財務檔案管理內控優化原則

在財務共享中心建設下，財務檔案管理內控優化原則是企業確保財務信息真實性、完整性、安全性和高效利用的重要保障，這些原則不僅體現了現代企業財務管理的核心理念，還是指導企業財務檔案管理內控實踐的基本準則。

真實性原則是財務檔案管理內控優化的基石。真實性要求財務檔案必須準確反映企業的實際財務活動，不得有任何虛假記載或誤導性信息。在財務共享中心模式下，通過建立健全數據采集、審核和校驗機制，確保原始數據的真實性和準確性。同時，加強對財務檔案生成、傳遞和存儲過程的監管，防止信息在流轉過程中被篡改或失真。只有保證財務檔案的真實性，才能為企業的決策提供可靠的依據，為審計、稅務等外部監管提供有力的支撐。

完整性原則是財務檔案管理內控優化的重要保障。完整性要求財務檔案必須全面記錄企業的所有財務活動，不得有遺漏或缺失。在財務共享中心建設下，通過實現財務數據的集中存儲和統一管理，確保財務檔案的完整性和連續性。同時，建立嚴格的檔案借閱、復制和銷毀制度，防止檔案在利用過程中丟失或損毀。因此，保持財務檔案的完整性，有助于企業全面了解自身的財務狀況和經營成果，為未來的發展規劃提供全面的信息支持。

安全性原則是財務檔案管理內控優化的核心要求。安全性要求財務檔案必須得到妥善保管和保護，防止未經授權的訪問、被泄露或破壞檔案信息。在財務共享中心模式下，通過采用先進的信息技術和安全防護措施，確保財務檔案在存儲、傳輸和處理過程中的安全性。同時，加強對財務檔案管理人員的培訓和監督，增強其安全意識和操作技能。只有保證財務檔案的安全性，才能維護企業的財務機密和商業秘密，保障企業的合法權益不受侵害。

高效利用原則是財務檔案管理內控優化的目標追求。高效利用要求財務檔案必須能夠被快速檢索、查詢和利用，以滿足企業各方面的需求。在財務共享中心建設下，通過建立智能化的檢索系統和數據分析工具，提高財務檔案的利用效率和價值。同時，優化檔案管理流程和服務機制，為用戶提供便捷、高效的服務體驗。通過財務檔案的高效利用，有助于企業及時把握市場動態和業務機會，提高企業的競爭力和創新能力。

二、財務共享中心建設下財務檔案管理內控優化思路

1.制度優化

財務共享中心的建設旨在優化財務流程，提高效率，降低運營成本，從而釋放資源，推動企業戰略發展。在此背景下，財務檔案管理內控的制度優化是重點。

一是建立統一的財務檔案管理制度，規范檔案的整理、保管、調閱和移交等環節的流程，明確各環節的操作規范和職責分工，確保檔案管理工作有序運行。例如，可以制定《財務檔案管理辦法》，詳細規定檔案的范圍、分類、編碼、保管期限、保管場所、查閱權限以及移交程序等；二是優化財務檔案的分類和編碼體系，實現檔案的系統化、規范化管理。在共享服務中心集中管理財務檔案，需要針對不同業務線、不同事項設計合理的分類和編碼方式，既要符合財務管理的基本原理，也要適應實際操作需求，便于檔案的快速查找和調閱。比如，可以按照會計科目、業務類型、部門/公司實行分類編碼，還可以設置年度字段、流水號等，使每個檔案都有唯一編碼；三是針對不同類型的財務檔案，制定相應的管理制度，確保其符合法律法規和內部管控要求。以發票為例，需要制定專門的《發票管理制度》，涵蓋發票的領購、使用、保管和銷毀等全過程的管控要求。規定發票應當由專人負責領購和保管，定期盤點。在業務發生時按要求填寫并及時入賬，不得隨意撕毀，已作廢的發票需要按流程報批后集中銷毀，保留完整的作廢記錄等。同時，還應與信息系統對接，實現發票的電子化管理，避免人工操作的失誤。此外，對于涉及重大決策的財務檔案，如大額采購合同、重要股權投資文件等，應當要求事先按流程報批，特殊情況經過適當授權，事后及時歸檔留存，保存完整的審批記錄和會議紀要等佐證材料，有助于加強內控，防范舞弊風險，保證檔案的真實、完整。

2.流程優化

財務共享中心建設旨在實現財務流程的優化和標準化，因此，在財務檔案管理內控方面，流程優化是關鍵。通過對財務檔案管理的各個環節開展流程重塑，可以有效提高管理效率，降低運營成本，增強內控成效。第一，企業應當對財務檔案的生命周期開展全面梳理，從歸集、整理、保管、利用和移交等各個階段，重新設計統一的流程標準。在收集和歸檔環節，需要明確不同類型財務檔案的來源及收集渠道，確保歸檔及時、完整；在整理環節，要根據統一的分類原則和編碼規范，規范化地整理歸檔；在保管環節，應區分電子檔案和實物檔案，采取恰當的保管措施，確保檔案的安全、完整；在利用環節，要設置合理的調閱審批流程，保證檔案利用的可控性。以發票管理為例，可以構建如下流程：首先，由專人定期統一向稅務機關領取發票，并做好領購登記；其次，根據業務實際情況，經審批后開具發票，發票聯由經手人保管并及時入賬；再次，所有發票定期由專人收集、分類整理，編制清單并裝訂成冊；最后，發票存根聯及清單報財務中心統一保管，實行電子化管理。如有特殊情況需要調用原始發票，須履行審批手續，并做好借閱登記。第二，在構建統一流程的同時，還應當結合財務共享中心的業務特點，對關鍵控制點實施優化，實現精細化管理。例如，針對稅單、銀行回單等作為會計憑證的財務檔案，可以設置更為嚴格的流程控制，要求每月定期收集核對，與賬面記錄核查無誤后方可歸檔。如發現問題，應及時處理并完整保留相關痕跡和說明，以防事后遺漏或篡改。同時，對于老舊財務檔案的長期保管，可以在流程中設置周期性盤點和保養維護環節，防止出現自然損毀等狀況。

3.監督優化

在財務共享中心建設下，財務檔案管理內控的監督優化是確保制度和流程落實、防范風險的重要環節。良好的監督機制可以從源頭預防和發現內控缺陷，確保檔案管理工作的合規性。一是建立常規的檢查和考核制度，對財務檔案管理工作定期檢查。可以由財務共享中心內部審計部門或獨立的內控審計團隊，按照既定的檢查計劃和方式，全面檢查各個環節。檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、利用和移交等各個環節，是否符合內部制度要求，是否存在違規操作行為，內控措施是否得到有效執行等。檢查中發現的任何問題和缺陷，都應當及時通報整改，并跟蹤整改結果，防止問題反復發生；二是建立檔案管理人員的責任追究機制。一旦發現工作人員在檔案管理過程中存在失職、瀆職行為，應當根據過錯的性質和情節予以相應的處罰。比如，對于重大過失導致檔案損毀、泄密等嚴重后果的，應當追究相關人員的責任并給予紀律處分；對于存在一些疏忽或輕微差錯的，可以責令其書面檢查，限期整改等。無論處理結果如何，都應當存檔備查，作為人員考核和任免的重要依據。員工對此應當有足夠的重視，時刻謹記自己的職責所在，以免造成不必要的損失。與之相配套的，還應當建立內控自評估和外部審計評價機制。各級財務人員應當定期開展自我評估，對照標準要求及本單位、本崗位檔案管理內控的執行情況，發現并及時改正缺陷。此外，還可以聘請專業的外部審計機構開展客觀評價，以發現制度、流程和實施中存在的問題，為內控優化提供寶貴建議。審計報告及整改意見都應當在內部充分傳閱，確保落到實處，以提高財務檔案管理內控水平。

4.技術優化

隨著數字化轉型的不斷深入，利用先進的信息技術手段來提高財務檔案管理的信息化、智能化水平，將大幅提高工作效率、降低運營風險，是實現財務共享價值最大化的重要途徑。

一是推進財務檔案的數字化建設。對于新產生的財務檔案應當盡可能采用電子化的方式生成、流轉和存儲，避免不必要的紙質環節。對于已有的傳統紙質檔案，要通過掃描、識別等技術手段，逐步實現電子化轉換，并建立電子文件。在此過程中，需要優化數字化工作流程，規范電子檔案的格式和管理方式，保證新老系統的互通和數據的完整性。與此同時，還應當采用云存儲等先進技術，實現檔案數據的安全備份和異地容災，防止意外損毀。以發票為例，可以在電子發票應用的基礎上，構建全流程的電子化管理系統，從發票的領用、開具、入賬、歸檔，再到調閱、查詢、銷毀等各個環節，所有操作都在系統中完成并自動留痕，實現發票管理的智能化和流程化；二是充分利用新興的區塊鏈技術，為財務檔案的真實性、不可篡改性提供更有力的技術保障。區塊鏈技術的分布式賬本和密碼學機制，使得所有的核算數據和文件在上鏈后就永久保存在區塊鏈上，單個節點無法修改歷史數據，從根本上防止了造假行為。對于重要的會計憑證文件、稅單、合同等，可以直接上鏈存證，保證其真實性和完整性。同時，基于區塊鏈的智能合約也能實現財務檔案的自動化管理，避免人為操作的風險；三是引入智能技術，提高財務檔案管理的自動化和智能化水平。利用機器學習、自然語言處理等人工智能技術，可以大幅提高檔案的自動分類、內容識別、檢索和分析能力。比如通過訓練，系統能自動識別、歸類不同類型的財務單據，并準確提取其中的關鍵數據。同時，系統也能通過語義分析等技術，快速檢索和挖掘檔案中蘊含的各種有價值的信息，為管理決策提供智能支持。此外，系統還可以基于大數據和機器學習算法，對異常數據和行為實行自動識別和預警，從而實現風險的主動防范，提高內控水平。

三、財務共享中心建設下財務檔案管理內控優化成效

通過制度、流程、監督和技術的全面優化，財務檔案管理的效率得到了極大提高。統一的制度體系和標準化流程，確保了檔案管理工作的規范有序，避免了重復低效的運作。信息化手段的廣泛應用，使得檔案的生成、收集、整理、查詢等各個環節實現了自動化操作，大幅節省了人力成本。例如，以往財務人員為了查閱一份檔案需要翻閱成百上千份文件，現在只需幾次點擊即可快速檢索到目標文件，使效率有了質的提高。同時，優化后的內控措施有效降低了財務檔案管理中潛在的各種風險。完善的制度體系為內控奠定了基礎，明晰的職責分工和相互制約機制，防止了舞弊行為的發生。流程再造后的標準化操作模式，消除了人為疏漏和隨意性，信息系統自動留痕，任何操作行為都將被記錄和監控，違規行為無處遁形。建立監督機制，通過檢查、追責、評估等手段及時發現并糾正內控缺陷，將風險扼殺在萌芽狀態。此外，財務檔案管理內控優化為企業帶來了顯著的成本節約效果。信息技術的廣泛應用，使得檔案管理工作高度自動化，在減輕了人力負擔的同時，也減少了辦公用品和存儲空間的消耗，降低了運營成本。以前分散在各個業務條線的文件柜、存儲間都需要采暖空調等設備設施維護，現在集中管理后可以極大壓縮場地需求，一次性投入后長期使用，成本低廉，節省的開支可觀。在這一過程中，自動歸檔、分類等功能的引入，還避免了資源的浪費和重復使用。

更重要的是，財務檔案管理內控的優化還釋放出了更大的價值創造能力。高效、完善的檔案管理為財務核算和決策提供了重要依據，有利于提升財務工作質量。優化后的內控機制，保證了財務運營的合規性和可控性，消除了經營風險，維護了企業的聲譽和利益，節約下來的成本也為企業創造了直接經濟價值，提高了盈利能力。值得一提的是，優化后的智能分析和決策支持功能，使內部和外部的財務信息資源能夠得到充分利用，為企業的戰略制定、市場開拓等提供了有力支持，提升了企業整體競爭力。因此，財務共享中心的價值才能夠充分顯現，真正成為企業發展的重要引擎。

四、結束語

總之，財務共享中心建設下的財務檔案管理內控優化工作是企業數字化轉型的重要組成部分，是推動高質量發展的關鍵一環。企業應從戰略高度出發，統籌謀劃、持之以恒，不斷完善內控體系，充分釋放財務管理的價值活力，為企業的行穩致遠貢獻智慧和力量。相信只要我們保持定力，堅持不懈，就一定能夠在財務檔案管理的內控優化之路上不斷取得新的進展，譜寫出更加輝煌燦爛的篇章。

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作者單位：山東省農業科學院

作者簡介：王瑋（1980—），女，漢族，山東日照人，本科，中級，研究方向：檔案管理。