6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用分析

摘 要：本次研究時間為期1年，自2022年9月至2023年8月，其中2022年9月至2023年2月未實施6S管理，為管理前期；2023年3月至2023年8月實施6S精細化管理，為管理后期。比較了管理前后檔案室工作用時、檔案完整度、工作質量以及檔案破損、缺失、利用情況的差異性。實施6S管理后，檔案室歸檔、獲取檔案用時均有提高，較管理前短檔案的完整性較高，管理前后對比，有顯著差異；管理后檔案室工作質量各項評分均高于管理前，P＜0.05；管理后的檔案破損、缺失情況減少，檔案利用率明顯升高，P＜0.05。因此，在檔案室管理中實施6S精細化管理可提升整體工作質量，減少不良事件的發生，提高檔案利用率。

關鍵詞：6S精細化管理；醫院檔案管理；工作質量

隨著現代醫院的發展，檔案管理在醫院管理中的重要性愈發突出。醫院檔案管理涉及患者信息的收集、存儲和利用，對于醫療質量的評估、醫療風險的控制和科學決策具有至關重要的作用。傳統的醫院檔案管理方式存在許多不足之處，如檔案分布混亂、信息不完整以及操作煩瑣等問題，嚴重影響了檔案管理的效率和質量。為了解決這些問題，許多醫院開始引入6S精細化管理方法，以提高醫院檔案管理的效率和質量。6S精細化管理是一種源自日本的管理方法，通過對工作開展整理、整頓、清潔、清掃、安全等方面的管理，達到提高工作效率、減少浪費和提供更好服務的目的。本次研究旨在分析6S精細化管理在醫院檔案管理中的應用，探討其效果。重點分析6S精細化管理在醫院檔案管理中的具體應用。通過比較傳統管理方式和6S精細化管理方式下的檔案管理效果，評估其對醫院檔案管理的改善作用。

一、資料與方法

1.一般資料

本次研究時間為2022年9月至2023年8月，依據開展6S精細化管理時間劃分，2022年9月至2023年2月未實施6S管理，2023年3月至2023年8月實施6S精細化管理，以本時間段的10名檔案室員工及管理前后200份檔案為研究對象，檔案室員工中男性3名，女性7名，年齡介于31～45歲之間，均齡值38.02±1.28歲。在本次研究期間，無員工調離或離職情況發生。

2.方法

（1）整理（Seiri）。醫院檔案的文件數量龐大，種類多，需要制定整理標準和規范，明確每一類文件的整理要求和方式。比如可以根據文件的類型、時間等分類整理，確定每個類別文件的保管期限和歸檔位置。根據制定的整理標準和規范，分類整理醫院檔案室的文件。可以根據病歷號、患者姓名、科室以及時間等因素分類，確保檔案的有序排列。同時，定期檢查已歸檔的文件，確認文件的正確性和完整性。制定整理流程和工作制度，明確每個崗位的職責和工作流程。按照流程和制度開展工作，確保整理工作的高效和規范。此外，還要開展員工培訓，增強員工的整理技能和質量意識。醫院檔案室的文件種類繁多，需要使用適當的整理工具和設備設施來整理。比如可以使用編號標簽、文件夾、文件柜等工具來編號、分類和儲存文件，確保文件的易查找和方便管理。定期整理檢查和維護醫院檔案室，確保文件的秩序和完整性。可以制訂整理檢查計劃，檢查每個類別的文件，排除錯誤和遺漏，并及時調整和修正，保證檔案的準確性和可靠性。

（2）整頓（Seiton）。按照流程和標準建立檔案室的工作流程和標準操作規程，確保每個環節都按照規定操作，防止遺漏和錯誤。根據文件的類別和使用頻率，合理設置檔案柜和存儲設備設施的布局，確保檔案的易于存取和查閱。編號每個檔案柜，并制定詳細的存放位置和取放記錄。針對不同的文件分類，用清晰易懂的標識分類標記，便于工作人員快速找到所需文件。可以使用顏色標簽、標簽紙等工具，使分類標識一目了然。制訂檔案整頓工作培訓計劃，定期培訓相關人員，提高他們的檔案管理知識和技能。同時，加強員工的維護意識培養，激勵員工主動參與和負責檔案管理工作。

（3）清掃（Seiso）。醫院檔案室要制定清掃標準，明確清掃的具體內容和要求，并根據實際情況確定清掃的頻率，確保檔案室的清潔度和整潔度。明確清掃的責任和分工，確定清掃負責人和清掃人員，明確各人的職責和任務，確保每個人都有責任感和使命感，積極投入到清掃工作中。配備適當的清潔工具和材料，如掃帚、拖把以及清潔劑等，確保清掃工作順利開展，保障清潔效果。建立清掃記錄，記錄每次清掃的時間、人員以及內容等信息，以便追溯和查看。同時，定期評估清掃工作，及時發現問題和不足，并采取相應措施改進。

（4）清潔（Seiketsu）。對醫院檔案室管理工作人員開展清潔培訓，增強其清潔工作的技能和意識。鼓勵員工主動參與清潔工作，并積極倡導保持整潔的工作環境。建立清潔工作的監督和考核機制，定期開展內部和外部檢查。對于存在的問題和不足，及時采取糾正措施，并獎勵和激勵表現優秀的人員。定期開展清潔效果評估，收集工作人員和用戶的反饋意見，及時調整清潔工作方案。

（5）素養（Shitsuke）。醫院檔案室管理人員需要具備扎實的專業知識和技能，包括對檔案管理規定的了解、熟悉檔案管理流程和操作方法等。定期參加檔案管理培訓，不斷提升專業素養。還要具備高度的職業道德素養，包括保守秘密、忠誠職守以及廉潔奉公等。保護患者的隱私和權益，嚴格遵守醫療機構的規章制度，不得泄露患者隱私信息。檔案管理人員要與醫生、護士、行政人員等其他部門工作人員有效溝通和協作，以確保檔案管理工作的順利開展。管理人員需要具備細致認真的工作態度，對每一個環節都要做到精益求精。仔細閱讀檔案文件，確保文件的完整性和準確性，并正確存放和分類文件，確保檔案的可檢索性和安全性。隨時關注檔案管理領域的最新發展，學習和引進先進的檔案管理理念和技術，不斷提高檔案管理工作的水平和效率。

（6）安全（Safety）。通過組織培訓和宣傳活動，增強檔案室工作人員的安全意識。培養他們遵守安全規章制度、正確使用安全設備設施的習慣，能夠在工作中識別和解決安全隱患，確保檔案室的安全設備設施處于良好狀態。定期檢查和維護滅火器、煙霧探測器以及緊急疏散通道等設備設施，確保其正常可用。建立完善的消防安全管理制度，制定滅火預案和疏散預案，定期組織消防演練，確保檔案室的消防設施和消防通道暢通無阻。此外，還應合理管理醫院檔案室的資源，確保安全措施得到有效利用。例如，對于不再需要保存的老舊檔案，應采取適當的安全措施銷毀，防止信息被泄露。制定檔案保密制度，明確檔案的存儲、查閱和歸還流程，嚴格控制檔案的查閱權限，避免檔案遭到非法獲取或損毀。定期安全巡查，發現安全隱患及時整改，記錄整改情況，并建立隱患排查和整改臺賬，定期評估安全管理措施的有效性。

3.觀察指標

統計記錄管理前后的歸檔時間、檔案獲取時間、檔案完整性，計算時間均數值并展開組間對比。檔案室工作質量將以本院自擬的工作質量評估表展開測定，包含標識規范、室內清潔、檔案安全性以及檔案管理人員素養4項內容，單項評分以0～100為范圍，分值越高，工作質量越高，并統計管理前后檔案室中檔案的缺失、破損以及檔案可正常利用情況，展開組間對比。

4.統計學方法

選用SPSS24.0軟件統計數據，計量資料以均數±標準差表示，計數資料以百分比表示，分別以t值、X2值展開組間驗證，P＜0.05，有統計學意義。

二、結果

1.比較管理前后檔案歸檔、獲取時間及檔案完整性

管理后，檔案歸檔及獲取時間均短于管理前，檔案完整性也得到顯著提高，組間對比，P＜0.05，詳見表1。

三、討論

隨著醫院病案數量的增長和醫療技術的不斷發展，醫院檔案成為醫療信息的重要組成部分。醫院檔案記錄了患者的個人和病歷信息，包括診斷、治療、手術和用藥等記錄，是醫生判斷和制定治療方案的重要依據，也是醫院管理者了解醫療業務和質量的重要依據。通過合理管理醫院檔案，可以為醫院管理提供科學依據，提高醫療質量和效率。醫院檔案管理也是患者維權和索賠的重要參考依據，可以提供完整、準確的證據。通過整理和統計醫院檔案中的信息，可以發現和研究疾病的流行趨勢、療效評估和臨床研究的課題，為醫院提供科學依據和決策支持。同時，醫院檔案信息共享和交流也有助于避免重復檢查和治療，提高醫療資源的利用效率。醫院檔案管理存在一些問題，包括仍然依賴紙質檔案，導致檔案信息的存儲和檢索非常麻煩和耗時。紙質檔案容易損壞、遺失或錯放，造成不必要的困擾和工作效率降低。由于醫院檔案涉及多個科室和人員，檔案信息的錄入容易出現錯誤、遺漏或重復，使得檔案信息的準確性和完整性得不到保障，對醫療工作的診斷和治療產生不良影響。一些醫院缺乏完善的檔案管理制度，導致檔案文件的存儲、整理和分類不規范，使檔案文件的定位和查詢困難，檔案管理工作效率低下。醫院檔案中包含著患者的個人隱私信息，如姓名、身份證號以及病歷等，如果檔案管理不嚴格，泄露患者隱私的風險將會增加，嚴重影響醫院的聲譽和患者的權益。

6S精細化管理其目標在于提高工作環境的整潔度、效率和員工工作素養，從而實現提升質量、提高效率和降低成本的目標。

整理是指分類、歸檔和整合醫院檔案，使檔案能夠按照一定的規則存放和檢索。通過整理，可以減少醫院檔案的重復存儲和損失，提高檔案的利用率和檢索效率，還可以使醫院檔案的存放更加有序和規范，減少檔案交接和借閱的復雜度，提高醫院檔案管理的效率；整頓是指對醫院檔案管理流程的規范化和標準化，通過制定和完善相關的工作規范和流程，提高檔案管理工作的規范性和準確性。整頓還可以排除檔案管理中存在不合理和低效的操作流程，減少人為失誤和意外事件的發生，提高醫院檔案管理工作的準確性和可靠性；清潔是指對醫院檔案管理環境的清潔和衛生，保持檔案存放室、借閱室等工作區域的整潔和干凈。通過清潔工作，可以創造一個良好的工作環境，提高員工的工作積極性和效率。清潔還可以減少檔案受損的風險，確保檔案長時間保存的穩定性。通過定期的清掃和維護，可以減少設備設施故障的發生，避免因設備設施損壞而導致檔案管理工作的中斷或延誤；素養指的是員工對檔案管理的重視和專業素養。醫院檔案管理人員應具備較高的檔案管理專業知識和技能，能夠正確理解和運用相關規范和標準，具備較高的責任心和職業道德；安全是指確保醫院檔案的保密和安全性。醫院檔案管理工作涉及大量的患者隱私和機密信息，安全措施至關重要。通過嚴格的安全措施，如檔案存儲和借閱權限的限制，能夠有效保護醫院檔案的機密性和完整性。以6S精細化管理醫院檔案，能夠有效改進檔案管理工作存在的問題，在本次研究過程中，開展精細化管理后檔案工作質量得到顯著提升，檔案利用率也明顯提高。

綜上所述，6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用可以提高檔案管理的效率和準確性，降低檔案管理中的人為失誤和意外事件的發生率，能夠創造一個良好的工作環境，提高員工的工作積極性和效率，保護醫院檔案的機密性和完整性。

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作者單位：臨沂市中心醫院

作者簡介：韓雪（1984—），女，漢族，山東臨朐人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。