醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及應(yīng)對策略分析

摘 要：檔案管理工作是改善醫(yī)院管理效率、提高醫(yī)院治療水平的重要因素，對醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療資源的整合及醫(yī)學(xué)技術(shù)的研發(fā)有著重要的推動作用。科學(xué)化的檔案管理工作可確保醫(yī)院的穩(wěn)定、長遠發(fā)展，促進醫(yī)療健康事業(yè)的不斷進步。當前，數(shù)字化技術(shù)得以高速發(fā)展，并在我國各行各業(yè)中逐步普及，為醫(yī)院檔案管理工作的轉(zhuǎn)型創(chuàng)造了條件。現(xiàn)代化檔案管理重視的是質(zhì)量，為此，需要從傳統(tǒng)管理模式入手，借助信息技術(shù)推動檔案管理模式向現(xiàn)代化、自動化、信息化方向轉(zhuǎn)變，積極落實現(xiàn)代化管理標準。當前，農(nóng)村醫(yī)療與城鎮(zhèn)醫(yī)療差距不斷縮小，越來越多的醫(yī)院開始使用現(xiàn)代化技術(shù)，借助網(wǎng)絡(luò)途徑開展疾病的診斷，縮短了就診時間，為疾病的治療創(chuàng)造了條件。在這個過程中，會診醫(yī)師可以利用和借鑒診療檔案資料，結(jié)合當前患者癥狀高效分析，憑借前期的治療經(jīng)驗和診斷結(jié)果，制定精準、有效的治療方案，提高患者生命質(zhì)量，促進患者身體健康。文章以現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理為切入點，深入探討其工作價值，闡述傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代化模式下的管理差異性，在發(fā)現(xiàn)問題的同時找到解決措施，促進醫(yī)院檔案管理工作不斷進步與優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理；價值與意義；差異化分析；推進對策

隨著我國經(jīng)濟生活水平的快速提高，醫(yī)療衛(wèi)生健康事業(yè)也得到蓬勃發(fā)展，人們對健康醫(yī)療等方面有了新的認識，并提出了新的要求。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新與發(fā)展，現(xiàn)代化醫(yī)院模式已經(jīng)成為醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的階段性目標，更是我國開展醫(yī)療改革的首要條件。隨著新醫(yī)改的不斷推進，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)改革需求，在提供豐富、全面的信息支持外，還需要深入挖掘醫(yī)療信息，激活醫(yī)院活力，為臨床醫(yī)學(xué)發(fā)展和醫(yī)院管理決策工作提供最可靠的幫助。未來，醫(yī)院檔案資料將在提升管理效果的同時，與社會保障和醫(yī)療健康等部門共同參與到醫(yī)療改革中，利用信息共享、數(shù)據(jù)分析等，推動我國全民醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。當前，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的需求，從海量資料的整理統(tǒng)計、記錄到最后的調(diào)閱查看，其效率低下、質(zhì)量不高，嚴重制約和影響著醫(yī)院管理水平的提高。隨著就診人員數(shù)量的增加，病癥類型的增多，醫(yī)院檔案管理工作難度會成倍增長，將嚴重影響醫(yī)院的發(fā)展。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理主要是在全新管理模式與理念下，通過引入現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案資料使用效率與價值，為醫(yī)院決策提供幫助，更為提高醫(yī)院管理水平奠定基礎(chǔ)。

一、檔案管理現(xiàn)代化的價值與意義分析

1.有效推動醫(yī)院管理和發(fā)展

醫(yī)院檔案管理工作任務(wù)繁重，管理醫(yī)院無形資產(chǎn)，能夠確保醫(yī)院醫(yī)療工作的有序開展。醫(yī)院檔案資源種類豐富，無論是醫(yī)院發(fā)展資料、榮譽，還是患者醫(yī)療信息，對醫(yī)院發(fā)展都具有重要作用。利用上述檔案資料，不僅可以提高臨床醫(yī)療水平，還能科學(xué)優(yōu)化管理工作，推動醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。首先，醫(yī)院檔案資料涉及醫(yī)院的方方面面，從基礎(chǔ)的個人資料到醫(yī)療設(shè)備信息都有詳細登記，為醫(yī)院的行業(yè)競爭奠定良好基礎(chǔ)。其次，檔案資料記錄著各個部門的信息，特別是相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作，既有門診患者資料，還有各種病癥的相關(guān)研究，尤其是臨床實踐經(jīng)驗，都是醫(yī)院開展臨床研究與醫(yī)療技術(shù)的重要保障。再次，醫(yī)院檔案資料的價值內(nèi)涵非常高，除醫(yī)用價值外，還是醫(yī)療行業(yè)逐步發(fā)展的記錄，更是我國醫(yī)改過程的縮寫與再現(xiàn)，為我國健康事業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。最后，醫(yī)療機構(gòu)作為普通企業(yè)，其管理水平、發(fā)展水平將代表我國的經(jīng)濟狀況，而檔案管理工作是企業(yè)進步的動力，需要在不斷發(fā)展中得到優(yōu)化。

2.提供高質(zhì)量的信息支撐

信息技術(shù)時代，只有順應(yīng)時代需求，才能推動醫(yī)改進程，為我國醫(yī)療健康服務(wù)工作提供更有力的保障。首先，對臨床醫(yī)學(xué)研究與應(yīng)用來說，真實、準確的醫(yī)療衛(wèi)生信息能夠為研究提供支持，挖掘海量疾病信息，總結(jié)其存在的規(guī)律，最終以科學(xué)、有效的醫(yī)療知識呈現(xiàn)在人們面前，以供參考和評價。其次，檔案記錄了醫(yī)院發(fā)展進步的歷史過程，能夠為管理者提供更多的管理經(jīng)驗與借鑒，利用這些信息和相應(yīng)規(guī)律，可以審視、搜集日常醫(yī)院管理中的不足，出現(xiàn)問題能夠及時管理、處置，從而幫助醫(yī)療單位走上更大的舞臺和市場，對醫(yī)院的長期發(fā)展具有重要意義。

二、傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的差異化分析

1.管理方式的差異

電子檔案或信息檔案是當前現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案管理相比存在巨大差異。首先，電子信息檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲形式不同，且兩者的存儲方法也有著差異化。電子信息檔案最終會通過數(shù)據(jù)形式保存在計算機或者數(shù)據(jù)庫平臺，而傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)形式存放，需要根據(jù)存放標準提前做好設(shè)定，才能提高其保存時限。其次，在管理內(nèi)容與理念上的差異。電子信息檔案的存儲時間較為隨意，可在收集、整理等流程中存儲，也可對某個資料單獨存儲。值得注意的是，存儲后的資料將用關(guān)鍵字命名，通過唯一的編號固定分類及內(nèi)容標記，以便于后續(xù)應(yīng)用。而傳統(tǒng)檔案管理在浪費大量人力資源的同時，需要在基礎(chǔ)整理后通過手動編寫、分類等，才能做好保存，整個環(huán)節(jié)非常繁雜，容易出現(xiàn)誤差。

2.保存方式的差異

盡管醫(yī)院檔案信息化管理存在諸多優(yōu)勢，但是基于存儲主體的運行方式，必然會與外網(wǎng)等有直接聯(lián)系，加上計算機技術(shù)的不斷升級與更新，一旦兼容性出現(xiàn)問題或信息傳輸?shù)酵饩W(wǎng)時出現(xiàn)安全隱患，都可能會導(dǎo)致信息資料的損失或影響其準確性，將給后續(xù)應(yīng)用帶來更多風(fēng)險。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案盡管保存時效會受限制，但其原始的準確性相對更高，也不會出現(xiàn)被篡改和病毒損害風(fēng)險。因此，在現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理中，可以將兩種形式結(jié)合，即定期打印電子檔案并保存，可有效避免兩種形式的不利因素。

3.歸檔方式的差異

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理以人工操作為主，在整理、收集、登記與歸檔過程中，會因人為操作而出現(xiàn)一定的信息誤差。而電子信息檔案的收集、整理與歸檔卻不同，需要在計算機技術(shù)支持下開展，一旦引起存儲形式的問題，將出現(xiàn)數(shù)據(jù)損害等現(xiàn)象，也難以恢復(fù)最原始的內(nèi)容，從而使檔案真實性受到影響。基于此，特別是電子信息檔案的管理，需要通過良好的加密手段來提高數(shù)據(jù)信息的準確度，還要應(yīng)用等級方式查閱、驗證人員身份，才能避免數(shù)據(jù)信息被篡改或盜取。另外，信息檔案的整理不能單純應(yīng)用人工錄入方式，可以加入掃描及直接平臺錄入的方式，強調(diào)醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)的原始準確性與安全性。

4.查詢方式的差異

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案資料在調(diào)取中，需要經(jīng)過多道手續(xù)驗證、申請，待批復(fù)后才能查閱；而電子信息數(shù)據(jù)的查閱，則可以在平臺申請，通過驗證身份及通關(guān)密碼等，根據(jù)命名信息在平臺中調(diào)取，并利用各項大數(shù)據(jù)技術(shù)展開相關(guān)分析。對于更高級別的調(diào)閱申請，則應(yīng)獲得相應(yīng)的權(quán)限級別，就能快速、直接得到相應(yīng)的檔案內(nèi)容，從而大幅提高檔案資料利用效率及管理效率。

三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的問題分析

1.醫(yī)院檔案管理科技含量不足

我國人口數(shù)量龐大，基于當前人們對健康的重視，醫(yī)院已經(jīng)成為各地人流量最大的場所之一，給醫(yī)院檔案管理工作帶來較大壓力。每天海量數(shù)據(jù)的更新與建立，都需要快速開展資料整合、收集和存儲等工作，但傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足其發(fā)展需求，特別是在紙質(zhì)文件管理及手工記錄的醫(yī)療單位，其檔案管理能力與水平相對落后。鑒于這種工作模式和管理效率，會對醫(yī)院發(fā)展造成制約，特別是在臨床醫(yī)療開展中需要查閱和分析檔案信息，浪費大量人力和時間，可能會錯失治療良機，給患者的生命健康造成威脅。另外，傳統(tǒng)檔案管理方式不僅需要專業(yè)的設(shè)備設(shè)施和區(qū)域存放檔案資料，還要安排專人管理，將大幅提高醫(yī)院管理成本，造成經(jīng)濟利潤的降低。與此同時，紙質(zhì)檔案在不斷整理、查閱的過程中會因為各種外來因素出現(xiàn)損傷，甚至?xí)霈F(xiàn)丟失的情況，這對檔案管理工作也是非常大的困擾。當前，部分醫(yī)療單位，特別是基層醫(yī)療單位仍舊沿用傳統(tǒng)檔案管理模式開展工作，其效率及醫(yī)療管理質(zhì)量都會受到影響。

2.醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)偏低

在新形勢的要求下，現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作不僅需要專職、專業(yè)人才參與，還需要其具有較高的能力與素質(zhì)，是跨專業(yè)人才，懂計算機技術(shù)，更懂醫(yī)學(xué)知識，才能真正做好現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。但是，在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，由于對于檔案應(yīng)用的認識不足，得不到關(guān)注，不少相關(guān)工作人員屬于兼職，其專業(yè)能力與綜合素質(zhì)都不足，甚至不了解相關(guān)的醫(yī)療知識和醫(yī)院運營流程，導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)問題。因此，醫(yī)療單位應(yīng)在人才引進與培養(yǎng)上加強重視，改變傳統(tǒng)理念，加強相關(guān)優(yōu)秀人才的儲備，從而更好地提高醫(yī)院檔案管理效率與水平。對于大部分的醫(yī)療單位而言，由于資金的不足，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員待遇較低，優(yōu)秀的人才多數(shù)選擇離開，剩余的人員素質(zhì)較低，難以肩負檔案管理改革的任務(wù)。

3.檔案管理現(xiàn)代化模式缺失

現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作是非常復(fù)雜、嚴謹?shù)模粌H檔案內(nèi)容涉及醫(yī)院的各個部門，連相關(guān)資料后續(xù)的調(diào)取、使用和共享都需要多個部門共同聯(lián)動，才能真正發(fā)揮數(shù)據(jù)、信息、資料的價值。只有摒棄傳統(tǒng)的理念與模式，才能將新的理念大力推廣，才能加強部門間的合作與共享，推動醫(yī)院長遠發(fā)展。因此，健全、完善現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理模式及管理體系，已經(jīng)成為當前醫(yī)院關(guān)注的重要內(nèi)容。但是，在當前的現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作中，還沒有標準、規(guī)范的管理模式，且管理體系未能起到指導(dǎo)作用，導(dǎo)致部分醫(yī)院盡管購買了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備設(shè)施，但仍舊不能提高管理效率和應(yīng)用水平。基于此，需要醫(yī)院所有人員、部門通力合作、共同參與，重視現(xiàn)代化檔案管理的重要性，真正實現(xiàn)檔案管理模式的現(xiàn)代化目標。

四、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的推進對策

1.高度重視檔案管理現(xiàn)代化

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展進步的必然結(jié)果，也是我國數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。在當前新時期與新形勢的背景下，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)及人才，推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平，是促進醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵因素。當前，檔案現(xiàn)代化管理的問題是認識不足，即醫(yī)院部分員工缺乏或難以正確認知，無法全身心地對待檔案管理工作，對其工作價值有所偏頗，從而影響工作的全面、高效開展，影響檔案發(fā)揮現(xiàn)代化管理工作的價值。因此，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層到全體員工，必須轉(zhuǎn)變思維，認真學(xué)習(xí)了解醫(yī)院檔案管理工作的重要性與必要性，完善相關(guān)管理制度和策略，挖掘資料信息的再利用價值，有效提高醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。另外，醫(yī)院在順應(yīng)醫(yī)改的同時，應(yīng)重點管理檔案工作，制定長期發(fā)展目標，確保醫(yī)院檔案管理工作順利開展。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)

首先，有針對性地開展檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)與再教育，結(jié)合當前最先進的管理技術(shù)與方法，拓展管理人員的能力與眼界，使其掌握科學(xué)技術(shù)，提高管理水平。還可組織相關(guān)人員去外地學(xué)習(xí)，根據(jù)具體情況總結(jié)一套適合本醫(yī)院的管理方法，通過培訓(xùn)熟悉標準流程，促進管理效率的提高。其次，對外招聘復(fù)合型人才，既要對檔案管理工作熟悉，還能熟練掌握醫(yī)學(xué)知識、計算機知識，提高檔案管理人員的綜合能力與素質(zhì)，保障檔案管理工作的順利開展。最后，管理層應(yīng)制定相應(yīng)的激勵政策，對檔案管理崗位提出新的標準與要求，激勵廣大管理人員及時做好崗位工作，認真、細致、謹慎對待醫(yī)院檔案資料及其管理工作，既要保護好各項文件、音像等多種形式的資料，又要對資料做好分類與總結(jié)，提高資料的使用效率，為醫(yī)療決策打下堅實基礎(chǔ)。對工作認真負責的員工應(yīng)積極獎勵，對于能力不達標者先培訓(xùn)，達標后再從事相關(guān)工作。

3.完善檔案管理現(xiàn)代化體系

針對現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作沒有標準依據(jù)的問題，應(yīng)督促相關(guān)負責人或部門制定規(guī)范的管理體系與標準，逐步推動醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)水平。首先，優(yōu)化信息檔案管理流程。從資料來源、收集、整理、錄入、保存、傳輸以及調(diào)閱等多個方面優(yōu)化，形成利于醫(yī)院應(yīng)用的合理流程，為更多臨床工作提供借鑒，展現(xiàn)醫(yī)療檔案的真實價值。其次，嚴格落實崗位責任制。對各崗位員工明確崗位職責，制定相應(yīng)的監(jiān)管標準，提高工作人員的能力、水平及決策效率。最后，做好相關(guān)檔案管理所需的軟件、硬件的維護，確保在提高使用效率的基礎(chǔ)上，提高使用性能，并積極做好各項配套措施，提高管理水平。

五、結(jié)語

在新時期與新形勢下，信息技術(shù)不斷推陳出新，在各行各業(yè)的應(yīng)用也越來越普及。結(jié)合我國當前醫(yī)改工作推進程度，應(yīng)積極提高醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化效率與水平，對醫(yī)院發(fā)展及健康事業(yè)進步具有積極意義。醫(yī)療單位一定要在提高配套設(shè)備設(shè)施、人員以及滿足現(xiàn)代化管理需求的同時，加強各項管理制度、體系的建設(shè)與完善，積極培養(yǎng)和吸納復(fù)合型人才，不斷推動醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展，為醫(yī)療改革、健康事業(yè)不斷進步打下堅實基礎(chǔ)。

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作者單位：東平縣人民醫(yī)院

作者簡介：劉天野（1977—），男，漢族，山東東平人，研究生，館員，研究方向：醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理。